Googleワークスペース（旧称：Gsuite、Google apps）は、ビジネス、教育、コラボレーション、生産性ツールを満載した、強力かつ大規模な人気ソフトウェアのコレクションで、何百万人もの人々の生産効率を向上させることができます。
個々のワークスペースの利用は無料で、企業は少なくとも随時、カスタムドメイン、無制限のクラウドストレージ、カスタマーサポートなどの追加機能を有料で利用することができます。
一方で、ユーザーの多くは最も一般的な機能に満足しており、Google Workspaceが提供するすべての機能を活用する方法を十分に理解していないと言ってよいでしょう。 Gmail、Googleドキュメント、スプレッドシートのデフォルト設定と基本機能のみを使用し、Googleカレンダーで多忙な日々を過ごし、Googleスライドとフォームを時々使うかもしれません。
しかし、Google Workspaceの可能性はもっともっと広がっています。私たちは、あなたが毎日使っているソフトウェアの可能性を最大限に発揮できるよう、お手伝いしたいと考えています。 そこで、Google Workspaceをプロ並みに使いこなすための7つのヒントを集めました。
1.Gmailを最大限に活用する
Gmailから始めよう。平均して、プロフェッショナルは仕事の時間の⅓をEメールのチェックと返信に費やしている。 一度に終わることはほとんどなく、常にメールの通知で中断され、生産性がかなり損なわれています。
幸いなことに、Gmailは直感的でユーザーフレンドリーなインターフェースのおかげで人気を博していますが、いくつかの制限があり、常に改善の余地が残されています。
いくつかのヒントを使えば、Googleメールのスーパーユーザーでなくても、メールボックスを整理して作業を効率化することができます。
優先するメールを上位に移動
Gmailのメールは、デフォルトでは時系列で表示されます。 直感的なアプローチですが、より重要なメッセージを先に表示することにしてもよいでしょう。
必要なメッセージにはスターを付けて手動でマークすることもできますが、Gmailでは優先メールボックスを利用することもできます。 これを有効にするには、設定から「デフォルト」ではなく「重要なものから」を選択します。まず重要で未読のメール、スター付き、そしてそれ以外のメールが表示されます。
フィルターの管理は慎重に
フィルターもまた、Gmailのメール生産性を向上させることを目的とした便利な機能です。
Googleのデフォルトのフィルターを超えることをお勧めしますが、フィルターを追加しすぎるとGmailの動作が遅くなる傾向があることを強調する必要があります。 その代わり、少なくとも生産性の観点からは、フィルターを選んで、できるだけ少ない数で管理することが望ましいと思います。
適切な表示密度を選ぶ
表示密度の選択は、一見、些細な機能に見えますが、メール検索を大幅に向上させることができます。 最近、Gmailはデフォルトで主メールボックスに直接添付ファイルを表示するようになりました。貴重な添付ファイルを持つメールを多く受信する場合、これを利用すると便利です。
一方、邪魔に感じる場合は、設定で「快適」を選ぶと、よりクリアなメールボックスを得ることができます。
Googleアカウントと非Googleアカウントの統合
Gmailがお気に入りのメールボックスであっても、仕事などで他のメールプロバイダを利用することがあります。
さらに、Google Workspaceのアカウントをいくつか使っていて、それらを切り替えることが非生産的だと感じることもあるかもしれません。 幸いなことに、これらのアドレスは1つにまとめられるので、メッセージを送る前にドロップダウンリストから選択するだけで、好きなアドレスからメールに返信することができます。
2.Google ドキュメントを最適化する
Googleドキュメント、シート、スライドは、Googleエコシステムの中で最も使用されているアプリケーションの一つです。 google cloudで創作やコラボレーションができる場所なのです。
これが、さまざまなgoogleワークスペースのアプリの中で人気を博している理由です。 世界中の数多くのプロフェッショナルがGoogle Docsを利用しています。 このシンプルで強力なテキストエディタは、ライター、コンテンツマネージャー、コピーエディターなど、テキストを扱うすべての人にとって不可欠なツールです。
さらに、メモや議事録、ToDoリスト、資料の共同作成など、さまざまなタスクに広く活用されています。 ほとんどの人は、そのデフォルトの設定を使用していますが、プロのようなGoogle Docsを使用していない人？
Google ドキュメントで調査する
文章を書くには、少なくともネットで調べる必要があり、Googleドキュメントのユーザーの多くは、新しいタブを開いて、知りたいことや確認したいことをググっています。 一見簡単そうに見えますが、どのタブにも潜在的な邪魔者がたくさんいます。
ドキュメントの横に小さなタブが開き、ソースを検索したり、読んだり、引用したりできるエクスプローラーというスマートな機能があることは、誰もが知っていることではありません。 調査中にネットに気を取られることもありません
