인간은 사회적 동물입니다. 중국의 중추절 축제, 올림픽을 시작하는 그리스인들의 축제, 문화나 종교에 따라 다른 달에 열리는 새해 축하 행사 등 사람들이 한자리에 모입니다. 세심한 계획과 디테일에 대한 세심한 관심은 성공적인 이벤트를 위한 주최자의 전략에 기여합니다.
이 글에서는 실현 가능성부터 마지막 막이 내리는 장면까지 알찬 이벤트를 실행하는 방법에 대한 팁을 제공합니다.
계획 단계
목표 정의
이벤트마다 목표가 다릅니다. 제품 출시는 일반적으로 목표 시장에서 가능한 한 많은 사람들을 만나기를 원하지만, 기업 컨퍼런스는 참석자 수가 한정되어 있습니다.
개요를 단순화하는 데는 고전적인 5W와 H 방법(누가, 무엇을, 어디서, 언제, 왜, 어떻게)이 효과적입니다. 하지만 5가지 C를 사용하면 이벤트의 각 단계별 목표를 보다 구체적으로 정의하는 데 도움이 됩니다:
- 개념. 콘셉트를 정립하는 것은 이벤트의 기본입니다. 여기에는 사건의 전반적인 주제와 목적이 포함됩니다.
- 조정. 성공적인 이벤트를 개최하려면 많은 조율을 거쳐야 합니다. 커뮤니케이션 채널, 물류, 예산, 비상 계획까지 적절하게 다루고 있는지 확인하세요.
- 군중. 이 부분에는 행사에 참여하는 모든 사람이 참여합니다. 이벤트 기획자는 VIP, 연사, 안내자부터 일반 참석자까지, 프로그램 전과 진행 중, 때로는 프로그램 이후에도 모든 사람의 요구를 예측해야 합니다.
- 절정. 이벤트 자체. 컨셉을 어떻게 실행해야 하는지 명확하게 파악하세요. 모든 위험과 이를 제거하는 방법을 고려하세요.
- 마감. 문제가 마무리되어도 이벤트 주최자는 여전히 정리, 피드백 수집, 데이터 분석으로 바쁠 수 있습니다.
현명한 예산 관리
탄탄한 예산을 책정하면 이벤트 주최자는 현실적인 범위 내에서 아이디어를 창출할 수 있습니다. 따라서 예산을 조기에 수립해야 합니다. 다음은 이벤트 예산이 책정되는 방식과 그에 따라 조정하는 방법에 대한 몇 가지 접근 방식입니다.
- 점진적 예산 책정. 연례 행사인 경우 예산은 이전 상황을 기준으로 책정할 수 있습니다. 예상치 못한 비용, 이제 제거해야 할 과잉 공급, 자원 가격 상승 등을 고려하여 약간의 조정이 필요할 수 있습니다.
- 활동 기반 예산 책정. 전시회, 트레이드쇼, 연설과 같은 이벤트의 지원금은 참가자, 스폰서 또는 참석자 수에 따라 달라질 수 있습니다. 간접비가 있지만 행사장 규모, 보안 요원 수 또는 경품의 질과 같은 일부 비용은 그에 따라 조정해야 합니다.
- 예산 책정 수정. 계획 중인 이벤트의 예산이 정해져 있다면 그에 따라 비용을 할당해야 합니다. 예산은 정의된 실용적인 목표에 따라 달라질 수 있습니다. 지출의 우선순위를 정하세요.
- 제로 기반 예산 책정. 이러한 상향식 예산 책정은 이벤트 기획자가 재무 담당자에게 모든 비용을 먼저 정당화하는 것에서 시작됩니다. 필요하다고 판단되지 않는 한 어떤 지출도 승인될 수 없습니다. 지루한 방법일 수 있지만 적어도 돈을 관리하는 사람들은 자신이 무엇을 받을지 정확히 알 수 있습니다.
