Comment résoudre les problèmes de partage et de synchronisation des contacts dans ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) ?

ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) synchronise les contacts des utilisateurs de votre organisation afin que chacun ait accès à une base de données de contacts centralisée et à jour à partir de toutes ses applications et de tous ses appareils.

Cependant, certains utilisateurs peuvent ne pas voir les mises à jour récentes ou les listes de contacts partagées. Heureusement, la plupart des problèmes peuvent être résolus en quelques étapes simples.

Causes courantes des problèmes de partage et de synchronisation des contacts

Voici quelques raisons possibles pour lesquelles le partage des contacts ne fonctionne pas comme prévu :

Comment résoudre les problèmes de partage et de synchronisation des contacts ?

Abonnement suspendu

Problème : L’abonnement a été suspendu en raison d’un défaut de paiement.

Solution : L’administrateur doit cliquer sur “Acheter maintenant !” pour s’abonner à nouveau à ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™).

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Permissions d’application révoquées

Problème : Contacts partagés pour Gmail™ a perdu l’accès à Google Contacts, ce qui a interrompu la synchronisation.

Permissions d'application révoquées

Solution : L’administrateur du domaine doit accorder l’accès à Contacts partagés pour Gmail™. Suivez les étapes ici : Que faire lorsque l’état de la demande est “Permission perdue” ?

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Application désinstallée

Problème : Contacts partagés pour Gmail™ a été désinstallé par l’administrateur, ce qui a entraîné l’arrêt du partage des contacts et de la synchronisation avec Google Contacts.

Permissions d'application révoquées

Solution : L’administrateur du domaine doit réinstaller l’application. Suivez les étapes décrites ici : Que faire lorsque le statut de l’application est “Désinstallé” ?

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Synchronisation en attente avec Google ou d’autres applications tierces

Problème: Les contacts ne sont pas mis à jour comme on le voit dans l’application Contacts partagés pour Gmail™.

Lorsqu’un contact est partagé ou mis à jour dans Contacts partagés pour Gmail™, les modifications sont instantanément synchronisées avec les collaborateurs.
Toutefois, si vous mettez à jour des contacts via des applications tierces comme Google Contacts ou l’application de contacts par défaut de votre téléphone, la synchronisation instantanée peut ne pas se produire automatiquement.

Solution: La solution minimale est soit

  • Attendre la prochaine synchronisation (max. 24 heures)
  • Déclenchez manuellement la synchronisation en cliquant sur le bouton “Sync” dans le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail™.

De préférence, pour assurer une synchronisation instantanée sans attente ni intervention manuelle, utilisez l’une des méthodes suivantes :

Depuis l’environnement Google Workspace

1. Mise à jour des contacts via Contacts partagés pour Gmail™ :
Utilisez l’application Web ou l’application mobile (pour Android ou iOs) pour les mises à jour directes.

2. Intégrer avec Google Contacts :
Installez l’extension Chrome Extension Chrome ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) pour synchroniser les mises à jour effectuées dans l’interface de Google Contacts.

3. Synchronisation via Gmail :
Utilisez le module complémentaire module complémentaire Gmail pour aligner les mises à jour.

À partir d’autres applications tierces

4. Automatiser avec Zapier :
Configurez un déclencheur instantané sur Zapier pour mettre automatiquement à jour les contacts partagés chaque fois que des modifications sont apportées dans des applications tierces.

Vous avez besoin d’aide pour la mise en place ? Contactez notre équipe d’assistance pour obtenir de l’aide.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Questions relatives au statut des collaborateurs

Problème : Statut du collaborateur autre que ✔ (normal).

Solution : Pour s’assurer qu’ils peuvent afficher, accéder ou mettre à jour les contacts partagés en fonction de leur niveau d’autorisation, tous les comptes des collaborateurs doivent être actifs et afficher un état ✔ (normal). Voici comment vérifier et gérer cela :

1. Connaître le statut du collaborateur :

  1. Ouvrez le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail.
  2. Naviguez vers Paramètres > Utilisateurs et licences dans le volet gauche.
  3. Recherchez tous les statuts qui ne sont pas normaux.

2. Si le statut d’un utilisateur n’est pas normal (par exemple, Invitation en attente, Limite de licence atteinte, Permission perdue, etc.), suivez les étapes de la section Résolution des problèmes de synchronisation des contacts avec les statuts d’utilisateur pour résoudre le problème.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Permissions d’accès insuffisantes

Problème : Lorsque des collaborateurs disposant d’un niveau d’autorisation “Affichage uniquement” tentent d’ajouter, de modifier ou de supprimer des données de contact dans des applications tierces telles que Google Contacts, ces modifications ne sont pas synchronisées avec la liste partagée.

En savoir plus sur les Différents niveaux d’autorisation de partage sur les contacts partagés pour Gmail™

Solution : Accordez l’autorisation “Éditeur” ou une autorisation plus élevée à toute personne qui doit mettre à jour les contacts partagés.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Pas d’accès au label partagé

Problème : L’utilisateur peut ne pas avoir l’accès nécessaire à l’étiquette partagée, ce qui l’empêche de contacter les contacts partagés.

