集中力を維持し、生産性を向上させることがいかに難しいか。 コミュニケーションが乱立する時代、自分の仕事に集中し、課題を克服することは以前にも増して難しくなっています。 私たちは、手っ取り早く生産性を向上させる方法を探してしまいがちですが、生産性は継続的に向上させることができるスキルなのです。
そして、私たち人間は常に100パーセントの生産性を発揮できるわけではなく、時には時間を無駄にしたり、脳を休めたり、Instagramを無心にスクロールすることも必要だということも忘れてはいけません。
とはいえ、生産性を向上させる方法はあるので、今回はその方法を詳しく見ていきましょう。
実際、連絡先の共有という面倒な作業を自動化することで、あなたとあなたのチームの生産性を維持できるように、Gmail用の連絡先共有を作成しました。 そこで今回は、ビジネスやマーケティングの専門家に、生産性を高めるためのツールやコツを聞いてみることにしました。 どんな話をされたのか、気になりますね。 以下、お二人のコメントをご覧ください。
オートメーションの活用
デジタルトランスフォーメーション時代には、新しいテクノロジーが私たちの働き方を変えました。 チームの生産性を向上させる一方で、繰り返し行われる作業を自動化する必要があります。
その理由は、大きく2つあります。 まず、驚くほど時間が短縮されます。 人手をかけずに済むだけでなく、時間もかからない。
即答は、接客をする上で欠かせない役割です。 例えば、お客様からの基本的な質問にはチャットボットが対応しますが、複雑な問い合わせがあった場合は、システムから人間のエージェントに引き継ぐことができます。
そのため、カスタマーサポートの品質について心配する必要はなく、同時に、即座に適切な回答を提供します。 自動化が有益である2つ目の理由は、チームがより大局的で有意義な責任に集中できることです。
退屈で反復的な作業をツールで自動化すれば、同僚はより効果的に管理できるようになります。 単調な業務に追われることなく、難題を解決するためのモチベーションを高めることができるのです。
Chatbotize社CEOマジャ・シェーファー氏
仕事に最適なツール
チームの生産性を高めるためには、適切なコラボレーションツールを選択することが重要です。 ディスカッションやコメント、ファイルなどをひとつのアプリにまとめられるので、いろいろな場所を探す手間が省け、時間の節約になります。 コラボレーションとプロジェクトマネジメントがうまくいけば、生産性は後からついてきます。
万能ではありません。どのコラボレーションツールが自社に最適なのか、いろいろと試してみることを強くお勧めします。
スタックフィールド社CEOクリスティアン・ムドゥレ氏
ルールオブスリー
私の生産性は、私の 創造性、自己規律、そしてツールボックスのミックスである。 私は仕事を円滑に進めるために多くのツールを使っていますが、その中でもソーシャルメディアチームの生産性に影響を与えたものがあります。
このツールはKontentinoと呼ばれ、ソーシャルメディアコンテンツの面でも優れたコラボレーションツールであるため、ソーシャルメディアマネジメントに使用することができます。 お客様がすぐにコンテンツを承認できるため、生産性が向上し、運用業務にかかる時間を大幅に短縮することができました。 きんが
オジムク、ブレイニービーズクリエイティブ・オーナー
ファースト・シングス・ファースト
生産性を考えるときは、まず戦略を考えましょう。 大局的な見地から、定量的・定性的なデータを精査してください。 お客様が抱えている緊急の問題は何か？
このような切実な問題を優先的に解決する。このアプローチにより、リソースをより効果的に活用できるようになります。 ここで重要なのは、多くの人が、何が最も有望な改良点であるかを推測しようとすることです。 闇雲に手を出すのではなく、まずはデータに目を向けるべきでしょう。答えはすでにそこにあるのです。
LiveSession社CEOKamil Drążkiewicz氏
時間は本質である
生産性とそれを高い水準で維持する方法については、これまでにも多くのことが語られてきました。 私の考えでは、生産性を左右する最も重要な要素は「時間」であり、「So little time (so much to do)」という有名な歌を引用しています。
完了すべきタスクの数は増え、それに必要な時間は減っている。 そのため、タイムマネジメントの技術を習得することが非常に重要です。
しかし、いくつかのツールは役に立つことがあります。 もっと簡単に言えば、これらのツールは多くの時間（と神経！）を節約するのに役立つ。 再生も重要な要素であるため、他の仕事を終わらせたり、休息してリラックスすることもできる。 疲れやストレスを感じるということは、生産性が低いということです。
アガ・チェヨロフスカ、デスクラ
モチベーションを高める
ツールはすべて良いもので、私たちは生産性レベルをコントロールするためのアプリやその他の道具を大量に保有しています。 そのほとんどは、時間をよりよく計画し、雑念を取り除くことを可能にします。
しかし、仕事や何かをするモチベーションがなければ、どれも生産性を上げることはできません。 ですから、私の戦術は、生産的なトリガー、つまり目標に近づくための習慣や活動に焦点を当て、行動する動機付けをすることです。 例えば、締め切りが迫ってくると、生産性が上がるんです。 私は遅刻が嫌いなので、締め切りがきっかけで仕事をするようになり、生産性が上がりました。