자세히 읽어보세요: 비즈니스 회계를 개선하는 5가지 단계
예산 책정 시 고려해야 할 사항
- 장소
- 발표자 및 기타 주요 담당자
- 안내원 및 기타 직원
- 엔터테인먼트(아티스트, 활동)
- 장식(무대, 간판, 전체 테마)
- 기술 비용(조명, 음향, AVP)
- 마케팅(전단지, 유료 광고, 보도 자료, 소셜 미디어 캠페인)
- 긴급 자금(스피커 교체 비용 증가, 게스트 참여율 증가)
- 식비
- 팁, 기념품 및 경품(있는 경우)
- 허가 및 라이선스
- 운송 및 기타 물류
- 보안
- 보험
타임라인 만들기
이벤트까지 이어지는 모든 활동을 포함하는 현실적인 타임라인을 구성합니다. 간트 차트를 사용하면 중복되는 활동과 전체 순서를 확인할 수 있습니다.
체계적이고 계획적으로 관리하는 것이 중요합니다. 성공적인 이벤트를 위해서는 필요한 모든 작업을 완료하는 것이 필수적입니다.
적합한 장소 선택
이벤트에 적합한 장소를 확보하는 것이 어려울 수 있습니다. 모든 행사 요건에 맞는 장소를 찾는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 위치를 선택할 때는 다음 요소를 고려하세요:
- 참석자 접근성
- 예산
- 용량
- 주차
- 음식 및 음료 관련 규정
- 음향
- 서비스 및 편의 시설
- 안전
잠재 고객 이해
거의 모든 이벤트는 청중을 대상으로 하므로 여러분과 여러분의 팀은 참석자의 안녕을 보장해야 합니다. 오디언스의 선호도, 요구 사항, 기대치를 조사하세요.
게스트에 대한 정보는 주최자가 행사의 목표를 더 잘 전달할 수 있도록 도와줍니다. 또한, 이벤트에 만족한 참석자들로부터 긍정적인 결과와 호평을 받고 있습니다.
마케팅 계획 개발
이벤트의 규모, 대상 고객, 예산에 따라 이 중 하나를 활용하여 이벤트를 홍보할 수 있습니다:
- 소셜 미디어 마케팅
- 이메일 캠페인
- 온라인 유료 광고
- 인쇄 광고
- 현지화된 포스터 및 전단지
- 홍보 캠페인
충분한 시간을 확보하여 행사를 홍보하고 더 많은 사람들에게 알릴 수 있도록 하세요. 또한, 이벤트 날짜에 맞춰 정기적으로 광고하여 기대감을 조성하세요.
설정 팀 조정
원활하고 효과적인 커뮤니케이션은 성공적인 이벤트의 핵심입니다. 팀을 위한 공급업체, 공급업체 및 기타 계약업체의 연락처 데이터베이스를 공유하면 효율적인 업무 환경을 조성할 수 있습니다.
Gmail용 공유 연락처를 사용하면 모든 장치와 앱에서 공동 작업 연락처 데이터베이스에 원활하게 액세스할 수 있습니다. 또한 이 연락처 관리자는 GDPR 및 CCPA와 같은 보안 및 개인정보 보호 프로그램을 준수합니다. 따라서 공유 연락처는 안전하게 보호됩니다.
스폰서 및 파트너 참여 유도
예산이 추가된다는 명백한 이유 외에도 스폰서십이나 파트너십을 구하는 것은 마케팅 수단으로도 작용합니다. 스폰서가 자신의 소셜 미디어 계정에서 이벤트를 알리도록 거래에 추가할 수 있습니다.
소셜 미디어 프로모션을 통합하면 비용이 거의 들지 않습니다. 이렇게 하면 도달 범위가 즉시 확장될 뿐만 아니라 상호 이익이 되는 광고 전략도 수립할 수 있습니다.
