Comment attribuer des licences ?

Techniquement, il n’est pas nécessaire d’attribuer les licences manuellement. L’application elle-même attribue automatiquement les licences.

Contacts partagés pour Gmail® désigne une licence par compte avec lequel vous partagez les étiquettes.

Examinons ce scénario. John est l’administrateur du compte. Il a acheté cinq (5) licences. Il partage ensuite les étiquettes avec quatre de ses collègues : Jake, Alice, Sofie et Kate.

L’application considère qu’il y a cinq (5) licences utilisées. Le numéro de licence 1 est bien sûr attribué à John. Par conséquent, le numéro de licence 2 est attribué à la première personne avec laquelle John a partagé le contact, disons Jake. Les licences 3, 4 et 5 sont attribuées respectivement à Alice, Sofie et Kate.

Là encore, l’administrateur ou même les utilisateurs finaux n’ont rien à faire dans l’onglet “Utilisateurs et licences” de l’application.

Cas n° 1 : une autre personne doit accéder aux contacts partagés.

Supposons que Jean doive partager l’étiquette avec un nouvel employé, Liam. Dans ce cas, John doit acheter une licence supplémentaire.

Seul l’administrateur du compte peut acheter des licences supplémentaires. Il peut le faire en cliquant sur “Acheter des licences” sur la page “Utilisateurs et licences”.

Cas n° 2 : Une personne quitte le groupe.

Par exemple, Kate quitte l’entreprise. Dans ce cas, John, l’administrateur, doit simplement annuler le partage du label avec Kate. Cela libère automatiquement une licence qui sera mise à la disposition de l’utilisateur de remplacement.

Lire : Comment libérer des licences pour les utilisateurs qui quittent l'entreprise ?

Cas n° 3 : Une personne part, mais elle est déjà remplacée.


Dans un autre scénario, Kate quitte l’entreprise et Liam la remplace. Dans ce cas, il suffit à John d’annuler le partage des contacts avec Kate.

Lire : Comment annuler les contacts que vous avez partagés avec d'autres personnes?

Le numéro de licence 5 reste alors inutilisé jusqu’à ce que John l’attribue à Liam, en cliquant simplement sur l’icône “partager” dans la liste des contacts.

Cas n° 4 : Une seule personne part mais les étiquettes doivent être partagées avec deux comptes.

Tout d’abord, John, l’administrateur doit annuler le partage du label avec l’utilisateur qui ne fera plus partie du groupe. La procédure est similaire au cas n° 2. Il libère le permis numéro 5.

Ensuite, il doit acheter une licence supplémentaire. Il s’agirait de la licence numéro 6. Aujourd’hui, deux licences sont disponibles. Il peut maintenant partager les étiquettes pour les nouveaux employés.

La page “Utilisateurs et licences” explique

Il s’agit de l’onglet Utilisateurs et licences tel qu’il apparaît dans l’application Web.

① “Numérateur” → le nombre de licences disponibles. Si l’on prend cet exemple, cela signifie que vous pouvez partager les contacts avec 190 utilisateurs supplémentaires.

② “Dénominateur” → le nombre total de licences achetées. Acheter plus de licences si le numérateur est

③ “Gérer les licences” → Ce menu vous amène à la page où vous pouvez voir et partager ou annuler le partage de vos contacts ou de vos listes de contacts. Lorsque vous constatez que le “numérateur” est presque le même que le “dénominateur”, il est peut-être temps de libérer des licences et vous pouvez facilement le faire en cliquant sur ce lien.

④ “Acheter des licences” → Seuls les administrateurs de compte peuvent avoir accès à ce lien. L’administrateur du compte est seul habilité à ajouter des licences. Si vous n’êtes pas l’administrateur du compte et que vous devez partager des étiquettes avec d’autres utilisateurs, contactez l’administrateur de votre compte.

⑤ “X Licences” → Nombre total de licences. Similaire au numéro ②.

⑥ “X app users” → Il s’agit du nombre total de licences utilisées. Dans cet exemple, il y a 60 utilisateurs différents qui ont un accès variable aux étiquettes.

⑦ “X utilisateurs de l’espace de travail Google” → Il s’agit du nombre d’utilisateurs dans le domaine de l’espace de travail Google.

⑧ “Rechercher des collaborateurs” → Les collaborateurs sont les utilisateurs disposant d’une licence. Vous pouvez l’utiliser pour connaître toutes les étiquettes partagées avec un certain collaborateur.

⑨ “Statut” → Ceci montre le statut de collaboration de l’utilisateur (Normal/Supprimé/Suspendu/Banni/Révoqué/Invitation en attente/Inconnu).

⑩ “Licencié” → Ceci indique si l’utilisateur a une licence attribuée ou si l’utilisateur a besoin d’une licence.

⑪ “Recherche dans les listes de contacts” → La barre de recherche vous permet de trouver un certain utilisateur dans le groupe. Vous pouvez l’utiliser pour vérifier toutes les étiquettes partagées avec l’utilisateur en question.

⑫ “Contacts” → Tous les utilisateurs ayant une licence.

⑬ “Labels” → Liste des labels partagés avec l’utilisateur.

Plus d’informations sur la page “Utilisateurs et licences

Grâce à cette page, l’administrateur peut facilement révoquer l’accès à tous les labels partagés avec un compte. Ceci est particulièrement utile lorsqu’un employé quitte l’entreprise. En outre, l’administrateur peut également consulter cette page pour revoir toutes les étiquettes partagées avec les utilisateurs.

En revanche, l’administrateur n’a pas besoin de cette page pour attribuer des licences. Comme indiqué précédemment, les licences sont automatiquement attribuées. Une licence est utilisée par chaque compte qui accepte un label partagé.