So beheben Sie Probleme bei der gemeinsamen Nutzung von Kontakten und der Synchronisierung in ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)

ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) synchronisiert die Kontakte der Benutzer Ihres Unternehmens, so dass jeder von all seinen Anwendungen und Geräten aus Zugriff auf eine zentrale, aktuelle Kontaktdatenbank hat.

Einige Benutzer sehen jedoch möglicherweise keine aktuellen Updates oder die gemeinsamen Kontaktlisten. Glücklicherweise können die meisten Probleme mit ein paar einfachen Schritten behoben werden.

Häufige Ursachen für Probleme bei der gemeinsamen Nutzung von Kontakten und der Synchronisierung

Hier sind einige mögliche Gründe, warum die gemeinsame Nutzung von Kontakten nicht wie erwartet funktioniert:

Fehlerbehebung bei Problemen mit der gemeinsamen Nutzung von Kontakten und der Synchronisierung

Ausgesetztes Abonnement

Problem: Das Abonnement wurde aufgrund eines Zahlungsausfalls ausgesetzt.

Lösung: Der Administrator muss auf “Jetzt kaufen!” klicken, um ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) erneut zu abonnieren.

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Entzogene Anwendungsberechtigungen

Problem: ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) hat den Zugriff auf die Google-Kontakte verloren und die Synchronisierung gestoppt.

Entzogene Anwendungsberechtigungen

Lösung: Der Domain-Administrator muss den Zugriff auf ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) gewähren. Folgen Sie den Schritten hier: Was tun, wenn der Anwendungsstatus “Berechtigung verloren” lautet

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Deinstallierte Anwendung

Problem: ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) wurde vom Administrator deinstalliert, was zur Folge hatte, dass die gemeinsame Nutzung von Kontakten und die Synchronisierung mit Google Contacts nicht mehr möglich war.

Entzogene Anwendungsberechtigungen

Lösung: Der Domänenadministrator muss die App neu installieren. Befolgen Sie die Schritte hier: Was ist zu tun, wenn der Anwendungsstatus “Deinstalliert” lautet?

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Anstehende Synchronisierung mit Google oder anderen Drittanbieter-Apps

Problem: Kontakte werden nicht aktualisiert, wie in der App ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) zu sehen.

Wenn ein Kontakt in ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) freigegeben oder aktualisiert wird, werden die Änderungen sofort mit den anderen Teilnehmern synchronisiert.
Wenn Sie jedoch Kontakte über Apps von Drittanbietern wie Google Contacts oder die Standard-App Ihres Telefons aktualisieren, erfolgt die sofortige Synchronisierung möglicherweise nicht automatisch.

Lösung: Die Minimallösung ist entweder:

  • Warten auf die nächste Synchronisierung (max. 24 Stunden)
  • Lösen Sie die Synchronisierung manuell aus, indem Sie auf die Schaltfläche “Synchronisieren” im Dashboard von ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) klicken.

Um eine sofortige Synchronisierung ohne Wartezeiten oder manuelle Eingriffe zu gewährleisten, verwenden Sie vorzugsweise eine der folgenden Methoden:

Aus der Google Workspace-Umgebung

1. Kontakte über ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) aktualisieren:
Verwenden Sie die Webanwendung oder die mobile Anwendung (für Android oder iOs) für direkte Updates.

2. Integrieren Sie mit Google Contacts:
Installieren Sie die Shared Contacts für Gmail™ Chrome-Erweiterung um Aktualisierungen, die Sie in der Google Contacts-Oberfläche vorgenommen haben, zu synchronisieren.

3. Synchronisierung über Google Mail:
Verwenden Sie das Gmail-Zusatzprogramm um die Aktualisierungen abzugleichen.

Von anderen Drittanbieter-Apps

4. Automatisieren Sie mit Zapier:
Richten Sie einen sofortigen Auslöser auf Zapier ein, um freigegebene Kontakte automatisch zu aktualisieren, wenn Änderungen in Drittanbieter-Apps vorgenommen werden.

Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung? Kontaktieren Sie unser Support-Team für Hilfe.

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Probleme mit dem Status eines Mitarbeiters

Problem: Ein anderer Mitarbeiterstatus als ✔ (normal).

Lösung: Um sicherzustellen, dass sie entsprechend ihrer Berechtigungsstufe gemeinsame Kontakte anzeigen, darauf zugreifen oder sie aktualisieren können, müssen alle Mitarbeiterkonten aktiv sein und einen ✔ (normalen) Status aufweisen. Hier erfahren Sie, wie Sie dies überprüfen und verwalten können:

1. Kennen Sie den Status des Mitarbeiters:

  1. Öffnen Sie das Dashboard Gemeinsame Kontakte für Google Mail.
  2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Benutzer & Lizenzen im linken Fensterbereich.
  3. Suchen Sie nach allen Status, die nicht normal sind.

2. Wenn der Status eines Benutzers nicht normal ist (z.B. Einladung ausstehend, Lizenzlimit erreicht, Berechtigung verloren usw.), befolgen Sie die Schritte unter Behebung von Problemen bei der Kontaktsynchronisation mit dem Benutzerstatus, um das Problem zu lösen.

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Unzureichende Zugriffsberechtigungen

Problem: Wenn Mitarbeiter mit der Berechtigungsstufe “Nur anzeigen” versuchen, Kontaktdaten in Drittanbieter-Apps wie Google Contacts hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen, werden diese Änderungen nicht mit der gemeinsamen Liste synchronisiert.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiedliche Freigabeberechtigungsstufen bei ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)

Lösung: Gewähren Sie jedem, der die gemeinsamen Kontakte aktualisieren muss, die Berechtigung “Editor” oder höher.