비상 계획 만들기
적절한 계획은 성능 저하를 방지합니다. 여기에는 위험 평가 및 완화 전략이 포함됩니다. 일반적인 응급 상황과 이에 대비하는 방법은 다음과 같습니다:
- 악천후 조건. 실내 장소를 대체할 수 없는 경우, 전기 장비를 추가로 내후성화할 수 있어야 합니다.
- 불가항력. 화재, 지진, 돌발 상황 발생 시 대피 계획, 비상 연락처 및 기타 안전 프로토콜을 수립해야 합니다.
- 장비 오작동. 이는 대부분 제공업체의 책임(조명, 음향, 특수 효과 등)에 속하므로 계약서에 반드시 포함시켜야 합니다. 하지만 덕트 테이프, 전기 테이프, 일부 로프와 같은 기본적인 수리 용품이 유용할 수 있습니다.
- 건강 응급 상황. 일부 이벤트는 참가자에게 육체적으로 부담이 될 수 있습니다. 이러한 경우 구급 스테이션을 설치하고 구급차를 대기시켜야 합니다. 그렇지 않으면 가장 가까운 병원을 표시하는 동안 비상 연락처를 사용할 수 있어야 합니다.
- 공급업체 또는 벤더 취소. 이벤트 주최자는 계약한 각 서비스에 대한 백업 목록 또는 대체 옵션이 있어야 합니다. 보험료율에 대한 예산도 할당해야 합니다.
- 여행 중단. 기조 연설자가 있는 이벤트의 경우 대체 교통편 마련을 고려해야 합니다. 이는 주최자가 게스트의 도착과 출발을 주선하는 특별한 장소에서 개최되는 이벤트에도 적용됩니다.
준비 단계
간편하고 친절한 등록
일부 이벤트는 사전 등록을 통해 참가자 수를 정확하게 예측할 수 있다는 장점이 있습니다. 이러한 경우 가입 절차는 간단하고 모바일 친화적이어야 합니다.
미리 등록하는 사람들에게 얼리버드 요금, 추천인 또는 단체 할인, 특별 상품 아이템을 제공하여 등록률을 높일 수 있습니다.
물류 관리 감독
현장에서 사물이 어떻게 배포되고 있는지 모니터링하세요. 조명, 음향, 기타 무대 장식이나 기술 등 몇 가지 설정이 미리 준비되어 있어야 합니다. 실제 이벤트 전에 충분한 시간을 두고 모든 시스템이 잘 작동하는지 확인하여 조정할 수 있는 여지를 마련하세요.
또한 주차, 표지판, 좌석 배치와 같은 세부 사항에도 주의를 기울이세요. 성공적인 이벤트를 위해 참석자들의 원활한 흐름을 보장하세요.
적절하고 유능한 인력 제공
성공적인 이벤트를 위해서는 유능한 스태프를 확보하는 것이 필수적입니다. 계획이 잘 실행되도록 하여 참석자들에게 긍정적인 경험을 선사합니다. 또한 향후 이벤트에서 신뢰할 수 있고 검증된 팀을 확보할 수 있도록 좋은 대우를 받는 것도 중요합니다.
반면에 인력이 부족하면 참석자 사이에 불만이 생길 수 있습니다. 대기 줄이 길어지고 서비스 품질이 저하될 수 있습니다. 이러한 시련은 이벤트에 좋지 않은 영향을 미칠 수 있습니다.
적합한 기술 통합
프로젝션 매핑, LED 디스플레이, 인터랙티브 터치스크린은 오늘날 고객 경험을 향상시킬 수 있는 기술 발전의 한 예입니다. 특히 예산이 허락한다면 이벤트에 놀라운 요소를 추가하기 위해 이러한 설정을 살펴보는 것은 가치가 있습니다.
또한 이벤트 관리, 등록, 참여에 사용할 수 있는 다양한 앱을 활용할 수도 있습니다. 하지만 사이버 보안도 제대로 갖춰져 있는지 확인하세요.
