Lorsque vous gérez une importante base de données de contacts, la recherche des bonnes personnes à l’aide de la barre de recherche traditionnelle de Google Contacts peut s’avérer décourageante, comme si vous deviez trouver une aiguille dans une botte de foin.
Pour offrir aux utilisateurs de meilleurs résultats de recherche, Contacts partagés pour Gmail propose la recherche avancée dans Google Contacts et d’autres applications intégrées de gestion des contacts. Ils peuvent désormais bénéficier d’une méthode plus efficace pour trouver un contact ou un groupe de contacts.
Comment fonctionne la recherche avancée de contacts ?
1. La recherche avancée de contacts vous permet d’obtenir les résultats de la recherche à partir d’un champ spécifique uniquement.
Par exemple, vous devez trouver une personne nommée France. Lorsque vous utilisez la recherche Google Contacts, tous vos contacts du pays où se trouve la Tour Eiffel s’affichent.
Mais grâce à la fonction de recherche avancée de contacts, vous pouvez définir que seuls les contacts portant le nom France apparaîtront.
La fonction de recherche avancée vous permet d’effectuer une recherche en fonction du champ où se trouve votre requête.
L’utilisation de la fonction de recherche avancée permet de réduire les résultats de la recherche.
2. La recherche avancée de contacts permet d’obtenir des résultats en faisant correspondre les caractères donnés à n’importe quel endroit du champ, et pas seulement au début.
Par exemple, lorsque vous tapez “fils” dans la barre de recherche du champ de nom, la fonction de recherche avancée affiche des résultats non seulement pour les noms commençant par “fils”, tels que Sonia Oliver, Sonny Lyman ou Lee Sonnets.
La recherche avancée affichera les contacts dont le nom comporte le mot “fils” dans une partie quelconque du nom, comme Adrian Pearsons, Jason Aquino ou Sophie Thompson,
3. Critères d’exclusion
La recherche avancée de Contacts partagés pour Gmail® dans Google Contacts et d’autres applications intégrées vous permet d’imposer un paramètre de limitation aux résultats de la recherche. Le paramètre ne contient pas de mots permet aux utilisateurs d’exclure des termes spécifiques. Contacts partagés pour Gmail reconnaît que l’élimination de certains critères, tels que le nom de l’entreprise ou la localisation, peut être cruciale pour trouver exactement ce dont vous avez besoin, en vous aidant à restreindre le sous-ensemble de contacts.
En outre, cette fonction offre une fonction est vide qui permet de filtrer les contacts pour lesquels il manque des informations essentielles. Cette fonction permet d’affiner la recherche en présentant une liste de contacts répondant précisément aux critères de l’utilisateur.
Imaginez le scénario suivant. Taylor Industries possède des succursales aux États-Unis, au Canada et au Mexique. Vous souhaitez contacter uniquement les ingénieurs des États-Unis et du Mexique. Vous pouvez taper “Canada” dans le champ “n’a pas de mots” pour le pays.
Avantages de la fonction de recherche avancée de contacts
1. Des capacités de recherche affinées
Les utilisateurs qui saisissent des mots-clés spécifiques pour la recherche obtiennent des résultats plus précis. Le niveau de spécificité est crucial, en particulier pour les utilisateurs qui ont affaire à une grande base de données de contacts ou à des informations de contact complexes.
La recherche aboutissant à une liste réduite, les utilisateurs peuvent facilement trouver le contact ou le groupe de contacts dont ils ont besoin. Cela favorise l’efficacité des employés. Ils peuvent se concentrer sur des tâches plus productives plutôt que de passer au crible une longue liste de contacts.
2. Définition des limites de la recherche
Grâce aux critères d’exclusion, les résultats de la recherche sont plus précis pour le sous-ensemble de contacts visé. Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour passer au crible les contacts non pertinents.
3. Recherche de contacts partagés
La fonction de recherche avancée s’étend aux contacts partagés. Les utilisateurs peuvent trouver les bons contacts même si d’autres membres de l’équipe les ont créés.
