学校・教育機関の連絡先をすべて管理するのは大変な作業です。 メール広告や電話番号など、学生の連絡先が最新であることを確認する必要があります。 生徒だけでなく、その保護者のデータベースもありますけどね。 さらに、全教職員、その他のステークホルダーも同様です。
K12の学校、大学、学区、クラブなど、教育機関では、物事を円滑に進めるために、教師、講師、スタッフが手作業の時間を節約し、仕事の最も重要な側面である教育に集中できるよう、適切な連絡先管理ソリューションを検討する必要があります。
どうしたらいいのかわからないという方は、ぜひご相談ください。 Google Workspace for Educationの連絡先管理に関するよくある問題と、その解決方法について説明します。
K12、学区、大学などの教育機関に共通する課題
連絡先のデータベースが一元化されていないため、情報が失われる
Google Workspace for Educationを利用している学校や教育機関では、連絡先管理に問題があります。 生徒、ひいては保護者の膨大な連絡先をクラスごとに整理するのは大変なことです。 Google Workspaceでは、ユーザーが連絡先グループを誰とでも共有することができないため、この問題が発生するのです。
さらに、複数人で共有すると、個人情報や機密情報があるため、長い目で見ると問題が生じます。
例えば、学生は他の学生のある情報を知ることができません。 したがって、データベースを管理する者は、個人情報の取り扱いに細心の注意を払わなければならない。
Google Workspace for Educationでは、連絡先リスト（通称：ラベル）を作成することができます。 残念ながら、CRMのユーザーのように、連絡先リストを共有することはできません。 これは、Google Workspace for Educationに共有機能が内蔵されていないためです。 各ユーザーが個別にラベルを作成する必要があります。 そのため、ユーザーが特定の連絡先情報を更新しても、他のユーザーのデバイスの他のラベルは更新されません。 それ以外のユーザーは、別途連絡先を更新する必要があります。
簡単な例を見てみましょう。 年の途中で新入生が入った場合、それぞれ別の先生やスタッフが個別にリストを更新する必要があります。 なんという管理者の悪夢
さらに、パンデミックによって遠隔授業に関する新しい技術が導入され、学生の連絡先を一元管理するデータベースがないため、新たなコミュニケーションの問題が発生したのです。
解決策
生徒に関する機密情報を共同で管理することは、教師の仕事において非常に重要なことです。
そうすることで、生徒の状況をよりよく理解し、適切なサポートをすることができます。 先生方は、コーヒーブレークに会っていないと、見識を失ってしまうかもしれませんね。 理想的な状況とは言えません。
みんなが別々に情報を保管し、先生や教授などのスタッフが必ずしもいつも顔を合わせているわけではない場合、生徒のある情報を知らないことがあります。
Gmail®の共有連絡先では、スタッフ全員が生徒の連絡先カードにコメントを残し、生徒の近況を常に把握することができます。
機密保持のレベルを考慮する必要がある
Google Workspace for Educationには、全ユーザーのメールやその他の連絡先が登録されたメインディレクトリがあります。 このディレクトリでは、情報が分離することなく同じ場所に集められています。
ですから、大学のような教育機関では、Google Workspaceのディレクトリという1つの場所に数千人のリストが集まっていることになります。
そのため、例えば業者のリストや教授の個人的な住所など、情報の一部を秘密にする必要がある場合には、うまく機能しません。
メインディレクトリを全学生と単純に共有することはできません。なぜなら、学生は自動的にそのディレクトリ内のすべての 情報にアクセスできるようになるからです。
その代わり、1）さまざまな人をさまざまなリストで整理し、 2）特定の人にアクセス権限を与え、 3）特定のフィールドを特定の人にだけ見えるようにする、という機能が必要です。
そして、この目的のために、Google Workspace for Educationは限定的なツールです。
異なるテクノロジーがもたらす新たな課題
さらに付け加えると、教育関係者は教室で多くのツールを使っています。 これは、通常の環境だけでなく、特に遠隔地において発生します。
Zoomなどのツールを使って、クラス全員をZoomミーティングに招待したい場合、適切な連絡先データベースがなければ、簡単に行うことはできません。
Shared Contacts for Gmail®のようなツールを使えば、使っているどのツールからでも、連絡先ラベルやリスト全体に簡単に招待状を送ることができます。
もしかしたら、教育機関ではIP電話を使用しているかもしれません。 百人の教授の端末に別々に連絡先が保存されていると、正しく機能しない。 そのためには、連絡先のデータベースを一元化する必要があります。
このような状況から、教育機関では1つのコンタクトベースが必要とされているのです。 さらに、そのユーザー、アプリ、デバイスとの同期を、その権限に従って行う。 これにより、情報を探したり、見落としたりする手間を省くことができます。
連絡先をなくさない
それから、連絡先を失いたくないということで、失った連絡先を復元する機能を持たせることです。
適切な連絡先管理システムがなければ、失った連絡先を簡単に復元することはできませんし、誤ってすべての情報を削除してしまい、二度と見つけることができなくなる可能性もあります。
共有アドレス帳 for Gmail®では、毎年または学期ごとに、アドレス帳の一部をアーカイブする、または永久に削除することを選択することができます。
続きを読む Google for Educationのための共有連絡先マネージャ
Google Workspace for Educationをどのように活用すればよいのでしょうか。
Shared Contacts for Gmail®は、Google Workspace for Educationのための完璧な連絡先管理ソリューションです。 コンタクトマネジメントの問題を解決するために設計されたクラウドベースのツールです。
教師、教授、その他のスタッフに、クラスやその他のカテゴリーで編成された、一元化された共同アドレス帳を提供します。 さらに、このアプリは、Google Workspaceツール、モバイルデバイス、その他日常的に使用しているサードパーティアプリと完全に同期しています。
Shared Contacts for Gmail®の始め方。
✅ 連絡先をリストやラベルに整理する
✅ リストを関連するグループと共有する（関連する権限とアクセス権を持つ）。
✅ どの情報が機密であるかを定義する（例：教師の個人的な電話番号など）
✅ 一元化された連絡先カードを使って、コメントを追加したり、共同作業をするようスタッフに勧める。 これによって、誰もが同じレベルの情報を持つことができるのです。
続きを読む 教育向けGoogleワークスペース
