비즈니스 소유자 및 관리자로서 좋은 회계 시스템을 유지하면 많은 추가 보안이 제공됩니다. 즉, 수익이 어떻게 진행되고 있는지, 어떤 비용이 가장 중요한지, 지불해야 하는 항목 및 언제가 관리의 핵심 부분인지 아는 것입니다.
이를 염두에 두고 재무 상태와 회사 성장을 유지하기 위해 구현해야 할 사항에 대해 더 나은 개념을 갖게 됩니다. 앞으로 이 데이터는 새로운 전략과 프로젝트를 개발하는 데 사용될 수 있습니다.
그러나 종종 관리자는 회계와 같은 것을 분류할 시간이 거의 없는 멀티태스커입니다. 그리고 부서에서 자신의 자금 문제를 다른 팀에 전달해야 하는 경우 데이터 손실, 누락된 파일 및 기타 문제로 인해 연체료, 벌금 및 기타 재정적 문제가 발생할 수 있습니다.
따라서 회계 우선 순위가 무엇인지, 기술을 사용하여 회사의 주요 요구 사항을 충족하는 효율적인 디지털 시스템을 만드는 방법을 이해하는 것이 중요합니다.
소기업에 회계 시스템이 필요한 이유는 무엇입니까?
예를 들어 회사가 성장하고 있으며 고객에게 서비스를 제공하기 위해 새로운 인력을 하청해야 한다고 가정해 보겠습니다. 귀하의 부기는 어떻게 지불을 이행할 수 있습니까? 회사는 인보이스를 제때 받고 지불하고, 필요한 도구를 구입하고, 빚진 세금을 지불할 준비가 되어 있습니까?
또는 예를 들어 회사에서 물류와 협력하고 트럭 운전자가 차량을 최신 상태로 유지하도록 요구하는 경우입니다. 유지 보수 영수증은 어디로 보내나요? 누가 이러한 문서를 어떻게 구성합니까?
시간이 민감한 또 다른 상황은 직원들에게 급여를 지급하는 것입니다. 법과 모범 사례를 준수하는 것 외에도 직원들에게 제때 급여를 지급하면 훨씬 더 나은 근무 환경이 조성됩니다. 올바른 도구를 사용하면 자동 결제 및 인보이스 요청을 설정할 수 있으므로 이러한 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
잔액 파악
훌륭한 회계 시스템을 유지하면 대차대조표라는 큰 이점이 있습니다. 실제로 많은 비즈니스 관리자가 지출된 모든 비용과 투자 성과에 세심한 주의를 기울이지 않기 때문에 손실을 입습니다.
예를 들어, 소프트웨어에 지출하는 금액은 알지만 직원에게 얼마나 많은 혜택을 주는지 또는 월별 지출 금액은 알 수 없습니다. 반대로 각 클라이언트가 지불하는 금액을 알지만 각각의 전용 시간을 제대로 비교하지 못할 수도 있습니다.
모든 것이 대차 대조표 및 기타 문서에 추가되면 회사 자산, 월간 및 주간 재무 보고서, 유형 및 프로젝트별 평균 지출 등과 같은 항목을 시각적으로 비교할 수 있습니다.
이것은 회사의 건강에 막대한 영향을 미칩니다. 재무 데이터를 사용하면 향후 계획을 개발하고 성장 전략을 수립하는 것이 훨씬 쉬워집니다. 새로운 제품 및 서비스 개발에서 더 큰 팀 고용에 이르기까지 대차대조표를 문서화하면 의사결정에 무게를 실을 수 있습니다.
기술이 부기를 더 잘하는 데 어떻게 도움이 될 수 있습니까?
좋은 회계 시스템이 필수적이지만 변수가 주어지면 그렇게 하기가 어려워 보입니다. 부기를 설정할 때 알아야 할 것이 많습니다. 우선 순위를 정해야 합니다. 계약자를 고용하고 있습니까? 다양한 장소에서 운영 중인가요? — 회사의 요구 사항에 맞게 시스템을 조정합니다.
기술은 많은 도움이 될 수 있습니다. 대차대조표 보관을 위한 클라우드 스토리지 , 문서 공동 편집 및 공유 받은 편지함과 같은 기능을 통해 회계 팀이 더 빠르고 효율적으로 작업할 수 있는 이상적인 디지털 작업 공간을 만들 수 있습니다.
시스템을 간소화할 수 있는 5가지 방법
귀사에 어떤 부기가 필요한지 알고 계십니까? 설정하는 5단계는 다음과 같습니다.
DragApp과 같은 공유받은 편지함 받기
공유 받은 편지함은 모든 팀 구성원이 액세스할 수 있는 공동 이메일 받은 편지함입니다. 예를 들어 이메일 주소 invoices@companyname이 있고 여기에서 하청업체의 모든 문서를 전달한다고 가정합니다.
일반적으로 회계 팀 직원은 이 계정에 로그인하여 받은 편지함에서 작업을 정렬하거나 수신 메일을 자신에게 전달하여 작업해야 합니다.
이는 프로세스 속도를 저하시킬 수 있으므로 우려의 원인이 될 수 있습니다. 게다가 로그인 정보를 공유한다는 것은 귀하의 계정이 보안 문제 및 실패에 더 취약하다는 것을 의미합니다. 이는 민감한 금융 데이터 의 경우 큰 문제입니다.
