Google 작업 공간 또는 이전에 알려진 Gsuite 및 Google 앱은 비즈니스, 교육, 공동작업 및 생산성 도구로 가득 찬 강력하고 대중적인 소프트웨어 모음으로 수백만 명의 사람들이 보다 효율적으로 생산할 수 있도록 합니다.
개별 작업 공간 사용은 무료이며 기업은 최소한 때때로 사용자 정의 도메인, 무제한 클라우드 스토리지, 고객 지원 및 기타 추가 서비스와 같은 추가 기능에 대해 비용을 지불합니다.
동시에 대부분의 사용자가 가장 인기 있는 기능에 만족하고 있으며 Google Workspace가 제공하는 모든 기능을 활용하는 방법을 완전히 모르고 있다고 해도 과언이 아닙니다. Gmail, Google 문서 및 스프레드시트의 기본 설정과 기본 기능만 사용하고 Google 캘린더에서 바쁜 일정을 예약하며 때때로 Google 슬라이드 및 양식을 사용할 수 있습니다.
그러나 Google Workspace의 가능성은 훨씬 더 광범위하며 매일 사용하는 소프트웨어의 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 도와드리고자 합니다. 그래서 전문가처럼 Google Workspace를 사용하기 위한 7가지 팁을 모았습니다.
1. Gmail 최대한 활용하기
전문가들이 평균적으로 업무 시간의 ⅓을 이메일을 확인하고 답장하는 데 사용한다는 점을 감안하여 Gmail부터 살펴봅시다. 한 번에 완료되는 경우는 거의 없지만 대신 이메일 알림으로 인해 끊임없이 방해를 받으므로 생산성에 상당히 해롭습니다.
다행히 Gmail은 직관적이고 사용자 친화적인 인터페이스 덕분에 인기를 얻었지만 몇 가지 제한 사항이 있으며 항상 개선의 여지가 있습니다.
몇 가지 팁을 사용하면 메일함을 깔끔하게 정리하고 Gmail 수퍼유저가 아니어도 작업을 보다 효율적으로 수행할 수 있습니다.
자세히 알아보기: Gmail에서 바로 연락처 만들기, 업데이트 및 공유하기
우선 순위 이메일을 맨 위로 이동
기본적으로 Gmail의 이메일은 시간순으로 표시됩니다. 직관적인 접근 방식이지만 더 중요한 메시지를 먼저 표시하도록 결정할 수도 있습니다.
별표를 사용하여 수동으로 메시지를 필요에 따라 표시할 수 있지만 Gmail은 우선 사서함도 지원합니다. 활성화하려면 설정으로 이동하여 ‘기본값’ 대신 ‘중요한 것부터’를 선택하십시오. 중요하고 읽지 않은 이메일, 별표 표시된 이메일, 그 외 모든 이메일이 먼저 표시됩니다.
필터를 신중하게 관리
필터는 Gmail에서 이메일 생산성을 향상시키는 또 다른 유용한 기능입니다.
Google의 기본 필터 이상으로 사용하는 것이 좋지만 필터를 너무 많이 추가하면 Gmail 속도가 느려지는 경향이 있다는 점을 강조하는 것이 중요합니다. 그 대신 최소한 생산성 관점에서 필터를 선택하고 가능한 한 최소한의 필터를 유지하는 것이 좋습니다.
올바른 디스플레이 밀도 선택
디스플레이 밀도를 선택하는 것은 사소한 기능처럼 보이지만 이메일 검색을 크게 향상시킬 수 있습니다. 최근 Gmail은 기본적으로 기본 편지함에 직접 첨부 파일을 표시하기 시작했으며 귀중한 첨부 파일이 포함된 많은 이메일을 수신하는 경우 편리할 수 있습니다.
반면에 산만하다고 생각되면 설정에서 ‘편안함’ 옵션을 선택하고 더 선명한 사서함을 얻을 수 있습니다.
