Gemeinsame Kontakte für Gmail®
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Technisch gesehen müssen Sie die Lizenzen nicht manuell zuweisen. Die App selbst weist automatisch Lizenzen zu.
Shared Contacts for Gmail® sieht eine Lizenz pro Konto vor, für das Sie die Etiketten freigeben.
Schauen wir uns dieses Szenario einmal an. John ist der Kontoverwalter. Er kaufte fünf (5) Lizenzen. Dann teilt er die Etiketten mit vier seiner Kollegen: Jake, Alice, Sofie und Kate.
Die App zählt dies als fünf (5) verwendete Lizenzen. Die Lizenznummer 1 ist natürlich John zugewiesen. Folglich wird die Lizenznummer 2 der ersten Person zugewiesen, mit der John den Kontakt geteilt hat, z. B. Jake. Die Lizenzen Nr. 3, 4 und 5 gehen an Alice, Sofie bzw. Kate.
Auch hier muss der Administrator oder sogar der Endbenutzer auf der Registerkarte “Benutzer & Lizenzen” der App nichts tun.
Angenommen, John muss das Etikett mit einem neuen Mitarbeiter, Liam, teilen. Für dieses Szenario muss John dann eine zusätzliche Lizenz erwerben.
Nur der Kontoverwalter kann zusätzliche Lizenzen erwerben. Er kann dies tun, indem er auf der Seite “Benutzer & Lizenzen” auf “Lizenzen kaufen” klickt.
Zum Beispiel verlässt Kate das Unternehmen. In diesem Fall muss John, der Administrator, einfach die Freigabe des Etiketts für Kate aufheben. Dadurch wird automatisch eine Lizenz frei, die dem Ersatznutzer zur Verfügung steht.
Lesen Sie: Wie man Lizenzen für ausgeschiedene Benutzer freigibt
In einem anderen Szenario verlässt Kate das Unternehmen und Liam ersetzt sie. In diesem Fall muss John nur die Freigabe der Kontakte für Kate aufheben.
Lesen: So heben Sie die Freigabe von Kontakten auf, die Sie mit anderen geteilt haben
Danach bleibt die Lizenznummer 5 unbenutzt, bis John sie Liam zuweist, indem er einfach auf das Symbol “Teilen” in der Kontaktliste klickt.
Zuerst, John, muss der Administrator die Freigabe des Labels für den Benutzer aufheben, der dann nicht mehr Teil der Gruppe ist. Das Verfahren ist ähnlich wie in Fall Nr. 2. Er gibt den Führerschein Nummer 5 frei.
Als nächstes muss er eine zusätzliche Lizenz erwerben. Das wäre die Lizenz Nummer 6. Jetzt gibt es zwei Lizenzen. Er kann nun Etiketten für die neuen Mitarbeiter freigeben.
Dies ist die Registerkarte Benutzer und Lizenzen, wie sie in der Webanwendung zu sehen ist.
① “Zähler” → die Anzahl der verfügbaren Lizenzen. In diesem Beispiel bedeutet dies, dass Sie die Kontakte für 190 weitere Nutzer freigeben können.
② “Nenner” → die Gesamtzahl der gekauften Lizenzen. Kaufen Sie mehr Lizenzen, wenn der Zähler
③ “Lizenzen verwalten” → Dieses Menü bringt Sie zu der Seite, auf der Sie Ihre Kontakte oder Kontaktlisten sehen und freigeben oder die Freigabe aufheben können. Wenn Sie feststellen, dass der “Zähler” fast genauso groß ist wie der “Nenner”, ist es an der Zeit, einige Lizenzen freizugeben, und Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie auf diesen Link klicken.
④ “Lizenzen kaufen” → Nur Kontoadministratoren haben Zugriff auf diesen Link. Der Kontoverwalter hat die alleinige Befugnis, weitere Lizenzen hinzuzufügen. Wenn Sie nicht der Kontoverwalter sind und die Etiketten für weitere Benutzer freigeben müssen, wenden Sie sich an Ihren Kontoverwalter, um dies zu tun.
⑤ “X Lizenzen” → Gesamtzahl der Lizenzen. Ähnlich der Nummer ②.
⑥ “X App-Benutzer” → Dies ist die Gesamtzahl der verwendeten Lizenzen. In diesem Beispiel gibt es 60 verschiedene Benutzer mit unterschiedlichem Zugang zu den Etiketten.
⑦ “X Google Workspace-Nutzer” → Dies ist die Anzahl der Nutzer in der Google Workspace-Domäne.
⑧ “Kollaborateure suchen” → Kollaborateure sind die Benutzer, die eine Lizenz haben. Sie können diese Funktion verwenden, um alle für einen bestimmten Mitwirkenden freigegebenen Etiketten zu ermitteln.
⑨ “Status” → Hier wird der Kollaborationsstatus des Benutzers angezeigt (normal/gelöscht/suspendiert/gesperrt/zurückgezogen/Einladung ausstehend/unbekannt).
⑩ “Lizenziert” → Hier wird angezeigt, ob dem Benutzer eine Lizenz zugewiesen wurde oder ob er eine Lizenz benötigt.
⑪ “Kontaktlisten durchsuchen” → Die Suchleiste ermöglicht es Ihnen, einen bestimmten Benutzer in der Gruppe zu finden. Damit können Sie alle Etiketten prüfen, die für den jeweiligen Benutzer freigegeben sind.
⑫ “Kontakte” → Alle Benutzer, die eine Lizenz haben.
⑬ “Labels” → Liste der mit dem Benutzer geteilten Labels.
Über diese Seite kann der Administrator den Zugriff auf alle mit einem Konto gemeinsam genutzten Etiketten einfach widerrufen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Außerdem kann der Administrator diese Seite einsehen, um alle für die Benutzer freigegebenen Etiketten zu überprüfen.
Andererseits braucht der Administrator diese Seite nicht, um Lizenzen zu vergeben. Wie bereits erwähnt, werden die Lizenzen automatisch zugewiesen. Eine Lizenz wird von jedem Konto verwendet, das ein gemeinsames Etikett akzeptiert.
