대규모 조직의 팀과 관리자는 종종 연락해야 하는 사람을 추적하는 데 어려움을 겪습니다. 이것은 매일 어려울 수 있습니다. 이것이 회사 전체의 연락처 디렉토리 시스템(Google Workspace LDAP이 Microsoft Active Directory와 동기화되거나 동기화되지 않음)이 중요한 리소스인 이유입니다.
세계화는 커뮤니케이션의 필요성을 증가시켰고 팀 간 협업을 촉진하는 새로운 기술이 등장했습니다. 이 새로운 환경에서 누구에게 도달해야 하는지 아는 것이 중요합니다.
예를 들어 Whatsapp은 표준 문자 메시지 플랫폼이 되었지만 Whatsapp에서 조직의 누구를 찾을 수 있습니까?
공동 작업자는 종종 도전에 직면합니다. 이전에 그 사람과 상호 작용한 적이 없는 경우 연락처 정보를 어디에서 찾을 수 있습니까?
Gmail에서 이메일을 보내거나 Google 드라이브에서 문서를 공유하려면 해당 사용자의 사용자 이름이 있어야 합니다. 보내기 전에 사용자 이름을 아는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 Google Workspace에서 입력란을 자동으로 채우지 않습니다.
전화 연락처도 마찬가지입니다. 일반적으로 사람들은 직장 전화에 가장 가까운 공동 작업자의 연락처 정보만 추가하지만 다른 사람에게 어떻게 연락할 수 있습니까?
이 문제는 모든 회사 커뮤니케이션에 영향을 미칩니다. 누군가를 Google 연락처에 수동으로 추가하지 않은 경우 이를 정렬하고 대화해야 할 사람을 찾을 수 없습니다. 따라서 회사가 크고 분산되어 있을수록 직원이 정보를 검색할 때 직면하는 시간 낭비가 커집니다.
항상 사용 가능한 직원 디렉토리를 가짐으로써 시간을 절약하고 전사적 커뮤니케이션을 강화할 수 있습니다. 이 기사에서는 이 시스템의 장점과 구현 및 업데이트 방법을 살펴봅니다.
최신 연락처 LDAP 디렉토리가 필요한 경우는 언제입니까?
더 나은 작업 흐름을 위해서는 함께 일하는 사람들의 연락처 정보를 업데이트하는 것이 필수적입니다. 때때로 사람들은 프로젝트를 조직하기 위해 다른 지점 및 부서(때로는 다른 Google 도메인에 있음)에 연락해야 합니다. 종종 회사 내 협업은 생산성과 창의성을 높입니다. 또한 문제에 대한 더 나은 솔루션을 제공할 수 있습니다.
그러나 모든 사용자 인터페이스와 장치가 조직의 모든 LDAPS 서버와 동기화되지 않기 때문에 이를 수행하기가 어렵습니다. 직원들은 일반적으로 이미 상호 작용한 사람들만 찾을 수 있으며 연락할 수 있는 다른 사람을 기억하거나 찾을 수 있는 수단이 없습니다.
예를 들어 어떤 사람이 재무 부서에 공급업체 정보를 보내야 하지만 공장 환경에 있고 재무 팀을 만난 적이 없는 경우입니다. 그들은 물어봐야 할 동료를 어떻게 찾습니까? 회사 전체 디렉토리 가 유용한 곳입니다.
아니면 서로 다른 부서의 사람들 간의 세미나는 어떻습니까? 이전에 Whatsapp 또는 다른 메시징 시스템에 추가하지 않은 경우 밤에 만날 번호를 어떻게 알 수 있습니까?
또는 종종 사람들이 기술 및 고객 지원 팀에 도움을 요청해야 하는 영업 및 마케팅에서는 어떻습니까? 누구와 대화해야 하는지 더 빨리 찾을 수 있는 방법이 필요합니다.
물론 이는 일반적인 사무실 환경에 적용되며 외부 소스에도 영향을 미칩니다. 팀 구성원이 조언을 위해 회사 변호사에게 연락해야 하지만 이름을 모르는 경우 제 시간에 작업을 완료하기 어려울 수 있습니다. 배달 트럭에 긴급 상황이 발생한 경우 업데이트된 정보가 없는 경우 지연을 피하기 위해 어떻게 중앙 관리자에게 연락할 수 있습니까?
LDAP 서버에 대한 가장 큰 우려 사항은 무엇입니까?
