コンタクトマネジメントの10のベストプラクティス

コンタクトマネジメントのベストプラクティス

連絡先管理は、ビジネス上の連絡先を整理するものです。 生産性を高め、より良い顧客インサイトを得るための重要なツールです。 また、一元化されたディレクトリは、よりスムーズなコラボレーションとより良いコミュニケーションのために役立ちます。 コンタクトマネジメントのベストプラクティスを知ることは、テクノロジーを効果的に活用し、リソースをより効率的に活用する道を開くことにつながります。

連絡先管理が適切に行われていないと、ワークフローは大きく乱れます。 あるコンタクトがセールスのパイプラインのどこにいるのかを特定するのは難しいでしょう。 さらに、顧客の受信トレイに冗長なマーケティング資料を送りつけている可能性もある。

このようなトラブルを回避するために、連絡先管理のコツを実践してみましょう。

1.適切な連絡先管理アプリを選ぶ

連絡先管理アプリはどれも同じというわけではありません。 より多くの機能を提供するものもあります。 より多くのメッセージングチャネルと統合するものもあります。 いずれにせよ、自社の基準を示すチェックリストがあれば、アプリが自社の要求を満たすかどうかを検証するのに役立つだろう。

2.戦略的なデータ収集

ターゲットとする市場がどこにあるのかを熟知しておくこと。 豊富なリードデータベースは一見有望に見えますが、あなたの製品やサービスが彼らのニーズと違っていたら、それは無駄になってしまいます。 潜在的な顧客のコンタクトデータをキュレーションする際に、彼らのエンゲージメントを確保する。 さらに、彼らとの交流を深めていく中で、彼らがあなたのブランドに共感するための確かな手段を構築してください。

3.その場で仕分けする

データを収集する際に、適切なタグ付けを行う。 明確に定義されたラベルに入れる。 例えば、どのようなマーケティング・コンテンツに共感できるかに応じて整理する。 連絡先を分類しながら保存することができます。 このように、どのグループに属するかを定義するためだけに、もう一度すべての作業を行う必要がなくなります。

4.適切な権限管理

連絡先管理のベストプラクティスの1つは、連絡先データベースへのアクセスレベルを適切に定義することです。 誰もがエントリーを削除したり、リスト全体を再共有したりする権限が必要なわけではありません。 これにより、主要な担当者のみがデータを管理できるため、コンタクトデータベースの整合性を保つことができます。

5.データ・ハイジーンを実践する

クリーンなデータで、スムーズなコンタクトマネジメントを実現します。 非アクティブなメールアドレス(バウンスメール)や、製品に興味がないことを明確に表明しているメールアドレスを保持しても意味がありません。 また、重複して登録されると、不必要にリストに追加されるだけでなく、連絡先に送られるマーケティング資料が重複し、スパムのように見える可能性があります。

6.同期を確認する

連絡先データベース全体が、すべてのメッセージングプラットフォームで適切に共有されているかどうか、さりげなくチェックしてみましょう。 ラベルに表示されるコンタクトの総数が全体的に均等であることを確認すること。 シンクの不具合は一時的なものであることが多い。 しかし、不適切なオートサイエンス設定やキャッシュ設定などの技術的な問題により、ワークフローが非効率になる場合があります。

7.セキュリティの確保

GDPR、CCPA、Google Technology Premier Partnershipなど、確立されたセキュリティとプライバシー基準を遵守している連絡先管理アプリを選ぶこと。 これらの組織が設定する厳格な対策を適用することで、ハッキングやフィッシングなどの不正行為からデータを保護します。

8.削除されたデータの確認

誤って削除していないか、誤判定で切断していないか、たまに削除したデータを確認してみてください。 連絡先管理アプリの中には、データ復旧期間を無制限とするものがあり、その場合は問題ないでしょう。 ただし、そうでない場合は、2カ月に1回、裏方訪問を行う。

9.人脈を育てる

セールスリードは、見込み客から顧客への転換がビジネスの生命線であるため、必ず育成する。 さらに、お客様を大切にすることで、ロイヤルカスタマーに変えていくことも必要です。

一方で、ベンダーやステークホルダーとのプロフェッショナルな関係も強化する必要があります。 心のこもった時候の挨拶は、相手が会社という組織を超えて人間性を感じることができます。

10.会社の価値観を強調する

顧客との接し方について、チームが会社の方針と同等であることを確認する。 最も効果的なコア・バリューは、あなたの会社が何を信じているかを世界に伝えるものです。 それゆえ、チームはお客様とのやり取りの中で、それをきちんと伝えなければなりません。

コンタクトマネジメントのベストプラクティスに関する結論。

コンタクトマネジメントはアートであり、サイエンスでもある。 特に、人間同士の交流である以上、すべての交流を単純に数値化することはできません。 しかし、テクノロジーはフレームワークの確立を支援することができます。 さらに重要なことは、コンタクトデータの資産を守ること、そしてその責任はデータチームだけでなく、会社全体にあることを理解することです。

