Google Workspace (anteriormente conocido como GSuite y antes Google Apps) es uno de los conjuntos de herramientas empresariales basadas en la nube más populares del mundo.
Según Datanyze, tiene una cuota de mercado de más del 55%, lo que significa que es incluso más popular que Office 365. En enero de 2018, era utilizado por millones de usuarios, y el número ha crecido definitivamente desde entonces. Algunas de las principales empresas que utilizan Google Workspace son Salesforce, Atlassian y Verizon. Con una cartera tan impresionante, Google Workspace está muy interesado en compartir sus historias de éxito.
El universo de Google Workspace es realmente amplio. Se podría decir que cubre todo tipo de necesidades empresariales, desde la comunicación (Gmail, Hangouts, Google Calendar) y el almacenamiento de archivos (Google Drive) hasta la productividad (Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites).
Esta amplia gama de opciones no significa que Google Workspace sea un producto completamente acabado. Una gran comunidad de usuarios se dedica a crear diferentes extensiones y complementos para sacar aún más partido a las potentes herramientas de Google.
En lugar de crear todas las funciones por sí mismo, Google ha adoptado el concepto de mercado en el que se crean complementos de terceros para mejorar aún más la experiencia del usuario dentro de las herramientas de Google.
Gracias a una comunidad activa de usuarios de Google Workspace, hay una gran cantidad de complementos disponibles en el mercado de Google Workspace. En este artículo, vamos a cubrir 7 de las extensiones, complementos y plugins más útiles para diferentes aplicaciones de Google Workspace. ¿Está preparado para mejorar su experiencia y aumentar su productividad? Vamos a entrar de lleno en el tema.
En este artículo, vamos a cubrir 7 de las más útiles extensiones, complementos y plugins para diferentes aplicaciones de GSuite.
Plugins de Gmail – Nuestras principales selecciones
1. Contactos compartidos para Gmail
Cuando su equipo de atención al cliente (o de ventas) crece, también lo hace su lista de contactos. Con el rápido aumento de los volúmenes, sus agentes ya no pueden compartir todos los contactos entre sí de forma manual.
Sin embargo, la mala noticia es que Gmail no ofrece una solución para sincronizar todos los contactos de una organización. La buena noticia es que existe una aplicación dedicada a ello. Shared Contacts for Gmail ha sido diseñada para las empresas que desean compartir contactos comunes dentro de su organización. Las principales ventajas de este plugin son:
- Simplicidad: Con un solo clic, puedes compartir las listas de contactos de Google del mismo modo que compartes las carpetas de Google Drive o los calendarios de Google.
- Flexibilidad – Una vez sincronizados con SCFG, sus contactos compartidos se sincronizarán con su móvil o con su Microsoft Outlook.
- Diferentes niveles de acceso – Al igual que con Google Drive, algunos usuarios pueden estar autorizados a editar o sólo ver la lista de contactos
- Compatibilidad con varios dominios: puedes compartir contactos con usuarios de tu dominio de G Suite, pero también con usuarios de otros dominios o de @gmail.com.
- Funciones administrativas avanzadas: Los administradores pueden restaurar los contactos perdidos en cualquier momento o comprobar los registros de quién ha compartido, borrado o eliminado contactos en cualquier momento.
En resumen, este complemento realmente mejorará la gestión del tiempo en toda su organización. De hecho, este es uno de esos complementos que mejoran la experiencia de Google Workspace.
2. Mailtrack
Imagina una situación que probablemente te resulte familiar: has enviado un correo electrónico y no has obtenido respuesta alguna. Entonces enviaste un seguimiento. Y otra más.
Aun así, te sientes como si estuvieras hablando con una pared de ladrillos. Llegados a este punto, uno se pregunta: ¿se ha molestado alguien en abrir estos correos electrónicos? Pues bien, esta pregunta no tiene por qué quedar sin respuesta.
Mailtrack es una aplicación de seguimiento de correos electrónicos que te mostrará si, cuándo y cuántas veces alguien ha abierto el correo electrónico que le has enviado. La doble marca de verificación visible junto al correo electrónico significa que ya ha sido abierto.
Si desea estar siempre actualizado, también puede optar por recibir notificaciones push en su escritorio.
