コンタクトマネジメントは、リードや顧客を扱うチーム間の効率的なコラボレーションを可能にします。 連絡先管理アプリは、市場に数多く存在するため、適切なものを見つけるのは困難です。
CRMにするかしないか？
連絡先管理は、スプレッドシートのような簡単なものから、顧客関係管理（CRM）ソフトウェアのような複雑なものまであります。 そして、その間にスタンドアローンの連絡先管理アプリがあります。
表計算ソフトが役に立っているかもしれません。 そしてまた、連絡先管理アプリを発見することで、より良いサービスを提供することができます。 連絡先管理アプリは、スプレッドシートからのリストと比較して、連絡先へのアクセスをよりスムーズにします。 また、連絡先リストからメールやメッセージアプリに各項目をコピー＆ペーストする面倒な作業も不要になります。
しかし、前述したように、適切なCRMを選択することは複雑です。 連絡先管理以外のサービスも充実しています。 残念ながら、中小企業やスタートアップ企業にとっては、最適な選択とは言えないかもしれません。 連絡先管理システムを考えているのなら、それ用のスタンドアロン・ソフトウェアだけを入手するのがよいでしょう。
CRMのオンボーディングプロセスにも大きな出費があります。 しかも、導入にはトレーニングの時間とコストがかかる。 これは、CRMシートごとの個別の月額支払いとは別になります。
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連絡先管理アプリのチェックリスト
市場には、たくさんの連絡先管理アプリがあります。 以下に、どの連絡先管理アプリが最適かを決定するのに役立ついくつかのポインタを示します。
1.Google Docsを共有するように、連絡先を共有する
連絡先リストの共有機能は、連絡先管理アプリの優先機能である必要があります。 複雑でないコラボレーションは、生産性を高める鍵です。
例えば、マーケティングチームがリードのコンタクトリストを作成したとします。 通常、連絡先リストはGoogle DocやSheetに書き込まれます。 その代わり、マーケティングチームはGoogleコンタクトに直接エントリーを作成すればいいのです。 そして、そのコンタクトグループを営業チームと共有することができるのです。 その結果、営業担当者は連絡先を再度入力する必要がなくなりました。 アプリのおかげで、彼らの連絡先からすぐに利用できます。
そのため、Googleドキュメントと同様に、権限も適切に割り当てる必要があります。 適切な権限を設定することで、権限を与えられたチームメンバーだけが連絡先リストを編集、削除、さらには再共有できるようになります。
2.数百のアプリと連携
できるだけ多くのメッセージングプラットフォームで、受信者フィールドの自動入力に共有連絡先を表示させる連絡先管理アプリを選んでください。 これにより、連絡先情報をコピー/ペーストするためにアプリを切り替える必要がなくなり、利便性が向上します。
例えば、クライアントであるリサと普段はメールでやり取りしているとします。 そして、彼女はWhatsappで会話を続けることを要求した。 リサの連絡先を受信トレイで更新します。 携帯電話でWhatsappを開くと、彼女の名前の最初の1文字か2文字を入力するだけでいいのです。 Whatsapp受信者の名前のオートコンプリートは、彼女の番号をそこに配置します。
3.連絡先を整理する
初期設定では、連絡先はアルファベット順に並んでいます。 コンタクトマネージャーを持つことで、好みに応じてラベル付けできるフォルダーを作成することができます。
これにより、個人の連絡先とビジネスの連絡先を分けることができます。 また、取引先を仕入先、会社の同僚、顧客などにさらに区分けするオプションも用意されています。
例えば、新しい連絡先の名前を覚えるために、連絡先を閲覧していたとします。 連絡先のラベル付けが適切に行われていれば、もう連絡先データベース全体をスキャンする必要はありません。 ただ、あなたがそれらを置いたと思うその特定のラベルフォルダを開いてください。 何百人もいるコンタクトの中から、たった数十人の中から彼を見つけるのは簡単なことです。
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4.連絡先以外の情報も保存
連絡先だけでなく、必要な情報がある場合もあります。 火曜日は電話しないでください」「彼女の猫のことを聞いてください」など、短いメモを残しておくと、お客様との信頼関係を築く上で大きな意味を持ちます。
電話番号やメールアドレス、誕生日以外にも入力できるスペースがあるアプリがあります。 簡単な説明や関連する詳細情報を属性化することで、そのコンタクトについてより深く理解することができます。 これは、良い取引につながることもあります。
5.ユニークな機能
連絡先管理アプリは、それぞれ独自の要素を持っています。 アプリごとに表を作ると、価格や機能を横並びで比較することができます。 そして、あるアプリにはあって、他のアプリにはないディテールが出てくるはずです。
これは契約違反になりかねません。 もし、どのアプリも同じような価格で、ユーザーインターフェースもある程度似ていると思うのであれば、独自の機能が決め手となることもあります。
Gmail©の共有連絡先については、連絡先エントリーのすぐ下に同僚を記載することができるのがユニークな機能の1つです。 このアプリから直接、連絡先を更新したことを同僚に知らせることができます。 アプリを離れて、同僚に変更点をDMする必要はありません。
6.個人情報保護規程の遵守
データ保護はビジネスにおいて非常に重要な要素です。 コンタクトは、会社の非有形資産の一部です。 そのため、セキュリティも万全でなければなりません。
選択するアプリがGDPRや CCPAなどの プライバシー規制に準拠していることを確認する。 効率的かつ安全に業務を遂行したい企業は、不正行為からデータを保護する必要があります。 ハッキング、フィッシング、そして個人情報の盗難も防がなければならない。 したがって、前述の組織が設定したセキュリティ・パラメータは、どこでも通用するものです。 ヨーロッパだけでなく、カリフォルニアでも楽しめるはずです。
7.データバックアッププランの確認
災害はいつ起こるかわからない。 コンタクトの削除は、それが偶然であれ故意であれ、ビジネスに損害を与える可能性があります。 連絡先管理システムは、通常、データのバックアップを機能の一つとして提供しています。 ここでのディールブレイカーは、バックアップをどれくらいの期間保持するか、そしてそれを完全に削除するように指示するのが簡単かどうかです。
データ復旧にかかる時間は無制限であることが重要であることを肝に銘じておこう。 何が起きてもデータを復元できることがわかれば、少なくともビジネスの一面では安心感が得られます。
8.予算に見合った
最後に、経済的でありながら、自分のニーズに合ったアプリを手に入れることが大切です。 連絡先管理アプリの価格帯は、互いに似ている場合があるので、上記の指定のポイントを考慮する必要があります。
これは、CRMが、レポートやデータ分析を伴わない連絡先管理を必要とする場合には、最適なソリューションではないかもしれない主な理由でもあります。 連絡先管理アプリは通常、CRMシートの10％程度ですが、だからといってその価値もそれほど小さくはないのです。
Google WorkspaceをCRMとして活用する方法をご紹介します。 CRMの隠れたコストに悩まされることはありません。
結論として、適切な連絡先管理アプリを選ぶには、使いやすさ、互換性、整理機能、データセキュリティ、ユーザーからのフィードバックを考慮する必要がある。 個人的な連絡先を管理するのか、仕事上の関係を管理するのか、あるいはその両方を管理するのか、それぞれのニーズや好みに合ったアプリを選ぶことが重要だ。 時間をかけて様々な選択肢を調べ、テストすることで、あなたの状況に最適な連絡先管理アプリを見つけることができます。
