はじめに
共有可能な連絡先リストは、あなたが同僚と共通で使用する連絡先グループです。 連絡先が共有されることで、チーム間の連携が強化され、コミュニケーションが円滑になる。 その結果、組織はシームレスなチームワークと作業効率を享受できる。
マイクロソフト・アウトルックの契約者は、この機能をすぐに利用できる。 しかし、Google Contactsユーザーは、Shared Contacts for Gmail®を通じて、共有可能な連絡先リストの特権を享受することもできます。
Shared Contacts for Gmail®は、どのデバイスからでも、どのアプリからでも、共同作業用の連絡先データベースにシームレスにアクセスできるようにします。 Googleドキュメントを共有するのと同じくらい簡単で、各リストに連絡先を作成、閲覧、編集、削除できる権限を設定できる。
続きを読む共有コンタクトの権限管理
共有連絡先 for Gmail® ダッシュボードで共有可能な連絡先リストを作成する
1.共有連絡先 for Gmail®ダッシュボードから、左サイドパネルにある「新しい連絡先リストを作成」アイコン（
2.共有したいコンタクトリストの名前を入力するポップアップが表示されます。
3.連絡先リストを共有したい共同作業者を追加します。
連絡先リストは、社内のどのグループや誰とでも共有することができます。 その結果、社外の人と共有することもできる。 これは、共有する相手やグループもアプリをインストールしている場合にのみ可能です。
4.共有可能な連絡先リストを作成したら、「連絡先を追加」アイコン
5.既存の連絡先を追加するか、新しい連絡先を追加して、共有可能な連絡先リストを作成します。
6.必要な数のエントリをチェックして、複数の連絡先を追加します。 下の赤いボタンをクリックしてリストを確認してください。
7.最後に、あなたと同僚は連絡先リストを共有します。
Googleコンタクトから共有可能なコンタクトリストを作成する
前述したように、グーグル・コンタクトには、連絡先リストを他人と共有する機能はない。 共有可能な連絡先リストを作成するには、まずShared Contacts for Gmail®をインストールしてください。
1.Googleコンタクトにアクセスします。
2.左のパネルにある「ラベル作成」アイコンをクリックします。
3.共有可能な連絡先リストに必要なラベル名を入力します。 保存」をクリックする。
4.共有したい連絡先を見つけます。 連絡先情報の右側にある「その他のアクション」アイコン（
5.共有可能な連絡先リストに作成したラベルに連絡先を割り当てます。
ラベルに含めたいすべての連絡先について、このプロセスを繰り返します。
6.共有連絡先 for Gmail®アプリを開きます。
7.Googleコンタクトから作成した共有可能なコンタクトリストを見つけます。 次に、右側の「連絡先リストを共有」アイコンをクリックします。
8.連絡先リストを共有したい共同作業者を追加します。
連絡先リストは、社内のどのグループや誰とでも共有することができます。 その結果、社外の人と共有することもできる。 これは、共有する相手やグループもアプリをインストールしている場合にのみ可能です。
9.これで同僚と連絡先を共有できました。
共有可能な連絡先リストの利点
簡単なコラボレーション
共有連絡先リストは、チーム内のすべての人のために多くの権限を持つユーザーが簡単にアクセスすることができます。 これにより、コミュニケーション活動が効率化され、リード、顧客、ロイヤルカスタマーの連絡先情報を最新の状態に保つことができる。
連絡先データベースの一元化
チームが共有可能な単一の連絡先データベースで作業すれば、齟齬は避けられる。 その結果、業務連絡先リストに登録されている人たちの正確な連絡先情報に誰もがアクセスできるようになり、ワークフローはより効率的になる。
他のアプリとの連携
共有可能なコンタクトリストはクラウドベース。 そのため、あなたとあなたのチームは、異なるアプリケーションで共有連絡先リストを使用することができます。 共有可能な連絡先リストを作成できる連絡先管理アプリの中には、多くのCRMと統合できるものもある。 これは、節約やそれ以上のことにつながる。
もっと読むG Suite/Google WorkspaceをCRMとして使用する方法：実用的なガイド
どこからでもアクセス可能
クラウドベースの連絡先リストには、さらに多くの利点がある。 許可されたデバイスから、共有された連絡先に電話をかけたり、メッセージを送ったりすることができる。 これは、遠隔地のチームや外出中の個人にとって大きな利便性をもたらす。
より良い社内コミュニケーション
まだGoogle Workspace LDAPを導入していないスタートアップの場合、共有連絡先リストを会社のディレクトリにすることができる。 これにより、オンボーディングやサポートセールスの向上など、多くの特典を提供することができる。
続きを読む会社名簿アプリのメリット
共有可能な連絡先リストの使用場所
企業団体
企業やビジネスでは、顧客、パートナー、ベンダー、その他の重要な連絡先の一元化されたデータベースを維持するために、共有連絡先を使用することができます。 これにより、全従業員が同じ連絡先情報にアクセスできるようになり、より良いコミュニケーションと顧客関係管理が促進される。
プロジェクトベースのグループ
チームや部署内では、共有連絡先を活用してチーム内のメンバーの情報を管理することができる。 その結果、誰もが同僚と連絡を取り合い、協力したり、プロジェクトについて話し合ったり、進捗状況を確認したりすることができる。
イベントと会議
イベント管理では、共有可能な連絡先リストを使用して、出席者、講演者、スポンサー、その他の関係者のリストを整理することができます。 これにより、RSVP、ロジスティクス、そしてフィードバックの調整が容易になる。
学術機関
学校や大学は、教職員や学生の情報を管理するために共有連絡先を使用することができます。 異なる部門間のコミュニケーションを促進し、連携を強化するのに役立つ。
続きを読む Google Workspace for Educationでの連絡先管理
非営利団体
非営利団体は、ドナー、ボランティア、受益者を追跡し、効果的なコミュニケーションとアウトリーチ活動を確保するために、連絡先を共有することで利益を得ることができます。
プロフェッショナル・ネットワーク
共有連絡先は、プロのネットワークや団体でメンバーのディレクトリを維持するために利用することができます。
リモートチームと分散チーム
連絡先の共有は、遠隔地にいるチームや分散しているチームにとって特に便利で、チームメンバーは物理的な場所に関係なく同僚の連絡先情報にアクセスできる。
概要
結論として、共有可能な連絡先リストは、社内外を問わず、組織にとって有益である。 連絡先データベースを一元化することで、同僚、顧客、ベンダー、サプライヤー、パートナー、その他の関係者の最新の連絡先情報に全員がアクセスできるようになります。
