オフィス内でのコミュニケーションギャップはよくあることだ。 これは従業員の生産性に影響する。 さらに、スタッフのエンゲージメントや熱意に悪影響を及ぼし、仕事への不満につながっている。
世代間の違い、非効率的なコミュニケーションツール、さらには不健全な企業文化など、いくつかの要因が誤解を生む原因となっている。 この記事では、職場でのコミュニケーション・ギャップを埋める方法について、いくつかのポイントを紹介する。
アクティブリスニング
自分の順番が回ってくるのをさりげなく待っているだけでは、良いコミュニケーションの練習にはならない。 アクティブ・リスニングでは、相手の言っている言葉だけでなく、それを聞こうと意識的に努力する必要がある。
また、相手が伝えようとしているメッセージを完全に理解することも目指すべきだ。 言い換えたり、言われたことを繰り返したりすることで、相手が言ったと思うことを聞くのではなく、相手の考えを聞き取っていることを示すことができる。
その他のアクティブ・リスニングのテクニックには以下のようなものがある：
- 会話中は他の行動を避ける。
- 非言語的な合図に気づき、それを利用する。
- 判断や助言を差し控える。
共感
共感は同情よりワンランク上だ。 シンパシーは、相手の感情を自分の視点から理解するときに起こる。 一方、共感とは、相手の視点から相手の感情を感じることである。
EY USコンサルティングによる2023年の調査によると、従業員の87％が、包括的な環境の醸成には共感が不可欠であると回答している。 インクルージョンは従業員に帰属意識を与える。 組織レベルに置き換えると、より健康的な職場環境、より良い成果、欠勤の減少につながる。
コラボレーションとチームワーク
共通の目標を達成するために他者と効果的に協力することは、会社の成長だけでなく、従業員自身の人間的成長にも役立つ。
業務連絡先リストのような情報の共有は簡単であるべきだ。 信頼できる連絡先管理アプリがあれば、この目標を達成できる。 その他の資産や資源も、十分なクリアランス・レベルを持つ者が容易にアクセスできなければならない。
各チームメンバーがどのように自分の考えを表現し、意見を述べ、対立を解決するかといった社会的行動を知ることは、効果的な共同作業を行うために不可欠である。
フィードバック
顧客からのフィードバックは製品の改善に寄与する。 これは企業内文化の向上にも応用できるだろう。
会社の新旧の方針について従業員に意見を求めることは、経営システムの改善に役立つ。 管理職も一般社員も、どのようなレベルのコミュニケーションであれ、フィードバックを受け入れる風土を醸成することは、成長の機会となる。
オープンマインド
オープンマインドはフィードバック文化を補完する。 可能性にオープンであることは、職場で提示されたアイデアをことごとく却下するよりもずっと前進する。
その話題についてすでに心を決めている同僚と話すことは、歓迎される職場環境を阻害する。 偏見や遠慮がちな判断にとらわれず、さまざまな視点を考慮する能力は、人間関係や創造性、問題解決能力の向上に役立つ。
誠実さ
混乱した状況で正直な答えを見つけるのは、特に大きな遅れや資源の浪費を引き起こす場合は厄介なものだ。 しかし、経営陣がミスをある程度許容していることを従業員が知っていれば、何か問題があったときに安心して名乗り出ることができるだろう。
その結果、経営陣がいつも問題に正面から向き合わず、隠蔽したり無視したりしているのを見たスタッフは、自分も同じことをしてもいいのだと思うようになるかもしれない。 マネジャーは、従業員を気遣い、誠実であることを示すために、直面している問題や犯した過ちをオープンにしなければならない。 特に、舞台裏で何が起こっているのかわからない遠隔地の従業員にとっては、これは大きな意味を持つ。
機転
残忍な正直さが必ずしも役立つとは限らない。 タクトの中心は、他者を理解し、他者の意見、信念、考え、感情に敏感であることだ。
不快な感情的反応を呼び起こすことなく、直接的なメッセージを伝える方法を学ぶことで、オフィス内のコミュニケーションギャップが少なくなる。 機転を利かせるとは、正しいことを言うだけでなく、適切なタイミングを計ることも含まれる。 難しいニュースを伝えるとき、大げさな頼みごとをするとき、ある種の批評をするときなどに便利だ。
適応性
