まだご存じないかもしれないが、SaaS管理プラットフォームBetterCloudは、連絡先共有機能を廃止すると発表した。
その理由は、2022年1月1日をもって、Googleが旧来の連絡先共有APIのサポートを終了するためで、BetterCloudは新APIへのアップグレードは行わないとのことです。
しかし、Googleの連絡先共有にBetterCloudを使用していた場合、問題に直面していることを意味します。
今回は、BetterCloudに代わる選択肢をご提案するとともに、この変更後も組織で円滑な連絡先共有・管理を継続するために必要なステップをご紹介します。
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いったい何が起こるのか？
BetterCloudは、管理者が技術的なタスクを自動化し、ユーザーのデータのセキュリティを管理するためのSaaS管理ツールという本業に集中することにしました。
これまで多くのユーザーが連絡先の管理や共有だけに利用してきたが、前述の通り、近々これができなくなる。
実際には、2022年1月1日以降、BetterCloudを利用する組織には、以下のような制約が発生します。
- Googleドメインの管理者は、共有ラベルに新しい連絡先を追加することができません。
- 編集権限のあるユーザーは、Bettercloudを通じて連絡先を追加または更新することができなくなります。
- モバイル端末では連絡先が表示されない
- 誰も新しい共有コンタクトを作成することができなくなる
- 異なる権限（表示のみ、編集可）が機能しなくなる
単純な結果、あなたの組織はすぐに進化しないコンタクトベースを持つことになり、多くのデータはすぐに古くなってしまうでしょう。
連絡先の共有機能が機能しなくなり、チーム内の誰かが共有されている連絡先を更新しても、その変更は他のユーザーと同期されず、連絡先を一つ一つ手動で更新することに戻ります。
今回は、連絡先を一元化して安全に管理するために、BettercloudからShared Contacts for Gmail®にスムーズに移行する方法を紹介します。
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Shared Contacts for Gmail®で何が変わるのですか？
このグラフは、BettercloudからShared Contacts for Gmail®に移行した後の連絡先管理業務の改善点をよりよく理解するためのものです。
BetterCloud / Shared Contacts for Gmail® 比較表
| ベタークラウド | Gmail®の共有連絡先 | |
| ウェブダッシュボード | はい | はい |
| 同期について へ Google連絡先ラベル | 48時間ごと | 即時 |
| コンタクトのグループ名 | “タグ” | “ラベル “または “連絡先リスト” |
| きめ細かい権限設定（閲覧のみ、編集可、削除可、共有可） | はい | はい |
| GoogleContactsからの同期（正規ユーザー向け） | ノー | 即時（Chromeの場合） その他、1時間に3回 |
| 重複するコンタクトの自動マージ | ノー | はい |
| ユーザーやGoogleグループとの共有 | ノー | はい |
| 他のドメインユーザーやGmailユーザーとの共有 | ノー | はい |
| 連絡先で同僚にコメント＆メンション | ノー | はい |
| Android端末から共有された連絡先を管理 デバイス | ノー | はい |
| iOsデバイスから共有された連絡先を管理 | ノー | はい |
| Gmailから共有連絡先を管理 | ノー | はい |
| Google Driveから共有連絡先を管理 | ノー | はい |
| 連絡先無制限バックアップ | ノー | はい |
| ライセンス制度 | Googleドメイン全体について | 1ユーザーあたり |
何をすればいいのか？
要するに、何が起こるかというと、BetterCloudで今共有と表示されているラベルはもう共有されないので、連絡先の情報がすぐに古くなってしまうということです。
チーム全体で連絡先の共有を継続したい場合は、共有連絡先の管理者に選んだ人が、共有連絡先 for Gmail®で、以前に共有していたすべてのユーザーと連絡先を再共有する必要があります。
多くのユーザーやラベルをお持ちの方は、この 記事を読んで、作業を簡単にすることをお勧めします。
Shared Contacts for Gmail®を通じて連絡先ラベルを共有した後も、「Bettercloud」オリジナルのラベルが表示されます。
これらの重複を削除するには、BetterCloudにログインし、それらをすべて「unshare」、つまりBetterCloud経由のすべてのユーザーのアクセスを削除し、以下のようにこれらのラベルを削除します：
BetterCloudからShared Contacts for Gmailに数クリックで移行する方法
移行作業は弊社チームが無償で代行します。 自分で移行を実施したい場合は、このガイドを読むか、以下の手順に従ってください：
Time needed: 2 minutes
BetterCloudからShared Contacts for Gmail®に共有連絡先を移行するには、以下の簡単な手順に従うだけです。
- Shared Contacts for Gmail®のダッシュボードにサインインしてください。
Googleでログイン」のリンクをクリックします。
- 共有するラベルを選択し、”共有 “をクリックします。
青いアイコンをクリックするか、一度に複数のラベルを選択することで、ラベルを個別に共有することができます。 ラベルはBetterCloudの「タグ」に相当する。
- この連絡先を見る必要のある共同作業者を追加する
まず「閲覧者」、つまり共有された連絡先のみを閲覧できる人を追加することをお勧めします。
- おめでとうございます。 あなたのBetterCloudタグは再び共有されます。
Google連絡先ラベルとリアルタイムで同期されるようになりました。
この操作は2022年1月1日までに行わなければ、この「共有解除」処理は機能しませんのでご注意ください。
いずれにせよ、BetterCloudからの移行がスムーズに行えるよう、いつでもご相談ください。
もう一つの手法として（ラベルの重複を避けるために）次のようなものがあります。
- まず、BetterCloudで共有されていた既存のラベルをすべてアンシェアします。
- この後、上記のようにShared Contacts for Gmail®で再度共有します。
これは比較的簡単だ。 しかし、多数のラベルを持つ組織では、多数のユーザーと共有解除や再共有を行うのは大変な作業となる。
このプロセスが複雑で時間がかかると思われる場合は、私たちShared Contacts for Gmail®がお手伝いします。
私たちのサポートは、お客様がスムーズに移行できるようにするためのものです。
コンタクトマネジメントの全体像を見直すお手伝いをします。
BetterCloud は連絡先共有ツール以上のものですが、Shared Contacts for Gmail® は連絡先の共有と管理のために設計されたクラウドベースのインターフェースなので、使いやすく、連絡先管理プロセスのすべてを合理化するのに役立ちます。
BetterCloudからの移行をお手伝いする一方で、お客様のプロセスを確認し、すべてに問題がないことを確認することで、お客様のコンタクトマネジメントの実践を最適化し、新しいコンタクトマネジメントツールを最大限に活用するお手伝いをします。
Shared Contacts for Gmail®を使えば、以下のことが可能になります。
- 組織内のコンタクトを明確に把握し、簡単に管理することができます。
- 共有連絡先と連絡先共有をユーザーの手元に、どこにいても実現するシステム（共有連絡先は、Gmail、Drive、携帯電話、Whatsapp、CRM、その他何百もの統合アプリケーションでフォローされる）。
- コンタクトマネジメントのプロセスを合理化するために特別に設計された、非常に直感的なツールです。
- チーム間のコラボレーションと生産性を向上させることができるシステム
私たちは、お客様のチームや組織のコンタクトマネジメントのニーズに特化したコーチングとサポートを提供し、移行を一歩一歩、導いていきます。
ご興味のある方は、今すぐご連絡ください。お客様のチームが連絡先の管理と共有を再び容易にするために、私たちがどのようなお手伝いができるかをご説明します。
