La gestione dei contatti consiste nell’archiviare, organizzare e tenere traccia delle informazioni sui contatti in modo che siano facilmente accessibili.
La maggior parte delle aziende utilizza soluzioni CRM per organizzare le informazioni di contatto. Ma quando si memorizzano le informazioni di contatto a livello individuale, la maggior parte delle persone trova più facile gestire i contatti sul telefono, soprattutto quando si è in viaggio.
La maggior parte di noi si affida a un elenco di contatti digitali nell’era digitale di oggi. E poiché è così facile, lasciamo anche che i vecchi numeri, i duplicati e i numeri e gli indirizzi misteriosi raccolti sulle app di contatto che utilizziamo. Anche se questo non è un crimine, può essere difficile trovare contatti importanti quando ne abbiamo bisogno.
Ma come si possono organizzare i contatti sul telefono? Continuate a leggere per saperne di più sulla gestione dei contatti e su come gestire facilmente i vostri contatti Google di lavoro sui dispositivi mobili.
Per saperne di più: Breve guida alla gestione dei contatti
In che modo la gestione dei contatti è utile?
In qualità di titolari o dipendenti di un’azienda, avrete tonnellate di informazioni di contatto, comprese quelle di clienti, potenziali clienti e lead di vendita, di cui dovrete tenere traccia.
Molto probabilmente avrete anche salvato le loro informazioni sul vostro telefono.
Quando il numero di contatti aumenta, tenerne traccia può diventare difficile. La gestione dei contatti è una componente fondamentale del successo aziendale, ma può essere noiosa. Vediamo come fare per renderlo senza sforzo.
Le migliori pratiche per la gestione dei contatti sul telefono
Organizzare i contatti in elenchi ed etichette
Il modo migliore per gestire i contatti di Google è classificarli in elenchi di contatti ed etichette.
Etichettare le connessioni come “Prospetti”, “Clienti” o qualsiasi altra cosa abbia senso per la vostra azienda vi aiuterà a mantenere le cose organizzate e semplici.
È possibile creare elenchi su Google Contatti creando prima un’etichetta e raggruppando sottoinsiemi di persone con quell’etichetta. È possibile creare elenchi di contatti in base al nome dell’azienda, al reparto o al titolo di lavoro.
In questo modo, è possibile trovare qualcuno anche se non si ricorda il suo nome ma si sa dove lavora o cosa fa.
Eliminare i duplicati utilizzando un gestore di contatti
La directory aziendale, i CRM e così via non sono solitamente integrati con i telefoni dei dipendenti, rendendo difficile la condivisione dei dati di contatto. Di conseguenza, i dipendenti duplicano i contatti su diversi dispositivi e varie piattaforme.
L’applicazione Contatti condivisi consente a voi e al vostro team di scambiare, aggiornare ed eliminare facilmente rubriche e contatti, tutto sul vostro telefono.
In questo modo i team e il loro elenco di contatti sono sincronizzati. I loro contatti saranno automaticamente aggiornati sui cellulari di tutti. In questo modo non si avranno più numeri multipli salvati separatamente. Il database dei contatti viene aggiornato ovunque e contemporaneamente.
Per esempio, se qualcuno del team incontra un nuovo lead, deve solo aggiungerlo all’etichetta di contatto giusta, in modo che tutti possano vederlo in tempo reale, e il gioco è fatto.
Se si dispone dell’app Contatti condivisi sul telefono e la si utilizza al posto dei gestori di contatti nativi del telefono, vengono visualizzati solo i contatti necessari e niente di più.
In questo modo non dovrete più avere a che fare con contatti duplicati. Avete sincronizzato tutti i vostri contatti su tutti i dispositivi. Non sarà quindi necessario aggiungere nuovamente le informazioni su ogni singola piattaforma.
Mantenetelo nel cloud
Se cercate un modo semplice per tenere traccia dei vostri contatti e coordinarvi con il vostro team, vi consigliamo Google Workspace (o Office 365.) Con un sistema cloud, avrete accesso a tutti i vostri dati anche se non siete sul vostro telefono.
Non si dovrebbe salvare nulla sulla scheda SIM o sulla memoria del telefono: cosa succederebbe se si perdesse il telefono e con esso tutti i contatti?