トニー・アレサンドラ博士との共著『プラチナ・ルール』の著者であるマイケル・オコナー博士によれば、適応力は2つの部分に分けて見ることができる。 第一は柔軟性で、適応しようとする意欲だ。 もうひとつは適応能力だ。
適応力とは、必ずしも自分を変えることを意味しない。 それよりも、状況に合わせてコミュニケーションの方法を調整することだ。
さまざまなコミュニケーション・スタイルに関する有益な指摘：
- 自己主張の強い人：相手の話を遮らないようにする。 積極的に耳を傾け、注意深く見て、気を散らさないこと。
- 攻撃的な人たち：冷静さを保つ。 アイコンタクトを保ち、コンプライアンスを要求しない。
- 受動的な人たち：率直であれ。 アイデアをすぐに否定することは避ける。 対立を避けて心を開いてもらうためのビジネスツールを用意する。
続きを読むGoogleコンタクトにコメントする方法
- 消極的：直接質問をして、彼の目的を明確にする。 他の人と一緒に行動することで、会話に対する別の視点を得ることができる。 期待される結果について、明確な期待と境界線を設定する。
- 人を操る：率直で粘り強く、自信と強さを示す。 ゴールに集中し続ける
ボディランゲージ
コミュニケーションは話し言葉だけではない。 心理学教授のアルバート・メヘラビアンはその著書『Silent Messages』の中で、ボディランゲージ55％、声のトーン38％、話し言葉7％という数字を明記している。 状況はさまざまで、スピーカーの心理的性質も一様ではないため、この数字にはいくつかの争いがあった。
しかし、話しているときも聞いているときも、ボディーランゲージに気を配ることが重要であることに変わりはない。 肩を開き、リラックスし、前傾姿勢でいることは、参加していること、本当に話を聞いていること、アイデアを受け入れていることを示す。一方、腕組みをし、背もたれに寄りかかることは、よそよそしく、参加していないこと、新しいやり方を受け入れていないことを示す。
コミュニケーション・ギャップを避けるために善意を示す
政策課題を議論する際、親善を示すことは難しいかもしれない。 その結果、議論は白熱し、より論争が深まる。 経営者も従業員も、いつしか客観性を失いがちだ。
ディベート中に好意を示すために、これらの戦略を使う：
- 敬意を払え。 たとえ他人の意見に同意できないとしても、それを否定する必要はない。
- 個人攻撃は避ける。 トピックに関して反対意見がある場合は、発言者に対して個人攻撃をするのではなく、実際の問題に焦点を当てましょう。 他人の資格やプロ意識に関するあなたの懸念は、適切に扱われなければならないが、議論の中心にすべきではない。
- 共通の土台を求める。 談話の中には、強調するに値する一致点があるかもしれない。 こうすることで、参加者が自分の意見と違うと感じたときに、面目を保つことができる。
プレゼンテーション
ディスカッションのなかには、視覚教材を使ったものもあった。 プレゼンテーションでは、明確で魅力的な資料を提供できるようにする。 また、簡潔で長い段落は避けるべきである。 アウトラインは、主題の連続性を把握するのに役立つ。
発表者は十分な準備をし、質問を歓迎しなければならない。 聴衆とアイコンタクトを保ち、ただスライドを読み上げるだけではいけません。
文書コミュニケーションにおける明瞭さ
リモートオフィスが一般的になった今、文書によるコミュニケーションはこれまで以上に重要な役割を果たしている。 オフィスのメモ、最新の業務連絡先リスト、その他の文書は、適切な権限を持つ人が簡単にアクセスできなければならない。
クラウド共有ファイルツールを活用し、リビジョニングの問題を減らす。 複数のバージョンがあると混乱し、チームに余計なストレスやフラストレーションを与えることになる。
効果的なコミュニケーションはビジネス成功の鍵である。 したがって、有能なコミュニケーション・システムは、企業の知識ベースを増やし、チームワークの文化を育み、組織全体でコラボレーションを円滑に行うことを可能にする。
結論
効果的なコラボレーションのためには、コミュニケーションギャップを埋めることが重要である。 明確でオープンな対話を促進することで、多様な視点が融合し、理解と相乗効果が育まれる。 このプロセスには、前述のテクニックのなかでも、積極的な傾聴、共感、コミュニケーションスタイルの適応が必要である。
ブリッジングを成功させることで、人間関係を強化し、誤解を最小限に抑え、目標の共有とイノベーションを助長する調和のとれた環境を培うことができる。
