사무실 내에서는 커뮤니케이션 공백이 흔히 발생할 수 있습니다. 이는 직원들의 생산성에 영향을 미칩니다. 또한 직원들의 참여와 열정에 부정적인 영향을 미쳐 업무 불만족으로 이어집니다.
세대 차이, 비효율적인 커뮤니케이션 도구, 심지어 건전하지 못한 기업 문화 등 여러 가지 요인이 오해의 원인이 됩니다. 이 글은 직장 내 커뮤니케이션 격차를 해소하는 방법에 대한 몇 가지 지침을 제공하고자 합니다.
능동적 청취
무심코 말할 차례를 기다리는 것은 좋은 커뮤니케이션 연습에 도움이 되지 않습니다. 적극적인 경청을 하려면 상대방이 하는 말뿐만 아니라 상대방의 말을 들으려고 의식적으로 노력해야 합니다.
또한 상대방이 전달하려는 전체 메시지를 이해하려고 노력해야 합니다. 상대방이 말한 내용을 의역하고 되풀이하면 상대방의 말을 듣는 것이 아니라 상대방의 생각을 파악하고 있다는 것을 보여주는 데 도움이 됩니다.
다른 능동적 청취 기법에는 다음이 포함됩니다:
- 대화 중 다른 활동을 피하기.
- 비언어적 단서를 알아차리고 활용하기.
- 판단과 조언을 보류합니다.
공감
공감은 동정보다 한 단계 더 나은 것입니다. 공감은 상대방의 감정을 나의 관점에서 이해할 때 일어납니다. 반면에 공감은 상대방의 입장에서 상대방의 감정을 느끼는 것입니다.
EY US 컨설팅의 2023년 연구에 따르면 직원의 87%가 포용적인 환경을 조성하는 데 공감이 필수적이라고 답했습니다. 포용은 직원들에게 소속감을 부여합니다. 조직 차원으로 확대하면 더 나은 성과와 결근 감소를 통해 더 건강한 업무 환경으로 이어질 수 있습니다.
협업 및 팀워크
다른 사람들과 효과적으로 협력하여 공동의 목표를 달성하는 것은 회사의 성장뿐만 아니라 직원 개인의 발전에도 도움이 됩니다.
비즈니스 연락처 목록과 같은 정보를 쉽게 공유할 수 있어야 합니다. 신뢰할 수 있는 연락처 관리 앱을 사용하면 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 다른 자산과 리소스도 충분한 허가 수준을 가진 사람이라면 누구나 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
아이디어를 표현하고, 의견을 말하고, 갈등을 해결하는 방식 등 각 팀원의 사회적 행동을 파악하는 것은 효과적인 협업을 위해 필수적입니다.
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피드백
고객의 피드백은 제품 개선에 기여합니다. 이는 사내 문화 개선을 위해서도 적용될 수 있습니다.
직원들에게 기존 또는 새로운 회사 정책에 대한 의견을 묻는 것은 관리 시스템을 개선하는 데 도움이 됩니다. 관리자와 직원 모두가 모든 수준의 의사소통에서 피드백에 개방적인 문화를 조성하는 것은 성장의 기회로 작용합니다.
열린 마음
열린 마음가짐은 피드백 문화를 보완합니다. 가능성을 열어두면 직장에서 제시된 모든 아이디어를 무시하는 것보다 훨씬 더 발전할 수 있습니다.
이미 이 주제에 대해 마음을 정하고 있는 동료와 이야기하는 것은 업무 환경을 조성하는 데 방해가 됩니다. 편견이나 유보적인 판단 없이 다양한 관점을 고려하는 능력은 인간관계, 창의력, 문제 해결 능력을 향상하는 데 도움이 됩니다.
정직성
특히 큰 지연이나 리소스 낭비를 초래하는 경우, 혼란스러운 상황에서 정직한 답변을 찾기가 어려울 수 있습니다. 하지만 경영진이 실수를 어느 정도 용인한다는 사실을 직원들이 알고 있다면 문제가 생겼을 때 더 편안하게 문제를 제기할 수 있을 것입니다.
따라서 경영진이 항상 문제를 정면으로 마주하지 않고 은폐하거나 무시하는 모습을 본 직원들은 자신도 그렇게 해도 괜찮다고 생각할 수 있습니다. 관리자는 직원들에게 관심을 갖고 정직하다는 것을 보여주기 위해 직면한 문제나 저지른 실수에 대해 솔직하게 이야기해야 합니다. 이는 특히 뒤에서 무슨 일이 일어나는지 볼 수 없는 원격 근무자에게 큰 도움이 될 수 있습니다.
재치
잔인한 정직함이 항상 도움이 되는 것은 아니므로 재치가 필요합니다. 재치는 다른 사람을 이해하고 그들의 의견, 신념, 생각, 감정에 민감하게 반응하는 데 중점을 둡니다.
불쾌한 감정적 반응을 불러일으키지 않고 직접 메시지를 전달하는 방법을 배우면 사무실 내 커뮤니케이션 공백을 줄일 수 있습니다. 재치란 올바른 말을 하는 것뿐만 아니라 적절한 타이밍을 잡는 것도 포함합니다. 어려운 소식을 전하거나, 지나친 부탁을 하거나, 비평을 할 때 유용하게 사용할 수 있습니다.
