Brown & Reynolds Architects
Organiser la base de données des contacts d'un cabinet d'architecture
18
Employés
24
Appareils mobiles
870
Contacts partagés
540
Heures de travail sauvegardées
Le client
Brown & Reynolds Architects s'engage à fournir des conceptions architecturales créatives et intemporelles, fondées sur une compréhension et une interprétation claires de la vision de chaque client. Leur travail met également l'accent sur la prise en compte et l'appréciation du paysage et de l'environnement naturels.
Le défi
01 .
Contact sharing demands
Alors que Brown & Reynolds passe de deux partenaires ambitieux à un groupe comptant aujourd'hui plus d'une douzaine d'associés, ils comprennent la nécessité de mettre à jour leur système de gestion des contacts. Ils n'utilisent que Google Contacts, qui n'offre pas de base de données de contacts collaborative.
Le système décousu de gestion des contacts entraîne des incohérences, des informations obsolètes et des doublons, ce qui est source de confusion et d'inefficacité au sein de l'équipe. Les architectes et le personnel ont eu du mal à accéder rapidement aux coordonnées les plus récentes, ce qui a entraîné des retards dans les réponses, et donc le non-respect de certaines étapes du projet et la compromission des relations avec les clients.
02 .
Note exchange requirement
Une autre fonctionnalité de Google Contacts leur a semblé manquante : vous ne pouvez pas partager vos notes sur le contact. Il serait utile pour l'équipe de Brown & Reynolds de pouvoir commenter directement les contacts et d'en informer immédiatement leurs collègues.
Malheureusement, toutes les notes qu'ils ont échangées au sujet du contact ont été dispersées dans leurs courriels et autres moyens de communication. Ce manque d'organisation conduit à une mauvaise communication sur des détails précis, comme l'absence d'une demande de dernière minute pour des fonctionnalités supplémentaires ou un changement d'avis concernant la teinte de la peinture.
La solution Brown & Reynolds Architects a découvert ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™), une application parfaitement adaptée à ses besoins en matière de partage de contacts. Ils ont été ravis de trouver une solution qui ne nécessitait pas de frais d'intégration ni de formation approfondie au logiciel. En outre, ils ont apprécié la synchronisation fluide des contacts et la possibilité d'échanger des notes sur les demandes des clients directement sur la carte de contact grâce à notre extension Google Chrome. Étant donné qu'ils utilisent fréquemment des ordinateurs de bureau ou des ordinateurs portables pour leurs travaux de CAO, l'accessibilité offerte par l'extension Chrome s'est avérée inestimable pour eux.
Helpful Features 
Mises à jour effectuées à partir de l'extension Google Chrome
Vous pouvez utiliser notre extension Google Chrome pour mettre à jour vos contacts. Les modifications seront immédiatement propagées aux contacts partagés et à vos collaborateurs.
Commentaires et notifications
Votre équipe peut commenter les contacts et avertir leurs collègues lorsqu'ils font une mise à jour importante par exemple.
Suppression automatique des doublons
Si certains des contacts que vous avez partagés figurent déjà dans les carnets d'adresses de votre collaborateur, les deux contacts seront automatiquement fusionnés en un seul, afin d'éviter les doublons.
The Result Depuis l’installation de Contacts partagés pour Gmail, Brown & Reynolds Architects a connu une amélioration significative de l’efficacité de son flux de travail grâce à l’extension Google Chrome qui permet aux architectes et aux coordinateurs de projet d’échanger des notes directement sous la carte de contact du client.
L’exécution du projet s’en est trouvée facilitée et la satisfaction du client accrue.
"Nous sommes heureux de découvrir ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™). Il a grandement aidé notre équipe à collaborer sur les projets. Grâce à la synchronisation des contacts sur tous nos appareils, nous pouvons nous concentrer davantage sur l'intégration de la vision du client et de l'appréciation du paysage naturel."
540
Heures de travail sauvegardées