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Kein Zugriff auf das freigegebene Etikett

Problem: Der Benutzer hat möglicherweise nicht den erforderlichen Zugriff auf das gemeinsame Label, so dass er die gemeinsamen Kontakte nicht kontaktieren kann.

Lösung: Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter Zugriff auf das gemeinsame Kontakt-Label hat, zu dem der/die Kontakte hinzugefügt wurden. Wenn sie nicht aufgeführt sind, fügen Sie sie als Mitarbeiter hinzu, um ihnen Zugriff auf das gemeinsame Label zu geben.

Beispiel-Szenario:

Sarah hat Zugriff auf die von Matthew freigegebenen Kontaktlisten für Paris und New York. Vor kurzem hat Matthew ein neues Etikett für Tokio erstellt und Sarah gebeten, diese Kontakte zu verfolgen. Sie konnte sie jedoch nicht finden.

Obwohl Sarah normalerweise Zugriff auf Matthews gemeinsame Kontakte hat, fehlte das Etikett Tokio. Das Problem wurde gelöst, als Matthew ihr den Zugriff darauf gewährte.

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Aktualisierte Kontakte außerhalb eines geteilten Labels

Problem: Die Kontakte können auf einem Etikett erstellt oder aktualisiert worden sein, das weder für andere noch für den vermeintlichen Mitarbeiter freigegeben ist.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Kontakte einem gemeinsamen Label zugewiesen sind und dass alle erforderlichen Mitarbeiter über den richtigen Zugriff verfügen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Etiketten in ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) erstellen und freigeben können.

Beispiel-Szenario:

Sammie verwaltet Kontakte unter einem Label namens Berlin. Da ihre gesamte Domäne bei ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) abonniert ist, ging sie davon aus, dass alle ihre Kontakte automatisch mit Matthew, ihrem Vorgesetzten, synchronisiert würden. Als Matthew jedoch eine E-Mail an die Kontakte unter dem Label Berlin senden wollte, stellte sie überrascht fest, dass er sie nicht sehen konnte.

Das Problem wurde gelöst, als Sammie das Label Berlin ausdrücklich mit Matthew teilte.

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Das falsche Konto verwenden

Problem: Die Benutzer erwarten möglicherweise, dass die freigegebenen Kontakte von einer nicht registrierten E-Mail oder einem anderen Konto stammen.

Lösung: Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter auf den gemeinsamen Kontakt mit demselben registrierten Konto zugreift, das auch Zugriff auf das gemeinsame Label hat. Die Berechtigungen für ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) sind an die spezifische E-Mail-Adresse gebunden, die in der App registriert ist.

Beispiel-Szenario:

Sarah möchte eine E-Mail an einen gemeinsam genutzten Kontakt, Akito, aus dem Label Tokyo senden. Sie weiß, dass das Etikett mit ihr geteilt wurde, da es vorher problemlos funktionierte. Aber jetzt erscheint die E-Mail-Adresse von Akito nicht in der Autovervollständigung des Empfängerfelds ihrer E-Mail.

Sarah überprüfte das Ganze noch einmal und stellte fest, dass sie die E-Mail von ihrem persönlichen Konto und nicht von ihrer Arbeits-E-Mail aus verfasst hatte. Da das gemeinsame Label mit ihrer Arbeits-E-Mail verknüpft war, erschien Akito nicht in den Vorschlägen zur automatischen Vervollständigung. Nachdem sie zu ihrer Arbeits-E-Mail gewechselt hatte, konnte sie Akito in der Autovervollständigung des Empfängerfeldes finden.

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Suche in der falschen Kontaktliste

Problem: Mitarbeiter könnten annehmen, dass sie sich auf dieselbe Kontaktliste oder Bezeichnung beziehen, was aber nicht der Fall ist.

Lösung: Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter auf dieselbe Kontaktliste verweisen, indem Sie überprüfen, wer Zugriff auf die gemeinsamen Etiketten hat. Außerdem können Sie überprüfen, zu welchen Labels ein Kontakt gehört, indem Sie den Kontakt auswählen und seine Kontaktkarte anzeigen.

Beispiel-Szenario:

Matthew und James arbeiten gemeinsam an einem Projekt und müssen auf denselben Satz gemeinsamer Kontakte zugreifen. Matthew teilt James mit, dass er alle erforderlichen Kunden unter dem Label “Kunden” hinzugefügt hat. Wenn Matthew jedoch nach einigen von ihnen sucht, kann er bestimmte Kontakte nicht finden.

Matthew überprüfte eine der Kontaktkarten des Kunden und stellte fest, dass einige der fehlenden Kunden unter dem Etikett “Premiumkunden” statt unter dem Etikett “Kunden” gespeichert sind. Da die Etiketten unterschiedliche Kontaktsätze enthalten, sah Matthew nur einen Teil der vorgesehenen Liste. Sobald James den Zugriff auf das Label “Premiumkunden” freigibt, kann Matthew alle gewünschten Kontakte sehen.

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Google Admin-Konto gelöscht/herabgestuft

Problem: Wenn das Google Workspace-Administratorkonto, über das die Anwendung installiert wurde, gelöscht oder zu einem Nicht-Superadministratorkonto in Google Workspace herabgestuft wurde, ist es nicht mehr möglich, Kontakte zu bearbeiten, zu löschen oder erneut freizugeben.

Lösung: Der neue Administrator muss den Zugriff auf ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) gewähren, um die kollaborative Kontaktverwaltung, die es bietet, wieder aufzunehmen.

Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.

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Temporärer Systemfehler

Problem: Wenn Sie alle Einstellungen und Schritte zur Fehlerbehebung überprüft haben, aber immer noch Probleme mit der Synchronisierung haben, könnte ein temporärer Systemfehler die Ursache sein.

Lösung: Kontaktieren Sie den Kundensupport

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