Una delle citazioni più importanti di Albert Einstein recita : “Se una scrivania disordinata è segno di una mente disordinata, di cosa è segno allora una scrivania vuota?”. Come hanno scoperto alcuni ricercatori dell’Università del Minnesota, una stanza disordinata può essere un segno di creatività. Quindi, questa sarebbe una premessa per non tenere il vostro spazio di lavoro pulito e libero dal disordine?
La risposta è no.
I minuti di lavoro vanno persi se non si trova facilmente ciò che serve. Anche la salute può essere in pericolo. I rischi di inciampo e altri pericoli per l’ufficio devono essere ridotti.
Tuttavia, se è la vostra scrivania, è la vostra regola. I maniaci dell’ordine possono lamentarsi quanto vogliono, ma finché il vostro “caos organizzato” non soffoca la produttività di nessuno, allora dovrebbe andare bene.
Comunque sia, non sarebbe male provare a mettere in pratica alcuni dei suggerimenti riportati di seguito. Questi modi possono eliminare gli svantaggi di uno spazio di lavoro disordinato.
Digitalizzare tutto il possibile
Il passaggio alla carta non risparmia solo gli alberi o l’energia per il riciclaggio, ma anche il tempo per trovare il documento necessario. Questo vale soprattutto se si è applicato il nome corretto al file e lo si è salvato nell’unità appropriata.
Un esempio è la vostra directory aziendale. Un elenco di contatti condiviso apre la strada a una migliore collaborazione tra i reparti. Non è necessario chiedere a nessuno i dati di contatto del dipendente appena assunto o del nuovo fornitore. Inoltre, si riducono le note adesive sul monitor.
Utilizzare uno stoccaggio adeguato
Gli schedari e gli organizzatori per ufficio aiutano a risparmiare spazio sulla scrivania. L’estetica di questi scaffali è un vantaggio, soprattutto se si è deciso di riporre immediatamente la spillatrice, le penne e le graffette.
Tenere i documenti importanti lontano da penne o evidenziatori che potrebbero perdere, evita il problema di riprodurli. Gli armadi e i cassetti chiusi eliminano la polvere e gli altri agenti atmosferici che danneggiano gli utensili.
Donare entro una settimana o gettare immediatamente
I computer obsoleti nel vostro magazzino potrebbero essere destinati a qualche comunità svantaggiata. Concordate con loro la logistica della donazione immediatamente, invece di far accumulare polvere alle apparecchiature informatiche nel retrobottega.
Se non siete sicuri che l’oggetto scartato sia ancora utile o meno, è molto probabile che non lo sia. Se un’apparecchiatura dell’ufficio è rotta e il manutentore non l’ha riparata in un tempo ragionevole, allora è meglio che sia sul prossimo camion della spazzatura o sull’impianto di riciclaggio.
I passacavi e le fascette sono amici
I cavi di dati strettamente impacchettati hanno un aspetto ordinato. Tuttavia, questa soluzione non è consigliabile per un gruppo numeroso di cavi dati, in quanto potrebbero verificarsi interferenze. Inoltre, i fili rigidamente raggruppati impediscono la corretta dissipazione del calore. Questo influenzerà anche le loro prestazioni. Le canaline per cavi sono più indicate per i cavi voluminosi.
Tuttavia, assicuratevi che i cavi non costituiscano un pericolo di inciampo. Installare protezioni per cavi piatti quando i cavi devono attraversare la stanza. Assicurarsi inoltre che i fili non siano sottoposti a sollecitazioni meccaniche. Evitare di sovrapporre qualcosa per evitare l’aumento della resistenza del cavo.
Se si tratta di pochi fili, è sufficiente un fermacavo, un copricavo o persino delle fascette. In questo modo si risparmia il tempo e la fatica di districarlo dai cavi interlacciati in caso di sostituzione.
Mangiare sulla scrivania a proprio rischio e pericolo
In assenza di una politica ufficiale sul mangiare alla scrivania, la scelta di farlo o meno spetta a voi. Ci sono molti motivi per cui pranzare alla scrivania è una cattiva idea. Tuttavia, se non potete fare a meno di fare un pranzo di lavoro o di mangiare qualcosa da masticare mentre esaminate i dati, fatelo almeno in modo responsabile.
Sapere che bisogna evitare di mangiare cibi disordinati e pungenti è fondamentale. Attirerebbe insetti e parassiti, per non parlare della possibilità di scontentare un collega di lavoro. È importante tenere presente la possibilità che si verifichino fuoriuscite di liquidi, per cui prima è necessario rimuovere i documenti.
Avere un purificatore d’aria
Se il vostro ufficio non ne ha uno centralizzato, potete portarne uno per voi. Scegliete quelli non profumati che non si limitano a mascherare gli odori sgradevoli. Meglio ancora, utilizzare il buon vecchio bicarbonato di sodio.
Festeggiate un “mesiversario” con l’igiene della vostra scrivania
Fissate una data una volta al mese in cui farete le pulizie profonde. Pulite ogni angolo. Scuotere la tastiera a testa in giù. Toccate tutto ciò che si trova nell’area di lavoro e, se non viene utilizzato, riponetelo o provvedete a smaltirlo.
Come mantenere il proprio spazio di lavoro pulito e libero da ingombri:
Il vero sforzo consiste nell’attenersi alla propria risoluzione interna di avere uno spazio migliore in ufficio per evitare di perdere minuti per trovare almeno un documento. Non è necessario spendere molto per mantenere il vostro spazio di lavoro pulito e privo di disordine, basta essere determinati.
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