Google 및 타사 계정 병합
Gmail이 즐겨 사용하는 편지함이라도 직장에서와 같이 다른 이메일 제공업체를 계속 사용할 수 있습니다.
또한 몇 가지 Google Workspace 계정을 사용하고 계정 간 전환이 비생산적임을 알 수도 있습니다. 다행히도 이를 하나로 병합하고 원하는 주소의 이메일에 응답할 수도 있습니다. 메시지를 보내기 전에 드롭다운 목록에서 선택하기만 하면 됩니다.
2. 구글 문서 최적화
Google 문서, 시트 및 슬라이드는 Google 생태계에서 가장 많이 사용되는 애플리케이션입니다. Google 클라우드에서 만들고 협업할 수 있는 곳입니다.
이것이 다른 Google Workspace 앱에서 인기 있는 부분으로 만드는 이유입니다. 전 세계의 수많은 전문가들이 Google 문서도구를 사용합니다. 이 간단하면서도 강력한 텍스트 편집기는 작가, 콘텐츠 관리자, 카피 편집자 및 텍스트 작업을 하는 모든 사람들에게 필수적인 도구입니다.
그 외에도 메모, 회의록, 할 일 목록, 문서 공동 작업 및 기타 여러 작업에 널리 사용됩니다. 대부분의 사람들은 기본 설정을 사용하지만 누가 Google 문서를 전문가처럼 사용하지 않습니까?
Google 문서 내에서 조사 수행
글쓰기는 최소한 온라인 조사가 필요한 경향이 있으며 대부분의 Google 문서 사용자는 새 탭을 열고 알아야 할 내용이나 확인해야 하는 내용을 Google에 표시합니다. 간단해 보이지만 모든 탭에는 잠재적인 방해 요소가 가득합니다.
문서 측면에 작은 탭이 열리고 출처를 검색하고 읽고 인용할 수 있는 탐색이라는 스마트 기능이 있다는 것을 모든 사람이 아는 것은 아닙니다. 연구를 수행하는 동안 더 이상 온라인 방해가 없습니다!
Google 문서로 이미지 수정
전체 콘텐츠 생성 프로세스 동안 문서 내부에 머무르는 데 도움이 되는 또 다른 기능은 Google 문서를 종료하지 않고 이미지를 편집하는 것입니다. 이 편리한 기능은 마땅한 만큼 잘 알려져 있지 않습니다.
작동 방식은 간단합니다. 이미지를 가져온 후 해당 이미지를 클릭하여 추가 메뉴를 활성화할 수 있습니다. 물론 고급 이미지 편집 소프트웨어와는 거리가 멀지만 일부 기본 응용 프로그램에는 충분할 수 있습니다.
3. 스프레드시트를 마술처럼 만들어라
Google 스프레드시트는 데이터와 숫자로 작업하는 전문가만을 위한 것이 아닙니다. 그들은 또한 직장과 가정에서 많은 작업을 도울 수 있습니다. 스프레드시트는 복잡하고 전문적인 도구라는 평판을 가지고 있지만 기본을 배우는 것은 매우 쉽습니다. 스프레드시트를 최대한 활용하기 위한 팁과 요령이 있습니다.
매크로를 두려워하지 마십시오
매크로는 반복적인 작업을 자동화하여 삶을 더 쉽게 만들어줍니다. 몇 가지 단계를 반복해서 수행하는 대신 반복할 매크로를 기록하는 것이 좋습니다. 덕분에 좋아하거나 잘하는 일을 하는 데 훨씬 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
4. 유용한 애드온 발견
Google 스프레드시트는 포괄적인 도구이지만 설치하기 쉬운 수많은 추가 기능 덕분에 훨씬 더 강력할 수 있습니다.
파일을 열고 상단 메뉴에서 부가 기능을 클릭한 다음 ‘부가 기능 받기’를 클릭하여 도구에서 직접 수행할 수 있습니다.