ある人はプレッシャーの中で仕事をした方が生産性が上がるかもしれないし、ある人は楽しくてのんびりした環境の中にいた方がインスピレーションが湧くかもしれません。 そのコツは、自分の生産性に影響を与え、仕事へのモチベーションを高めるきっかけを見つけることです。 それに伴い、時間の整理がしやすくなります。
Bid4Papers社 コンテンツストラテジストLesley Vos氏
測定時間
生産性を高めるために、私はTogglのようなタイムトラッキングツールを使って、仕事中のほとんどのタスクの時間を測定しています。 メール対応など、時間がかかる割に見返りが少ない仕事もあることがわかりました。
また、私はライターとしての時間の約80％をリサーチに費やし、実際に書くのは20％程度であることがわかりました。 そうすると、もっとリサーチの効率を上げる必要があること、勤務時間中にInstagramのフィードをなるべく見ないようにする必要があることを学びました。
Chantyのコピーライター、Mile Zivkovic氏。
一日の始まりは早く
なるべく早起きを心がけましょう。 早起きして一番大事なことを「掃除」する、この日のスケジュールとプライムToDoリストを見てみる。 雑念を断ち切る。 Viber、WhatsApp、Telegramのデスクトップアプリケーションを頻繁に使用したり、チャットしたりすることは避けてください。
また、ブラウザのタブを行き来していると、集中力が途切れてしまいます。 行動する前に視覚化する。 もし、即座に行動に移せない具体的なワークフローがあれば、それを可視化し、紙に描いたり、書き出したり、フローチャートや図を作成し、完全なプロセスを視覚化することを試みる。
タスクリストを輝かせる。 タスクの期限を常に把握し、終了したタスクには完了印をつけ、期限が過ぎたタスクは必要に応じて再スケジュールします。 タスクをただたくさん作るのではなく、タスクと重要な目的を結びつけ、マイルストーンを使用します。 マイルストーンは、視覚的なプロジェクトガイドとして機能します。
使っているツールは
– Notion – ウィキや個人的なToDoに。
– Loom – ビデオによる迅速な説明のため（不必要な会議に費やす時間を削減するため）
– Calendly – スケジュール管理用
– Milanote – ワークフローのスケッチ、ダイアグラム、コンテンツコラボレーション
ニフティマーケティング部長Jovan Miljevic氏
バッグ3個分
生産性を上げるための3つのコツがあります。
– 朝一番に最も重要な仕事をする；
– ToDoリストには、毎日2-3個の重要かつ緊急な仕事だけを書き込む（これは、誰かがやってほしいと思っている仕事ではなく、自分がやらなければならない仕事である）；
– そして、仕事を減らす。
忙しさと生産性は比例しないので、最後の秘訣は非常に重要です。 インプットよりもアウトプットに重点を置き、アウトプットのために必要なことは何でもする。 私の上司は、仕事ができれば9時から5時まで働いても9時から12時まで働いても構わないと言っています。 また、私にとって、道具はとても重要です。
最高のパフォーマンスを発揮している人は、自分のワークフローに合った最高のツールを使っていることが多いのです。 アプリやツールは、同じように勤勉でも、せっかくのスマートなツールを最大限に活用できていない人よりも優位に立つことができるのです。
Venngageでは、すべてのプロジェクト/部門の週間スプリントにTrelloを、手動タスクの自動化にZapierを、そして個人的にはメールにSuperhumanを使用しています。 この3つのツールを最大限に活用するだけで、仕事の外にいるのではなく、仕事の中にいることができる。
Venngageのコンテンツマーケター、Aditya Sheth氏
コミュニケーションこそが鍵
生産性とは、ある時間内にどれだけ多くのものを生み出せるかということであり、効率的なコミュニケーションによる時間短縮が生産性向上のカギを握っているのです。
だからこそ、生産性を高めるには、オールインワンのコミュニケーション・ツールでコミュニケーションとコラボレーションを効率化することが一番だと思いました。 これにより、効率的なコラボレーションに必要なすべての機能を一箇所で見つけることができ、特に遠隔地の従業員と仕事をするチームには便利です。
例えば、バーチャルホワイトボードでのブレーンストーミングに始まり、専用のチャットルームでクリエイティブなプロセスを継続することができます。 このチャットルームでは、同僚が簡単にプロジェクトを把握することができ、関連する新しいメンバーが自動的に追加・削除されます。
また、多くの人にスクリーンショットを即座に送信したり、リモートデスクトップコントロールによる画面共有、グループやチーム全体へのブロードキャストメッセージ送信などの機能により、コミュニケーションの効率化と合理化を図ることができます。 そのうえ、貴重な時間を節約することもできるのです。
Brosix社のデジタルマーケティングマネージャー、Nikola Baldikov氏。
摩擦をなくす
私にとって重要な生産性戦術は2つあります。 1つ目は、Notionとそのプロセスです。
まず、金曜日が終わる前に、いつも来週のToDoリストを用意しています。 そのため、私は常に鋭さを保ち、時間を無駄にすることなく、粘り強く実行することができるのです。 それらのToDoはすべて、マクロの目標や私が必要とする重要なファイルにつながっているのです。
