Google 그룹은 Google 드라이브의 특정 문서 액세스, 대량 이메일 수신 또는 특정 회의 참석과 같은 동일한 권한을 공유하는 Google 사용자(예: Google 또는 Gmail 계정 소유자)를 구성하는 방법입니다.
이를 통해 문서 공유, 무언가 보내기, 권한 부여, 이벤트 초대 등과 같은 특정 작업을 항상 개별적으로 수행하는 대신 전체 그룹에 대해 한 번만 계획할 수 있습니다.
예를 들어 Google 그룹 “회계”에 이메일을 보내려는 경우 그룹의 모든 구성원이 이메일을 수신하므로 모든 개별 수신자를 나열할 필요가 없습니다.
Google 계정이 있는 조직 외부의 사람들과도 그룹을 만들 수 있습니다. 그룹은 전체 Google Workspace 우주 내에 있으므로 Google Workspace 전체에 걸쳐 있습니다.
또한 Google 그룹을 사용하면 그룹 구성원을 제어할 수 있으므로 기밀 정보에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있으므로 데이터를 보호할 수 있습니다.
Microsoft 에코시스템의 “메일링 리스트” 또는 LDAP 및 Active Directory의 “보안 그룹”이라는 이름으로 찾을 수 있습니다.
많은 조직과 사용자가 Google 그룹스를 사용하고 최대한 활용하는 방법을 모르지만 귀하와 귀하의 회사에 매우 유용할 수 있습니다.
이 도움말에서는 Google 그룹에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 살펴보고 Google 그룹 및 Gmail®용 연락처 공유로 Google Workspace 사용을 최적화할 수 있는 방법을 알려드립니다.
더 읽어보기: 연락처 공유란 무엇이며 왜 중요한가요?
Google 그룹과 연락처 라벨/목록의 차이점은 무엇인가요?
Google 그룹스를 Google 주소록(연락처 목록 또는 주소록이라고도 함)과 혼동하지 마십시오. 차이점은 다음과 같습니다.
레이블, 주소록 또는 연락처 목록에는 연락처 가 포함되는 반면 그룹에는 구성원 이 포함됩니다. 연락처는 이메일, 전화번호, 주소, 직함 등과 같이 Google 사용자인지 여부에 관계없이 사람에 대한 광범위한 정보를 저장하는 카드와 같습니다. 미니 CRM과 비슷합니다.
연락처는 누구나 여러 곳에서 만들고 관리할 수 있습니다. 여기에는 전화, Gmail 등이 포함되며 Google 그룹은 이 규칙에도 예외가 있지만 대부분 IT 부서 또는 Google Workspace 도메인 관리자가 처리합니다.
연락처 레이블은 비공개이거나 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 연락처 라벨은 Google 주소록, 전화 주소록, Gmail, Google 드라이브 등에서 만들고 관리할 수 있지만 Google 그룹은 Google Workspace 관리 콘솔에서 Google 도메인 관리자만 관리할 수 있습니다.
차이점을 알았으니 이제 Google Workspace에서 그룹을 만드는 방법으로 넘어가겠습니다.
더 읽어보기: 연락처 관리에 대한 짧은 가이드
Google 그룹은 어떻게 만드나요?
Google 그룹을 만들려면 Google 도메인 관리자여야 합니다.
관리 콘솔 > 그룹 > 새 그룹 만들기로 이동한 다음 이메일 주소를 입력하여 추가하려는 구성원을 추가합니다.
그룹을 다른 그룹의 구성원으로 추가할 수 있습니다. 그런 다음 이 그룹은 이 그룹의 모든 권한을 상속합니다. 그것은 더 큰 그룹 내의 작은 그룹과 같습니다!
그룹은 Google 연락처와 달리 그룹에 포함된 사람들에 대한 정보를 저장하지 않습니다. 그룹은 구성원 목록일 뿐이며 Google 연락처의 라벨은 주소록과 같습니다.
자세히 알아보기: 전문가처럼 Google Workspace를 사용하는 방법에 대한 7가지 도움말
연락처 레이블/목록은 어떻게 만드나요?
누구나 연락처 레이블이나 목록을 만들 수 있습니다. 관리자가 아니어도 됩니다. 다음 단계를 따르십시오.
간단히: Gmail® 또는 Google Contacts Manager용 공유 연락처를 열고 원하는 레이블을 만듭니다(예: “내 팀”, “동료” 등).
