Gmail®용 공유 연락처
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다른 시스템(예: Microsoft, Lotus Notes, Zimbra 등)에서 Google Workspace로 마이그레이션하는 것은 항상 큰 프로젝트이며 시작하기 전에 프로세스를 제대로 이해하는 것이 좋습니다.
이 문서에서는 이 주제에 관심을 가져야 하는 Google Workspace로 마이그레이션하는 주요 단계와 최대한 원활하게 진행하는 방법을 설명합니다.
“Google Workspace 마이그레이션”에 대해 이야기할 때 기본적으로 기존 이메일 시스템(또는 데이터 시스템) 및 사무 도구에서 Google 클라우드(Google Workspace)로의 전환을 의미합니다.
사실, 이제 모든 것을 정의하고 있으므로 Google로의 이 전환은 세 가지 큰 기둥으로 구성되어 있다고 말할 수 있습니다.
Google Workspace는 도구 생태계이며 모든 것이 동일한 플랫폼에 통합되어 있습니다.
그러나 조직의 모든 사용자에게는 고유한 요구 사항, 작업 방식 및 책임이 있습니다.
마이그레이션 프로세스에서는 획득하는 새 제품군의 이점을 극대화하기 위해 환경이 각 개인 또는 사용자 유형에 적합한지 확인하는 것이 중요합니다.
이는 실제로 이메일 메시지, 문서, 캘린더, 연락처 등을 다른 서비스 제공업체에서 Google Workspace로 마이그레이션하는 것과 관련이 있습니다.
일반적으로 이것은 대부분의 사람들이 새 시스템으로 마이그레이션할 때 가장 많이 생각하는 부분입니다. 그러나 이는 프로세스의 한 부분일 뿐입니다.
이 기둥의 첫 번째 부분은 본질적으로 변화가 일으키는 충격을 최소화하는 것입니다.
새로운 도구는 위협적 일 수 있으므로 사용자는새로운 도구를 시험해 볼 수 있습니다. 처음부터 모든 사람이 탑승하도록 함으로써 전환 기간 동안 추가 시간을 낭비하지 않도록 할 수도 있습니다.
이것이 성공하려면 데이터를 적절하게 마이그레이션하고 사용자 프로필에 따라 환경을 적절하게 설정해야 합니다. 직원은 이메일, 문서, 캘린더 등 필요한 모든 것을 새 시스템에서 즉시 찾아야 합니다.
새 시스템이 원활하게 작동하고 데이터가 있으면 팀의 생산성이 향상되고 프로세스가 원활해지며 일상적인 작업이 훨씬 쉬워집니다.
Google Workspace로의 성공적인 마이그레이션은 이전 시스템에서 새 시스템으로 데이터를 이동하는 것뿐만 아니라 각 사용자에게 필요한 작업 환경이 있는지 확인하는 것을 의미합니다.
또한 조직 전체에서 새 시스템에 대한 적응이 장려되고 가치가 있는지 확인해야 합니다.
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이 도움말은 무료 평가판이든 개념 증명이든 Google Workspace를 고려하거나 시도하는 모든 사람과 모든 사람에게 도움이 됩니다.
또한 Google Workspace로 방금 이전했거나 이전하는 중에 연락처 또는 이전된 기타 데이터와 관련된 문제에 직면하고 있음을 발견한 사용자를 위한 것입니다.
Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino 또는 다른 시스템에서 마이그레이션하든 상관없이 이것은 당신을 위한 것입니다.
또한 직원의 생산성과 행복을 책임지는 모든 사람이나 조직 수준에서 새로운 도구를 배포하는 데 유용합니다.
그리고 물론 데이터 아키텍처, 조직 및 조직의 데이터 무결성에 대한 책임이 있는 모든 사람.
예를 들어 상황을 살펴보겠습니다.
조직이 Google Workspace로 이전되었으며 이제 이전된 데이터에 문제가 있음을 발견하고 있습니다. 새 시스템에서 일부 공유 연락처를 찾을 수 없습니다.
이미 마이그레이션 프로세스를 거쳤고 새로운 시스템이 준비되어 있기 때문에 이 상황에서 위험은 이미 높습니다. 따라서 당면한 문제는 연락 문제가 아니라 훨씬 더 큰 Google Workspace 문제입니다.
처음에는 더 생산적이고 더 간단하고 직관적인 시스템을 갖고 모든 것을 동일한 클라우드에 안전하게 저장하기 위해 마이그레이션하기로 결정했을 것입니다. 그리고 지금 작동하지 않습니까?
이것은 완전히 피하고 싶은 상황이므로 전체 프로세스를 안팎으로 알고 충돌하기 전에 도로에서 잠재적인 충돌을 피하는 것이 좋습니다.