社内での運用を含め、さまざまな面で摩擦は大敵だと思います。 無駄な手順を省き、シンプルなフローを心がけたい。 だからこそ、コンテンツの制作や配信からFacebookのリターゲティングまで、すべてのプロセスをNotionのチェックリストとして用意しているのです。
もうひとつ、生産性を高めるために重要なことは、ツールスタックを連携させることです。 どうやって？ ネイティブインテグレーション、Zapier、カスタムAPIで。 マイケル・ジョーダンでさえ、一人ではリングを勝ち取れないことを理解したのです。
道具は同じです。 リードを自動的に進行中のキャンペーンにインポートしたり、Slackで必要な通知を受け取ったりできれば、メールによるアウトリーチがより簡単になります。 でも、ここでできることはたくさんあるんです。
レムリストのグロース部門責任者であるヴカシン・ヴコサヴリエヴィッチ（Vukasin Vukosavljevic）氏。
事前準備
何をやるのか、何を目指しているのか、事前に準備しておくと、一番仕事がはかどりますね。 前日にジムウェアを準備するように、私も机の準備を整えてからスタートします。 ツールとしては、以下のような拡張機能を使用しています。
–GoFuckingWork– サイトをブロックするために
–Facebook Newsfeed Eradicator（フェイスブック・ニュースフィード・イラディケーター） – フェイスブックにアクセスできないようにする。
もちろん、繰り返し行う動作を高速化するあらゆるソフトウェアも使っています。 例えば、テキストを展開するaText、ハイライトしたテキストを複数クリップボードに保存できるflycut、基本的なタスクにワークフローを割り当てるAlfredなどです。
Grow + Scale社CEODejan Gajsek氏
道具箱の中のもうひとつの道具
私が愛用している生産性向上ツールのひとつに、IDoneThisというものがあります。 プロジェクト管理アプリをもっとシンプルにしたようなものです。 要するに、あなたやあなたのチームがやらなければならない仕事の短いリストです。
TrelloやAsanaに行くたびに、代わりにこのアプリに飛びつく。なぜなら、より速く、より使いやすく、そして率直に言って、より気分が良くなるからだ。 日々の小さなタスクを追加し、終わったらすぐにチェックを入れて達成感を味わうことができる。 また、従業員が1日に何をしたかを把握するのも非常に簡単です。
crowdy.aiの創設者兼CEOであるCarsten Schaefer氏。
コンボ
私の2セント。ポモドーロテクニックとProductivity Challenge Timerアプリ。
特に学生には最高のコンボです。 私は以前、この方法で学習していましたが、そのおかげで学習スピードが上がりました。 アプリをダウンロードして、プロジェクトを入れ、「ワークセッションを開始」をクリックするだけです。
25分間で読んで学び、5分間休む。 それを4回繰り返すと、より長い休憩を取ることになる。 生産性を高めるだけでなく、先延ばしにすることもなくなります。 このアプリを使っています。
バルカネウム社 デジタルマーケターニコラ・コマゼック氏
販売の自動化
ビジネスにおいて、特に営業担当者は、ビジネス提案書や文書にかなりの時間を費やしています。高品質の提案書作成ソフトを使えば、数分で最新の提案書を作成することができます。
私の生産性の秘訣は、セールスプロセスを3ステップ以下にすることです。
- クライアントとのミーティングから始めて、見込み客との関係を築き、プロジェクトを進めるために必要な情報を得る。
- その後、製品/サービスの仕様とT&Cを記載した提案書をお送りください。 Better Proposalsなどの提案書作成ソフトで、勝てる提案書のテンプレートを設定すれば、クライアントに関するいくつかの部分を編集するだけなので、このステップには数分しかかかりません。
- 最後は有名なフォローアップです。 優れた提案書ソフトウェアツールは、提案書が開かれたり、ダウンロードされたり、署名されたりしたときに通知を受け取ることができるので、フォローアップのタイミングを正確に把握することができるのです。
また、クライアントがどのページを最も多く閲覧したかという情報も教えてくれるはずです。 そうすることで、相手の最大の関心事を指摘したオーダーメイドのメールを作成することができ、より早く相手のフィードバックを得ることができます。
ベタープロポーザル社マーケティングエグゼクティブ、ペトラ・オダック氏
結論として、生産性の向上は個人にとっても組織にとっても不可欠である。 効果的な時間管理、タスクの優先順位付け、合理化されたプロセス、共有コンタクトシステムの活用など、さまざまな手段を通じて最適な生産性を実現できる。 これらの戦略や技術を導入することで、個人や企業は効率を最大化し、時間や資源の無駄を省き、最終的にはより効果的に目標を達成することができる。
協力的な職場環境は生産性も促進する。 プロジェクト、クライアント、ベンダーの連絡先をチームで共有できれば、ワークフローはより簡単になる。 これにより、チームメンバー全員が同じ連絡先に素早くアクセスできるようになり、コミュニケーションとコラボレーションが効率化されます。
信頼できる連絡先共有コラボレーションツールとしては、Shared Contacts for Gmail®があります！
