회사 디렉토리는 다양한 형태로 제공됩니다. 일반적으로 눈에 띄는 곳에 게시된 종이에 정기적으로 액세스하는 전화 번호가 있습니다. 어쨌든 지금은 디지털 시대이며 이제 모든 것이 종이 가 필요 없습니다.
다른 부서에서 연락하는 사람들의 연락처 세부 정보에 대해 책상 어딘가에 테이프로 붙인 종이가 있던 시대는 지났습니다. 아니면? 이제 직장에 공유 스프레드시트 파일이 있어 아직 암기하지 않은 경우 찾아볼 수 있습니다. 그렇지 않으면 대체 직원의 연락처 세부 정보를 찾을 수 없을 때 누가 귀찮게 해야 하는지 알 수 있습니다. 휴대폰이나 데스크탑에서 직접 액세스할 수 있는 회사 디렉토리가 있으면 이러한 모든 뉘앙스로부터 귀하와 조직의 모든 사람을 구할 수 있습니다.
1. 효율적인 커뮤니케이션
회사 디렉토리 앱을 사용하면 더 이상 팀원의 연락처 정보를 검색할 필요가 없습니다. 벽에 붙은 메모에 있는 전화번호를 그대로 입력하거나 이전 거래에서 복사/붙여넣기 할 필요가 없습니다.
회사의 모든 사람의 연락처 세부 정보는 선호하는 메시징 앱의 받는 사람 필드에 있는 자동 완성 양식에 나타납니다. 당신은 더 이상 새로운 사람의 번호를 묻지 않습니다.
2. 온보딩 개선
새로운 사람에 대해 말하면 회사 디렉토리가 있으면 직장에 쉽게 적응할 수 있습니다. 그는 조직의 모든 사람을 쉽게 볼 수 있습니다. 그는 적절한 허가가 있다면 누구에게나 쉽게 다가갈 수 있습니다.
근무하는 회사 명부는 신입 사원의 워밍업 기간을 단축합니다. 그의 생산성 은 그가 회사에서 누가 무엇을 하는지 묻지 않고 실제 업무를 수행하는 데 시간을 사용함에 따라 증가합니다.
3. 시간 절약
개인 및 전문성 개발 분야의 세계 권위자 중 한 명인 Paul J. Meyer의 말을 인용합니다. “대부분의 시간은 몇 시간이 아니라 몇 분 안에 낭비됩니다. 바닥에 작은 구멍이 있는 양동이는 의도적으로 발로 차버린 양동이만큼 비게 됩니다.”
이메일 주소를 검색하는 데 몇 초밖에 걸리지 않습니다. 불행히도 이 작업을 반복적으로 수행하면 1년에 몇 시간이 누적됩니다. 신뢰할 수 있는 연락처 관리 시스템은 이러한 비생산적인 시간을 제거합니다.
4. 어디서나 회사 디렉토리에 액세스
이 시나리오를 사용하십시오. 식료품 저장실에서 누수가 발견되었습니다. 데스크톱으로 이동하는 것보다 휴대전화에서 바로 유지보수 담당자에게 이메일을 보내는 것이 더 편리합니다. 그 작은 문제를 잊어버리는 데에는 수십 가지 이유가 있을 수 있습니다. 휴대전화에 메모하는 대신 직접 이메일을 보내면 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.
5. 판매 지원
마케팅 및 영업 팀은 우수한 연락처 관리 앱으로 고객 목록을 쉽게 공유할 수 있습니다. 이것이 반드시 CRM을 의미하는 것은 아닙니다. CRM 시트는 비쌀 수 있습니다. 온보딩 비용 및 기타 비용은 기타 원장 항목입니다.
영업 및 마케팅 부서에서만 액세스할 수 있는 회사 디렉토리에 “리드” 및 “클라이언트”라는 폴더를 만들 수 있습니다. 중요한 것은 해당 폴더를 보호해야 합니다. 모든 사람이 이러한 유형의 연락처에 액세스하는 것을 원하지 않습니다.
결과적으로 회사의 연락처 공유 기능을 통해 CRM 시트 월별 지불액을 절약할 수 있습니다. 예측 및 데이터 분석과 같은 기능이 진정으로 필요한 사람들만 CRM을 사용할 수 있습니다. 연락처 공유만 할 수 있는 나머지 사람들은 CRM에 참여할 필요가 없습니다.