Quando si utilizza un sistema basato sul cloud, è possibile accedere facilmente ai dati su altri telefoni, attraverso la posta elettronica e su qualsiasi altra applicazione sincronizzata con lo strumento.
Quando si usa qualcosa come Google Workspace, i contatti creati nel telefono saranno sempre disponibili quando si vuole condividere un documento, creare un evento di calendario o chiamare qualcuno. Tutto ciò che serve è l’applicazione Contatti condivisi per Gmail®.
Consente alle organizzazioni di condividere i contatti e le etichette dei contatti tra i vari team, che possono accedervi ovunque attraverso la rubrica del cellulare, Gmail, Slack o WhatsApp.
Condividere i contatti in tutta l’organizzazione
Con Shared Contacts for Gmail® è possibile condividere e aggiornare facilmente i contatti in tutta l’organizzazione.
È possibile creare facilmente contatti condivisi, creare intere rubriche condivise o semplicemente condividere le etichette dei contatti Google esistenti e gestire le autorizzazioni di accesso.
Chiunque nel vostro team può vedere a colpo d’occhio tutti i contatti condivisi aggiunti da lui o dai suoi colleghi e aggiornare le loro informazioni in tempo reale, da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, purché abbia l’autorizzazione a farlo.
Proteggere i dati
Cosa succede se alcuni dati vengono cancellati per errore dal vostro account cloud?
Google e Microsoft non offrono un sistema di backup adeguato per i vostri dati, ma per essere sicuri di non perdere mai nessuno dei vostri dati importanti, è una buona idea prendere in considerazione un altro strumento che esegua il backup delle informazioni per voi.
Un gestore di contatti come Shared Contacts for Gmail® può svolgere il compito in modo semplice e senza problemi.
È possibile ripristinare facilmente i contatti eliminati in qualsiasi momento. È possibile scegliere di ripristinare contatti specifici, un intero elenco di contatti o tutti i contatti in una volta sola.
Rimanere conformi
Se lavorate in un’azienda, è molto probabile che il vostro dispositivo contenga informazioni personali di clienti, contatti o persone con cui lavorate.
È necessario inquadrare il GDPR e le altre normative sulla privacy. Quando qualcuno chiede di rimuovere le proprie informazioni dal sistema, l’organizzazione può rimuoverle dai CRM. Ma cosa succede ai telefoni vostri e degli altri dipendenti?
L’organizzazione potrebbe anche non essere a conoscenza della presenza di questi dispositivi sul telefono. Di conseguenza, salvare le informazioni di contatto di qualcuno sul proprio telefono significa violare involontariamente le norme sulla privacy.
Dovreste utilizzare un sistema centralizzato, basato sul cloud, che sincronizzi i contatti tra tutti i vostri team e utenti. Questa è la soluzione per evitare il problema di cui sopra. In questo modo, nessuno deve salvare nulla sui propri dispositivi.
Per saperne di più:
Condividere le etichette nei Contatti Google e organizzarsi al meglio
Come creare e condividere le etichette nei Contatti condivisi di Gmail
Come iniziare con i Contatti Google e i Contatti condivisi per Gmail
Seguite questi quattro semplici passaggi e sarete pronti a partire!
1) Sincronizzare il cellulare con l’account Google
2) Installare Shared Contacts for Gmail® dal proprio store(iOS o Android).
3) Organizzare i contatti in etichette
4) Condividere le etichette
Per saperne di più:
Come condividere i contatti Google utilizzando l’applicazione mobile Android
Come sincronizzare i Contatti Google condivisi con la rubrica nativa dell’iPhone
Conclusione
Le informazioni di contatto delle persone non si limitano ai soli numeri di telefono. Include tutto, dall’indirizzo di casa, dell’ufficio e di posta elettronica alle denominazioni, al nome dell’azienda e alle impostazioni dei social media.
Inoltre, il problema si aggrava perché la maggior parte delle persone ha molte app sul proprio telefono. La maggior parte delle piattaforme visualizza automaticamente i contatti multipli delle app di terze parti, tra cui Skype, Whatsapp, ecc.
Se si vuole ridurre l’ingombro della rubrica, si può pensare di nascondere i contatti da altre applicazioni.
Organizzare i contatti su più app e gadget consente un’esperienza più fluida. La ricerca di informazioni di contatto importanti sarà ora un gioco da ragazzi. Inoltre, vi farà risparmiare molto tempo e fatica.