LDAP(Lightweight Directory Access Protocol) 서버는 환경에서 정보를 저장하고 구성하기 위한 계층적 디렉토리 서비스를 제공하는 서버 유형입니다. 사용자, 그룹, 장치 및 기타 리소스에 대한 정보.
이 방법은 일반적으로 다양한 응용 프로그램 및 서비스에서 액세스할 수 있는 사용자 계정 및 기타 정보의 중앙 집중식 데이터베이스를 제공하기 위해 기업 환경에서 사용됩니다. 그들은 클라이언트(사람 및 애플리케이션)가 서버에 저장된 디렉토리 정보를 쿼리할 수 있는 클라이언트-서버 아키텍처를 사용합니다. 서버는 해당 요청에 응답합니다.
Google Workspace에서 LDAP 기능은 Google 관리 콘솔에 포함되어 있습니다.
그러나 이 시스템이 다양한 회사와 경제적 환경에서 널리 사용되지만 몇 가지 문제가 있습니다.
동기화 및 접근성 부족
이상적으로 LDAP 서버는 네트워크에 연결된 모든 장치와 사용자가 오프라인에서도 액세스할 수 있어야 합니다. 그러나 Google Workspace를 사용하는 회사가 직면하는 문제는 전체 회사 디렉토리가 휴대기기(특히 iPhone), 특정 도구 또는 애플리케이션(예: Zoom 또는 CRM) 또는 기본 Google 외부 사용자와 완전히 동기화되지 않는다는 것입니다. 도메인.
예를 들어 직원은 항상 동료의 연락처 세부 정보를 휴대폰에 수동으로 추가해야 합니다. 의미: 일반적으로 이메일이나 Google Meet을 통해 다른 사람과 교류하는 경우 전화번호부에 추가하려면 직접 전화번호를 찾아야 합니다. 그리고 언젠가 그 사람에게 전화를 걸고 싶다면 모든 동료가 똑같은 작업을 수행해야 합니다!
Google Workspace LDAP를 휴대기기 및 기타 도구와 동기화하는 방법
IT, 개인 정보 보호 및 보안 문제
Google Workspace 도메인 디렉터리와 같은 LDAP 서버 의 문제 중 하나는 업데이트하려면 관리자 액세스 권한이 필요하다는 것입니다. 종종 IT 팀은 시스템을 설정하고 정보를 추가한 다음 회사와 공유하는 일을 담당합니다 .
그러나 업데이트 상태를 유지하는 것은 IT의 최우선 순위가 아닙니다. 그러나 관리자 권한이 필요하고 데이터 유출에 대한 보안 위험이 있으므로 사용자가 연락처 정보를 업데이트하도록 허용하지 않을 수 있습니다.
관리자가 아닌 직원의 연락처 정보를 업데이트하는 방법
Google Workspace에서 도메인 사용자와 디렉터리를 공유하면 모든 사람의 모든 연락처 세부정보에 대한 액세스 권한이 자동으로 부여됩니다. 그러나 특정 사용자에게 일부 정보(예: 개인 전화번호나 주소, 메모 및 댓글)를 숨기고 싶을 수 있습니다. 현장 수준의 보안 기능이 부족하면 조직이 디렉터리 연락처 공유에 완전히 몰두할 수 있습니다.
Google LDAP에서 특정 연락처 필드를 숨기는 방법은 무엇입니까?
업데이트 부족
이와 함께 사용할 수 없는 정보 문제가 발생합니다. 디렉토리가 있지만 예를 들어 전화번호와 같은 필드가 정기적으로 업데이트되지 않는다면 사람들은 연락할 수 없는 연락처에 연락하는 데 시간을 허비할 것입니다. 올바른 정보를 찾으면 동일한 세부 정보를 장치에 수동으로 추가해야 합니다. 이로 인해 많은 생산성 손실과 회사 내 의사 소통 부족이 발생합니다.
직원이 자신의 LDAP 프로필을 업데이트하도록 허용하는 방법
이상적이지 않은 공유성
투자자, 프리랜서, 공급업체, 제3자 컨설턴트 등 다른 사람들과 많은 연락처 정보를 공유해야 하는 경우 어떻게 쉽게 할 수 있습니까? 예를 들어 회계 서비스에서 영업 팀과의 지속적인 커뮤니케이션이 필요한 경우 회사는 내부의 모든 사람을 알고 항상 연락할 수 있다고 어떻게 확신할 수 있습니까? 또는 누가 특정 프로젝트나 고객을 책임지고 있습니까?
특히 그들이 접촉하는 부서별로 분류된 디렉터리 자체에 액세스할 수 있는 것이 이상적일 것입니다.