Solution : Vérifiez si le collaborateur a accès à l’étiquette de contact partagée où le(s) contact(s) a/ont été ajouté(s). S’il ne figure pas dans la liste, ajoutez-le en tant que collaborateur pour lui donner accès à l’étiquette partagée.

Exemple de scénario :

Sarah a accès aux étiquettes de contacts de Paris et de New York partagées par Matthew. Récemment, Matthew a créé une nouvelle étiquette Tokyo et a demandé à Sarah d’assurer le suivi de ces contacts. Cependant, elle ne les a pas trouvés.

Bien que Sarah ait généralement accès aux contacts partagés de Matthew, l’étiquette Tokyo était absente. Le problème a été résolu lorsque Matthew lui en a donné l’accès.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Contacts mis à jour en dehors d’une étiquette partagée

Problème : Les contacts peuvent avoir été créés ou mis à jour sur une étiquette qui n’est partagée avec personne ni avec le collaborateur supposé.

Solution : Veillez à ce que les contacts soient assignés à une étiquette partagée et que tous les collaborateurs nécessaires disposent d’un accès approprié.

En savoir plus sur la création et le partage d’étiquettes dans Contacts partagés pour Gmail™.

Exemple de scénario :

Sammie gère des contacts sous une étiquette nommée Berlin. Comme l’ensemble de son domaine est abonné à Contacts partagés pour Gmail™, elle a supposé que tous ses contacts se synchroniseraient automatiquement avec Matthew, son superviseur. Cependant, lorsque Matthew a eu besoin d’envoyer un e-mail aux contacts du label Berlin, elle a été surprise de constater qu’il ne pouvait pas les voir.

Le problème a été résolu lorsque Sammie a explicitement partagé l’étiquette de Berlin avec Matthew.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Utiliser le mauvais compte

Problème : Les utilisateurs peuvent s’attendre à ce que les contacts partagés proviennent d’un courriel non enregistré ou d’un compte différent.

Solution : Assurez-vous que le collaborateur accède au contact partagé à l’aide du même compte enregistré qui a accès à l’étiquette partagée. Les autorisations de Contacts partagés pour Gmail™ sont liées à l’adresse électronique spécifique enregistrée dans l’appli.

Exemple de scénario :

Sarah veut envoyer un e-mail à un contact partagé, Akito, à partir de l’étiquette Tokyo. Elle sait que l’étiquette a été partagée avec elle, car elle fonctionnait correctement auparavant. Mais maintenant, l’adresse électronique d’Akito n’apparaît pas dans la saisie semi-automatique du champ destinataire de son courriel.

Sarah a revérifié et s’est rendu compte qu’elle composait l’e-mail à partir de son compte personnel et non de son e-mail professionnel. Comme l’étiquette partagée était liée à sa messagerie professionnelle, Akito n’apparaissait pas dans les suggestions de la saisie semi-automatique. Après avoir basculé sur sa messagerie professionnelle, elle a pu trouver Akito dans la liste déroulante du champ destinataire.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Recherche dans la mauvaise liste de contacts

Problème : Les collaborateurs peuvent penser qu’ils se réfèrent à la même liste de contacts ou à la même étiquette, alors que ce n’est pas le cas.

Solution : Assurez-vous que les collaborateurs se réfèrent à la même liste de contacts en vérifiant qui a accès aux étiquettes partagées. En outre, vous pouvez vérifier à quelle(s) étiquette(s) un contact appartient en sélectionnant le contact et en affichant sa fiche de contact.

Exemple de scénario :

Matthew et James collaborent sur un projet et doivent accéder au même ensemble de contacts partagés. Matthew informe James qu’il a ajouté tous les clients nécessaires sous l’étiquette “Clients”. Cependant, lorsque Matthew recherche certains d’entre eux, il ne trouve pas certains contacts.

Matthew a vérifié l’une des cartes de contact du client et s’est rendu compte que certains des clients manquants étaient stockés sous l’étiquette “Premium Clients” au lieu de l’étiquette “Clients” . Comme les étiquettes contiennent des ensembles de contacts différents, Matthew ne regardait qu’une partie de la liste prévue. Dès que James partage l’accès à l’étiquette “Premium Clients”, Matthew peut voir tous les contacts nécessaires.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Compte Admin Google supprimé/rétrogradé

Problème : Si le compte administrateur de Google Workspace qui a installé l’application a été supprimé ou rétrogradé au rang de compte non super-administrateur dans Google Workspace, il devient impossible de modifier, supprimer ou partager à nouveau les contacts.

Solution : Le nouvel administrateur doit accorder l’accès à Contacts partagés pour Gmail™ pour reprendre la gestion collaborative des contacts qu’il offre.

Pour plus d’informations, cliquez ici.

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)

Bug temporaire du système

Problème : Si vous avez vérifié tous les paramètres et toutes les étapes de dépannage, mais que vous rencontrez toujours des problèmes de synchronisation, il se peut qu’un bogue temporaire du système en soit la cause.

Solution : Contactez le service clientèle

(retour à Causes courantes des problèmes de synchronisation)