그런 다음 이 레이블에 추가하려는 연락처를 추가합니다. 그룹 이메일을 보내려면 공유 연락처 아이콘을 클릭하고 원하는 레이블을 선택하기만 하면 됩니다.
이 레이블을 다른 동료와 공유 하려면 이 가이드를 따르십시오 .
더 읽어보기:
Google 드라이브의 Google 그룹스
다음으로 Google 드라이브에서 그룹을 사용하는 방법부터 시작하여 Google 그룹에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 살펴보겠습니다.
✅ Drive의 일반적인 작업 및 권한에 따라 사용자 그룹을 정의하세요.
동일한 이메일을 수신하고 각 유형의 문서에 액세스할 수 있는 사용자 그룹 등을 결정합니다.
예를 들어 일반적으로 특정 문서에 대해 영업 팀의 입력이 필요한 경우 동일한 그룹에 추가한 다음 해당 문서를 해당 그룹과 공유해야 합니다.
명시적인 이름으로 이러한 그룹의 이름을 지정합니다(예: “마케팅 팀”, “관리자”, “프론트 데스크” 등).
앞서 언급한 바와 같이 이러한 그룹은 관리자가 Google Workspace 관리 콘솔에서 쉽게 만들 수 있습니다.
? 개별 Google 드라이브 파일을 개인과 공유하지 마세요.
Drive 폴더나 문서를 개별 사용자와 공유하는 경우, 예를 들어 그들이 떠나거나 책임을 변경하는 등의 이유로 더 이상 액세스할 필요가 없을 때 이러한 액세스 권한을 제거하는 데 어려움을 겪을 것입니다.
한 사람과 수많은 문서를 공유할 때 이 모든 것을 개별적으로 제거하는 것이 때때로 불가능합니다. 누구와 무엇을 공유했는지 더 이상 기억하지 못하며 이는 장기적으로 안전하지 않습니다.
그들의 액세스 권한을 제거해야 하는 경우 액세스 권한을 부여한 모든 단일 위치를 개별적으로 검토해야 하며 이는 잠재적으로 수백 또는 수천 개의 문서입니다!
✅ 대신 개인 대신 전체 그룹에 대한 액세스 권한을 부여하십시오.
따라서 개인과 공유하는 대신 드라이브 문서 및 폴더에서 모든 개별 공유를 제거 하고 적절한 Google 그룹과 다시 공유하는 것이 가장 좋습니다.
그런 다음 한 그룹에 속한 각 개인은 해당 그룹과 공유되는 리소스에 액세스할 수 있습니다.
누군가가 조직을 떠나거나 다른 부서로 이동하거나 다른 이유로 더 이상 액세스할 필요가 없는 경우 관련 액세스를 일시 중지하려면 해당 사람이 속한 그룹에서 해당 사람을 제거하기만 하면 됩니다.
관리자만 그룹을 만들고 구성원을 관리할 수 있어도 누구나 사용할 수 있습니다.
✅ 그룹과 공유하기 전에 그룹 구성원이 누구인지 확인하세요.
이 기능은 Gmail® 드라이브 플러그인용 연락처 공유 로 가능합니다.
Google 드라이브의 오른쪽 패널에서 “공유 연락처 드라이브 추가 기능” 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 드롭다운 메뉴에서 “도메인 그룹”을 선택합니다.
폴더를 공유하려는 그룹을 클릭한 다음 “구성원 보기”를 클릭하면 해당 그룹에 누가 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
이는 올바른 사람이 문서에 액세스할 수 있고 공유 대상을 항상 알 수 있는 가장 쉬운 방법입니다.
그리고 그룹과 공유된 드라이브 문서에 누가 액세스할 수 있는지 알고 싶다면 ‘드라이브용 공유 연락처’를 사용하세요.
Drive Add-on 아이콘을 클릭하면 해당 문서의 모든 공동 작업자 아바타가 오른쪽 패널에 나타납니다. 아바타를 클릭하면 연락처 정보와 함께 그룹의 모든 구성원이 표시됩니다.
중요: Google 주소록용 Google 드라이브 플러그인 을 설치하는 것을 잊지 마세요.
? 드라이브 문서 또는 폴더를 연락처 목록/라벨과 공유하지 마세요.
Google 드라이브 폴더를 그룹과 공유하는 경우 이 그룹의 구성원이 변경되면 이 폴더에 대한 액세스 권한이 자동으로 업데이트됩니다.