今すぐ試す
今すぐ15日間の無料トライアルを開始する

Related Posts

Gmail®の共有コンタクトのインスタントシンクロのご紹介

この情報化時代には、ほとんどすべてのことが速いペースで進みます。 そんな中、大きな役割を果たしたのがテクノロジーです。 スピードが勝負の分野では、データ交換が上位を占めています。 これに対応するため、Shared Contacts for Gmail®はアプリをアップグレードし、共有連絡先の即時同期ができるようになりました。 他の連絡先管理アプリでは、更新同期が発生するまでに4(4)時間から最大48時間かかります。 これは、ダイナミックなコラボレーションに依存する人々にとって問題となる可能性があります。 迅速な情報交換 例えば、マーケティング担当者が新製品の契約を取るために現場に行くとします。 一日中、スマホで連絡先を入力しているそうです。 共有連絡先 for Gmail®の即時同期により、営業チームはアプリのコメント機能のメモに基づき、適切な販促資料を容易に送信することができます。 両者とも、連絡先を転送するために何時間も、最悪何日も待つ必要がなくなりました。 連絡先も再入力する必要がありません。 瞬時に同期することで、営業チームは販売機会を逃すことなく、鉄が熱いうちに攻撃することができます。 さらに、インスタントシンクロナイゼーションは、他の部門間の連絡先管理ニーズにも有効です。 別のシチュエーションで見てみましょう。 IT部門が番号を変更したのです。 瞬時に同期させることで、社内の誰でもすぐに新しい番号に電話をかけることができます。 そのため、連絡先を更新した社内メモを見逃す心配はありません。 Shared Contacts for Gmail®は、その変更をスムーズに行うことができます。 誰もが自分の電話帳に更新された番号を入れることができる。 したがって、旧IT部門の番号で間違って接続する人はいない。 これでは、IT部門が全く数字を変えていないように見えてしまう。 シームレスなアップデート 前述したように、瞬時に同期することで、数字が更新されていないように見えることがあります。 これは、変更が直接電話帳に反映されるために起こることです。 ユーザーに促される煩わしいアップデートが不要になるのです。 また、受信したメールをすぐに削除してしまうということもなくなりました。 しかし、管理者が連絡先の更新を知られることが必須と感じた場合、連絡先のコメント欄にユーザーをタグ付けするだけでよいのです。 続きを読む:Googleコンタクトにコメントする方法 コンタクト管理の効率化 もう使えない古い番号に電話するのは、どちらも時間と労力の無駄です。 さらに、新番号に関するメールやメモを探すのにも、リソースが枯渇してしまうのです。 さらに、アドレス帳の連絡先を手動で変更する必要がある場合もあります。 Shared Contacts for Gmail®の即時同期機能は、上記のような煩わしさから解放されます。 そのため、重複入力(旧番号用と新番号用)を避けることができます。 続きを読む:コンタクトマネジメントのための10のベストプラクティス 他の連絡先管理アプリに対する優位性 Shared Contacts for Gmail®は、検出システムを利用しています。 このアプリは、ユーザーが連絡先について何らかの更新をするたびに、検出器が作動するようになっています。 そして、その連絡先へのアクセス権を与えられた全員に、アプリが変更を即座に伝播させます。 他のアプリは単なるポーリングです。 […]

Read more

Google WorkspaceのLDAP連絡先にどこからでもアクセスする方法

従業員が組織のディレクトリ・コンタクトにアクセスできない場合に直面する問題や、外出先からLDAPサーバーにアクセスし更新する方法について説明します。

Read more

従業員の力を引き出す:LDAPでユーザー管理された連絡先情報のメリット

従業員がLDAPディレクトリのプロフィールを更新するようにします。

Read more

2つのGoogleアカウントにある連絡先を同期させる

はい、2つ(またはそれ以上)の異なるGoogleアカウントの連絡先を同期させることができます。 しかし、Google Contactsにはこの機能がありません。 Googleが行うのは、同じデバイスにサインインしている複数のアカウントの連絡先を自動的に同期させることです。 残念ながら、2つ以上のGoogleアカウントにある連絡先を、異なる端末から同期することはできません。 したがって、そのためには、Shared Contacts for Gmail®を使用する必要があります。 Shared Contacts for Gmail®は、どのようにGoogleの連絡先を同期するのですか? 連絡先データベースを手動で更新すると、エラーや重複が発生しやすい。連絡先リストを定期的に.csvファイルを通してインポート/エクスポートするのは面倒です。連絡先リストを同期させたい複数のアカウントで行う場合は、さらに面倒です。 Shared Contacts for Gmail®は、Google Docsを共有するように連絡先を共有することができます。 相手がどのようにリストにアクセスするかの権限を設定することができます。 この場合、連絡先はメールやその他のコミュニケーションにのみ使用でき、情報の編集や完全な削除はできません。 Googleドキュメントと同様に、編集可能な人と共有することもできます。 編集可能」権限は、ラベルを共有したアカウントに、さらにエントリーを追加することを許可します。 また、個別の連絡先に関する情報を更新することも可能です。 その他、「削除可」、「再共有可」の権限もあります。 パーミッションについてもっと読む パーミッションマネジメント101 同期がうまくいったかどうか、どうすればわかりますか? 共有された連絡先は、Gmail、WhatsApp、さらにはSMSなどの統合メッセージングプラットフォームの受信者欄のオートコンプリートで表示されるようになりました。 1つの番号をコピー・ペーストすることなく、共有ディレクトリ全体を楽しむことができるようになるのです。 同期もほぼ瞬時に行われます。 元の所有者が行った変更は、彼の共有リストにアクセスできる人すべてに反映されます。 そのため、彼が一人の連絡先を削除したり、メールアドレスを変更したりすると、他の同期しているすべてのアカウントが直ちに更新されます。 顧客や取引先の連絡先が変更になった際、同僚に伝わらないという心配はもうありません。 結論 Shared Contacts for Gmail®が提供するのは、連絡先情報の共有だけではありません。 また、コンタクトエントリーに対して直接コメントすることも可能です。 そのため、連絡先に関する重要かつ有益な情報を共有することができます。 これにより、電話番号や担当部署だけでなく、連絡先に関するより多くの知識を収集することができます。 それゆえ、より良いトーンを設定することができるのです。 共有アドレス帳 for Gmail®がどのように役立つのか、これらの記事をもっと読む

Read more