コンタクトマネジメント（CM）とは、個人やグループが連絡先を管理するためのシステムです。 最近では、携帯電話のアプリやパソコンのソフトなど、電子的に提供されることが多くなりました。 しかし、ほとんどはスプレッドシートを共有して使っている。 顧客や従業員の連絡先を一元管理するために、クラウドオプションを検討しているところもあります。
今回は、連絡先管理がビジネスだけでなく、個人にとってもどのようなメリットがあるのかに取り組みます。
連絡先の整理
多くの場合、連絡先はアルファベット順に表示されます。 最近追加した人を探すのに単純にスクロールダウンするだけでは、圧倒されてしまうかもしれません。 名前が思い出せないだけで、見れば思い出すと思います。 しかし、何千ものコンタクトがある場合、それはフラストレーションになります。
さらに悪いことに、経理部の「ローズ」が来るかもしれないが、材料の仕入先の「ローズ」が欲しいかもしれない。 間違った相手にメッセージを送ると、複雑な反応を示すことがあります。 これは、メッセージが無視されたり、プロフェッショナルではないと判断されたりすることもあります。
連絡先管理アプリでは、連絡先をラベルにグループ分けすることができます。 連絡先を区分けすることで、電話帳がごちゃごちゃした印象になるのを防ぎます。 個人の連絡先が社内の会社や顧客リストとごちゃごちゃになることはもうないでしょう。
CRMに接続する
顧客関係管理ソフトウェア、または単にCRMは、基本的な連絡先管理から進化してきました。 現在では、ほとんどのCRMにリード管理、ワークフロー自動化、レポート/分析などの機能が追加されています。
しかし、それらの機能は決して安いものではありませんでした。 CRMの価格は、中小企業では1シート12ドルから、企業では1ユーザー800ドルまでと幅があります。 さらに、トレーニング、統合、導入など、CRMの真のコストについても知っておく必要があります。
スタンドアローンの連絡先管理アプリは、CRMを節約するのに役立ちます。 チームメンバーは、連絡先管理アプリケーションを通じて、会社の顧客データベースにアクセスすることができます。 これにより、企業はCRMの月会費を節約することができます。 また、そのような従業員にCRMを使用させるためのトレーニングに必要な時間や費用も不要になります。
ただ、CRMと統合された適切な連絡先管理アプリを選択することを確認してください。 お金に見合う価値をもたらすもの、使いやすいもの、検討してみてください。
すべてのメッセージングアプリの連絡先ディレクトリを一元化
現在、市場には何百ものメッセージングアプリが存在します。 メッセージングアプリのインストール数は、連絡先データベースの数と同じです。 すべての連絡先ディレクトリをリンクできるCMアプリを優先する。
例えば、仕事で出会った相手の連絡先を携帯電話に保存していたとします。 後日、デスクトップから彼にメールを送りたいと思うでしょう。 優れたCMアプリは、すべての連絡先を一か所にまとめてくれる。 しかも、さまざまなデバイスやメッセージングプラットフォームからのアクセスを可能にします。
生産性の向上
連絡先1件のコピーペーストは数秒しかかからないかもしれません。 この操作を数百のコンタクトに対して行うのですが、一日に数分しかかかりません。 しかし、これでは1年間で数百分の無駄な時間が発生してしまいます。
適切なCMアプリは時間を節約してくれます。 メッセージングプラットフォームから複数のコンタクトデータベースを手動で更新する代わりに、実際の仕事をすることができます。
より効率的なコラボレーション
チームメンバー全員が連絡先を共有することで、より迅速な情報交換が可能となり、より良いコラボレーションが実現できます。 お客様と接する様々なチームメンバーが収集したすべての情報を集約する。 これにより、リードの優れた洞察力が得られ、ひいては販売につながるかもしれません。
誰でも社内の誰とでも連絡が取れるようになれば、それなりのメリットがあるはずです。 例えば、オフィスの天井から雨漏りがしたとします。 わざわざ保守事務所に出向く必要も、どこかに貼ってある電話番号を探して連絡する必要もない。 連絡先の詳細は、自動的にあなたのコンピューターに保存されます。
クライアントとのやり取りを簡単に記録
良いCMアプリは、チームのメンバーがその顧客に関するすべての知識を入力することができます。 連絡先の電話番号や名前の肩書きだけでは十分でないこともあります。 連絡先情報の下にメモやコメントがあれば、お客様と接するチームの全員がお客様の好みを知ることができます。
また、重要な情報を記憶しやすくなります。 モニターに付箋をばらまくより、効率的かもしれません。
より良い顧客との関係
顧客に対するより深い洞察が、売上拡大につながります。 さらに重要なことは、あなたの顧客が、あなたの製品を他の人に勧めてくれるような、忠実な常連客に変わることです。 それは、あなたにとって無料のマーケティングです。
前述のように、優れたCMアプリでは、連絡先情報欄の下にメモを書き込むことができます。 このようなメモのアクセスは、チームのメンバーがお客様にパーソナライズされた経験を提供するのに役立ちます。 その結果、お客様は「自分は大切にされている」「処理すべきデータの一つではない」と感じることができるのです。
コンタクトのセキュアバックアップ
車には保険があり、機械には保証がある。 一方、コンタクトデータベースは、最も重要なビジネス資産の一つです。 このように、企業のコンタクトデータベースには、同等の補償の形があるはずです。
CMアプリは、連絡先の迅速な復旧を実現します。 単純な共有スプレッドシートでは、Google Sheetsなどでない限り、バックアップ版を取得することはできません。
さらに、データがいつ誤って、あるいは意図的に消去されたのかがわからない場合も問題です。 30日以上など、発見が遅れると悲惨なことになるかもしれない。 この場合、バックアップの回復時間が無制限であるCMアプリを利用することが得策です。
要するに、コンタクトマネジメントを発見することは、ビジネスに価値をもたらすということです。 アドレス帳のクラウド版、名刺集、表計算ソフトに設定したデータベースなど、さまざまな機能を備えています。
