Problemen met delen van contactpersonen en synchronisatie in Gedeelde contactpersonen voor Gmail™ oplossen

ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) synchroniseert de contactpersonen van de gebruikers van uw organisatie, zodat iedereen toegang heeft tot een gecentraliseerde, bijgewerkte contactendatabase vanuit al hun applicaties en apparaten.

Sommige gebruikers zien echter geen recente updates of de gedeelde contactlijsten. Gelukkig kunnen de meeste problemen met een paar eenvoudige stappen worden opgelost.

Veelvoorkomende oorzaken van problemen met het delen en synchroniseren van contacten

Hier zijn enkele mogelijke redenen waarom het delen van contacten niet werkt zoals verwacht:

Problemen met het delen van contacten en synchronisatie oplossen

Opgeschort abonnement

Probleem: Het abonnement is opgeschort wegens mislukte betaling.

Oplossing: De beheerder moet op “Nu kopen!” klikken om zich opnieuw te abonneren op ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™).

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Ingetrokken toepassingsmachtigingen

Probleem: ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) verloor de toegang tot Google Contacts, waardoor de synchronisatie stopte.

Ingetrokken toepassingsmachtigingen

Oplossing: De domeinbeheerder moet toegang verlenen tot ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™). Volg de stappen hier: Wat te doen als de status van de toepassing “Permission Lost” is

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Niet-geïnstalleerde toepassing

Probleem: Gedeelde contactpersonen voor Gmail™ is verwijderd door de beheerder, waardoor het delen van contactpersonen en de synchronisatie met Google Contacten is gestopt.

Ingetrokken toepassingsmachtigingen

Oplossing: De domeinbeheerder moet de app opnieuw installeren. Volg de stappen hier: Wat te doen als de status van de toepassing “Niet geïnstalleerd” is

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

In afwachting van synchronisatie met Google of andere apps van derden

Probleem: Contactpersonen worden niet bijgewerkt in de app Gedeelde contactpersonen voor Gmail™.

Als een contactpersoon wordt gedeeld of bijgewerkt in ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™), worden de wijzigingen onmiddellijk gesynchroniseerd met medewerkers.
Als u echter contactpersonen bijwerkt via apps van derden, zoals Google Contacts of de standaard contactpersonen-app van uw telefoon, gebeurt de onmiddellijke synchronisatie mogelijk niet automatisch.

Oplossing: De minimale oplossing is ofwel:

  • Wachten op de volgende synchronisatie (max 24 uur)
  • Activeer de synchronisatie handmatig door te klikken op de knop “Synchroniseren” in het dashboard van ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™).

Gebruik bij voorkeur een van de volgende methoden om onmiddellijke synchronisatie zonder wachten of handmatige tussenkomst te garanderen:

Vanuit de Google Workspace-omgeving

1. Contactpersonen bijwerken via Gedeelde contactpersonen voor Gmail™:
Gebruik de webtoepassing of mobiele toepassing (voor Android of iOs) voor directe updates.

2. Integreren met Google Contacten:
Installeer de Gedeelde contactpersonen voor Gmail™ Chrome-extensie om updates te synchroniseren die zijn gemaakt in de interface van Google Contacten.

3. Synchroniseren via Gmail:
Gebruik de Gmail add-on om updates op elkaar af te stemmen.

Van andere apps van derden

4. Automatiseer met Zapier:
Stel een directe trigger in op Zapier om automatisch gedeelde contactpersonen bij te werken wanneer er wijzigingen worden aangebracht in apps van derden.

Hulp nodig bij het instellen? Neem contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Problemen met de status van de medewerker

Probleem: Status medewerker anders dan ✔ (normaal).

Oplossing: Om ervoor te zorgen dat ze gedeelde contactpersonen kunnen bekijken, openen of bijwerken op basis van hun machtigingsniveau, moeten alle accounts van medewerkers actief zijn en een ✔ (normale) status weergeven. Zo controleer en beheer je dit:

1. Ken de status van de medewerker:

  1. Open het dashboard Gedeelde contactpersonen voor Gmail.
  2. Navigeer naar Instellingen > Gebruikers & Licenties in het linkerdeelvenster.
  3. Zoek naar alle statussen die niet normaal zijn.

2. Als de status van een gebruiker niet normaal is (bijv. Uitnodiging in behandeling, Licentielimiet bereikt, Toestemming verloren, etc.), volg dan de stappen in Problemen met synchroniseren van contacten met gebruikersstatussen oplossen om het probleem op te lossen.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Onvoldoende toegangsrechten

Probleem: Wanneer medewerkers met een machtigingsniveau “Alleen weergeven” contactgegevens proberen toe te voegen, te bewerken of te verwijderen in apps van derden, zoals Google Contacten, worden deze wijzigingen niet gesynchroniseerd met de gedeelde lijst.

Meer informatie over de Verschillende machtigingsniveaus voor delen op Gedeelde contactpersonen voor Gmail™

Oplossing: Geef iedereen die de gedeelde contactpersonen moet bijwerken toestemming voor “Bewerken” of hoger.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Geen toegang tot het gedeelde label

Probleem: De gebruiker heeft mogelijk niet de benodigde toegang tot het gedeelde label, waardoor hij geen contact kan opnemen met de gedeelde contactpersonen.