먼저 조직이 기존 시스템에서 Google Workspace 생태계로 전환하기로 결정한 가장 일반적인 몇 가지 이유를 살펴보겠습니다.
이것이 아마도 많은 조직이 다른 시스템으로 이동하기로 결정하는 가장 일반적인 이유일 것입니다.
모든 중요한 데이터가 중앙 집중화되지 않은 다른 위치에 분산되어 있을 수 있습니다.
이것은 직장에서 처리해야 하는 연락처, 계정 및 앱이 많을수록 특히 까다로워집니다.
Google Workspace의 가장 큰 장점은 모든 것이 용량 제한이 없는 단일 플랫폼에 통합된다는 것입니다. 즉, 저장 공간이나 데이터 양에 대한 모든 제한이 사일로와 함께 사라집니다.
또 다른 일반적인 이유는 비용입니다. 이전 시스템의 비용 또는 클라우드 시스템이 전혀 없는 경우입니다.
온프레미스 서버를 유지 관리하는 것은 장기적으로 많은 비용이 들며 모든 것을 클라우드에 두는 것이 더 비용 효율적입니다.
데이터 보안에 관해서는 신중해야 합니다.
그러나 매트리스 아래가 아닌 은행에 돈을 두는 것이 더 합리적입니다.
Google Cloud는 세계에서 가장 안전합니다. 귀하의 데이터는 안전하고 건전합니다.
Google Workspace는 팀 구성원과 팀 간의 공동작업에 어려움을 겪고 있는 팀을 위해 설계되었습니다.
Google 도구는 매우 협력적입니다. Google 에코시스템에는 팀이 매일 필요로 하는 필수 도구가 포함되어 있으며 무기고에 추가할 수 있는 다른 많은 유용한 도구와 원활하게 통합됩니다.
여러분도 우리처럼 잘 알고 있습니다. 협업은 사람들이 더 효율적으로 협력하고, 사일로를 피하고, 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.
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이전 장에서 말했듯이 이 주제가 너무 간단하고 간단하다면 이 주제에 대해 쓰지 않을 것이 분명합니다.
종종 그 과정에서 어려움이 있을 수 있지만 문제를 피하거나 해결하는 방법을 알고 있는 한 괜찮습니다. 이전에 마이그레이션과 관련하여 어떤 종류의 문제를 보았는지 확인하기 위해 몇 가지를 살펴보겠습니다.
사람들은 특히 완전히 새로운 시스템을 사용하기 위해 온보딩해야 하는 경우 새로운 도구를 얻는 것에 대해 겁을 먹을 것입니다.
새로운 것은 모두 무섭고 그것은 인간의 기본적인 본성일 뿐입니다. 새로운 시스템을 알게 되는 것, 완전히 이해하지 못하는 것, 자신의 업무와 관련된 모든 것을 통제할 수 없는 것 등은 답답합니다.
새 도구에 온보딩하는 데 시간이 걸리고 사람들이 그 가치를 바로 인식하지 못하는 경우가 있습니다.
이는 명확한 커뮤니케이션, 투명성, 리더십으로 해결할 수 있습니다. IT만이 아니라 조직의 최고 경영진이 승인해야 합니다.
마이그레이션 프로세스 전에도 조직에 대한 구체적인 이점을 설명해야 합니다.
마이그레이션이 계획대로 진행되지 않는 경우가 있습니다.
프로세스의 어느 시점에서 문제가 발생할 수 있으며 기술적인 문제가 비즈니스 활동에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
그러나 좋은 소식은 기술 문제는 일반적으로 마이그레이션 서비스에 경험이 있고 자신이 하고 있는 일을 알고 도움을 줄 수 있는 올바른 파트너가 있으면 비교적 쉽게 해결할 수 있다는 것입니다.
도중에 기술적인 문제가 발생할 수 있도록 준비하고 추가 지원이 필요한 경우 누구에게 연락해야 하는지 알아두십시오.
모든 사람이 새로운 시스템에 익숙해져도 여전히 충분하지 않을 수 있습니다.
문제는 종종 새로운 도구가 레거시 시스템과 정확히 같은 방식으로 작동하도록 장착되지 않았다는 사실입니다.
사용자는 Google Workspace 계정에서 이전과 동일한 작업 환경을 찾을 수 없으며 데이터가 분산될 수 있습니다.
이것은 특히 이전에 원활하게 작동했던 모든 작업에 대해 새로운 작업 방식과 새로운 프로세스를 제시해야 하는 경우 어려울 수 있고 많은 좌절을 야기할 수 있습니다.
일부 마이그레이션은 특히 사용자가 이 문제를 해결할 수 있는 방법을 모르는 경우 이 때문에 재앙적입니다.
