Contactbeheer is het opslaan, organiseren en bijhouden van contactinformatie, zodat deze gemakkelijk toegankelijk is.
De meeste bedrijven gebruiken CRM-oplossingen om hun contactgegevens te organiseren. Maar bij het opslaan van contactinformatie op individueel niveau vinden de meeste mensen het beheren van contacten op hun telefoon gemakkelijker, vooral als ze onderweg zijn.
De meesten van ons vertrouwen op een digitale contactenlijst in het huidige digitale tijdperk. En omdat het zo gemakkelijk is, laten we ook oude nummers, duplicaten en mysterieuze nummers en adressen verzamelen op de contact-apps die we gebruiken. Hoewel dat geen misdaad is, kan het moeilijk zijn om belangrijke contacten te vinden wanneer we ze nodig hebben.
Maar hoe organiseer je je contacten op je telefoon? Lees verder voor meer informatie over contactbeheer en hoe u uw werk Google Contacten gemakkelijk kunt beheren op mobiele apparaten.
Lees meer: De korte gids voor contactbeheer
Hoe helpt Contactbeheer?
Als bedrijfseigenaar of werknemer beschikt u over tonnen contactgegevens, waaronder die van klanten, prospects en verkoopleads, die u moet bijhouden.
Waarschijnlijk heb je hun info ook opgeslagen op je telefoon.
Naarmate het aantal contacten groeit, kan het moeilijk worden om ze bij te houden. Het beheren van contacten is een belangrijk onderdeel van zakelijk succes, maar het kan vervelend zijn. Laten we eens kijken hoe we dat moeiteloos kunnen doen.
Beste praktijken voor contactbeheer op uw telefoon
Organiseer uw contacten in lijsten en labels
De beste manier om uw Google-contacten te beheren is door ze te categoriseren in contactlijsten en labels.
Door uw connecties te labelen als “Prospects”, “Klanten”, of wat voor uw bedrijf zinvol is, houdt u de zaken overzichtelijk en eenvoudig.
U kunt lijsten maken in Google Contacten door eerst een label te maken en subsets van mensen met dat label te groeperen. U kunt contactlijsten maken op basis van de bedrijfsnaam, de afdeling of de functie.
Zo kunt u iemand vinden, zelfs als u zich zijn naam niet herinnert, maar wel weet waar hij werkt of wat hij doet.
Duplicaten verwijderen met behulp van een contactenbeheerder
De bedrijfsgids, CRM’s, enz. zijn meestal niet geïntegreerd met de telefoons van werknemers, waardoor het moeilijk is om contactgegevens te delen. Als gevolg daarvan dupliceren werknemers contacten op verschillende apparaten en verschillende platforms.
Met de app Shared Contacts kunnen u en uw team gemakkelijk adresboeken en contacten uitwisselen, bijwerken en verwijderen, allemaal op uw telefoon.
Dit houdt ook de teams en hun contactenlijst op elkaar afgestemd. Hun contacten worden automatisch bijgewerkt op ieders mobiel. Zo heeft u niet langer meerdere nummers afzonderlijk opgeslagen. De contactendatabank wordt overal tegelijk bijgewerkt.
Als iemand in het team bijvoorbeeld een nieuwe lead ontmoet, hoeft hij die alleen maar toe te voegen aan het juiste contactlabel, zodat iedereen hem in realtime kan zien – en dat is het letterlijk.
Als u de app Gedeelde contacten op uw telefoon hebt en deze gebruikt in plaats van de eigen contactpersonen van uw telefoon, krijgt u alleen de contacten te zien die u nodig hebt, en niets extra’s.
Dit zorgt er ook voor dat u nooit meer te maken krijgt met dubbele contacten. Je hebt al je contacten gesynchroniseerd op al je apparaten. U hoeft dus niet op elk afzonderlijk platform opnieuw informatie toe te voegen.
Houd het in de cloud
Als u op zoek bent naar een eenvoudige manier om uw contacten bij te houden en te coördineren met uw team, raden wij Google Workspace (of Office 365.) Met een cloudsysteem hebt u toegang tot al uw gegevens, zelfs als u uw telefoon niet gebruikt.
Je moet geen dingen opslaan op je simkaart of telefoongeheugen – wat als je je telefoon verliest en al je contacten mee gaan?
