Técnicamente, no es necesario asignar las licencias manualmente. La propia aplicación asigna automáticamente las licencias.
Contactos compartidos para Gmail® designa una licencia por cada cuenta con la que compartas las etiquetas.
Veamos este escenario. John es el administrador de la cuenta. Compró cinco (5) licencias. Luego, comparte las etiquetas con cuatro de sus colegas: Jake, Alice, Sofie y Kate.
La aplicación cuenta esto como tener cinco (5) licencias usadas. La licencia número 1 se asigna, por supuesto, a John. En consecuencia, la licencia número 2 se asigna a la primera persona con la que John compartió el contacto, digamos Jake. Las licencias número 3, 4 y 5 son para Alice, Sofie y Kate, respectivamente.
De nuevo, el administrador o incluso los usuarios finales no necesitan hacer nada desde la pestaña “Usuarios y licencias” de la aplicación.
Supongamos que Juan necesita compartir la etiqueta con un nuevo empleado, Liam. En este caso, Juan necesita comprar una licencia adicional.
Sólo el administrador de la cuenta puede comprar licencias adicionales. Puede hacerlo haciendo clic en “Comprar licencias” en la página “Usuarios y licencias”.
Por ejemplo, Kate deja la empresa. En este caso, Juan, el administrador, sólo tiene que dejar de compartir la etiqueta con Sara. Esto liberaría automáticamente una licencia que estaría disponible para el usuario sustituto.
Leer: Cómo liberar las licencias de los usuarios fallecidos
En un escenario diferente, Kate deja la empresa y Liam la sustituye. En este caso, Juan sólo tiene que “descompartir” primero los contactos con Sara.
Lee: Cómo anular la compartición de contactos que has compartido con otras personas
Después de hacerlo, la licencia número 5 queda sin utilizar hasta que John se la asigne a Liam, simplemente haciendo clic en el icono “compartir” de la lista de contactos.
En primer lugar, John, el administrador tiene que anular la compartición de la etiqueta con el usuario que ya no formaría parte del grupo. El procedimiento es similar al del caso nº 2. Está liberando la licencia número 5.
A continuación, tiene que comprar una licencia adicional. Esa sería la licencia número 6. Ahora, hay dos licencias disponibles. Ahora puede compartir etiquetas para los nuevos empleados.
Esta es la pestaña Usuarios y Licencias vista desde la aplicación Web.
① “Numerador” → el número de licencias disponibles. Tomando este ejemplo, significa que puedes compartir los contactos con 190 usuarios más.
② “Denominador” → el número total de licencias compradas. Comprar más licencias si el numerador es
③ “Gestionar licencias” → Este menú te lleva a la página donde puedes ver y compartir o dejar de compartir tus contactos o listas de contactos. Cuando note que el “numerador” es casi igual al “denominador”, entonces puede ser el momento de liberar algunas licencias y puede hacerlo fácilmente haciendo clic en este enlace.
④ “Comprar licencias” → Solo los administradores de cuentas pueden acceder a este enlace. El administrador de la cuenta es el único autorizado para añadir más licencias. Si no eres el administrador de la cuenta y necesitas compartir etiquetas con más usuarios, ponte en contacto con el administrador de tu cuenta para hacerlo.
⑤ “X Licencias” → Número total de licencias. Similar al número ②.
⑥ “X usuarios de app” → Es el número total de licencias utilizadas. En este ejemplo, hay 60 usuarios diferentes con distintos accesos a las etiquetas.
⑦ “X usuarios de Google Workspace” → Es el número de usuarios del dominio de Google Workspace.
⑧ “Buscar colaboradores” → Los colaboradores son los usuarios que tienen una licencia. Puede utilizarlo para conocer todas las etiquetas compartidas con un determinado colaborador.
⑨ “Estado” → Muestra el estado de colaboración del usuario (Normal/Borrado/Suspendido/Prohibido/Revocado/Pendiente de invitación/Desconocido).
⑩ “Con licencia” → Muestra si el usuario tiene una licencia asignada o si necesita una.
⑪ “Buscar en listas de contactos” → La barra de búsqueda permite encontrar un usuario determinado en el grupo. Puede utilizarlo para comprobar todas las etiquetas compartidas con el usuario específico.
⑫ “Contactos” → Todos los usuarios que tienen licencia.
⑬ “Etiquetas” → Lista de las etiquetas compartidas con el usuario.
A través de esta página, el administrador puede revocar fácilmente el acceso a todas las etiquetas compartidas con una cuenta. Esto es especialmente útil cuando un empleado deja la empresa. Además, el administrador también puede ver esta página para revisar todas las etiquetas compartidas con los usuarios.
Por otro lado, el administrador no necesita esta página para asignar licencias. Como ya se ha mencionado, las licencias se asignan automáticamente. Cada cuenta que acepte una etiqueta compartida utilizará una licencia.