또는 Google 스프레드시트와 잘 통합되는 방대한 타사 추가 기능 라이브러리에서 탐색할 수 있습니다. 가장 인기 있고 가치 있는 추가 기능 중 하나는 ‘파워 도구’입니다. 텍스트를 분할하고, 데이터를 비교하고, 불필요한 공백을 제거하고, 데이터를 일치 및 병합하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. Google 스프레드시트에서 최소한 숫자만큼의 텍스트 작업이 필요한 경우 전동 공구가 편리합니다.
수학 및 과학에 더 관심이 있다면 수학적 계산, 과학적, 역사적 사실 등을 찾는 데 도움이 되는 WolframAlpha 애드온이 마음에 드실 것입니다.
자세히 알아보기: Google Workspace™에서 바로 연락처 생성, 업데이트 및 공유
5. Google 캘린더를 도우미로 사용
Gmail 캘린더는 일정을 계획하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구입니다. 최소한 때때로 모든 작업과 회의를 진행하는 데 어려움을 겪고 있으며 조수를 고용해야 할 것 같습니까?
아마도 당신은 정말로 그래야 할 것입니다. 그러나 당신에게 당신의 일일 일정과 할 일 목록을 상기시켜 주는 사람만 필요하다면, 당신은 비서나 생산성 앱도 필요하지 않습니다. Google 캘린더에서 이 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 더 많은 사람들이 이 편리한 기능을 알고 있어야 한다고 생각합니다!
Google 캘린더를 생산성 도구로 변환
Google은 일일 생산성을 향상시키는 새로운 편리한 도구인 작업을 도입했습니다. 하위 작업 및 반복 작업을 포함하여 간단한 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 작업을 저장하고 캘린더에 작업을 연결하면(왼쪽 메뉴에서) 캘린더도 간단하지만 효율적인 생산성 도구가 됩니다.
자세히 알아보기: Google 캘린더에서 공유 연락처 액세스
6. 통합의 힘을 활용하라
우리는 이미 Google 스프레드시트의 추가 기능에 대해 언급했지만, 이는 다양한 타사 통합이 Google Suite를 향상시킬 수 있는 방법의 시작에 불과합니다. Gmail용 공유 연락처는 사용자가 공유 연락처를 추가 및 업데이트할 수 있게 하고 이메일에 보내는 시간을 훨씬 더 생산적으로 만드는 Gmail 통합의 훌륭한 예입니다.
자세히 알아보기: Zapier 통합 – Gmail®용 공유 연락처
7. Google 연락처 공유
안타깝게도 Gmail은 사용자가 서로 연락처를 공유하는 것을 허용하지 않습니다. 이는 잠재 고객, 클라이언트 또는 사용자에게 이메일을 보낼 때 Gmail을 사용하고 동기화된 Gmail 연락처 데이터베이스를 사용할 수 없는 많은 팀에게 심각한 병목 현상입니다.
Gmail용 연락처 공유 는 팀 구성원과 연락처를 공유 및 업데이트하고 권한을 관리할 수 있도록 하여 이 문제를 해결합니다. 이 앱은 공식 Google Workspace Marketplace에서 쉽게 다운로드할 수 있으며 Gmail과 원활하게 통합됩니다.
새 공유 주소록이 Google 주소록에 표시되고 사용할 준비가 되었습니다. Google Workspace 사용자라면 다양한 편지함 관리, 다양한 유형의 파일 생성 및 공유, 텍스트, 숫자 및 시각적 콘텐츠 작업을 허용하는 포괄적인 솔루션이라는 것을 알고 계실 것입니다. 또한 캘린더 등을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
그러나 Google의 디자이너와 엔지니어는 모든 사람의 요구 사항에 답할 수 없으므로 타사 도구를 사용하여 격차를 채우고 컬렉션을 향상시킬 수 있습니다. Gmail용 연락처 공유에서 동료와 연락처를 공유할 수 없으면 팀의 생산성이 저하된다는 사실을 알고 Gmail을 전문가처럼 사용할 수 있는 도구를 만들었습니다.
