Moderne Vertriebs- und Kundendienstteams sind für den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Interessenten und Kunden verantwortlich – und das ist beileibe keine einfache Aufgabe.
Die Verbraucher sind gut über die Produkte und Dienstleistungen informiert, die sie kaufen wollen. Sie sind auch an ein sehr persönliches Kundenerlebnis gewöhnt. Viele Kunden erwarten eine sofortige Antwort und zögern nicht, ein Produkt bei einem Konkurrenten zu kaufen, wenn der anfängliche Kundendienst nicht ihren Bedürfnissen entspricht.
Kein Wunder, dass Vertriebsmitarbeiter in digitale Tools investieren wollen, die ihnen helfen, Daten zu ordnen und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. CRM-Software ist ein Beispiel für ein solches Tool, und es ist so beliebt, dass viele Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsorganisationen es als unverzichtbar ansehen.
Wir sind uns zwar einig, dass dies für einige, vor allem kleinere Teams eine Erleichterung bedeuten kann, aber es gibt auch eine andere Seite. Vertriebsmitarbeiter brauchen nicht immer ein CRM, um ihre Vertriebsziele zu erreichen. Sie müssen Leads in Kunden verwandeln und Kunden in treue Kunden, die bleiben wollen.
Ein CRM kann in diesem Sinne hilfreich sein, ist aber kein Muss. 90 % der Unternehmen nutzen ihr CRM als Kontaktdatenbank, so dass es sicher ist, dass ihre Bedürfnisse mit einfacheren und kostengünstigeren Lösungen erfüllt werden können.
Bevor wir jedoch die beliebtesten CRM-Alternativen vorstellen, wollen wir zunächst erklären, was genau ein CRM ist und warum es sich lohnt, verschiedene Optionen in Betracht zu ziehen.
Was ist ein CRM?
Ein Customer Relationship Management System oder CRM ist eine Software, die von Verkäufern auf der ganzen Welt verwendet wird, um ihre Verkaufsprozesse zu erleichtern. Das ist wichtig, denn die Kontaktverwaltung ist einer der wichtigsten Arbeitsabläufe im Vertrieb (und anderen Teams) eines Unternehmens. Im Geschäftsleben geht es vor allem um die Verwaltung verschiedener Kontakte.
Ihr Hauptzweck besteht darin, Kundeninformationen sowie Informationen über Interessenten, Kunden oder Stakeholder zu organisieren und die Kommunikation mit ihnen zu automatisieren, unabhängig davon, ob das Ziel darin besteht, ein Geschäft abzuschließen, die Markenbekanntheit zu erhöhen, langfristige Beziehungen zu pflegen oder Kundensupport anzubieten.
Das Hauptziel einer CRM-Lösung ist die Verbesserung von Geschäftsbeziehungen und Rentabilität sowie die Rationalisierung von Prozessen und Kundeninteraktionen. Es hilft auch bei der Bearbeitung von Kundenanliegen, die über verschiedene Kanäle wie E-Mails, Social Media-Kanäle, eine Website usw. vorgebracht werden.
Ihr CRM kann eine Vielzahl von Aufgaben erfüllen, und zu seinen Funktionen gehören häufig die Auftragsverwaltung, die Verwaltung von Support-Tickets, die Verwaltung von Massenmailings und vieles mehr.
Jeder Datensatz erzählt die Geschichte einer Beziehung zwischen einem Kunden und einem Unternehmen, vom ersten Interesse an. Und jede Marke kann aus solchen Geschichten eine Menge über ihre Kunden lernen.
Neben den grundlegenden Kontaktdaten können CRMs auch Transaktionsinformationen, die Position des Kunden im Verkaufstrichter, Interessen und mehr enthalten, sogar Informationen zu öffentlichen sozialen Medien.
Wer braucht CRM?
Eine CRM-Plattform kann auch in die Buchhaltung, Ihr Callcenter und andere Software integriert werden, was die Funktionalität erhöht. Darüber hinaus wird immer häufiger ein Cloud-basiertes CRM eingesetzt, das eine flexible und in der Regel kostengünstigere Lösung darstellt.
All diese Informationen können vom gesamten Vertriebs- und Marketingteam eingesehen werden, auch wenn es von weit entfernten Standorten aus oder von unterwegs arbeitet. Klingt nützlich, vor allem bei der Bereitstellung personalisierter Angebote und Marketingkampagnen im großen Stil, oder?
Kurz gesagt, zu den wichtigsten Vorteilen von CRM können Sie leicht finden:
- Eine zentralisierte Datenbank mit Leads und Kunden, auf die Ihre Teammitglieder unabhängig von ihrem Arbeitsort zugreifen können
- Identifizierung und Kategorisierung von Leads und Kunden
- Effizientere und persönlichere Kundenbetreuung
- Standardisierung der Arbeitsabläufe der Vertriebsmitarbeiter
CRM-Tools werden vor allem von Unternehmen mit einem umfangreichen Kundenstamm eingesetzt, die Lead-Generierung und Pflegekampagnen durchführen und Kundensupport anbieten.