Google Docsで画像を編集する
また、Googleドキュメントにいながらにして画像編集ができるのも、コンテンツ制作の全工程でドキュメント内に留まることを可能にする機能です。 この便利な機能は、当然ながらあまり知られていません。
その仕組みは簡単です。 画像を取り込んだ後、画像をクリックすると、追加メニューが有効になります。 もちろん、高度な画像編集ソフトにはほど遠いのですが、基本的な用途には十分でしょう。
3.スプレッドシートに魔法をかける
グーグル・スプレッドシートは、データや数字を扱うプロフェッショナルのためだけのものではない。 また、仕事でも家庭でも、さまざまな仕事を手伝ってくれます。 表計算ソフトは複雑で専門的なツールというイメージがありますが、基本を学ぶのはとても簡単です。表計算ソフトを最大限に活用するためのヒントやコツがあるのです。
マクロを怖がらないで
マクロは、繰り返しの作業を自動化し、生活を楽にするために導入されます。 いくつかのステップを何度も実行するよりも、それを繰り返してくれるマクロを記録しておくとよいでしょう。 おかげで、自分の好きなこと、得意なことをする時間がぐっと増えます。
4.便利なアドオンの発見
Googleスプレッドシートは総合的なツールですが、簡単にインストールできる数多くのアドオンのおかげで、さらに強力なツールになります。
ファイルを開いて、上部メニューの「アドオン」をクリックし、「アドオンを取得する」というように、ツールから直接行うことができるのです。
また、Googleスプレッドシートに対応したサードパーティアドオンの膨大なライブラリから、お好みのものを選ぶこともできます。 このアドオンをインストールすると、テキストの分割、データの比較、不要なスペースの削除、データのマッチングやマージなど、さまざまなことが可能になります。 パワーツールは、Googleスプレッドシートが少なくとも数字と同じくらいテキストを扱う必要がある場合に便利です。
数学と科学がお好きな方は、WolframAlphaアドオンがお薦めです。このツールは、数学的計算、科学的事実、歴史的事実などを検索するのに役立ちます。
5.Googleカレンダーをあなたのアシスタントに
Gmailカレンダーは、一日の計画を立てるのに便利なツールです。 あなたは、少なくとも時折、すべてのタスクやミーティングをこなすのに苦労しており、もしかしたらアシスタントを雇うべきだと感じていませんか？
しかし、毎日のスケジュールやToDoリストを思い出させてくれる人が必要なだけなら、アシスタントも生産性向上アプリも必要ないでしょう。 Googleカレンダーは、そのすべてを叶えてくれるのです。 この便利な機能をもっと多くの人に知ってもらいたいと考えています
Googleカレンダーを生産性向上ツールに変換する
Googleは、日々の生産性を向上させる新しい便利なツール、「Tasks」を発表しました。 サブタスクや繰り返し行うタスクなど、シンプルなToDoリストの作成が可能です。 タスクを保存し、タスクをカレンダーに接続すると（左のメニューから）、カレンダーもシンプルな（しかし効率的な）生産性向上ツールになります。
6.統合の力を利用する
Googleスプレッドシートのアドオンについてはすでに述べましたが、これは、さまざまなサードパーティの統合によってGoogle Suiteを強化する方法のほんの一部に過ぎません。 Shared Contacts for Gmailは、共有連絡先の追加と更新を可能にし、メールに費やす時間を大幅に生産的にするGmail統合の優れた例です。
7.Googleの連絡先を共有する
残念ながら、Gmailではユーザー同士で連絡先を共有することはできません。 見込み客、顧客、ユーザーにメールを送るためにGmailに依存している多くのチームにとって、同期された1つのGmail連絡先データベースを使用できないことは、大きなボトルネックとなっています。
Shared Contacts for Gmailは、チームメンバーとの連絡先の共有や更新、権限管理を可能にすることで、この問題を解決しています。 このアプリは、公式のGoogle Workspace Marketplaceから簡単にダウンロードでき、Gmailとシームレスに統合されています。
Google連絡先に新しい共有アドレス帳が表示され、使用できるようになります。 Google Workspaceのユーザーであれば、様々なメールボックスの管理、様々な種類のファイルの作成と共有、テキスト、数値、ビジュアルコンテンツの操作が可能な包括的なソリューションであることは間違いないでしょう。 そして、カレンダーの更新などを可能にします。
それでも、Googleのデザイナーやエンジニアがすべての人のニーズに答えられるわけではありません。だからこそ、サードパーティ製のツールでギャップを埋め、コレクションを充実させることができるのです。 Shared Contacts for Gmailは、同僚と連絡先を共有できないことがチームの生産性を低下させることに着目し、Gmailをプロ並みに使いこなすためのツールを作りました。