마이그레이션을 시작하기 전에 이미 포커스 그룹과 함께 새로운 프로세스와 시스템을 살펴보고 프로세스 전반과 그 후에도 팀 구성원에게 지원을 제공해야 합니다.
마이그레이션 프로젝트 계획을 시작하기 전에 이러한 사항이 포함되어 있는지 확인하십시오.
조직의 모든 사람이 왜 변화가 일어나고 있으며 그 결과가 무엇인지 알고 있는지 확인하십시오.
어떤 일이 일어나고 있다는 씨앗을 심어주기 위해 모든 프로세스 단계에서 직원과의 원활한 의사 소통을 보장하십시오. 의사 소통이 핵심이며 사람들은 무슨 일이 일어나고 있는지 알고 싶어합니다.
너무 자주, IT 부서는 솔루션을 “판매”하지 않고 마지막 순간에 무언가를 하고 모든 사람에게 알립니다.
최고 경영진의 공식 발표를 하고 이러한 변화를 받아들이는 데 추진력이 있음을 보여주십시오.
조직의 장기 비전과 어떻게 일치하는지 보여주십시오. 변화가 일어나면 가능할 것이며 그것이 모든 사람의 직장 생활에 어떤 긍정적인 영향을 미칠 것인지에 초점을 맞추십시오.
회사 수준에서 현재 도구를 어떻게 사용하고 있습니까?
마이그레이션의 주요 목표는 클라우드에 이미 있는 것과 똑같은 시스템을 다시 만드는 것이 아니라는 점을 이해하십시오.
팀이 목표를 보다 효율적으로 달성하고 생산성을 높일 수 있도록 작업 방식을 다르게 생각하는 것이 더 중요합니다.
그런 다음 개인 수준에서: 사람들이 이메일, 문서, 연락처 등을 어떻게 사용하고 있습니까?
어떤 장치에서? 어떻게 액세스합니까? 연락처를 어떻게 사용합니까? 문서, 이메일? 연락처는 어디에서 왔습니까?
누군가는 어떻게 연락처가 됩니까? 명함을 읽고 전화 연락처에 추가하고 있습니까? 스캔합니까?
연락처를 수동으로 생성하기 위해 컴퓨터의 특정 인터페이스를 사용하고 있습니까? 당신의 사람들은 이메일을 보낸 사람들로부터 연락처를 생성합니까? 아니면 전화에 수신 번호를 저장하여 연락처로 변환합니까?
제한이나 제한이 없다고 상상해보십시오. 이상적인 상황은 무엇입니까? 사용자가 데이터를 통신, 협업, 중앙 집중화하거나 액세스하는 방법은 무엇입니까?
회사 내에서 이러한 다양한 사용자 프로필에 대한 환경을 조사해야 합니다. 사람들이 이 새로운 도구를 사용하여 이전보다 더 잘 작업할 수 있는지 확인하십시오.
완료되면 가능한 모든 것을 설명하여 새 환경의 청사진을 작성하십시오. 가능하게 만들고 싶은 것이 무엇인지 알게 되면 만들 구성, 추가할 애드온, 마이그레이션할 데이터를 쉽게 정의할 수 있습니다.
클라우드로 이전하는 것은 단순히 이메일 제공업체를 변경하거나 포괄적인 마이그레이션과 같은 소규모 프로젝트일 수 있습니다.
범위를 인식하고 프로젝트에 대한 현실적인 기대치와 목표를 염두에 두어야 합니다.
전문가 팁: 프로젝트의 각 단계를 투명하게 진행하는 전체 팀과 함께 워크샵이나 회의를 조직하고 프로젝트의 범위에서 마무리까지 모든 것이 잘 문서화되었는지 확인하십시오.
또한 처음에는 최소한의 범위를 정의하는 것이 좋습니다. 실제로 하이브리드 시스템으로 기능하고 도구를 단계별로 배포할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 너무 많은 변경을 거쳐야 하는 것에 대해 놀라는 것을 피할 수 있습니다.
어떤 경우에도 사용자에게 모든 Google Workspace 도구를 한 번에 사용하도록 교육하지 마세요. 사람들이 필요할 때 참석할 수 있는 주제별 교육 또는 웨비나를 제공하는 것이 좋습니다.
새 시스템에서는 모든 것이 동일하지 않으므로 새 도구와 발생할 수 있는 모든 문제로 팀을 지원할 준비를 하십시오.
그러나 사용자를 돕는 일은 헬프 데스크의 어깨에만 맡겨서는 안 됩니다.
사용 사례를 해결하기 위해 각 팀의 Google 챔피언을 교육합니다. 이들은 현장에서 솔루션의 기준이 됩니다.
그러나 새 도구에 대한 도움이 필요한 경우 외부 파트너에게 문의하십시오.
