Google Workspace for Education의 연락처 관리

학교나 교육 기관에서 모든 연락처를 관리하려면 많은 작업이 필요합니다. 학생의 이메일 광고, 전화번호 및 기타 연락처 정보가 최신 상태인지 확인해야 합니다. 학생 데이터베이스뿐만 아니라 부모 또는 보호자도 마찬가지입니다. 또한 전체 교직원, 직원 및 기타 이해 관계자도 마찬가지입니다.

일을 원활하게 진행하기 위해 교육 기관(K12 학교, 대학, 교육구 또는 클럽)은 교사, 강사 및 직원이 수동 작업에 시간을 절약하고 집중할 수 있는 적절한 연락처 관리 솔루션을 고려해야 합니다. 직업의 가장 중요한 측면인 교육에 대해.

어떻게 진행해야 할지 모르겠다면 저희가 도와드리겠습니다! Google Workspace for Education의 연락처 관리와 관련된 가장 일반적인 문제를 살펴보고 해결 방법을 살펴보겠습니다.

K12, 학군 및 대학을 포함한 교육 기관의 일반적인 과제

중앙 집중식 연락처 데이터베이스가 없으면 정보가 손실됩니다.

Google Workspace for Education을 사용하는 학교와 기관은 연락처 관리에 문제가 있습니다. 그들은 수업에 따라 학생과 더 나아가 부모의 방대한 연락처 정보를 구성하는 데 어려움을 겪습니다. Google Workspace에서 사용자가 누구와도 연락처 그룹을 공유하는 것을 허용하지 않기 때문에 이러한 문제가 발생합니다.

또한 일부 정보는 비공개 및 기밀 정보이므로 여러 사람과 공유하면 장기적으로 문제가 발생합니다.

예를 들어, 학생들은 다른 학생들에 대한 특정 정보를 알 수 없습니다. 따라서 데이터베이스를 관리하는 사람들은 모든 개인 정보가 주의해서 다루어지도록 각별히 주의해야 합니다.

Google Workspace for Education에서 연락처 목록(라벨이라고도 함)을 만들 수 있습니다. 안타깝게도 CRM 사용자처럼 연락처 목록을 공유할 수 없습니다. 이는 Google Workspace for Education에 기본 공유 기능이 없기 때문입니다. 각 사용자는 개별적으로 자신의 레이블을 만들어야 합니다. 따라서 사용자가 특정 연락처 정보를 업데이트할 때 다른 사용자의 장치에서 다른 레이블을 업데이트하지 않습니다. 다른 모든 사용자는 개별적으로 연락처 정보를 업데이트해야 합니다.

여기에서 라벨 생성에 대해 자세히 알아보세요 .

간단한 예를 살펴보겠습니다. 새 학생이 중간에 들어오면 각각의 다른 교사와 교직원이 개별적으로 개별 목록을 업데이트해야 합니다. 관리자의 악몽!

혼합에 추가하기 위해 전염병은 원격 교육과 관련된 새로운 기술을 도입했으며 학생의 연락처 정보를 중앙 집중화하기 위한 중앙 집중식 데이터베이스가 없기 때문에 새로운 통신 문제를 도입했습니다.

해결책

학생들과 관련된 기밀 정보에 대해 협력하고 최신 정보를 유지하는 것은 교사 업무의 중요한 부분입니다.

이렇게 하면 학생들의 상황을 더 잘 이해하고 그에 따라 지원할 수 있습니다. 교사는 휴식 시간에 만나지 않을 때 통찰력을 잃을 수 있습니다. 이상적인 상황은 아닙니다.

모든 사람이 정보를 별도로 저장하고 교사, 교수 및 기타 직원이 항상 대면하지 않을 때 학생에 대한 특정 정보를 모를 수 있습니다.

Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 모든 교직원이 학생의 연락처 카드에 댓글을 남길 수 있어 학생들과 진행되는 모든 일을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

기밀 수준을 고려해야 합니다.

