どのような組織で働く場合でも、生産性の最も重要な要素の1つは知識の共有です。 今日、私たちが仕事をしている多くの知識は、私たちがビジネスをしている人脈を中心に構築されています。 つまり、ビジネスとは人であり、人脈は仕事で共有する知識の主成分なのです。
情報を集約することで、チームはより良い成果を上げることができます。 より多くの情報にアクセスすることで、従業員のパフォーマンスを向上させることができます。 ナレッジシェアの恩恵を十分に受けるためには、データの共有を可能にし、このプロセスの自動化を支援するツールを提供することが必要です。
一見すると、コンタクトシェアリングは簡単にできそうな気がします。 同僚に連絡先をメッセージで伝えるだけでOKなんです。 確かに1人や2人の人脈なら簡単ですが、数人の人脈をどうやって共有するのか、また長年かけて集めた人脈に関する豊富な知識をどうやって共有すればいいのか。
そこで活躍するのが、組織の業務効率化を支援するアプリケーションだ。 Gmailの共有連絡先はその一例で、同僚間で共通の連絡先リポジトリを作成することで、連絡先の共有を容易にし、基本的にはGoogleドキュメントやスプレッドシート（スプレッドシートファンのために）を共有するのと同じ方法で連絡先を組織で共有できるようにする。
このブログでは、従業員同士が連絡先を簡単に共有できるようにする理由と、連絡先の共有を促進するツールをチームや組織全体で効率的に提供することが非常に重要である理由について詳しく説明します。
チームメンバーの時間を節約する
時間を無駄にするのが好きな人を知っていますか？ 私たちもそうです。 仕事において生産的であることは、成功への鍵の一つです。
連絡先を共有することは、多くの時間を費やし、従業員間の摩擦を引き起こします。
時間の節約は、連絡先共有の最も重要な側面の1つであり、私たちが仕事で使用するほとんどのツールの理由でもあります。 特に連絡先に関しては、手動で連絡先記録を作成・共有することで、貴重な数分、数時間をロスしています。 しかし、専用のプラグインを使用することで、この作業を効率化し、時間短縮に役立てることができます。
従業員と連絡先を共有すれば、顧客やビジネスパートナーとのコミュニケーションもより迅速になり、顧客のニーズに合わせることができるため、時間を節約することができます。 カスタマーサービスや営業担当者は、面倒な作業に時間を取られることなく、ビジネスで必要なことに集中することができます。
例営業チームの生産性向上 コンタクト共有による
あなたは、あるイベントの運営を担当しています。 あなたの営業チームには4人います。 主な目標は、いくつかのブースを販売することです。
営業担当者はそれぞれ自分のアドレス帳を持っています。 中には、アドレス帳に同じ連絡先を登録している人もいます（ご存知の通り、営業担当者は通常、最も重要な意思決定者の連絡先を手帳や携帯電話に保存しています）。 それでも、何か新しい情報が飛び込んできたら、個別に更新する必要があります。 疲れるし、時間がかかるし、言ってみれば迷惑な話です。
それはなぜでしょうか？ Gmailでは、ユーザーが連絡先を共有することはできません。 バカバカしいと思うかもしれませんが、これは正確で、仕事を悪夢のようにすることができます。
営業担当者は、リアルタイムで定期的に更新される同じアドレス帳で仕事をし、時間と労力を節約したいと思います。 Gmailの連絡先共有機能を使えば、同僚と連絡先を共有できるため、より早く取引を成立させることができます。
営業担当者であれば、自分のアドレス帳を好きなユーザーやグループと共有することができます。 編集や削除を許可する人、およびいくつかの同期オプションを選択します。 他人と共有したとはいえ、ある程度は自分でコントロールできる。
手動で共有すると、連絡先がわからなくなることがあります。 作成したアドレス帳は、アクセスを許可したすべての人が利用できるようになります。 コンタクトが同期され、営業部門は満足し、顧客データも共有グループで自動的に更新され、ブースはどんどん売れています。
例教育現場で働く
100人の先生が10クラスで授業をしている学校で、生徒の保護者全員と接触している引率の先生が各クラスに1人しかいない場合を想像してください。
次に、ある教師が修学旅行について何人かの保護者に連絡を取りたいと考えているとします。 また、ある教師は、非常に才能のある特定の生徒の親と連絡を取り、その子をコンクールに送り出すことについて話し合いたいと考えています。
闘争心は本物です。 学校で働いていた人なら誰でも知っていることだが、それはとんでもないことで、同僚に連絡一つ取るにも、何年もかかることがある。
そこで、Gmailの共有連絡先を利用することで、大規模で構造化された組織でチーム内の連絡先を共有することができます。 手間がかからない。 しかも数秒で。
スムーズなコミュニケーションを可能にする
一人のクライアントが複数のチームからのコンタクトを必要とすることはよくあることですか？ 答えは簡単で、「非常によくあること」です。
顧客はカスタマーサービスに助けを求めることもあれば、営業チームが別の理由でメールを送る必要があることもあります。 一つの組織の中で、データを共有すれば、あらゆる手続きを簡略化することができます。
もちろん、新入社員がたくさん入ってきたり、メンバーが休みの日にはとても助かります。 せっかくの休日に、たった一人の連絡先のことでメールや問い合わせに悩まされるのは、誰だって嫌なものです。
ですから、お客様の満足度だけでなく、従業員の幸せにも気を配り、休日に反応させないようにし、休みの前にすべてを解決しておきたいものです。
より円滑な社内コミュニケーションの実現に向けて、さまざまな組織でどのようなサポートが行われているのか、お客様の声をご覧ください。
サポートセールス
Gmailの連絡先共有のようなツールは、営業チームのメンバーが新規顧客にアプローチする際に役立ちます。