Wenn es eine Beziehung zu pflegen gilt, kann ein System erforderlich sein, das dies automatisiert. Sie brauchen jedoch nicht immer ein CRM, um alle oben genannten Vorteile zu nutzen.
Die Investition in ein CRM kann eine hervorragende Möglichkeit sein, ist aber nicht die einzige.
Bei vielen CRMs handelt es sich um komplexe Plattformen, deren Erlernen und Einrichtung einige Zeit in Anspruch nimmt, was kostspielig sein kann.
Das ist nicht immer der Fall, denn es gibt Lösungen in allen Formen und Größen. Doch viele kleine Teams benötigen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die gängige CRMs bieten.
In einem kleinen Unternehmen mit nicht allzu vielen Kunden kann ein Kontaktmanager, der E-Mail als Kommunikationsmittel nutzt, ausreichen.
Ein weiteres Beispiel ist ein Unternehmen, das mit einigen großen und wiederkehrenden Kunden zusammenarbeitet. In einem solchen Fall ist eine maßgeschneiderte Kommunikation wichtiger als Automatisierung und kann ohne CRM erreicht werden.
CRM-Alternativen, die Ihr Vertriebsteam in Betracht ziehen sollte
Ein gemeinsamer Kontaktspeicher
Wie wir bereits erwähnt haben, nutzen 90 % der Unternehmen ihr CRM als Kontaktdatenbank.
Die Wahrheit ist, dass eine gemeinsame Kontaktdatenbank der einfachste Weg ist, um alle relevanten Informationen über Kunden zu erhalten und Beziehungen mit ihnen zu pflegen.
Entscheidend ist, dass Sie kein Geld, keine Zeit und keine anderen Ressourcen investieren müssen, um ein neues Instrument einzuführen. Google Contacts ist ein großartiges Tool zur Entwicklung einer solchen Datenbank.
Neben der Speicherung von Kontaktinformationen ist es möglich, zusätzlich zu den regulären Kontaktdaten benutzerdefinierte Felder und Notizen zu erstellen, was Google Contacts zu einem effizienten Vertriebsinstrument macht.
Allerdings gibt es dabei ein großes Problem: Google Contacts bietet keine Möglichkeit, eine solche Datenbank mit anderen Personen zu teilen.
Ein Plugin von Shared Contacts für Google Mail löst dieses Problem und macht Google Contacts zu einem voll funktionsfähigen Vertriebstool und zu einer wertvollen Alternative zu jedem CRM.
Und, was noch wichtiger ist: Es lässt sich auch in die meisten CRMs auf dem Markt integrieren, so dass Sie, wenn Sie Ihr CRM in Zukunft benötigen, Geld für CRM-Sitze sparen können. Kaufen Sie nur die Plätze, die Sie tatsächlich benötigen, und verwalten Sie die Kontakte und die gemeinsame Nutzung mit Shared Contacts für Google Mail.
Gemeinsames Laufwerk und Textverarbeitungsprogramm
MS Word, Google Docs oder kostenpflichtige bzw. kostenlose Alternativen sind leicht zugängliche und benutzerfreundliche Software, die Vertriebsteams zur Erfassung von Kontaktinformationen, Notizen und Kommentaren verwenden können.
Jeder Kunde kann einen separaten Ordner auf einem freigegebenen Laufwerk (Google Drive, Dropbox, OneDrive oder ein anderes) mit allen wichtigen Dateien haben, einschließlich des Dokuments mit den Kontaktdaten, den Präferenzen, dem Kaufverlauf und anderen relevanten Informationen.
Cloud-basierte Anwendungen machen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit im Team einfach. Dies gilt unabhängig davon, wo sich die einzelnen Personen befinden. Darüber hinaus können diejenigen, die die Offline-Methode mit Stift und Papier bevorzugen, problemlos PDF-Informationen erstellen und drucken.
Das ist wahrscheinlich nicht die effizienteste und empfehlenswerteste Art, Verkäufe zu tätigen. Es ist jedoch sehr einfach und für jeden zugänglich, da Office-Pakete in den Schulen weit verbreitet sind.
Tabellenkalkulationen
MS Excel, Google Spreadsheets oder Alternativen sind im Vertrieb viel weiter verbreitet, als Sie vielleicht denken. Mit Tabellenkalkulationen begann die Karriere vieler Verkäufer. Es ist ein sehr beliebtes Instrument unter den Verkäufern, und viele beherrschen seine Anwendung.
Tabellenkalkulationen können eine einfache und effiziente Möglichkeit sein, Informationen zu organisieren und Zahlen zu berechnen. Sie können auch als effiziente Lead-Tracker dienen. Geben Sie einfach ein Eingabedatum, einen Lead-Namen, eine Lead-E-Mail und eine Telefonnummer ein. Sie können auch den Zustand des Trichters, den Namen einer Person, die diesen Lead pflegt, und andere Notizen definieren.