그러나 연락처 라벨로 공유하면 Google은 폴더를 이러한 사용자와 개별적으로 공유하며 라벨에서 한 명의 사용자를 삭제해도 해당 사용자는 해당 폴더에 계속 액세스할 수 있습니다.
더 읽어보기: 7가지 최고의 Google 생산성 확장 프로그램 및 부가 기능
자세히 알아보기: Google 드라이브에서 공유 연락처를 사용하는 방법
Gmail의 Google 그룹스
Gmail에서 Google 그룹의 몇 가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일에 대해 알아보겠습니다.
? 누구에게 가는지 모른 채 여러 사람에게 이메일을 보내지 마십시오.
Google 그룹 주소(예: “모두”, “파트너”)로 이메일을 보낼 때 메시지를 보낼 때 누가 어느 그룹에 있는지 알 수 있는 방법이 없습니다.
해당 이메일의 수신자도 마찬가지입니다. 그들은 이 그룹의 정확한 구성원이 누구인지 모르기 때문에 다른 사람이 수신했는지도 모릅니다.
이는 수신자 중 우연히 관련이 없거나 잘못된 사람이 있을 수 있음을 의미합니다.
Google Workspace에서는 누가 어떤 그룹에 있는지 관리자만 볼 수 있어 다른 사용자에게는 불편할 수 있습니다.
✅ 이메일을 보내기 전에 ” 공유 연락처 Gmail 추가 기능 ” 아이콘을 클릭하여 그룹 구성원이 누구인지 확인하십시오.
따라서 무언가를 보내기 전에 새 메시지를 작성하는 창에서 “공유 연락처” 아이콘을 클릭하십시오.
드롭다운 메뉴에서 “도메인 그룹”을 선택한 다음 이메일을 보낼 그룹을 클릭합니다. 그런 다음 “회원 보기”를 클릭하면 그룹의 모든 사람을 볼 수 있습니다.
모든 사람에게 이메일을 보내고 싶지 않다면 이메일을 보낼 수신자를 선택하고 짜잔!
(이를 가능하게 하려면 Google 주소록용 Gmail 애드온 을 설치하는 것을 잊지 마십시오.)
✅ 수신자에 대한 Google 그룹이 없는 경우 동일한 방식으로 연락처 레이블에 이메일을 보내십시오.
새 메시지를 작성하는 창에서 ‘공유 연락처’ 아이콘을 클릭합니다. 드롭다운에서 “연락처 목록”을 선택합니다.
이메일을 보낼 그룹을 클릭한 다음 “회원 보기”를 클릭합니다.
모든 사람에게 이메일을 보내고 싶지 않다면 위와 유사하게 이메일을 보낼 수신자를 선택하면 됩니다.
✅ 이메일을 받으면 다른 수신자가 누구인지 확인하세요.
Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.
Gmail 받은편지함 오른쪽에서 ‘공유 연락처’ 아이콘을 클릭합니다. 그러면 이 이메일의 발신자와 수신자의 이름과 아바타가 오른쪽 패널에 나타납니다.
그룹의 아바타를 클릭하면 그룹의 모든 구성원 이름이 표시됩니다. 이제 누가 그 이메일을 받았는지 알 수 있습니다!
? 관련 없는 이메일로 사람들에게 스팸을 보내지 마세요.
이것은 Gmail® 기능을 위한 또 다른 멋진 공유 연락처입니다.
이메일을 보내고 싶지만 어떤 이유로 그룹의 모든 사람이 이메일을 받는 것을 원하지 않는 경우: Gmail 애드온에서 사용자를 선택할 수 있습니다.
그룹을 클릭한 다음 사용자, “X를 제외한 모든 사람” 또는 개인을 선택하기만 하면 됩니다.
이렇게 하면 해당 그룹에 속한 사람을 제외하려는 경우 항상 새 그룹을 만들거나 개인에게 보낼 필요가 없습니다.
✅ Gmail®용 Google 그룹 및 공유 연락처를 사용하여 관련된 사람들에게만 이메일을 보내십시오.
자세히 알아보기: Google 주소록에서 라벨을 공유하고 정리하는 방법은 무엇인가요?
자세히 알아보기: Gmail에서 직접 라벨을 공유하는 방법은 무엇인가요?
Google 주소록의 Google 그룹스
이제 Google 주소록에 Google 그룹이 아직 남아 있습니다.
✅ 액세스가 허용된 연락처에 따라 사용자 그룹을 정의하십시오.