케이터링 고려 사항
일부 이벤트는 일반 청중을 위한 음식 제공이 필요하지 않으므로 주최자와 스태프에게만 음식을 제공합니다. 다른 경우에는 행사장 주변에 포장마차를 초대하는 것이 유리할 수 있습니다. 그러나 이벤트 케이터링 업체가 필요한 경우 다음 사항을 고려해야 합니다:
특정 이벤트의 경우 일반 청중을 위한 음식 제공이 필요하지 않을 수 있으며, 케이터링은 주최자와 스태프에게만 제공될 수 있습니다. 그러나 행사장 주변에 음식 가판대를 전략적으로 배치하면 뚜렷한 이점을 얻을 수 있는 경우도 있습니다.
이벤트 케이터링 업체를 고용해야 하는 경우 다음 사항을 신중하게 고려하세요:
- 용량 및 품질. 이벤트에 필요한 음식(뷔페, 플레이팅 디너, 칵테일)을 제공할 수 있는 케이터링 업체를 찾아 인원 수에 맞는 음식을 제공할 수 있는지 확인하세요. 실망하지 않으려면 메뉴에 대한 맛 테스트도 해보세요.
- 거리를 고려하세요. 케이터링 업체가 이벤트 장소에서 멀리 떨어져 있는 경우 교통비가 비용에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 또한 교통 혼잡으로 인해 제시간에 도착하지 못할 수도 있습니다. 따라서 이러한 잠재적인 문제를 사전에 케이터링 업체와 소통하는 것이 중요합니다.
- 유연성. 다양한 식단 제한, 종교적 요구 사항, 개인적 선호도가 군중 속에 존재할 수 있으므로 케이터링 업체는 적응력을 발휘해야 합니다. 메뉴 제공은 이러한 다양한 제한 사항을 효과적으로 수용할 수 있을 만큼 포괄적이어야 합니다.
적절한 이벤트
적합한 엔터테인먼트 및 참여 찾기
엔터테인먼트는 이벤트가 열린 후 며칠이 지나도 회자될 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 선택한 테마는 재미뿐만 아니라 회사의 이미지를 반영하는 역할도 합니다. 따라서 이벤트 주최자는 사회자와 연예인을 적절하게 선정해야 합니다.
또한 사진 자판기, 공간 증강 현실 체험, 흥미로운 부스 게임과 같은 인터랙티브 활동을 통합하면 참석자의 마음을 사로잡을 뿐만 아니라 이벤트의 목표에 몰입할 수 있습니다. 게스트가 즐거워할수록 다른 사람들과 더 좋은 관계를 형성하는 경향이 있습니다. 이는 행사의 전반적인 에너지와 분위기를 한층 더 높여줍니다.
네트워킹 기회 제공
이벤트의 주된 목적이 네트워킹이 아니더라도 참석자들이 친목을 도모할 수 있는 기회를 적극적으로 제공하면 전반적인 경험을 크게 향상시킬 수 있습니다. 게스트는 이벤트의 주된 목적에 만족할 뿐만 아니라 새로운 인맥을 형성하는 기쁨도 누릴 수 있습니다.
아이스브레이커, 전용 네트워킹 세션, 참가자 연결을 위한 온라인 플랫폼 활용 등 다양한 방법을 통해 참석자 간의 네트워킹을 촉진할 수 있습니다.
유연성 유지
이벤트를 철저하게 계획했더라도 예기치 못한 상황이 발생할 수 있습니다. 이러한 상황에 적응하고 대처할 수 있어야 합니다. 추가 예산이 있다면 유용하게 사용할 수 있습니다.
유연한 사고방식은 변화에 순조롭게 대처하는 데 도움이 됩니다. 침착함을 유지하고 어려움을 개선의 기회로 삼으세요.
