대규모 연락처 데이터베이스를 관리할 때 Google 주소록의 기존 검색창을 사용하여 적합한 사람을 검색하는 것은 건초 더미에서 바늘 찾기처럼 어려울 수 있습니다.
사용자에게 더 나은 검색 결과를 제공하기 위해 Gmail용 공유 주소록은 Google 주소록 및 기타 통합 주소록 관리 앱에서 고급 검색 기능을 제공합니다. 이제 사용자는 연락처 또는 연락처 그룹을 보다 효율적으로 찾을 수 있습니다.
고급 연락처 검색은 어떻게 작동하나요?
1. 고급 연락처 검색은 특정 필드의 검색 결과만 제공합니다.
예를 들어 프랑스라는 사람을 찾아야 한다고 가정해 보겠습니다. Google 주소록 검색을 사용하면 에펠탑이 있는 국가의 모든 연락처가 표시됩니다.
하지만 고급 연락처 검색 기능을 사용하면 이름이 프랑스인 연락처만 표시되도록 정의할 수 있습니다.
고급 검색 기능을 사용하면 검색어를 찾을 수 있는 필드에 따라 검색할 수 있습니다.
고급 검색 기능을 사용하면 검색 결과의 범위를 쉽게 좁힐 수 있습니다.
2. 고급 연락처 검색은 시작 부분뿐만 아니라 필드 내 어디에서나 주어진 문자를 일치시켜 결과를 제공합니다.
예를 들어, 이름 필드 검색창에 ‘son’을 입력하면 고급 검색 기능에서 ‘son’으로 시작하는 이름(예: 소니아 올리버, 소니 라이먼, 리 소네트 등)에 대한 결과만 표시해 줍니다.
고급 검색에서는 이름에 ‘아들’이 포함된 연락처(예: Adrian Pearsons, Jason Aquino 또는 Sophie Thompson)를 표시합니다,
3. 제외 기준
Google 주소록 및 기타 통합 앱의 Gmail®용 공유 주소록 고급 검색을 사용하면 검색 결과에 제한 매개변수를 설정할 수 있습니다. 검색 결과에 ‘단어 없음’ 필드를 사용하면 특정 용어를 제외할 수 있습니다. Gmail용 공유 주소록은 회사명이나 위치와 같은 특정 기준을 제외하는 것이 필요한 연락처를 정확히 찾는 데 중요할 수 있음을 인식하여 연락처의 하위 집합을 좁히는 데 도움을 줍니다.
또한 이 기능은 ‘비어 있음’ 토글을 제공하여 필수 정보가 없는 연락처를 필터링합니다. 이렇게 세분화하면 사용자의 기준에 정확히 부합하는 연락처 목록을 선별하여 보다 효율적으로 검색할 수 있습니다.
이 시나리오를 상상해 보세요. 테일러 산업은 미국, 캐나다, 멕시코에 지사를 두고 있습니다. 미국과 멕시코의 모든 엔지니어에게만 연락하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 국가에 대한 ‘단어 없음’ 필드에 ‘캐나다’를 입력하면 됩니다.
고급 연락처 검색 기능의 이점
1. 정교한 검색 기능
사용자가 검색에 특정 키워드를 입력하면 보다 정확한 결과를 얻을 수 있습니다. 특히 대규모 연락처 데이터베이스나 복잡한 연락처 정보를 다루는 사용자에게는 구체성 수준이 매우 중요합니다.
검색 쿼리를 통해 좁혀진 목록이 표시되므로 사용자는 필요한 연락처 또는 연락처 그룹을 쉽게 찾을 수 있습니다. 이는 직원의 효율성을 높여줍니다. 광범위한 연락처 목록을 살펴보는 대신 보다 생산적인 업무에 집중할 수 있습니다.
2. 정의된 검색 제한 사항
제외 기준을 사용하면 검색 결과가 의도한 연락처 하위 집합으로 더욱 정밀하게 표시됩니다. 이렇게 하면 관련 없는 연락처를 선별하는 시간이 크게 줄어듭니다.
3. 공유 연락처 검색
고급 검색 기능은 공유 연락처로 확장됩니다. 다른 팀원이 만든 연락처라도 사용자가 원하는 연락처를 찾을 수 있습니다.