적응성
토니 알레산드라 박사와 공동 저술한 ‘플래티넘 룰’의 저자 마이클 오코너 박사에 따르면, 적응력은 두 가지 측면에서 살펴볼 수 있습니다. 첫 번째는 유연성, 즉 기꺼이 적응하려는 의지입니다. 다른 하나는 다재다능함, 즉 적응력입니다.
적응력이란 반드시 자신의 정체성을 바꾸는 것을 의미하지는 않습니다. 상황에 맞게 커뮤니케이션 방식을 조정하는 것이 더 중요합니다.
다양한 커뮤니케이션 스타일에 대한 유용한 팁입니다:
- 자기주장이 강한 사람들: 방해하지 않도록 노력하세요. 적극적으로 경청하고, 주의 깊게 살펴보고, 산만해지지 마세요.
- 공격적인 사람들: 침착함을 유지하세요. 눈을 마주치고, 규정을 준수할 것을 요구하지 마세요.
- 소극적인 사람들: 직접적으로 말하세요. 아이디어를 즉시 무시하지 마세요. 덜 대립적인 방식으로 마음을 열 수 있도록 도와주는 비즈니스 도구를 준비하세요.
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- 소극적-공격적: 상대방의 목표를 파악하는 데 도움이 되는 직접적인 질문을 하세요. 다른 사람을 태그하여 대화에 대한 또 다른 관점을 얻을 수 있습니다. 예상 결과에 대한 명확한 기대치와 경계를 설정하세요.
- 교묘함: 직설적이고 끈질기게, 자신감과 강인한 태도를 보여주세요. 목표에 집중하기
바디 랭귀지
의사소통에는 말로만 하는 것이 아닙니다. 심리학 교수인 앨버트 메라비언은 그의 저서 ‘침묵의 메시지’에서 몸짓 55%, 목소리 톤 38%, 말투 7%라는 수치를 제시하기도 했습니다. 상황이 다양할 수 있고 화자의 심리적 특성도 일정하지 않기 때문에 이 숫자에 대한 논란이 있었습니다.
하지만 말하거나 들을 때 보디랭귀지를 염두에 두는 것은 여전히 중요합니다. 어깨를 활짝 펴고 편안하게 앞으로 숙인 자세는 집중하고 경청하며 아이디어에 열려 있음을 보여주는 반면, 팔짱을 끼고 뒤로 젖힌 자세는 거리를 두고 참여하지 않으며 새로운 방식에 개방적이지 않은 것처럼 보일 수 있습니다.
소통 공백을 피하기 위한 선의의 의지 표명하기
정책 문제를 논의할 때 선의의 의사를 표현하는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다. 그 결과 토론이 뜨거워지고 대화가 더 많은 논란을 불러일으킬 수 있습니다. 경영진과 직원 모두 어느 순간 객관성을 잃는 경향이 있습니다.
이러한 전략을 사용하여 토론 중에 호감을 표시하세요:
- 정중하게 행동하세요. 다른 사람의 의견에 동의하지 않는다고 해서 무조건 무시할 필요는 없습니다.
- 인신공격은 피하세요. 주제와 관련하여 반대 의견이 있는 경우, 발표자에 대한 인신공격보다는 실제 문제에 집중하세요. 다른 사람의 자격이나 전문성에 대한 의구심은 적절히 언급되어야 하지만, 토론의 중심이 되어서는 안 됩니다.
- 공통점을 찾아보세요. 담론에서 강조할 만한 가치가 있는 동의 영역이 있을 수 있습니다. 이렇게 하면 참가자가 자신의 견해가 여러분과 다르다고 느끼는 경우 체면을 지킬 수 있습니다.
프레젠테이션
일부 토론에서는 시각 자료와 관련된 논의가 있었습니다. 프레젠테이션이 명확하고 매력적인 자료를 전달할 수 있도록 하세요. 또한 간결해야 하며 긴 단락을 피해야 합니다. 개요는 주제의 연속성을 추적하는 데 도움이 됩니다.
발표자는 준비가 잘 되어 있어야 하며 질문을 환영합니다. 슬라이드를 읽는 데 그치지 말고 청중과 눈을 마주치세요.
서면 커뮤니케이션의 명확성
원격 사무실 설정이 보편화된 지금, 서면 커뮤니케이션은 그 어느 때보다 중요한 역할을 합니다. 사무실 메모, 업데이트된 비즈니스 연락처 목록 및 기타 문서는 적절한 권한이 있는 사람이 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다.
클라우드 공유 파일 도구를 활용하여 수정 문제를 줄이세요. 여러 버전이 있으면 혼란스러워져 팀원들의 스트레스와 불만이 가중될 수 있습니다.
효과적인 커뮤니케이션은 비즈니스 성공의 열쇠입니다. 따라서 유능한 커뮤니케이션 시스템은 회사의 지식 기반을 늘리고, 팀워크 문화를 조성하며, 조직 전체에서 원활한 협업을 가능하게 합니다.
결론
효과적인 협업을 위해서는 커뮤니케이션 격차를 해소하는 것이 중요합니다. 명확하고 열린 대화를 장려함으로써 다양한 관점이 수렴되어 이해와 시너지가 촉진됩니다. 이 과정에는 위에서 언급한 여러 가지 기술 중에서도 적극적인 경청, 공감, 적절한 커뮤니케이션 스타일이 필요합니다.
성공적인 브리징은 관계를 개선하고, 오해를 최소화하며, 공동의 목표와 혁신에 도움이 되는 조화로운 환경을 조성합니다.