Complementos de Google Docs – Nuestra mejor elección
3. LanguageTool
Si te ganas la vida escribiendo, eres consciente de lo difícil que es corregirte a ti mismo.
Afortunadamente, ¡hay una herramienta que puede hacerlo por ti! LanguageTool es un complemento de corrección inteligente que soporta más de 25 idiomas.
Además del inglés (junto con las variedades regionales), la lista incluye el alemán, el francés, el español, el portugués y el ruso, así como lenguas más pequeñas como el polaco, el eslovaco, el danés, el tagalo e incluso el esperanto.
Es una herramienta brillante no sólo para los hablantes no nativos. Los errores tipográficos y gramaticales le ocurren a todo el mundo: tener un plugin que los corrija por ti es un gran ahorro de tiempo.
Easy Accents es un plugin realmente útil si escribes en diferentes idiomas con frecuencia, o incluso más si utilizas palabras en diferentes idiomas dentro de un mismo contenido. En lugar de cambiar de un teclado a otro, puedes insertar diferentes acentos (por ejemplo, alemán, francés o español) directamente desde la barra lateral de Google Docs.
Así es, se acabó escribir “u diéresis” y copiar de los resultados de la búsqueda de Google.
Complementos de Google Slides – Nuestras principales selecciones
4. Cubierta de pera
¿Nuestro mejor consejo para que los talleres y las conferencias tengan éxito? Después de compartir los conocimientos, asegúrese de que su público recuerde los puntos principales. Pear Deck es un complemento de Google Slides que permite añadir preguntas y cuestionarios interactivos a tus presentaciones.
De este modo, sus conferencias serán instantáneamente más divertidas y memorables. Puedes optar por añadir preguntas de opción múltiple, botones de verdadero/falso e incluso módulos de dibujo para dar rienda suelta a la creatividad.
Aunque la mayoría de las extensiones que se presentan en este artículo (y la mayoría de los complementos de Google Workspace en general) se basan en un concepto simple, Pear Deck es una herramienta bastante extensa.
Ofrece muchas funciones personalizables con una amplia gama de aplicaciones, desde las lecciones de la escuela primaria hasta los eventos de la marca del empleador. Muy recomendable.
5. Lucidchart
Disponer de muchos datos es una cosa, pero presentarlos de forma atractiva es otra. Dibujar ideas en papel es una forma natural de explicar un concepto, ¿por qué no hacerlo digital?
Lucidchart Diagrams es un plugin intuitivo para crear diagramas y gráficos. Lo utilizan muchas marcas de las prestigiosas listas Fortune 500, como Adobe, Hewlett-Packard, Netflix, Amazon y General Electrics.
Lucidchart viene con 500 plantillas diferentes, un menú de arrastrar y soltar con elementos de todas las formas y tamaños, así como una amplia gama de integraciones con otras herramientas. Aparte de, obviamente, Google Workspace, la herramienta puede integrarse con Slack, Jira, Salesforce y otros populares
Productos SaaS para empresas. Por si fuera poco, hay una versión gratuita disponible: si no estás creando diagramas especialmente grandes, será suficiente para tus necesidades.
Complementos de Google Forms – Nuestra mejor elección
6. Notificaciones de formularios
Cuando creas una encuesta en Google Forms, probablemente no la abres todos los días para ver si hay nuevas respuestas, a menos que te apasione mucho.
Es mucho más cómodo recibir notificaciones en su lugar: no tendrás que estar actualizando el formulario cada dos por tres.
El complemento de notificaciones de formularios se creó para facilitarle la vida. Este complemento puede enviar notificaciones por correo electrónico tanto a los encuestados del formulario (por ejemplo, mensajes de agradecimiento) como a los creadores del formulario (por ejemplo, cuando se alcanza un determinado umbral de respuesta).
Elija los complementos que se adapten a sus necesidades para poder aumentar la productividad de su equipo
Como puedes ver, hay un montón de extensiones, plugins y complementos de Google Workspace disponibles en el mercado.
Tienen una amplia gama de usos, desde la educación hasta el análisis empresarial.
Este es el poder de la comunidad en su mejor momento: cuando hay un problema que necesita ser resuelto, alguien va a venir con una solución en forma de un plugin dedicado. Si tienes problemas con Google Workspace por cualquier motivo, asegúrate de consultar primero el Marketplace: es muy probable que la solución que necesitas ya esté ahí.