Shared Contacts for Gmail®
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Tecnicamente, não é necessário atribuir as licenças manualmente. A própria aplicação atribui automaticamente licenças.
Contactos Partilhados para Gmail® designa uma licença por conta com a qual partilha as etiquetas.
Vejamos este cenário. John é o administrador da conta. Ele comprou cinco (5) licenças. Depois, partilha os rótulos com quatro dos seus colegas: Jake, Alice, Sofie, e Kate.
O aplicativo conta isto como tendo cinco (5) licenças utilizadas. A licença número 1 é naturalmente atribuída a John. Consequentemente, a licença número 2 é atribuída à primeira pessoa com quem John partilhou o contacto, digamos Jake. A licença número 3, 4, e 5 vai para Alice, Sofie, e Kate respectivamente.
Mais uma vez, o administrador ou mesmo os utilizadores finais não precisam de fazer nada do separador “Utilizadores & Licenças” da aplicação.
Suponhamos que John precisava de partilhar o rótulo com um novo empregado, Liam. Para este cenário, John precisa então de comprar uma licença adicional.
Apenas o administrador da conta pode comprar licenças adicionais. Pode fazê-lo clicando em “Comprar Licenças” na página “Utilizadores & Licenças”.
Por exemplo, a Kate está a deixar a empresa. Neste caso, John the admin precisa simplesmente de descompartilhar o rótulo com Kate. Isto libertaria automaticamente uma licença que estaria disponível para o utilizador substituto.
Leia: Como Libertar Licenças para Utilizadores Partidos
Num cenário diferente, Kate deixa a empresa e Liam substitui-a. Neste caso, John só precisa de “desanexar” os contactos com Kate primeiro.
Leia: Como anular os contactos que partilhou com outros
Depois de o fazer, a licença número 5 fica por utilizar até John a atribuir ao Liam, simplesmente clicando no ícone “partilhar” na lista de contactos.
Primeiro, John, o administrador precisa de descompartilhar a etiqueta com o utilizador que já não faria parte do grupo. O procedimento é semelhante ao caso nº 2. Ele está a libertar a licença número 5.
A seguir, tem de comprar uma licença adicional. Essa seria a licença número 6. Agora, há duas licenças disponíveis. Pode agora partilhar etiquetas para os novos empregados.
Este é o separador Utilizadores e Licenças, tal como visto na aplicação Web.
① “Numerador” → o número de licenças disponíveis. Tomando este exemplo, significa que pode partilhar os contactos com mais 190 utilizadores.
② “Denominador” → o número total de licenças compradas. Comprar mais licenças se o numerador for
③ “Gerir licenças” → Este menu leva-o à página onde pode ver e partilhar ou descompartilhar os seus contactos ou listas de contactos. Quando notar que o “numerador” é quase o mesmo que o “denominador”, então pode ser o momento de libertar algumas licenças e pode fazê-lo facilmente clicando neste link.
④ “Comprar licenças” → Apenas os administradores de contas podem ter acesso a esta ligação. O administrador da conta tem a única autoridade para adicionar mais licenças. Se não for o administrador de conta e precisar de partilhar etiquetas com mais utilizadores, contacte o administrador da sua conta para o fazer.
⑤ “X Licenças” → Número total de licenças. Semelhante ao número ②.
⑥ “X utilizadores de aplicações” → Este é o número total de licenças utilizadas. Neste exemplo, há 60 utilizadores diferentes com acesso variável às etiquetas.
⑦ “X utilizadores do espaço de trabalho do Google” → Este é o número de utilizadores no domínio do espaço de trabalho do Google.
⑧ “Search collaborators” → Os colaboradores são os utilizadores que possuem uma licença. Pode utilizar isto para conhecer todas as etiquetas partilhadas com um determinado colaborador.
⑨ “Status” → Isto mostra o estado da colaboração do utilizador (Normal/Deleted/Suspended/Buspended/Revoked/Invitation Pending/Unknown).
⑩ “Licenciado” → Isto mostra se o utilizador tem uma licença atribuída ou se o utilizador necessita de uma licença.
⑪ “Pesquisar listas de contactos” → A barra de pesquisa permite-lhe encontrar um determinado utilizador no grupo. Pode utilizá-lo para verificar todas as etiquetas partilhadas com o utilizador específico.
⑫ “Contactos” → Todos os utilizadores com uma licença.
⑬ “Etiquetas” → Lista das etiquetas partilhadas com o utilizador.
Através desta página, o administrador pode facilmente revogar o acesso a todas as etiquetas partilhadas com uma conta. Isto é especialmente útil quando um empregado deixa a empresa. Além disso, o administrador pode também ver esta página para rever todos os rótulos partilhados com os utilizadores.
Por outro lado, o administrador não precisa desta página para atribuir licenças. Como mencionado anteriormente, as licenças são automaticamente atribuídas. Uma licença é, utilizada por cada conta que aceita um rótulo partilhado.