営業担当者は、同僚の誰かがすでに見込み客にアプローチしているかどうかを知る必要があります。 あるいは、新しいコンタクトがあなたのオファーに興味を持ち、他の人が引き継いでいるのかもしれませんね。 何を議論したのか、どの点が見込み客にとって興味深いのかが見えるようにする必要があります。
通常、営業チームは2つのグループに分かれています。 通常、ビジネスデベロップメントレップは、新しい見込み客を探し、取り込もうとするものです。 その後、営業担当者がこの見込み客を引き継ぎ、取引を成立させる。 ビジネスデベロップメントとセールスが交差するこの場所で、コンタクトとコンタクトに関連する情報を効率的に共有する必要があります。 結局、効率が悪ければ、営業に携わる人間にはやってもらえないのです。
CRMを導入していない、また導入する予定もない企業にとっては、さらに重要な役割を果たすことになります。 すべての企業にCRMが必要なわけではありません。 Googleワークスペースをうまくカスタマイズし、Gmailの共有連絡先を使えば、CRMをうまく置き換え、営業プロセスを飛躍的に向上させることができます。
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コミュニケーションの持続性
人生は予測不可能であり、例えば社員がいつ病気になるかわかりません。
予定外のメンバーの不在が、顧客との関係に影響を与えるような事態を避けるためにも、連絡先などの重要なデータを社員で共有することが必要です。
早ければ早いほど、顧客や連絡先に関するデータを安全に保管することができます。 そうすれば、そんな事情に悩まされることもないでしょう。
データの安全性を確保する
ほぼすべての組織で、従業員は連絡先を共有する方法を見つけることができると確信しています。 だからこそ、このプロセスをより手軽で安全にするためのアプリの提供が不可欠なのです。
専用ツールを使えば、企業のデータも安心です。 連絡先を共有する際には、アクセス管理にも注意が必要です。 連絡先の全リストに誰でもアクセスできるようにしたいとは思わないでしょう。
連絡先のグループを適切な従業員と共有し、リストの編集や更新をさせることができます。 紙切れや付箋の形で機密性の高い連絡先を共有することは安全ではなく（GDPRにも準拠しない）、それに向き合う必要があります。
ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)を使えば、共有アドレス帳の連絡先を編集できる人、削除できる人、同期できる人を管理することができます。 こうすることで、大切な連絡先リストに不正アクセスされないようにすることができます。
Google連絡先を共有するには？
もしあなたの会社がgoogleワークスペース、あるいは個々のGmailアカウントを連絡やコミュニケーションに使っているなら、あなたはラッキーです。 Google自身は、異なるアカウント間で直接連絡先を共有するためのネイティブな機能を提供していませんが、ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)は、組織間で連絡先を共有することを可能にします。
Gmailの共有連絡先は、Googleのエコシステムを日常業務で使用している組織にとって、画期的な機能です。 Googleワークスペースでは、ドキュメント、スプレッドシート、連絡先を共有することができ、さらに、連絡先を簡単に素早く共有することができます。
Gmailの共有アドレス帳は、さまざまな方法で使用することができます。 最も簡単な方法は、無料トライアルに登録し、当社のGmailアドオンをインストールすることです。 連絡先共有 for Gmailを組織に追加すると、連絡先の共有が可能になり、連絡先を更新・編集できる人をコントロールするための権限設定もできるようになります。
携帯電話/タブレットはもちろん、Microsoft OutlookもGmailの共有連絡先に対応しています。 すべてのデバイスで変更するたびに自動的に更新されるため、従業員は常に最新の情報にアクセスでき、古い情報で時間を無駄にすることはありません。
そうすれば、同僚同士がシームレスに連絡先を共有し、必要に応じて互いのコネクションを活用することができます。 顧客サービスチーム、アカウントマネージャー、営業担当者は、そのことに感謝することでしょう。 また、安全性が高いので、組織内の連絡先に関する機密データの漏洩を心配する必要はありません。
APIへのアクセスを制限することで、コンタクトのプライバシーを保護します。 連絡先は組織内だけで共有され、外部に漏れないという保証があります。 共有コンタクトは、独自ドメイン、サブドメイン、外部ドメインに対応しています。 もう、@gmailと異なるメールアドレスをお持ちの方も安心です。
まとめ
多くの企業は、連絡先共有の力を過小評価しています。 その背景にはさまざまな理由がある。中には、安全ではないと考えている人もいる。 また、「必要ない」と主張する人もいます。
意図的に実施しない企業もある。 例えば、営業部門が顧客との関係や連絡先を共有したくないと考える。 これは、組織内で契約を盗まれることを恐れているためと思われます。
理由はどうあれ、そろそろ目を覚まして、スムーズな連絡網の共有に感謝する時期ではないでしょうか。 仕事をより身近に、より効果的に、より早く、そしてより満足のいくものにすることができます。
要約すると、組織間で安全な方法で連絡先を共有することで、透明性が高まるということです。 さらに、社内のコラボレーションやコミュニケーションを促進し、ビジネス成果を向上させることができます。
今すぐ始めよう – Gmail用共有連絡先を使って、チームの生産性を高めましょう。 Google Marketplace経由で入手可能です。 このアプリは簡単で、ユーザー直感的で、とても軽いです。 そのため、オンボーディングや日常業務の実施において、誰も問題に直面することはありません。 会社の業績アップのために頑張ってください。
