Gmail®용 공유 연락처 는 5가지 수준의 액세스 제어를 제공합니다. 연락처는 회사의 소중한 자산이므로 권한 관리가 중요합니다. 잘못된 손에 넘어가서는 안 됩니다. 그러나 현명하게 공유한다면 비즈니스 성공의 열쇠가 될 수 있습니다.
따라서 클라이언트 데이터베이스 또는 내부 회사 디렉토리를 처리하는 사람은 각 설정이 제공하는 기능을 완전히 알고 있어야 합니다. 다음은 다양한 권한 수준입니다.
1. 보기 전용
가장 기본적인 권한 수준입니다. ‘보기 전용’은 모든 장치에서 공유 연락처에만 액세스해야 하지만 목록을 수정할 권한이 없는 사용자를 위한 것입니다.
이것은 CRM의 확장으로 Gmail®용 공유 주소록을 사용하는 사람들에게 권장되는 설정입니다. 이는 해당 사용자가 CRM에서 비롯된 다른 매개변수에 영향을 줄 수 있는 클라이언트 데이터베이스를 변경할 수 없도록 합니다.
2. 편집기
이 수준의 권한이 있는 사용자는 공유 연락처를 보고 연락처 세부 정보를 수정할 수 있습니다. 그들은 이름, 번호, 이메일 및 기타 필드와 같은 세부 정보를 변경할 수 있습니다. 또한 목록에 새 연락처를 추가할 수도 있습니다.
또한 연락처에 대한 비공개 및 공개 댓글을 추가할 수 있습니다. 공개 댓글은 공유 연락처 목록에 액세스할 수 있는 모든 사람이 읽을 수 있습니다. 댓글이 공개되었는지 확인하려면 비공개 댓글 확인란이 선택되어 있지 않은지 확인하세요.
이 권한으로 동료 태깅도 가능합니다. 태그가 지정된 사람은 이메일로 이에 대한 알림을 받게 됩니다. 하지만 태그된 사람이 공유 연락처 목록에 액세스할 수 없는 경우에는 해당 연락처 목록을 볼 수 없습니다. 알림에서 “댓글 보기” 링크를 클릭하면 “액세스 필요”라는 메시지와 함께 앱이 열립니다.
3. 삭제 가능
이 수준의 권한이 있는 사용자는 “편집 가능” 권한이 있는 사용자와 유사한 모든 작업을 수행할 수 있으며 목록에서 연락처를 지울 수도 있습니다.
하나 또는 여러 연락처가 제거되면 목록 소유자에게 알림이 전송되지 않으므로 이 권한은 신중하게 부여해야 합니다.
4. 관리자
이 수준의 제어 권한이 있는 사용자는 다음을 수행할 수 있습니다.
- 모든 기기에서 공유 연락처에 액세스
- 비공개 및 공개 댓글 작성
- 공유 연락처의 연락처 세부 정보 편집
- 목록에 연락처 제거/추가
- 연락처 목록을 다른 사용자에게 다시 공유
- 기존 공동 작업자의 액세스 권한 변경
- 다른 공동 작업자에게 표시/숨길 연락처 필드 설정하기
“보기 전용” 권한이 있는 항목을 “삭제 가능” 상태로 변경할 수 있습니다. 반대로 해당 연락처 목록에 대한 다른 “다시 공유 가능” 권한을 취소할 수 있습니다.
분명히, 당신이 이 지위를 부여한 사람은 많은 특권을 누리고 있습니다. 따라서 이 권한을 부여하기 전에 더 주의해야 합니다.
5. 소유자
소유자는 연락처 목록에 대한 모든 권한이 있습니다. 권한 관리를 담당해야 하는 사람들입니다. 또한 공유 레이블을 삭제하거나 이름을 변경할 수 있는 유일한 사용자입니다.
또한 연락처 레이블의 소유권을 양도할 수 있습니다. 이는 원래 소유자가 회사를 떠나는 경우에 권장됩니다. 이러한 방식으로 전환이 더 원활해집니다. 특히 이전 소유자가 목록을 업데이트하는 데 부지런한 경우 많은 소란이 필요하지 않습니다.
권한 관리에 대한 결론
공유 연락처에 대한 액세스 권한을 부여하는 것은 가볍게 여겨서는 안 됩니다. 중대한 결정을 내리는 것입니다. 팀원의 생산성도 여기에 달려 있습니다. 추가 질문이나 제안 사항이 있으면 언제든지 고객 서비스에 문의하십시오 .