마지막으로 Gmail®용 공유 주소록에서 마이그레이션 프로세스를 지원하는 방법을 살펴보겠습니다.
위에서 보았듯이 Google Workspace는 맞춤설정 가능한 플랫폼입니다. 따라서 Office 365와 같은 시스템에서 기본적으로 제공되는 것은 Google for Business에 플러그인으로 추가되어야 합니다.
Google은 Office 365와 같은 일부 다른 시스템과 같이 완전히 통합된 연락처 공유를 지원하지 않습니다.
주소록을 만들 수는 있지만 원하는 사람과 자유롭게 공유할 수는 없습니다.
이것은 문제입니다. 마이그레이션 후 많은 사용자는 레거시 시스템에서 공유된 연락처를 중앙 저장소에서 더 이상 사용할 수 없다는 것을 빠르게 알게 됩니다.
사용자가 어디에 있든 공통 연락처(이메일, 문서, 모바일 등)를 찾고 공유 주소록 소유자가 전체 액세스 제어 권한을 가지며 모든 시스템(예: Active Directory)이 동기화되고 모든 도메인 사용자가 사용할 수 있습니다.
Google은 여러 디렉토리를 잘 처리하지 않습니다. 조직에서 여러 도메인을 계산하는 경우 모든 사용자가 조직의 다른 도메인에 속한 동료의 연락처 정보에 액세스해야 하는 문제가 있습니다.
이것은 Gmail®용 공유 주소록이 모든 사용자를 어디에서나 액세스할 수 있는 단일 디렉토리에 통합하여 해결하는 데 도움이 되는 문제입니다.
Google에서는 LDAP(회사 디렉터리)와 휴대기기 또는 타사 앱 간에 동기화가 없습니다.
모바일, 이메일, WhatsApp, Zoom 및 기타 수백 가지 앱 등 어디에서나 액세스할 수 있도록 하고 있습니다. 어디에서나 연락처를 찾고, 편집하고, 액세스할 수 있습니다. 오프라인에서도 Google Cloud 자체로는 불가능합니다.
디렉토리 외에도 모든 사용자는 자신의 공유 주소록을 만들고 특정 액세스 권한을 부여하여 팀에서 원하는 사람과 공유할 수 있습니다.
공유 연락처는 실시간으로 동기화됩니다. Gmail, Google 드라이브, 캘린더, Zoom, CRM 등의 자동 완성 시스템이 즉시 표시합니다.
환경 어디에서나 이메일 주소를 다룰 때마다 화면 오른쪽에서 이 연락처와 관련된 모든 정보를 볼 수 있으며 클릭 한 번으로 더 자세한 정보를 추가할 수 있습니다.
Gmail®용 공유 연락처 덕분에 사용자의 IP 전화는 상호 작용한 적이 없는 경우에도 공유 연락처로 자동으로 채워집니다.
회사의 모든 연락처는 모든 기기, 모든 플랫폼, 모든 장소에서 실시간으로 액세스할 수 있습니다.
마이그레이션은 흩어질 많은 쓰레기 데이터를 생성합니다.
Gmail®용 연락처 공유는 데이터를 정리하는 데 도움이 되며 모든 정보가 GDPR 및 기타 데이터 개인정보 보호 규정에 따라 안전하게 저장되도록 합니다.
귀하의 데이터는 중앙 위치에 안전하게 저장되며 필요한 경우 삭제할 수 있습니다.
또한 실수로 삭제한 연락처가 필요할 경우 언제든지 복원할 수 있도록 연락처 백업에 제한이 없습니다. Google은 30일 동안만 백업을 제공합니다.
Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 연락처 관리가 한 차원 더 쉬워집니다.
연락처에 대한 모든 것을 알고 동료와 공유하고 댓글을 추가하고 동료에 태그를 지정하고 연락처를 지정하는 등의 모든 작업을 한 곳에서 할 수 있습니다.
조직별, 부서별 등의 연락처를 조회할 수 있어 상대적으로 제한적인 Google 주소록 인터페이스보다 탐색이 용이합니다.
뿐만 아니라 언제 어디서나 팀원들과 함께 모든 연락처를 360도로 볼 수 있습니다.
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다른 시스템에서 Google Workspace로 마이그레이션하는 것은 시작하기 전에 준비해야 하는 것입니다.
팀과 직원이 이러한 변화의 최전선에 있으므로 새 시스템에 적응하도록 격려하고 프로세스 전반에 걸쳐 지원을 제공해야 합니다.
몇 가지 문제가 발생할 가능성이 있습니다. 그것은 단지 인생입니다. 그러나 적절하게 대처할 준비가 되면 마이그레이션 프로세스가 원활하고 원활해질 수 있습니다.