이 광범위한 검색 기능은 필요한 연락처를 찾기 위한 폭넓은 옵션을 제공합니다. 동료가 공유한 연락처에 액세스하면 인맥의 잠재력이 향상될 뿐만 아니라 새로운 물류 기회도 열립니다.
4. 주소록 정리
‘는 ‘비어 있습니다’ 토글을 사용하면 빈 연락처 항목을 제거할 수도 있습니다. 이메일 주소와 전화번호의 비어 있는 필드는 곧 채울 계획이 없는 한 연락처 목록에서 사용할 수 없습니다.
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5. 타겟 키워드를 사용하여 빠르게 그룹 구성
고급 검색 기능을 사용하면 특정 기준에 따라 맞춤형 그룹을 만들어 연락처를 효율적으로 정리하고 관리할 수 있습니다. 예를 들어 미국, 캐나다, 프랑스, 사우디아라비아에 지사가 있는 조직인 Sun Corp의 경우 12월 31일이 되면 직원들에게 새해 인사를 보내고 싶을 수 있습니다. 그러나 사우디아라비아에서는 1월 1일에 새해를 기념하지 않으므로 해당 직원은 이 메시지에서 제외하는 것이 좋습니다.
고급 검색 기능을 사용하면 사우디아라비아 이외의 모든 직원을 쉽게 식별하고 “비사우디” 등의 레이블을 만들어 결과를 저장할 수 있습니다. 이를 통해 명절 인사말이나 기타 커뮤니케이션을 빠르고 효율적으로 전송할 수 있으며, 사려 깊고 문화적으로 민감한 메시지를 전달할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 커뮤니케이션 프로세스를 간소화할 뿐만 아니라 조직 내 문화적 차이에 대한 존중을 유지하는 데도 도움이 됩니다.
고급 연락처 검색 기능을 효과적으로 사용하려면 어디에서 사용하나요?
영업 아웃리치 타겟팅
이메일이나 전화번호가 없는 연락처를 제외하고 특정 산업, 직책 또는 지역을 기준으로 연락처를 필터링하여 효과적인 홍보 활동을 펼칠 수 있습니다. 최적의 전환을 위해 마케팅 자료와 영업 프레젠테이션을 적절히 조정하세요.
고객 세분화
업셀링, 리워드 프로그램 관리, 맞춤형 지원 서비스 등의 작업을 위해 알파벳 순서나 지리적 영역에 따라 고객을 팀원에게 손쉽게 배정할 수 있습니다. 고급 검색 기능을 사용하면 관련 없는 필드(예: 도시 또는 도시 이름)를 포함하지 않고 선택한 필드(예: 이름)를 기준으로 결과를 엄격하게 필터링하여 정확성과 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
이벤트 초대
특정 직무(예: 관리자)를 가진 연락처를 파악하여 이벤트 장소와 가까운 곳에서 열리는 네트워킹 이벤트, 제품 출시 또는 기술 향상 세미나에 초대할 수 있습니다.
공급업체 관리
특정 지역 및 회사의 공급업체 연락처를 쉽게 찾고 전화번호가 없는 공급업체는 제외하여 보다 효율적으로 커뮤니케이션하세요. 검색 결과를 저장하여 향후 거래에서 더 빠르게 연락할 수 있습니다.
전사적 커뮤니케이션
회사의 특정 부서 또는 지사 내 연락처에게 특정 공지사항이나 메모를 전달하세요. 관련 없는 항목은 제외하고 해당 부서 또는 지사 내 연락처에만 집중하면 적절한 사람들에게 올바른 정보를 전달할 수 있습니다.
테이크아웃:
- 고급 검색 기능은 조직 내 데이터 관리와 커뮤니케이션의 정확성, 효율성, 효과성을 높여주는 강력한 도구입니다.
- 제외 기준은 검색 결과에서 보다 관련성 높은 정보를 얻을 수 있도록 도와줍니다. 이렇게 하면 시간이 절약되고 정보 과부하가 줄어듭니다.
- 고급 검색 기능을 통해 사용자는 대규모 데이터 세트를 쉽게 관리할 수 있어 더 나은 의사 결정과 최적화된 리소스 할당을 할 수 있습니다.
