Que se passe-t-il lorsqu’un grand nombre de contacts sont supprimés ?
Dans certains secteurs comme la santé, le droit ou le marketing, il est nécessaire de supprimer constamment des contacts pour plusieurs raisons, comme la confidentialité, la conformité réglementaire ou les pratiques élémentaires d’hygiène des données.
Il est compréhensible que les utilisateurs souhaitent que la suppression soit aussi simple que possible. Cependant, la suppression involontaire ou non autorisée d’un contact peut avoir des conséquences désastreuses telles que l’interruption du flux de travail, des méthodes de récupération fastidieuses ou des problèmes de conformité et de légalité.
Pour prévenir ces événements défavorables, Contacts partagés pour Gmail® envoie un message d’avertissement de suppression lorsqu’un utilisateur supprime plus de 10 % des contacts d’un libellé partagé spécifique de Google Contacts. Il s’agit d’un point de contrôle critique lorsqu’un grand nombre de contacts sont supprimés d’un libellé.
Sous quelle forme le message d’avertissement de suppression apparaît-il ?
L’application affiche une fenêtre contextuelle contenant un avertissement de suppression, et une notification par courrier électronique est également envoyée.
Le message d’avertissement de suppression s’affiche sous forme de fenêtre contextuelle dans l’application Contacts partagés pour Gmail.
Le message d’avertissement de suppression est envoyé par courriel par l’application.
Que se passe-t-il une fois que j’ai sélectionné “réviser” ?
Vous serez dirigé vers le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.
Que se passe-t-il si j’appuie sur “skip” ?
Si vous appuyez sur “ignorer”, rien de nouveau ne se produit. Les contacts supprimés ne sont plus visibles dans votre répertoire Google Contacts et ne sont plus disponibles sur tous vos appareils. Par exemple, ils n’apparaissent pas dans la saisie semi-automatique de Gmail ni dans les applications de messagerie intégrées.
Toutefois, les contacts supprimés restent visibles dans votre tableau de bord Contacts partagés pour Gmail® et pour toute personne ayant accès au libellé partagé. Les contacts y resteront jusqu’à ce que vous confirmiez la suppression dans votre tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®.
Que se passe-t-il si j’ignore le message d’avertissement et que je ferme la fenêtre contextuelle ?
C’est la même chose avec “ignorer”, rien de nouveau ne se produit. Les contacts supprimés ne sont plus visibles dans votre répertoire Google Contacts et sont indisponibles sur tous vos appareils. Par exemple, ils n’apparaissent pas dans la saisie semi-automatique de Gmail ni dans les applications de messagerie intégrées, mais restent accessibles aux personnes qui les ont ajoutés à leur liste de contacts partagés.
Qui reçoit le message d’avertissement de suppression ?
- L’utilisateur qui a initié la suppression(deleter*).
- Le propriétaire de l’étiquette de contact où se trouvent les contacts supprimés
- L’ administrateur de l’application.
*Tout collaborateur disposant d’un niveau d’autorisation “Peut supprimer”, “Gestionnaire” ou “Propriétaire” peut supprimer des contacts sur l’étiquette partagée. Pour en savoir plus sur les autorisations , cliquez ici.
Comment empêcher la réapparition de la fenêtre pop-up ?
Si vous êtes l’auteur de la suppression, il vous suffit de confirmer ou d’annuler la suppression dans le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®. Sinon, la fenêtre contextuelle s’affichera à chaque fois que vous ouvrirez l’application.
Si vous n’êtes pas l’auteur de la suppression, vous devrez attendre que l’auteur de la suppression ou l’administrateur de l’application confirme ou annule la suppression.
Tout le monde reçoit-il le même type de message de suppression ?
L’auteur de la suppression a la possibilité de confirmer ou d’annuler la suppression. Ceci s’applique également à l’administrateur de l’application.
En revanche, le propriétaire du label partagé recevra uniquement une notification l’invitant à contacter l’auteur de la suppression au sujet de l’activité. Cela se produit lorsque le propriétaire n’est pas à l’origine de la suppression.
Le message de suppression tel qu’il apparaît sur le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail® de l’auteur de la suppression et de l’administrateur de l’application.
Le message de suppression tel qu’il apparaît sur le tableau de bord de Contacts partagés pour Gmail® – propriétaire de la liste de contacts et administrateur de l’application.
Puis-je supprimer un grand nombre de contacts en un instant ?
Oui, dès que l’auteur de la suppression confirme la suppression, tous les contacts à supprimer disparaissent de la liste de contacts et de toutes les étiquettes partagées.
J’ai supprimé plusieurs contacts, mais aucun message d’avertissement n’est apparu. Pourquoi ?
Cela peut être dû à l’une des raisons suivantes :
- Le nombre de contacts supprimés était inférieur à 10 % du nombre total de contacts dans le label partagé.
- La suppression a été effectuée via l’application Contacts partagés pour Gmail® ou une autre plateforme, et non directement à partir de Google Contacts.
- Les contacts supprimés ne faisaient pas partie d’un label partagé.
- Un utilisateur a supprimé l’intégralité de l’étiquette.
