連絡先管理は、ビジネス上の連絡先を整理するものです。 生産性を高め、より良い顧客インサイトを得るための重要なツールです。 また、一元化されたディレクトリは、よりスムーズなコラボレーションとより良いコミュニケーションのために役立ちます。 コンタクトマネジメントのベストプラクティスを知ることは、テクノロジーを効果的に活用し、リソースをより効率的に活用する道を開くことにつながります。
連絡先管理が適切に行われていないと、ワークフローは大きく乱れます。 あるコンタクトがセールスのパイプラインのどこにいるのかを特定するのは難しいでしょう。 さらに、顧客の受信トレイに冗長なマーケティング資料を送りつけている可能性もある。
このようなトラブルを回避するために、連絡先管理のコツを実践してみましょう。
1.適切な連絡先管理アプリを選ぶ
連絡先管理アプリはどれも同じというわけではありません。 より多くの機能を提供するものもあります。 より多くのメッセージングチャネルと統合するものもあります。 いずれにせよ、自社の基準を示すチェックリストがあれば、アプリが自社の要求を満たすかどうかを検証するのに役立つだろう。
2.戦略的なデータ収集
ターゲットとする市場がどこにあるのかを熟知しておくこと。 豊富なリードデータベースは一見有望に見えますが、あなたの製品やサービスが彼らのニーズと違っていたら、それは無駄になってしまいます。 潜在的な顧客のコンタクトデータをキュレーションする際に、彼らのエンゲージメントを確保する。 さらに、彼らとの交流を深めていく中で、彼らがあなたのブランドに共感するための確かな手段を構築してください。
3.その場で仕分けする
データを収集する際に、適切なタグ付けを行う。 明確に定義されたラベルに入れる。 例えば、どのようなマーケティング・コンテンツに共感できるかに応じて整理する。 連絡先を分類しながら保存することができます。 このように、どのグループに属するかを定義するためだけに、もう一度すべての作業を行う必要がなくなります。
4.適切な権限管理
連絡先管理のベストプラクティスの1つは、連絡先データベースへのアクセスレベルを適切に定義することです。 誰もがエントリーを削除したり、リスト全体を再共有したりする権限が必要なわけではありません。 これにより、主要な担当者のみがデータを管理できるため、コンタクトデータベースの整合性を保つことができます。
5.データ・ハイジーンを実践する
クリーンなデータで、スムーズなコンタクトマネジメントを実現します。 非アクティブなメールアドレス（バウンスメール）や、製品に興味がないことを明確に表明しているメールアドレスを保持しても意味がありません。 また、重複して登録されると、不必要にリストに追加されるだけでなく、連絡先に送られるマーケティング資料が重複し、スパムのように見える可能性があります。
6.同期を確認する
連絡先データベース全体が、すべてのメッセージングプラットフォームで適切に共有されているかどうか、さりげなくチェックしてみましょう。 ラベルに表示されるコンタクトの総数が全体的に均等であることを確認すること。 シンクの不具合は一時的なものであることが多い。 しかし、不適切なオートサイエンス設定やキャッシュ設定などの技術的な問題により、ワークフローが非効率になる場合があります。
7.セキュリティの確保
GDPR、CCPA、Google Technology Premier Partnershipなど、確立されたセキュリティとプライバシー基準を遵守している連絡先管理アプリを選ぶこと。 これらの組織が設定する厳格な対策を適用することで、ハッキングやフィッシングなどの不正行為からデータを保護します。
8.削除されたデータの確認
誤って削除していないか、誤判定で切断していないか、たまに削除したデータを確認してみてください。 連絡先管理アプリの中には、データ復旧期間を無制限とするものがあり、その場合は問題ないでしょう。 ただし、そうでない場合は、2カ月に1回、裏方訪問を行う。
9.人脈を育てる
セールスリードは、見込み客から顧客への転換がビジネスの生命線であるため、必ず育成する。 さらに、お客様を大切にすることで、ロイヤルカスタマーに変えていくことも必要です。
一方で、ベンダーやステークホルダーとのプロフェッショナルな関係も強化する必要があります。 心のこもった時候の挨拶は、相手が会社という組織を超えて人間性を感じることができます。
10.会社の価値観を強調する
顧客との接し方について、チームが会社の方針と同等であることを確認する。 最も効果的なコア・バリューは、あなたの会社が何を信じているかを世界に伝えるものです。 それゆえ、チームはお客様とのやり取りの中で、それをきちんと伝えなければなりません。
コンタクトマネジメントのベストプラクティスに関する結論。
コンタクトマネジメントはアートであり、サイエンスでもある。 特に、人間同士の交流である以上、すべての交流を単純に数値化することはできません。 しかし、テクノロジーはフレームワークの確立を支援することができます。 さらに重要なことは、コンタクトデータの資産を守ること、そしてその責任はデータチームだけでなく、会社全体にあることを理解することです。
