팀의 모든 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하는 것은 건강한 직장 커뮤니케이션 시스템의 핵심입니다. LDAP 디렉토리에 연락처 정보가 있으면 사람들이 서로를 빠르게 찾고 작업 지연을 피할 수 있습니다. 즉, 동료는 프로젝트에서 공동 작업을 수행하고 다른 부서의 사람들과 접촉할 수 있으며 문제 해결을 위해 팀 동료를 참조할 수도 있습니다.
즉, 이를 구성하는 것은 IT 관리자에게 어려운 작업일 수 있습니다. 회사가 성장함에 따라 모든 직원의 데이터를 업데이트하고 안전하게 유지하는 작업이 번거로울 수 있습니다. 특히 시간대와 국가를 초월한 글로벌 기업과
그리고 워크플로에 연결된 다양한 장치와 소프트웨어로 인해 이 프로세스가 더욱 어려워질 수 있습니다. 예를 들어 결제 작업을 하고 있고 송장을 회계 팀에 전달해야 하는 경우 상대방의 이메일 주소를 모르면 어떻게 뱅킹 소프트웨어에서 직접 처리할 수 있습니까? 또는 모바일 장치에서 작업하는 경우: 계약서에 동료의 전화번호가 저장되어 있지 않은 경우 어떻게 동료에게 연락할 수 있습니까? 이것이 LDAP 디렉토리의 이면에 있는 아이디어입니다.
이것이 작동하려면 이 LDAP 디렉토리가 최신 상태이고 항상 사용 가능해야 합니다.
LDAP 디렉토리란 무엇입니까?
회사 연락처의 LDAP 디렉토리는 데이터베이스입니다. 회사 내 직원, 계약자, 고객, 공급업체 및 기타 관련 당사자에 대한 정보를 저장합니다.
LDAP 디렉토리는 일반적으로 연락처 정보를 관리하는 데 사용됩니다. 이름, 이메일 주소, 전화번호, 직책, 위치, 부서 및 동료와 활동을 식별하는 기타 세부 정보로 동료를 찾을 수 있습니다.
이 시스템은 이 정보를 저장하고 관리하기 위한 중앙 위치를 생성합니다. 그러면 회사 전체에서 인증된 사용자가 액세스할 수 있습니다.
디렉토리의 현재 제한 사항
회사 차원의 연락처 세부 정보 디렉토리를 사용하는 것은 큰 이점입니다. 그러나 몇 가지 제한 사항이 있을 수도 있습니다. 운영 작업, 팀 관리 또는 관련 데이터 부족 등 회사 전체에 대해 모든 연락처 정보를 올바르고 진실하게 유지하기는 어렵습니다.
회사 규모
회사가 성장함에 따라 모든 사람이 쉽게 접근할 수 있도록 해야 할 필요성도 커집니다. 전 세계에 원격 팀과 함께 일하는 관리자가 있습니다. 외부 계약자가 있습니다. 팀 구성원이 자신의 장치와 계정에 모든 연락처 세부 정보를 저장하는 것은 거의 불가능합니다.
이를 통해 LDAP 디렉토리는 훨씬 더 중요합니다. 그러나 팀이 클수록 더 많은 정보를 저장해야 합니다. 이것은 시간 관리 및 변경 사항을 추적하는 위임에 문제를 제기합니다.
IT 과부하
팀 규모의 부산물은 IT 팀과 관련된 작업량입니다. 대부분의 경우 IT 부서는 모든 데이터 업데이트를 담당합니다. 이는 그들이 시스템 관리자이고 사용자를 추가하고 변경할 수 있는 권한이 있기 때문에 발생합니다.
일반적으로 이러한 팀은 조직의 시스템 및 서버 내에서 많은 유지 관리도 담당합니다. 즉, 그들은 이미 접시에 많은 것을 가지고 있습니다.
따라서 직원 프로필을 유지 관리하는 작업은 이러한 많은 양의 작업에 추가되며 시간과 헌신이 필요합니다.
검색 메커니즘 부족
연락처 정보 디렉터리 사용을 복잡하게 만들 수 있는 또 다른 계층은 각 사람에 대한 정보가 충분하지 않다는 것입니다. 팀원 번호나 이메일 주소를 계정에 저장하면 분류할 정보가 충분하지 않습니다.
이상적으로 좋은 LDAP 디렉토리에는 직책, 위치, 부서, 관련된 프로젝트 등과 같이 각 회사의 요구에 맞게 사용자 정의할 수 있는 많은 연락처 정보가 포함되어 있습니다.