Als u een cloudsysteem gebruikt, hebt u gemakkelijk toegang tot uw gegevens op andere telefoons, via uw e-mail en op elke andere app die met de tool is gesynchroniseerd.
Wanneer u iets als Google Workspace gebruikt, zijn de contacten die u in uw telefoon aanmaakt altijd beschikbaar wanneer u een document wilt delen, een agenda-event wilt maken of iemand wilt bellen. Alles wat je nodig hebt is de app Shared Contacts for Gmail®.
Het stelt organisaties in staat om contacten en contactlabels te delen tussen teams – die er vervolgens overal toegang toe hebben via hun mobiele telefoonboek, Gmail, Slack of WhatsApp.
Contacten delen binnen uw organisatie
Met Shared Contacts for Gmail® kunt u eenvoudig contacten binnen uw organisatie delen en bijwerken.
U kunt eenvoudig gedeelde contacten aanmaken, hele gedeelde contactboeken maken of gewoon uw bestaande Google-contactlabels delen en de toegangsrechten beheren.
Iedereen in uw team kan in één oogopslag alle gedeelde contactpersonen zien die door hen of hun collega’s zijn toegevoegd, en hun informatie in realtime bijwerken, vanaf elke plek en elk apparaat – zolang ze daarvoor de toegewezen toestemming hebben.
Beveilig uw gegevens
Wat gebeurt er als sommige van uw gegevens per ongeluk van uw cloud-account worden verwijderd?
Google en Microsoft bieden geen goed back-upsysteem voor uw gegevens, maar om er zeker van te zijn dat u nooit belangrijke gegevens verliest, is het een goed idee om een ander hulpmiddel te overwegen om een back-up van uw informatie te maken.
Met een contactmanager als Shared Contacts for Gmail® kan dat eenvoudig en zonder gedoe.
U kunt gemakkelijk verwijderde contacten op elk moment herstellen. U kunt kiezen om specifieke contacten, een hele contactenlijst of al uw contacten in één keer te herstellen.
Blijf compliant
Als u in een organisatie werkt, is het zeer waarschijnlijk dat uw apparaat persoonlijke informatie opslaat van klanten, contacten of de mensen met wie u werkt.
U moet de GDPR en andere privacyregels inkaderen. Wanneer iemand vraagt om zijn informatie uit uw systeem te verwijderen, kan de organisatie deze uit de CRM’s verwijderen. Maar hoe zit het met uw telefoons en die van andere werknemers?
De organisatie weet misschien niet eens dat je deze op je telefoon hebt staan. Als je iemands contactgegevens op je telefoon bewaart, overtreed je dus onbedoeld de privacyregels.
U moet een gecentraliseerd, cloudgebaseerd systeem gebruiken dat contacten synchroniseert tussen al uw teams en gebruikers. Dit is de oplossing om het bovengenoemde probleem te vermijden. Niemand hoeft dus iets op zijn eigen apparaat op te slaan.
Lees meer:
Labels delen in Google Contacten en georganiseerd raken
Hoe labels maken en delen in gedeelde contactpersonen voor Gmail
Aan de slag met Google Contacten en Gedeelde Contacten voor Gmail®
Volg gewoon deze vier eenvoudige stappen, en je kunt aan de slag!
1) Synchroniseer uw mobiel met uw Google-account
2) Installeer Shared Contacts for Gmail® uit uw winkel(iOS of Android).
3) Organiseer uw contacten in labels
4) Deel uw labels
Lees meer:
Hoe Google Contacts delen met de Android Mobile App
Zo synchroniseert u uw gedeelde Google-contacten met het eigen adresboek van uw iPhone
Conclusie
De contactgegevens van mensen zijn niet beperkt tot alleen telefoonnummers. Het omvat alles van huis, kantoor en e-mailadres tot benamingen, bedrijfsnaam en social media handles.
Bovendien verergert het probleem omdat de meeste mensen veel apps op hun telefoon hebben. De meeste platforms tonen automatisch meerdere contacten van apps van derden, waaronder Skype, Whatsapp, enz.
Als u de rommel in uw telefoonboek wilt verminderen, kunt u overwegen contacten uit andere apps te verbergen.
Door uw contacten over meerdere apps en gadgets te organiseren, wordt de ervaring soepeler. Zoeken naar belangrijke contactinformatie wordt nu een koud kunstje. Bovendien bespaart het u veel kostbare tijd en moeite.