Google Workspace for Education에는 모든 사용자의 이메일 및 기타 연락처 정보가 포함된 기본 디렉터리가 있습니다. 이 디렉토리에서는 정보가 분리되지 않고 동일한 위치에 수집됩니다.

따라서 대학과 같은 교육 기관은 Google Workspace 디렉터리라는 한 곳에 수천 명의 사용자 목록을 함께 보유하게 됩니다.

따라서 공급업체 목록이나 교수의 개인 주소와 같은 일부 정보를 기밀로 유지해야 하는 경우에는 제대로 작동하지 않습니다.

모든 학생이 해당 디렉터리의 모든 정보에 자동으로 액세스할 수 있기 때문에 단순히 모든 학생과 기본 디렉터리를 공유할 수 없습니다.

대신, 1) 서로 다른 목록에 있는 서로 다른 사람들을 구성하고 , 2) 특정 사람들에게 액세스 권한을 부여 하고, 3) 특정 필드를 특정 사람들에게만 표시할 수 있어야 합니다 .

이를 위해 Google Workspace for Education은 제한된 도구입니다.

다른 기술은 새로운 도전을 가져옵니다

혼합에 추가하기 위해 교육자는 교실에서 많은 도구를 사용합니다. 이것은 특히 원격 설정과 일반적인 상황에서 발생합니다.

Zoom과 같은 도구를 사용하고 전체 학급을 Zoom 회의에 초대하려는 경우 적절한 연락처 데이터베이스 없이는 쉽게 할 수 없습니다.

Gmail®용 연락처 공유 와 같은 도구를 사용하면 사용 중인 도구를 통해 전체 연락처 레이블 또는 목록에 쉽게 초대장을 보낼 수 있습니다.

교육 기관에서 IP 전화를 사용하고 있을 수 있습니다. 100여대의 교수 기기에 각각 따로 연락처를 저장하면 제대로 동작하지 않는다. 이를 위해서는 중앙 집중식 연락처 데이터베이스가 필요합니다.

위에서 언급한 상황은 교육 기관에 동기화된 단일 연락처 기반이 필요한 이유를 정의합니다. 또한 권한에 따라 사용자, 앱 및 장치와 동기화됩니다. 이렇게 하면 정보를 찾거나 누락되는 번거로움을 피할 수 있습니다.

연락처 정보를 잃어버리지 마십시오

그런 다음 연락처 정보를 잃지 않으려는 문제가 있으며 손실된 연락처를 복원할 수 있는 기능이 있는지 확인해야 합니다.

적절한 연락처 관리 시스템이 없으면 잃어버린 연락처를 쉽게 복원할 수 없으며 실수로 모든 정보를 다시 찾지 못한 채 삭제할 수 있습니다.

Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 주소록을 보관하거나 매년 또는 학기마다 일부 주소록을 영구적으로 삭제할 수 있습니다.

자세히 알아보기: Google for Education용 공유 주소록 관리자

Google Workspace for Education을 최대한 활용하려면 어떻게 해야 하나요?

Gmail®용 연락처 공유는 Google Workspace for Education을 위한 완벽한 연락처 관리 솔루션입니다. 연락처 관리 문제를 해결하도록 설계된 클라우드 기반 도구입니다.

교사, 교수 및 기타 직원에게 수업 또는 기타 범주별로 구성된 중앙 집중식 공동 작업 주소록을 제공합니다. 또한 이 앱은 Google Workspace 도구, 휴대기기 및 매일 사용하는 기타 타사 앱과 완벽하게 동기화됩니다.

Gmail®용 연락처 공유를 시작하는 방법 :

✅ 연락처를 목록 또는 라벨로 정리

✅ 관련 승인 및 액세스 권한이 있는 관련 그룹과 목록 공유

✅ 어떤 정보가 기밀인지 정의(예: 교사의 개인 전화번호 등)

✅ 중앙 집중식 연락처 카드를 사용하여 직원이 의견을 추가하고 협업하도록 권장하십시오. 이것은 모든 사람이 동일한 수준의 정보를 갖게 합니다.

자세히 알아보기: Google Workspace for Education

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