Cette capacité de recherche étendue offre des options plus larges pour localiser les contacts dont vous avez besoin. L’accès aux contacts partagés par vos collègues améliore non seulement votre potentiel de mise en réseau, mais ouvre également de nouvelles opportunités logistiques.
4. Nettoyage du carnet d’adresses
L’expression est vide permet également de supprimer les entrées de contact vides. Les champs vides des adresses électroniques et des numéros de téléphone n’ont aucune utilité dans la liste des contacts, à moins qu’il ne soit prévu de les remplir prochainement.
En savoir plus : Meilleures pratiques en matière d’hygiène des données
5. Formez rapidement des groupes à l’aide de mots-clés ciblés
La fonction de recherche avancée vous permet d’organiser et de gérer efficacement vos contacts en créant des groupes personnalisés sur la base de critères spécifiques. Par exemple, si votre entreprise, Sun Corp, possède des filiales aux États-Unis, au Canada, en France et en Arabie Saoudite, et que nous sommes le 31 décembre, vous voudrez peut-être envoyer des vœux de bonne année à vos employés. Cependant, comme le Nouvel An n’est pas célébré le 1er janvier en Arabie Saoudite, il serait judicieux d’exclure ces employés de ce message.
En utilisant la fonction de recherche avancée, vous pouvez facilement identifier tous les employés en dehors de l’Arabie saoudite et enregistrer les résultats en créant un libellé, tel que “Non-Saoudien”. Cela vous permet d’envoyer rapidement et efficacement des vœux de vacances ou d’autres communications, en veillant à ce que votre message soit à la fois réfléchi et respectueux de la culture. Cette approche permet non seulement de rationaliser votre processus de communication, mais aussi de respecter les différences culturelles au sein de votre organisation.
Comment utiliser efficacement la fonction de recherche avancée de contacts ?
Ciblage des ventes
Filtrez les contacts en fonction de secteurs d’activité spécifiques, d’intitulés de poste ou de régions géographiques, en excluant ceux qui n’ont pas d’adresse électronique ou de numéro de téléphone pour une prise de contact efficace. Adaptez vos supports marketing et vos argumentaires de vente en conséquence pour optimiser la conversion.
Segmentation de la clientèle
Vous pouvez facilement affecter des clients à des membres de l’équipe en fonction de l’ordre alphabétique ou de la zone géographique pour des tâches telles que la vente incitative, la gestion de programmes de récompenses ou les services d’assistance personnalisés. La fonction de recherche avancée garantit que les résultats sont filtrés strictement en fonction du champ que vous sélectionnez (par exemple, le nom), sans inclure de champs non pertinents (par exemple, le nom de la ville), ce qui améliore la précision et l’efficacité.
Invitations aux événements
Identifiez les contacts ayant des fonctions spécifiques (par exemple, les cadres) à inviter à des événements de mise en réseau, à des lancements de produits ou à des séminaires de perfectionnement à proximité du lieu de votre événement.
Gestion des fournisseurs
Localisez facilement les contacts des fournisseurs dans des régions et des entreprises spécifiques, tout en excluant ceux qui n’ont pas de numéro de téléphone pour une communication plus efficace. Sauvegardez les résultats de la recherche pour une prise de contact plus rapide lors de transactions ultérieures.
Communication à l’échelle de l’entreprise
Contactez les contacts d’un département ou d’une branche spécifique de votre entreprise pour des annonces ou des notes spécifiques. En excluant les entrées non pertinentes et en vous concentrant uniquement sur les personnes du département ou de la branche concerné(e), vous vous assurez que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations.
À emporter :
- La fonction de recherche avancée est un outil puissant qui améliore la précision, l’efficacité et l’efficience de la gestion des données et de la communication au sein d’une organisation.
- Les critères d’exclusion permettent de s’assurer que les résultats de la recherche sont plus pertinents. Cela permet de gagner du temps et de réduire la surcharge d’informations.
- La fonction de recherche avancée permet aux utilisateurs de gérer facilement de grands ensembles de données, ce qui favorise une meilleure prise de décision et une allocation optimisée des ressources.
