企業ディレクトリは円滑なコラボレーションを促進し、生産性を高めます。新入社員のオンボーディングを簡素化し、ベテラン社員も最新の連絡先情報に簡単にアクセスできるメリットがあります。これにより、他部署の同僚を探す時間を節約し、シームレスなワークフローを実現します。
これまで、Gmailの共有連絡先では、ディレクトリの可視性が制限されていました。ユーザーはディレクトリから連絡先をオートコンプリートすることはできますが、ダッシュボードから直接ディレクトリの全リストを表示することはできませんでした。
この記事では、Directory機能の最近のアップデートを紹介する。旧バージョンの課題も取り上げます。さらに、これらの改善によってユーザーエクスペリエンスとコラボレーションがどのように強化されるかについても説明する。
問題：ディレクトリがチームから隠されている
以前のバージョンのプラットフォームでは、チームコラボレーションとコミュニケーションのための貴重なツールであるDirectory機能は、しばしば視界から隠されていました。管理者だけがDirectoryを確認し、有効化することができ、たとえ有効化されていたとしても、他の管理者を含む他のユーザーからは見えないままでした。このような可視性の欠如により、多くのユーザーはDirectoryが提供できるメリットを見逃していました。
ケーススタディ二人の管理者の物語
アダムという名の管理者がアプリをインストールし、ディレクトリ機能を試すことにしたとする。彼は “ディレクトリを有効にする “をクリックし、ドメインディレクトリ全体が表示されるようになるが、それは彼だけである。Eveのような他の管理者を含め、他の誰にとってもディレクトリは全く見えない。つまり、管理者Eveがアプリの管理を引き継いだとき、彼女はDirectoryの存在すら知る由もなく、ましてやアダムがすでにDirectoryを有効化していることなど知る由もないのだ。
さらに、EveがDirectoryを認識していても、Adamが明示的に共有しない限り、EveはDirectoryを見ることができず、他のユーザーと共有することもできない。この制限がコラボレーションに大きな障壁となり、この機能の全体的な効果を低下させていた。その結果、Directoryはドメイン内のほとんどのユーザーに気づかれず、十分に活用されないままとなり、Directoryの潜在能力が十分に発揮されないままとなった。
ソリューションディレクトリ認知度の向上
この問題に対処し、すべての人がDirectory機能を認識できるようにするため、Directoryの可視性を向上させる大幅なアップデートを実施しました：
同期無効時のディレクトリプレビュー
Directoryの同期が無効になっている場合でも、アクティベートした管理者だけでなく、全員がDirectoryのプレビュー画面を見ることができるようになった。このプレビュー画面では、約12人のユーザーのスナップショットが表示され、Directoryがどのようなもので、どのように使用できるかを全員に知らせることができます。
- 管理者向けのプレビューでは、Directoryのフル機能を有効にするよう促すメッセージが表示されます。このシンプルな働きかけにより、すべての管理者がこの機能を認識し、必要なときに有効化するためのアクションを取ることができます。
- 管理者でないユーザーに対しては、プレビュー画面にディレクトリを有効にするよう管理者に依頼するよう促すメッセージが表示されます。このコミュニケーションにより、Directoryを有効化する権限を持っていないユーザーでも、Directoryの存在を認識し、利用できるようにすることができます。
すべての管理者がディレクトリを完全に可視化
一人の管理者がDirectoryを有効にすると、他のすべての管理者がDirectoryを閲覧できるようになります。これにより、どの管理者もDirectoryがいつアクティブになったかを確認し、Directoryのメンバーを表示し、他の管理者と共有することができます。この共有された可視性により、すべての管理者がDirectoryを常に把握し、Directoryの管理・活用を行うことができます。
非管理者のためのディレクトリの可視性
管理者でないユーザーにとって、Directoryは有効化された後もプレビューモードのままです。しかし、明確なメッセージが表示され、管理者にアクセスを要求することができます。これにより、管理者でないユーザーにもこの機能を知ってもらうことができ、ユーザーエクスペリエンスが向上します。
さらに、必要であればアクセスする方法も知ることができる。彼ら自身がこの機能を有効にすることはできませんが、要求するための明確なパスができました。これにより、混乱が少なくなり、コンタクトデータベースの幅広い利用が促進される。
インパクト認識と協力
これらの変更は、全体的なユーザーエクスペリエンスとチームコラボレーションに大きな影響を与えます：
- 認知度の向上：組織内の誰もがDirectory機能を認識するようになり、導入と利用が促進される。
- コラボレーションの向上：Directoryに簡単にアクセスし、共有できるようにすることで、チームはより効率的に接続、コミュニケーション、コラボレーションを行うことができます。
- 生産性の向上：Directoryは、チームメンバーの検索や情報の共有など、さまざまなタスクを効率化し、最終的に生産性を向上させる。
結論から言うと
Directory機能の認知度向上は、私たちのプラットフォーム開発における大きな前進です。この貴重なツールを誰もが認識できるようにすることで、チームのコラボレーションを促進し、より効率的に目標を達成できるようにします。
