Migrare i contatti da Floreysoft a Contatti condivisi

Tempo necessario: 5 minuti.

1. Per prima cosa, creare un nuovo foglio di calcolo in Google Drive.

   
   Un foglio di calcolo è necessario per memorizzare le impostazioni di condivisione che si avevano in Floreysoft, al fine di copiarle successivamente in Contatti condivisi per Gmail®.
   
   

2. Accedere al manager del gruppo condiviso Floreysoft

   
   Si può accedere all’URL www.sharedgroups.com
   
   

3. Aprire il primo gruppo che si desidera migrare, selezionare e copiare tutti i collaboratori all’interno del gruppo che si desidera migrare.

   
   Assicurarsi di copiare tutte le informazioni dall’inizio alla fine del gruppo, compreso il nome del gruppo, quindi fare Ctrl-C o clic con il pulsante destro del mouse > copia.
   
   

4. Incollare la selezione nel foglio di calcolo.

   
   Incollare con il menu Modifica > Incolla o semplicemente con un Crtl-V.
   
   

5. Se è selezionata l’opzione “Aggiungi ai miei contatti”, seguire il passaggio 6.

   
   L’impostazione “Aggiungi ai miei contatti” è importante da ricordare durante la migrazione a Contatti condivisi.
   
   

6. Se è stato selezionato “Aggiungi ai miei contatti”, aggiungere una “x” sotto “Aggiungi ai miei contatti”.

   
   Questa “x” serve a ricordare che l’impostazione deve essere attivata.
   
   

7. Eliminare le colonne non necessarie.

   
   Assicurarsi di mantenere le colonne che mostrano gli utenti e le loro autorizzazioni.
   
   

8. Revoca l’accesso a tutti i collaboratori del gruppo condiviso. Questo rimuoverà i contatti dell’etichetta dai loro account Google.

   
   Ripetete questi 8 passaggi con tutte le etichette condivise che avete.
   
   

9. Accedere alla dashboard di Shared Contacts for Gmail®.

   
   Troverete i vostri gruppi con i contatti che ne facevano parte.
   
   

10. Andate al vostro foglio di calcolo. Aggiungete una colonna accanto all’elenco dei collaboratori e aggiungete una virgola in tutte le righe, tranne l’ultima.

    
    Non inserire nulla nell’ultima riga.
    
    

11. Copiare gli elenchi dei collaboratori con le virgole.
    

    Assicurarsi di selezionare e copiare solo le colonne C e D (riga 3-7).
    
    
    

12. Fare clic sull’icona “condividi” accanto all’etichetta che si desidera condividere.

    
    Si aprirà una finestra in cui è possibile inserire l’elenco dei collaboratori.
    
    

13. Incollare i contatti copiati dal foglio di calcolo. Quindi, rimuovere tutti gli spazi tra le virgole e i contatti. Successivamente, fare clic su Invio.

    
    Rimuovendo gli spazi, l’applicazione identificherà gli indirizzi e-mail separati.
    
    

14. Fare clic su “Condividi”.

    
    La pagina verrà ricaricata nella dashboard di Contatti condivisi per Gmail®.
    
    

15. Tornare al foglio di calcolo per raccogliere le autorizzazioni.

    
    È necessario impostare nuovamente queste autorizzazioni manualmente.
    
    

16. Corrisponde alle autorizzazioni di accesso dei collaboratori precedentemente impostate in Floreysoft. Aprire il menu a discesa sotto “Autorizzazione”.

    
    Impostare l’autorizzazione appropriata:
    
    – Solo lettura = Solo visualizzazione in Floreysoft
    – Può modificare = Modifica solo in Floreysoft
    – Può cancellare = Modifica e cancellazione in Floreysoft
    * Can Reshare = Non esiste in Floreysoft. Permette all’utente di condividere la stessa etichetta con altri utenti.
    
    

17. Ora tutti i collaboratori possono accedere alle etichette condivise dal loro account Google o direttamente dalla dashboard di Contatti condivisi per Gmail®.

    
    A differenza dei Gruppi condivisi di Flloreysoft, Shared Contacts for Gmail® consente di creare/aggiornare i contatti direttamente dalla dashboard, senza dover attendere la sincronizzazione da parte di Google Contacts perché gli aggiornamenti vengano inviati agli utenti.