Oplossing: Controleer of de medewerker toegang heeft tot het gedeelde contactlabel waar de contactpersonen zijn toegevoegd. Als ze niet in de lijst staan, voeg ze dan toe als medewerkers om toegang te geven tot het gedeelde label.

Voorbeeldscenario:

Sarah heeft toegang tot de contactlabels in Parijs en New York die door Matthew zijn gedeeld. Onlangs heeft Matthew een nieuw label voor Tokio gemaakt en Sarah gevraagd deze contactpersonen op te volgen. Ze kon ze echter niet vinden.

Hoewel Sarah normaal gesproken toegang heeft tot de gedeelde contacten van Matthew, ontbrak het label Tokio. Het probleem was opgelost toen Matthew haar er toegang toe gaf.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Contactpersonen buiten een gedeeld label bijwerken

Probleem: De contactpersonen kunnen zijn gemaakt of bijgewerkt op een label dat niet is gedeeld met iemand of de vermeende medewerker.

Oplossing: Zorg ervoor dat de contactpersonen worden toegewezen aan een gedeeld label en dat alle benodigde medewerkers de juiste toegang hebben.

Meer informatie over het maken en delen van labels in Gedeelde contactpersonen voor Gmail™

Voorbeeldscenario:

Sammie beheert contacten onder een label met de naam Berlin. Omdat haar hele domein is geabonneerd op ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™), ging ze ervan uit dat al haar contactpersonen automatisch zouden synchroniseren met Matthew, haar supervisor. Toen Matthew echter een e-mail moest sturen naar contactpersonen van het label Berlijn, was ze verbaasd dat hij ze niet kon zien.

Het probleem was opgelost toen Sammie expliciet het label Berlijn deelde met Matthew.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

De verkeerde account gebruiken

Probleem: Gebruikers verwachten mogelijk dat de gedeelde contactpersonen afkomstig zijn van een niet-geregistreerd e-mailadres of een andere account.

Oplossing: Zorg ervoor dat de medewerker toegang heeft tot het gedeelde contact met dezelfde geregistreerde account die toegang heeft tot het gedeelde label. Gedeelde contactpersonen voor Gmail™-machtigingen zijn gebonden aan het specifieke e-mailadres dat in de app is geregistreerd.

Voorbeeldscenario:

Sarah wil een e-mail sturen naar een gedeelde contactpersoon, Akito, van het label Tokio. Ze weet dat het label met haar is gedeeld, omdat het eerder prima werkte. Maar nu verschijnt Akito’s e-mailadres niet in het autoaanvulveld van het ontvangersveld van haar e-mail.

Sarah controleerde nog een keer en realiseerde zich dat ze de e-mail aan het opstellen was vanaf haar persoonlijke account in plaats van haar werkmail. Omdat het gedeelde label gekoppeld was aan haar werkmail, verscheen Akito niet in de autoaanvul-suggesties. Nadat ze overschakelde naar haar werkmail, kon ze Akito vinden in het autoaanvulveld van de ontvanger.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Zoeken in de verkeerde contactpersonenlijst

Probleem: Medewerkers kunnen denken dat ze naar dezelfde contactpersonenlijst of hetzelfde label verwijzen, maar dat is misschien niet zo.

Oplossing: Zorg ervoor dat medewerkers naar dezelfde contactpersonenlijst verwijzen door te controleren wie toegang heeft tot de gedeelde labels. Daarnaast kunt u controleren bij welke labels een contactpersoon hoort door de contactpersoon te selecteren en zijn contactkaart te bekijken.

Voorbeeldscenario:

Matthew en James werken samen aan een project en hebben toegang nodig tot dezelfde set gedeelde contactpersonen. Matthew informeert James dat hij alle benodigde klanten heeft toegevoegd onder het label “Klanten”. Wanneer Matthew echter naar een aantal van hen zoekt, kan hij bepaalde contactpersonen niet vinden.

Matthew controleerde een van de contactkaarten van de klant en realiseerde zich dat sommige van de ontbrekende klanten zijn opgeslagen onder het label “Premium Klanten” in plaats van onder het label “Klanten” . Omdat de labels verschillende contactensets bevatten, bekeek Matthew slechts een deel van de bedoelde lijst. Zodra James toegang tot het label “Premium Clients” deelt, kan Matthew alle benodigde contactpersonen zien.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Google Admin-account verwijderd/gedeclasseerd

Probleem: Als het Google Workspace admin-account waarmee de applicatie is geïnstalleerd, is verwijderd of gedowngraded naar niet-super-admin in Google Workspace, dan wordt het bewerken, verwijderen of opnieuw delen van contactpersonen onmogelijk.

Oplossing: De nieuwe beheerder moet toegang verlenen tot ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) om het gezamenlijke beheer van contactpersonen dat het biedt te hervatten.

Klik hier voor meer informatie.

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)

Tijdelijke systeemfout

Probleem: Als je alle instellingen en stappen voor probleemoplossing hebt gecontroleerd, maar nog steeds synchronisatieproblemen hebt, kan een tijdelijke systeemfout de oorzaak zijn.

Oplossing: Neem contact op met de klantenservice

(terug naar Veelvoorkomende oorzaken van synchronisatieproblemen)