동일한 연락처에 액세스하거나 업데이트할 수 있는 사용자 그룹을 결정할 수 있습니다.
이러한 그룹의 이름을 명시적인 이름(예: “마케팅 팀”, “관리자”, “프론트 데스크” 등)으로 지정해야 합니다.
그런 다음 아직 존재하지 않는 경우 Google Workspace 관리 콘솔에서 이러한 그룹을 만듭니다.
? 조직에서 많은 수의 연락처 레이블을 공유하는 경우 개인과 레이블을 공유하지 마십시오.
개인과 연락처 목록을 공유하면 몇 가지 작업을 수행하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
우선 조직의 새 구성원과 모든 레이블을 공유하는 것이 복잡해집니다. 400개의 연락처 레이블이 있다고 가정해 보겠습니다. 이 400개의 레이블을 동일한 새 사용자와 공유하려면 시간이 많이 걸립니다. 예, 400회를 별도로 수행해야 합니다.
둘째, 사람들이 책임을 떠나거나 변경할 때 이러한 액세스 권한을 제거합니다. 다시 한 번 그들의 액세스 권한을 400번 제거해야 합니다.
또한 개인과 연락처를 공유하는 것은 안전하지 않다는 점을 잊지 마십시오. 장기적으로 누구와 무엇을 공유했는지 알거나 기억할 방법이 없습니다.
✅ Gmail®용 연락처 공유에서 개인이 아닌 전체 그룹에 액세스 권한을 부여하세요.
가장 좋은 방법은 연락처 라벨에서 모든 개별 공유를 삭제 하고 적절한 Google 그룹과 다시 공유하는 것입니다.
많은 작업처럼 들릴 수 있지만 한 번만 수행하면 됩니다.
이 작업이 완료되면 한 그룹에 속한 각 개인은 해당 그룹과 공유된 연락처에만 액세스할 수 있습니다.
누군가가 조직을 떠나거나 다른 부서로 이동하는 경우 관련된 액세스를 일시 중지하려면 해당 사람이 속한 그룹에서 해당 사람을 제거하기만 하면 됩니다. 그러면 이러한 공유 연락처가 모든 주소록에서 사라집니다.
관리자만 그룹을 만들고 구성원을 관리할 수 있지만 누구나 그룹과 공유할 수 있습니다.
✅ 해당 그룹과 연락처 또는 연락처 레이블을 공유하기 전에 그룹 구성원이 누구인지 확인하십시오.
Gmail용 연락처 공유의 “공유 설정” 창에서 그룹 이름을 추가하기만 하면 됩니다. 자동 완성 기능이 있습니다.
“그룹 구성원”을 클릭합니다. 이렇게 하면 올바른 사람이 이 레이블에 쉽게 액세스할 수 있습니다.
✅ 하나 또는 여러 그룹과 공유되는 연락처 또는 연락처 레이블에 액세스할 수 있는 사람을 알고 싶다면 공유 연락처 대시보드를 확인하십시오.
이것은 또한 매우 쉽게 수행됩니다. 원하는 레이블을 선택하고 “공유” 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다.
그러면 공동 작업자 목록이 나타납니다. 각 그룹 아래에 “그룹 구성원”에 대한 링크가 표시됩니다. 이것을 클릭하면 특정 레이블에 액세스할 수 있는 이 Google 그룹의 모든 구성원이 표시됩니다.
✅ Gmail®용 공유 연락처 추가 기능을 사용하여 그룹에 있는 사람을 오른쪽에서 한 눈에 볼 수 있습니다.
결론
그리고 거기 당신은 그것을 가지고 있습니다.
Google 그룹을 최대한 활용하는 것은 Google 사용자를 구성하고 문서 및 폴더 공유, 초대 및 그룹 이메일 전송과 같은 많은 작업을 훨씬 쉽게 수행할 수 있는 간단한 방법입니다.
Google 그룹을 사용하는 가장 좋은 방법은 Gmail®용 연락처 공유와 결합하는 것입니다. Gmail®용 연락처 공유는 Google Workspace 세계 내에서 연락처를 최대한 원활하게 관리하고 공유할 수 있도록 설계된 연락처 관리 솔루션입니다.
Gmail®용 연락처 공유를 Google 그룹과 함께 사용하면 생산성이 향상되고 팀원들이 반복해서 해야 하는 반복 작업을 피할 수 있습니다.
