Cómo crear un grupo con todos los miembros de su organización

Un grupo dinámico tiene una utilidad significativa dentro de una organización al incorporar sin problemas a todos los miembros, ayudando en la distribución de actualizaciones de la empresa, implementaciones de políticas y memorandos corporativos. Este enfoque elimina las preocupaciones relativas a la supervisión en la adición de nuevos empleados y la molestia de mantener una lista podada de direcciones de correo electrónico inactivas. La eficacia de este sistema reside en su carácter automático, que ahorra un tiempo y un esfuerzo valiosos que, de otro modo, podrían dedicarse a la gestión manual de los grupos.

Sin embargo, este proceso simplificado conlleva una advertencia: sólo los administradores con privilegios de Google Workspace tienen autoridad para establecer y gestionar estos grupos dinámicos. De este modo, el control permanece centralizado, se evitan alteraciones involuntarias y se mantiene la integridad del grupo. El mecanismo de grupo dinámico no sólo mejora la comunicación interna, sino que también refuerza la cohesión organizativa, ya que garantiza que la información crucial llegue a todos los miembros sin discriminación. Al confiar esta capacidad exclusivamente a los administradores, Google Workspace cultiva un entorno seguro y controlado para una comunicación y difusión de la información eficaces, lo que contribuye en última instancia a la eficacia y coherencia generales de la organización.

Pasos para añadir todos los usuarios de la organización a un grupo

  1. Accede a tu consola de administración de Google Workspace, admin.google.com.

  2. Haga clic en “Directorio” y luego en “Grupos”, que encontrará en el panel izquierdo.

    How to Create a Group Containing All Members of Your Organization step 2

  3. Haz clic en “Crear grupo”.

    How to Create a Group Containing All Members of Your Organization step 3

  4. Introduzca la información relativa al grupo que está creando. Haga clic en “Siguiente”.

    How to create a group containing all members of your organization step 4

  5. Establezca el tipo de acceso y el resto de la configuración. A continuación, haga clic en “Crear grupo”.

    How to create a group containing all members of your organization step 5

  6. Ya has creado el grupo. Es hora de añadir miembros. Haga clic en “Añadir miembros a …”.

    How to create a group containing all members of your organization step 6

  7. Seleccione “Añadir miembros” en la pestaña “Miembros”.

    How to Create a Group Containing All Members of Your Organization step 7

  8. Cuando aparezca esta ventana emergente, haga clic en “Avanzado”.

    How to Create a Group Containing All Members of Your organization step 8

  9. Asegúrese de que ha marcado la casilla “Añadir todos los usuarios actuales y futuros de …”. A continuación, haz clic en “Añadir al grupo”.

    How to Create a Group Containing All Members of Your organization step 9

Por último, tienes un sistema que te permite añadir automáticamente a todos los usuarios de la organización a un grupo.