해결 방법은 자신의 Gmail 계정에서 직접 공유 받은 편지함을 설정하는 것입니다. DragApp 과 같은 공유 받은 편지함 도구를 사용하면 기존 이메일 주소를 승인된 사용자가 자신의 계정에서 바로 볼 수 있는 받은 편지함으로 변환할 수 있습니다. 이렇게 하면 로그인 정보를 공유하거나 계정 간에 계속 전환할 필요가 없습니다. 대신 모든 사용자가 수신 메시지를 실시간으로 확인하고 그에 따라 계층 워크플로를 조정합니다.
Drag를 재무 팀에 이상적으로 만드는 또 다른 기능은 보드와 과제가 포함되어 있다는 것입니다. 즉, 사용자는 이메일을 작업 카드로 변환하고 이를 할일 게시판에 정리할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 작업을 팀에 할당할 수 있습니다. 이것은 소규모 회사에 필수적인 보다 협력적이고 효율적인 종류의 팀워크를 생성합니다.
자주 수정하세요
작업 관리가 포함된 Drag와 같은 도구를 사용하면 수신 메일 누락 및 잘못된 통신을 방지할 수 있습니다. 마감일을 놓치거나 연체료를 지불하지 않을 것이기 때문에 이는 재무 팀의 핵심입니다. 작업 흐름이 개선되어 재정에 직접적인 영향을 미칩니다.
시스템을 개발할 때 보고서와 대차대조표를 분석할 시간을 예약하여 돈이 어디로 가고 있는지, 미래를 위해 더 나은 계획을 세우는 방법을 이해하는 것이 중요합니다.
결제 및 인보이스를 제때에 받으십시오.
세금 환급에서 공급업체 지불에 이르기까지 적시에 응답하는 것이 건전한 부기의 핵심입니다. 멀티태스킹을 해야 하는 소기업 소유주에게는 어려운 일이지만 필수적입니다.
이 상황에서 기술은 당신의 동맹이 될 수 있습니다. 첫째, 문서. 외부 회계 법인과 함께 일하는 경우 재무 제표 및 기타 파일로 Google 드라이브를 설정하고 수신하는 즉시 추가하십시오. 그런 다음 신속하게 다시 참조하여 필요에 따라 회계사에게 전달할 수 있습니다.
모든 것을 문서화하고 명확하게 하는 것 외에도 매월 지불을 정리하고 재무제표를 검토할 시간을 따로 마련해야 합니다. 되풀이 의무로 달력에 설정하십시오. 그런 다음 이 시간을 사용하여 대차 대조표 상태에 대해 자세히 알아보십시오. 이제 분기 말에 더 이상 놀라움이 없습니다.
연락 유지
글로벌 원격 팀이 증가함에 따라 귀하와 회계 관리자는 같은 위치에 있지 않을 수도 있습니다. 그리고 직원, 계약자 및 공급업체 중 일부는 그렇지 않을 수도 있습니다. 그러나 회계와 부기는 종종 같은 사람들과 많은 교류를 필요로 합니다. 어떻게 고칠 수 있습니까?
Shared Contacts Manager 와 같은 도구를 사용하면 내부 및 외부 연락처와 함께 커뮤니케이션 도구 전체에 팀의 연락처를 전파할 수 있습니다.
예를 들어, 하청업체가 WhatsApp에서 청구서를 누구에게 보내야 하는지 묻는 경우 청구서 관리자의 연락처 정보를 공유할 수 있습니다. 반대로 회계 법인이 직원의 연락처 정보를 요청하면 회계 법인이 Google 도메인에 속하지 않더라도 공유할 수 있습니다.
즉, 도메인 내에서만 연락처에 액세스할 수 있는 대신 디렉터리를 다른 플랫폼과 회사 간에 쉽고 안전하게 공유할 수 있습니다.
어디서나 모든 설정
비즈니스 소유자와 관리자의 가장 큰 관심사 중 하나는 어디에서나 연락처 디렉토리에 액세스해야 한다는 것입니다. 또한 모바일 장치에 연락처 전화 번호와 이메일 주소가 각각 저장되어 있지 않을 수도 있습니다.
Gmail용 연락처 공유를 사용하면 브라우저, 모바일 앱 또는 Google 드라이브와 같은 다른 도구를 통해 자신의 계정에서 이 정보에 액세스할 수 있습니다. 사람들에게 연락해야 할 때 언제 어디에 있든 자신의 연락처에 국한되지 않습니다. 대신 디렉토리를 검색하여 필요한 사람을 찾을 수 있습니다.
예를 들어 고객과 회의 중이고 고객의 계약서를 회계 및 법률 파일로 보내야 하는 경우 Google 드라이브 앱에 저장할 수 있습니다. 그런 다음 디렉터리에서 회계 및 법무팀을 찾아서 전달합니다. 추가 단계가 필요하지 않습니다.
더 우수하고 접근하기 쉬운 회계 시스템을 구현할 준비가 되셨습니까? 기술이 소기업의 성장을 돕는 방법에 대해 자세히 알아보십시오!