거기에서 누군가에게 연락해야 하지만 특정 지점의 관리자, 제3자 계약자, 귀하가 기여하는 프로젝트를 담당하는 사람과 같이 모르는 사람이 있는 경우 연락할 필요가 없습니다. 그들의 이름이 아니라 그들의 역할을 찾으십시오.
공유하기 어려움
워크플로를 보다 효율적으로 만들기 위해 연락처 정보를 공유할 수 있다는 점에 주목하는 것이 중요합니다. 예를 들어, IT 부서는 소프트웨어 개발 회사에서 고객 서비스 문제에 직면하고 있습니다. 전문가의 연락처 세부 정보를 고객과 공유하는 방법을 알면 작업을 빠르게 추적할 수 있습니다.
회사 디렉토리 외부에서 연락처 정보를 공유할 때 또 다른 우려 사항은 기밀 유지 문제로 이어질 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 금융 회사는 업무를 수행하기 위해 직원에 대한 액세스 권한이 필요한 여러 계약자를 처리할 수 있습니다. 그러나 그들은 실제로 직원이 아닙니다. 따라서 민감한 파일 공유로 인해 부서의 작업 공간에 추가하지 않는 것이 좋습니다.
그러나 다른 사람에게 연락해야 할 때마다 주소를 묻는 것은 효율적이지 않습니다. 이는 기존 LDAP 디렉토리 내에서 해결해야 할 문제입니다. 외부의 특정 그룹이나 사람과 관련은 있지만 제한된 정보를 공유할 수 있는 방법이 없습니다.
디렉토리 연락처 정보를 더 좋게 만드는 방법은 무엇입니까?
일반 연락처 정보 시스템의 한계에 대한 주요 우려로 인해 직원들은 커뮤니케이션 시스템을 더 빠르고 효율적이며 공유할 수 있게 만드는 더 나은 솔루션이 필요합니다. Gmail®용 공유 연락처를 입력합니다.
이 도구를 사용하면 어디에서나 액세스할 수 있는 공유 주소록에서 연락처를 만들고 업데이트할 수 있습니다. 조직은 연락처를 위치, 직위, 수준, 부서 등으로 분류할 수 있습니다.
편집 가능한 연락처 정보
주요 기능 중 하나는 관리자가 사용자가 자신의 LDAP 프로필을 수정할 수 있도록 승인할 수 있으며 원하는 경우 Google 도메인 외부에서도 볼 수 있다는 것입니다. 여기에는 다음과 같은 여러 이점이 있습니다.
실시간 업데이트
IT 관리자가 새 전화번호, 직함 또는 이메일 주소를 추가할 수 있을 때까지 기다리지 않고 인증된 사용자가 직접 추가할 수 있습니다. 연락처를 업데이트하면 Google 디렉터리(LDAP)와 동기화됩니다. 또한 동료의 모든 장치와 동기화됩니다. 따라서 어디에서 작업하든 필요한 연락처 정보를 찾을 수 있습니다.
IT 작업 부하
IT 팀은 종종 멀티태스킹을 합니다. 각 사용자의 정보를 업데이트해야 하는 부담을 덜어주면 모든 것이 올바른지 확인하는 데 소요되는 시간이 줄어듭니다.
공유 능력
Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 Google Workspace 관리자가 전체 디렉터리를 외부 사용자와 공유할 수 있습니다. 벤더나 다른 지점과 같은 제3자에게 유용합니다.
따라서 사용자가 LDAP 디렉토리 연락처 정보를 업데이트하면 인증된 사용자는 이러한 세부 정보를 즉시 볼 수 있습니다. 이것은 사람들이 조직에서 자신의 역할에 대해 더 많은 투명성을 제공할 수 있게 해주는 중요한 기능입니다.
검색 가능성
편집 가능한 연락처 정보의 주요 이점은 사람들이 회사에서의 역할의 여러 측면에 따라 정보를 제공할 수 있다는 것입니다. 예를 들어 누군가 글로벌 조직에서 근무하는 경우 시간대를 추가할 수 있습니다. 이를 통해 사람들은 언제 연락해야 하는지 알 수 있습니다. 한 사람이 둘 이상의 프로젝트에 있는 경우 둘 다 자신의 프로필에 추가할 수 있습니다. 관리자는 쉽게 찾을 수 있도록 특정 지정을 가질 수 있습니다.
이를 통해 필요한 사람을 검색하는 것이 훨씬 쉬워져 통신 시스템이 더 빠르고 더 좋아집니다.