6. 통신 보안
위와 같은 폴더 보안 주제와 관련하여 권한을 설정할 수 있는 연락처 관리 앱을 선택합니다. 권한은 특정 연락처 그룹에 대한 무단 액세스를 방지하는 데 중요합니다.
예를 들어 관리자는 고객 목록에 액세스할 필요가 없습니다. 따라서 “리드” 및 “클라이언트”를 마케팅 및 영업 부서로만 제한하도록 설정해야 합니다.
내부 그룹의 경우 첫 번째 필요한 경우 관리자에게만 표시되는 C급 연락처 세부 정보를 설정할 수도 있습니다. 이렇게 하면 회사 계층 구조를 우회하는 것을 방지할 수 있습니다. 그러나 중소기업의 일부 관리자는 파일 직원에게서 아이디어를 얻는 것을 꺼리지 않습니다.
7. 연락처보다 더 많은 정보를 공유하세요
직원은 이름, 지점 위치, 부서 또는 직위별로 쉽게 검색할 수 있습니다. 회사 디렉토리는 연락처 아래에 이러한 세부 정보를 보관할 수 있습니다. 이것은 모든 사람에게 회사 조직에 대한 지식을 제공합니다.
일부 연락처 관리 앱 에는 메모 기능이 있으며 작성한 내용에 대해 동료에게 태그를 지정하기도 합니다. 이 기능을 사용하여 주석을 추가할 수 있습니다. 물론 관련된 사람의 허가를 받아 이 작업을 수행해야 합니다. 메모의 예로는 “그녀는 채식주의자입니다” 또는 “그는 유태인입니다.”가 있습니다. 물론, 이러한 짧은 메모는 동료가 원하는 것과 필요한 것에 대한 일반적인 선호도를 상기시켜 줄 수 있습니다.
8. 데이터 보호
GDPR을 준수 하는 회사 디렉토리 소프트웨어 또는 데이터 개인 정보를 보호하는 기타 표준을 선택하십시오. 이는 귀하의 데이터가 제3자에 의해 해킹되거나 사용되지 않는다는 것을 알기 위해 중요합니다.
9. 보호 전송
Cora라는 직원이 퇴사하면 더 이상 연락처 목록을 후임자인 Lalaine에게 이전하지 않아도 됩니다. 연락처 관리자는 Cora의 액세스를 취소하고 Lalaine을 할당하기만 하면 됩니다.
이것은 특히 Cora가 AWOL이 된 경우에 실용적입니다. 결과적으로 관리자는 적어도 Cora가 대화 중인 클라이언트 목록에 대해 더 이상 Cora를 찾을 필요가 없습니다. 결과적으로 Cora는 더 이상 해당 목록에 즉시 액세스할 수 없습니다. 관리자는 잘못 배치된 파일이나 Cora의 백로그에 대한 액세스 부족에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
10. 회사 디렉토리 업데이트
어떤 회사는 직원 이직률이 높습니다. 연락처 세부 정보가 포함된 공유 스프레드시트 파일을 유지 관리하는 것은 힘들 수 있습니다. 모든 개별 연락처 데이터베이스에 대한 연락처 목록을 업데이트하려면 시간이 많이 걸립니다.
중앙 집중식 회사 디렉토리가 있다는 것은 하나의 업데이트만 필요하다는 것을 의미합니다. 나머지 조직은 공유 연락처 목록에 동일한 업데이트 정보를 갖게 됩니다.
이렇게 하면 휴가 제출을 처리하는 최신 관리자의 수를 모르는 번거로움이 사라집니다. 한편, 마르셀로가 공개하지 않아도 승진한 사실을 무심코 알 수 있다. 당신의 팀은 그에게 축하 행사로 노래방의 밤을 후원하도록 요청할 수 있습니다!
- 올바른 연락처 관리 앱 선택을 위한 8가지 팁
- 전문가처럼 구글 워크스페이스를 사용하는 7가지 팁
- G Suite/Google Workspace를 CRM으로 사용하는 방법: 실행 가능한 가이드