동일한 문제가 분기 간 통신의 일부입니다. 회사가 전 세계에서 작업하고 많은 비동기 팀 공동 작업이 필요한 경우 하위 디렉터리가 완전히 통합되고 사람들이 지리적 및 계층적 제한을 넘어 도달할 수 있는 것이 중요합니다.
안타깝게도 위의 모든 사항은 Google Workspace에서는 즉시 사용할 수 없습니다. 예를 들어 Google Workspace 디렉터리를 조직 외부의 사용자와 공유할 수 있는 방법은 전혀 없습니다.
Google LDAP 연락처를 다른 Google 도메인과 공유하는 방법은 무엇입니까?
더 나은 연락처 디렉토리 시스템을 위한 5가지 주요 단계
따라서 의사소통을 보다 빠르고 명확하게 하기 위해서는 사람들이 필요한 사람을 빠르게 찾을 수 있는 연락 시스템을 갖추는 것이 중요합니다. 이를 달성하기 위한 몇 가지 필수 단계가 있습니다.
사용자에게 업데이트 권한 부여
연락처 디렉토리의 가장 중요한 부분 중 하나는 최신 상태로 유지하는 것입니다. 그러나 많은 요구 사항과 변경 사항을 항상 인식할 수는 없기 때문에 IT 팀은 이 문제에 완전히 주의를 기울일 수 없습니다. 그렇기 때문에 사용자가 자신의 연락처 프로필(전화, 약력 등)을 업데이트할 수 있는 시스템이 훨씬 더 쉽습니다.
팀원들에게 기본 연락처 정보 외에 메모와 의견을 추가하도록 권장하고 데이터를 최신 상태로 유지하는 것이 공동 작업과 마음의 평화를 위해 더 낫다는 점을 상기시킵니다.
책임 위임
또는 부서 관리자 또는 관리자 비서가 자신의 팀의 LDAP 정보를 업데이트하도록 할 수도 있습니다.
IT 팀의 어깨에서 이 책임을 제거하는 것은 시간을 절약하는 전술입니다. 또한 연락처 세부 정보 업데이트가 소스에서 직접 제공되도록 합니다.
다른 도구와 동기화
연락처 디렉토리가 완전히 유용하려면 언제 어디서나 액세스할 수 있어야 합니다. AKA: 전체 네트워크에서 인식할 수 있습니다. 즉, 사용자뿐만 아니라 사용자 정보를 표시하는 장치 및 앱입니다. 연락처를 Gmail, Google 드라이브, Whatsapp, Zoom 및 기타 여러 도구와 통합하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 누군가와 공동 작업하기로 결정한 경우 번거로움 없이 작업을 수행할 수 있습니다.
필요에 따라 공유 및 구성
최고의 연락처 디렉토리 서버에는 훌륭한 공유 방법이 있습니다. 기술 보호를 통해 보안을 유지하면서 회사 전체에서 쉽게 볼 수 있습니다.
기억하세요: 사용자가 연락하려는 사람의 이름을 항상 아는 것은 아닙니다. 때때로 당신은 그들의 지역, 부서 또는 그들의 사진만 알고 있습니다. 사용자가 계층 구조, 전문성 또는 위치에 따라 필요한 사람을 찾을 수 있는 검색 기능을 제공해야 합니다.
Google Workspace에서 연락처를 더 잘 정리하는 방법
안전한 연락처 정보
연락처 정보를 공유하는 것은 좋지만 개인 정보를 희생하지는 않습니다. 디렉터리 관리 시스템이 올바른 사용자에게 올바른 연락처 액세스를 허용하는지 확인하십시오. 또한 연락처를 공유할 때 올바른 사람만 올바른 데이터를 보고 업데이트할 수 있는지 확인하십시오. 예를 들어 학교는 모든 사람의 기본 정보(이메일 주소, 이름, 프로필 사진)를 공유해야 하지만 개인 주소나 교사가 학생에 대해 추가한 메모를 관리자가 아닌 직원에게 숨기고 싶을 수 있습니다. 보안 LDAP가 핵심입니다.
공유 디렉터리 이점
회사에서 직원에게 완전한 최신 디렉터리에 대한 유비쿼터스 액세스를 제공하면 더 쉽게 의사 소통하고 오해를 줄일 수 있습니다. 그렇게 하면 모든 사람이 더 나은 워크플로우를 갖게 되고 당면한 작업에 더 잘 집중할 수 있습니다.
연락처 관리 가이드 에서 모범 사례에 대해 자세히 알아보십시오!