Mithilfe von Filtern oder Pivot-Tabellen können Sie die Anzahl der Leads und Verkäufe pro Vertriebsmitarbeiter und pro Tag und Stufe anzeigen. In ähnlicher Weise können Sie Kaltakquise und E-Mails oder abgeschlossene Geschäfte verfolgen. Noch einfacher ist es, wenn Sie eine gebrauchsfertige Vorlage aus einem beliebigen Vertriebsarchiv herunterladen.
Wie Texteditoren lassen sich auch Cloud-basierte Tabellenkalkulationen leicht gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten. Viele Menschen sind mit ihnen vertraut, bevor sie auf den Arbeitsmarkt kommen. Das Risiko, dass Kundendaten gelöscht werden, ist damit gebannt. Mit diesem cloudbasierten Tool können Sie den Verlauf der Datei einsehen und jede Änderung anzeigen. Außerdem ist es einfacher, alles wiederherzustellen.
Trello und andere Kanban-Tafeln
Zu den CRM-Alternativen gehören einige Projektmanagement-Tools. Es ist möglich, kostenlose und beliebte Kanban-Boards wie Trello einzurichten, um die Anforderungen Ihres Vertriebsteams zu erfüllen. Die einfachste Kanban-Tafel für den Verkauf kann aus fünf solchen Spalten bestehen:
- Entdeckte Aussichten
- Kontaktierte Interessenten
- Verfolgte Prospects
- Kunde gewonnen
- Kunde verloren
Ein weiteres, detaillierteres und direkt von Trello vorgeschlagenes Beispiel für ein Board ist das folgende:
- Kontaktiert
- Ideen
- Kontaktiert
- Führt
- Treffen arrangieren
- Pitch/Demo erledigt
- Gewonnen (im Einsatz)
- Später wieder kontaktieren
- Verloren
Natürlich können die Tafeln an die Bedürfnisse eines bestimmten Teams angepasst werden. Trello stellt verschiedene gebrauchsfertige Vorlagen zur Verfügung.
Jede Leitung kann leicht zwischen den Tafeln verschoben werden. Dies ermöglicht die Anzeige des gesamten Verkaufsflusses und des Stadiums, in dem sich der Lead gerade befindet. Diese Tafeln sind auch für jeden zugänglich, der Zugang hat, unabhängig von seinem Standort oder dem verwendeten Gerät.
Die E-Mail scheint der bekannteste und einfachste Weg zu sein, mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten.
Es ist die gängigste Art der schriftlichen Online-Kommunikation mit anderen. Kein Wunder, dass Vertriebsmitarbeiter auf der ganzen Welt E-Mails in großem Umfang nutzen.
Fortschrittliche Mailboxen wie Google Mail sind inzwischen weit mehr als nur Nachrichtendienste. Wir alle wissen, dass wir mit Google Mail die Möglichkeit haben E-Mails senden und empfangen. Es werden auch Kontaktinformationen gesammelt. Außerdem, Google Mail bietet Kalenderintegration, Benachrichtigungen, Aufgaben, Tags, Filter und andere nützliche Funktionen, die Vertriebsmitarbeiter nutzen können. Google Mail lässt sich gut in andere Tools integrieren, die zum Google Workspace-Ökosystem gehören, und ist auf dem Handy leicht zu bedienen.
Aber auch Google Mail hat einige Einschränkungen. Zunächst einmal ist es nicht möglich, Kontakte mit anderen Personen zu teilen, was ein erheblicher Engpass im Vertrieb ist.
Shared Contacts for Gmail löst dieses Problem, indem es Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit gibt, verschiedene Kontaktinformationen untereinander auszutauschen und zu aktualisieren. Dank dieser kleinen, aber wirkungsvollen Funktion kann Ihre E-Mail zu einem vollwertigen Verkaufsinstrument werden. Darüber hinaus ist Shared Contacts für Google Mail leicht zugänglich und einfach zu verwenden.
Sind Sie bereit, etwas Neues auszuprobieren?
Wie Sie sehen, ist die Investition in CRM in manchen Fällen unvermeidlich, aber wir empfehlen sie nur, wenn der Umfang der Arbeit und der Daten umfangreich und vielfältig ist.
Für kleinere Teams, die mit einer geringeren Anzahl von Kunden kommunizieren, ist Einfachheit der Schlüssel.
Mit Shared Contacts für Google Mail wird Google Mail durch die gemeinsame Nutzung von Kontaktinformationen durch verschiedene Personen zu einem robusten, voll funktionsfähigen und zugänglichen Vertriebsinstrument.
Und raten Sie mal: Sie können Shared Contact für Gmail kostenlos ausprobieren!
