Hoe licenties toewijzen?

Technisch gezien hoeft u de licenties niet handmatig toe te wijzen. De app zelf wijst automatisch licenties toe.

Shared Contacts for Gmail® wijst één licentie aan per account waarmee u de labels deelt.

Laten we dit scenario eens bekijken. John is de accountbeheerder. Hij kocht vijf (5) licenties. Dan deelt hij de etiketten met vier van zijn collega’s: Jake, Alice, Sofie en Kate.

De app telt dit als vijf (5) gebruikte licenties. Rijbewijs nummer 1 is natuurlijk toegewezen aan John. Bijgevolg wordt licentienummer 2 toegewezen aan de eerste persoon met wie John het contact deelde, laten we zeggen Jake. Nummer 3, 4 en 5 gaan respectievelijk naar Alice, Sofie en Kate.

Nogmaals, de beheerder of zelfs de eindgebruikers hoeven niets te doen op het tabblad “Gebruikers & Licenties” van de app.

Geval nr. 1: Een andere persoon moet toegang krijgen tot de gedeelde contacten.

Stel dat John het label moest delen met een nieuwe werknemer, Liam. Voor dit scenario moet John dan een extra licentie kopen.

Alleen de accountbeheerder kan extra licenties kopen. Hij kan dit doen door te klikken op “Licenties kopen” op de pagina “Gebruikers & Licenties”.

Geval nr. 2: Eén persoon verlaat de groep.

Bijvoorbeeld, Kate verlaat het bedrijf. In dit geval hoeft John de beheerder alleen maar het label met Kate te verwijderen. Hierdoor zou automatisch een licentie vrijkomen die beschikbaar is voor de vervangende gebruiker.

Lees: Licenties vrijmaken voor vertrokken gebruikers

Geval nr. 3: Eén persoon vertrekt, maar er is al een vervanger.


In een ander scenario verlaat Kate het bedrijf en Liam vervangt haar. In dit geval hoeft John alleen maar eerst de contacten met Kate te “unsharen”.

Lees: Hoe kunt u contacten die u met anderen hebt gedeeld ongedaan maken?

Daarna blijft licentienummer 5 ongebruikt totdat John het toewijst aan Liam, gewoon door te klikken op het “delen”-pictogram in de contactlijst.

Geval nr. 4: Slechts één persoon vertrekt, maar de labels moeten worden gedeeld met twee accounts.

Eerst, John, moet de beheerder het label unsharen met de gebruiker die niet langer deel zou uitmaken van de groep. De procedure is vergelijkbaar met zaak nr. 2. Hij maakt vergunning nummer 5 vrij.

Vervolgens moet hij een extra licentie kopen. Dat is vergunning nummer 6. Nu zijn er twee licenties beschikbaar. Hij kan nu labels delen voor de nieuwe werknemers.

De pagina “Gebruikers en licenties” legt uit

Dit is het tabblad Gebruikers & Licenties, gezien vanuit de webtoepassing.

“Teller” → het aantal beschikbare licenties. In dit voorbeeld betekent het dat u de contacten kunt delen met 190 gebruikers meer.

“Noemer” → het totale aantal gekochte licenties. Koop meer licenties als de teller

“Licenties beheren” → Dit menu brengt u naar de pagina waar u uw contacten of lijsten met contactpersonen kunt bekijken en delen of delen. Wanneer u merkt dat de “teller” bijna gelijk is aan de “noemer”, dan kan het tijd zijn om wat licenties vrij te maken en dat kunt u gemakkelijk doen door op deze link te klikken.

“Licenties kopen” → Alleen accountbeheerders hebben toegang tot deze link. Alleen de accountbeheerder is bevoegd om meer licenties toe te voegen. Als u niet de accountbeheerder bent en u moet labels delen met meer gebruikers, neem dan contact op met uw accountbeheerder.

“X Licenties” → Totaal aantal licenties. Lijkt op nummer ②.

“X app users” → Dit is het totale aantal gebruikte licenties. In dit voorbeeld zijn er 60 verschillende gebruikers met verschillende toegang tot de labels.

“X Google workspace-gebruikers” → Dit is het aantal gebruikers in het Google Workspace-domein.

“Medewerkers zoeken” → Medewerkers zijn de gebruikers met een licentie. U kunt dit gebruiken om alle labels te kennen die zijn gedeeld met een bepaalde medewerker.

“Status” → Dit toont de samenwerkingsstatus van de gebruiker (normaal/verwijderd/geschorst/verbannen/herroepen/uitnodiging in behandeling/onbekend).

“Licensed” → Geeft aan of aan de gebruiker een licentie is toegewezen of dat de gebruiker een licentie nodig heeft.

“Zoeken in contactlijsten” → Met de zoekbalk kunt u een bepaalde gebruiker in de groep vinden. U kunt hiermee alle labels controleren die met de specifieke gebruiker zijn gedeeld.

“Contacten” → Alle gebruikers die een licentie hebben.

“Labels” → Lijst van de gedeelde labels met de gebruiker.

Meer informatie over de “Gebruikers & Licenties” pagina

Via deze pagina kan de beheerder gemakkelijk de toegang tot alle met een account gedeelde labels intrekken. Dit is vooral nuttig wanneer een werknemer het bedrijf verlaat. Bovendien kan de beheerder deze pagina ook bekijken om alle labels te bekijken die aan gebruikers zijn gedeeld.

Anderzijds heeft de beheerder deze pagina niet nodig om licenties toe te wijzen. Zoals eerder vermeld, worden licenties automatisch toegewezen. Eén licentie wordt gebruikt door elke account die een gedeeld label accepteert.