連絡先を共有することで、メリットが生まれます。 共有連絡先の適切な管理方法を学ぶことで、共有連絡先を持つことのメリットを最大限に活かすことができます。 組織内で共通の連絡先データベースを使用することで、コラボレーションが容易になります。 顧客との連絡先を交換するために、表計算ソフトのファイルに頼る必要はもうありません。
共有された連絡先を会社のディレクトリとして使用することで、ラップトップ、ワークステーション、携帯電話など、どのデバイスからでも組織内の誰とでも連絡を取ることができます。 それぞれのガジェットのメモリーから別々に番号を保存することなく、すべて。
しかし、これらの特典を十分に享受するためには、次のような点に注目する必要があります。
適切なラベルの確保
連絡先リストを分類するラベルは、それにアクセスできる人が簡単に識別できるようにします。 コンタクトラベルAAAと命名してもダメです。 数秒かけて、適切なラベルを考えてみてください。 これにより、将来、そのAAAフォルダーにどんな連絡先が入っているのか、あなたやあなたのチームの時間を節約することができます。
パーミッションの確認
ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)は、5つの権限レベルを提供しています。 詳しくはこちらの記事で紹介しています。 これがその概要です。
- 表示のみ
これは、最も限定された許可レベルです。 共有された連絡先は、相手のすべてのデバイスでオートコンプリートに表示されます。 この権限を持つユーザーは、契約に関するあらゆる詳細を編集、追加、削除することができません。 ただし、連絡先に関する個人的なコメントを書き込むことは可能です。
- エディター
このレベルの権限を持つユーザーは、共有された連絡先を見るだけでなく、連絡先の詳細を変更することもできます。 名前、電話番号、Eメールなど、連絡先を編集することができます。 さらに、リストに新しい連絡先を追加することもできます。
さらに、連絡先に関するプライベートコメントやパブリックコメントを追加することができます。 公開されたコメントは、共有された連絡先リストにアクセスできる人なら誰でも読むことができます。
- 削除可能
このレベルのユーザーは、「編集可能」アクセス権を持っているユーザーと同様のすべてのことができ、さらにリストから連絡先を消去することができます。 この許可は慎重に行う必要があります。なぜなら、1つまたは複数の連絡先が削除されると、リストの所有者には通知されないからです。
- 再共有可能
削除できる」権限で利用できるすべての機能に加えて、連絡先リストを再共有することができます。 新しい共同作業者を追加するだけでなく、リストにアクセスしているユーザーを削除することも可能です。
しかも、誰かのアクセスを変えることができるのです。 再共有可」の人は、「閲覧のみ可」の人にも「再共有可」の許可を与えることができます。 したがって、この種の認可を与える前に、十分な注意を払う必要があります。
- 所有者
リストの所有者は、上記のすべての特権を享受することができます。 その上、共有ラベル全体を削除したり、名前を変更したりできるのは、彼らだけなのです。 つまり、オーナーであるあなたには、共有コンタクトを管理する責任があるのです。
連絡先リストの所有権も移管できます。 この機能は、会社を辞める人、どこかに配属される人に実用的です。
プライバシーとセキュリティのコンプライアンス
連絡先共有のソリューションがプライバシーとセキュリティの標準を遵守していることを確認する。 これにより、お客様のデータが適切に処理され、取り扱われていることを保証します。 GDPR、Google Technology Premier Partner、CCPAなど、有名な個人情報保護規制に対応していることがわかると、顧客は安心して取引できる傾向にあります。
また、ビジネス面でもさらなるメリットがあります。 例えば、データの衛生管理とクリーンアップ、データ処理の明確な合理化、セキュリティの脆弱性に対する認識向上などが挙げられます。
コメントを追加
コンタクトに関する観察事項を書き留めることで、お客様をよりよく理解するためのデータになります。 この女性は物腰が柔らかい」「この人は大きな声で話すが、怒っているわけではない」といったメモがあれば、チームメイトもあなたと同じようにクライアントのことを知ることができます。 つまり、お客様を引き渡すとき、同僚はすでに可能なやりとりを想定しているのです。 それに対応した交流ができる。
また、データが不要になった場合に備えて、パブリックコメントとして「削除希望」と書いていただくことも可能です。 これにより、データ管理者はそのコンタクトをゴミ箱に入れる許可を得ることができます。
削除した連絡先を定期的に確認する
ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)は、企業アカウントで削除された連絡先を時間無制限で復元することができます。 このように、削除された連絡先も監査することができます。 間違ってクライアントをリストから削除してしまうリスクを排除することができます。 ただし、適切な承認を得て当社のデータ保護責任者（DPO）に通知すれば、データをシステムから完全に削除することができます。
一方、Lite、Team、Businessの各アカウントは、削除したデータを最大30日間しか保存できません。 この期間は、アプリのバックアップ機能に対応しています。 この場合、誤って削除された連絡先がないか、日常的に確認することをお勧めします。
共有コンタクトの管理方法に関するテイクアウェイ
特に数百人以上になると、連絡先の取り扱いは簡単ではないかもしれません。 共有することで負担が軽くなることもあれば、適切に管理しなければ悲惨なことになることもあります。 したがって、あなたが連絡先共有の肯定的な側面を得ることを保証する優れた連絡先共有アプリを選択します。