안전 및 보안 우선 순위 지정
행사장을 순찰하는 인력을 충분히 확보하면 발생할 수 있는 잠재적 위험을 완화하는 데 도움이 됩니다. 이는 억지력을 발휘할 뿐만 아니라 발생할 수 있는 안전 문제를 신속하게 해결하는 데 중요한 역할을 합니다.
또한 비상구가 막히지 않도록 하고 게스트의 방해 행위를 해결하는 등 안전 및 보안 조치를 성실히 이행하는 데 필수적인 역할을 합니다. 이들의 철저한 감독을 통해 행사 내내 모든 참석자가 안전하고 안심할 수 있는 환경을 유지할 수 있습니다.
이벤트 후
피드백 메커니즘
인센티브를 제공하는 설문조사, 피드백 스테이션 또는 유동적으로 배치된 직원이 청중의 평가를 수집하는 방법도 있습니다. 수집된 데이터는 무엇이 잘 작동하고 어떤 부분을 개선해야 하는지 파악하는 데 사용할 수 있습니다.
태그, 좋아요, 댓글이 많이 표시되면 성공적인 이벤트일 수도 있습니다. 피드백에 부지런히 답장하면 소셜 미디어에서 더 오래 머물 수 있습니다.
후속 조치 수행
참석자 및 이해관계자에게 일괄 감사 이메일을 보낼 수 있습니다. 다음 이벤트 공지 또는 하이라이트 콜라주와 함께 묶어보세요.
또는 소셜 미디어에 기억에 남는 사진과 릴을 게시할 수도 있습니다. 참석자들에게도 자신의 이야기를 공유하도록 독려하세요.
평가 및 학습
평가를 통해 주최자는 성공적인 이벤트에 대한 확실한 증거를 확보할 수 있습니다. 이 단계에서는 목표 달성 여부를 판단하는 데 도움이 됩니다. 따라서 일부 개선 사항을 반영하여 내년에 이벤트를 반복할지 아니면 이 전략을 완전히 포기할지 결정하는 데 도움이 됩니다.
다음 매개변수를 측정합니다:
1. 핵심 개념 실현
- 경영진과 주최자가 이벤트의 전반적인 실행에 만족감을 표시했나요?
- 목표가 효율적으로 달성되었나요?
- 놀라운 발전이나 발견이 있었나요?
2. 예산 관리
- 원래 예산과 비교했을 때 지출은 어떻게 되나요?
- 다음 이벤트에서 절약할 수 있는 부분이 있나요?
- 이벤트의 투자 수익률이 좋은가요?
3. 청중 참여
- 행사 기간 동안 참석자들이 적극적으로 참여했나요?
- 일반적인 정서는 어땠나요?
- 이벤트를 둘러싸고 소셜 미디어에서 큰 화제를 불러일으켰나요?
4. 공급업체
- 공급업체로부터 특별 거래나 할인 혜택을 받을 수 있었나요?
- 상품과 서비스의 품질이 비용을 정당화하나요?
- 공급업체와의 지연이나 우려 사항 등 주목할 만한 문제가 있었나요?
5. 스폰서
- 스폰서들은 이벤트 참여에 얼마나 만족하셨나요?
- 스폰서는 투자에 대한 측정 가능한 인사이트를 얻었나요?
- 행사 기간 동안 스폰서와의 긴밀한 관계가 구축되었거나 강화되었나요?
결론
성공적인 이벤트를 개최하려면 치밀한 계획, 탄탄한 예산 수립, 효과적인 실행, 종합적인 평가가 필요합니다. 모든 단계에서는 디테일에 대한 주의, 원활한 협업, 품질에 대한 열정이 필요합니다.
주최자는 명확한 목표를 설정하고, 이해관계자를 참여시키고, 예상치 못한 문제에 적응함으로써 참석자들의 공감을 불러일으키는 기억에 남는 경험을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 모두가 결과에 만족할 수 있습니다.
