Google WorkspaceのLDAP連絡先にどこからでもアクセスする方法

大組織のチームやマネージャーは、誰に連絡を取る必要があるのかを把握するのに苦労することがよくあります。 これは日常的に難しいことかもしれません。 そのため、 全社的な連絡先ディレクトリシステム(Google Workspace LDAPをMicrosoft Active Directoryと同期させるかどうか)は、身近にある重要なリソースとなる。

グローバル化によってコミュニケーションの必要性が高まり、チーム横断的なコラボレーションを促進する新しいテクノロジーが登場しました。 この新しい風景の中で、誰にリーチする必要があるのかを知ることは不可欠です。

例えば、Whatsappは標準的なテキストプラットフォームになっていますが、Whatsappで組織内の誰かを見つけることができますか?

共同研究者はしばしば課題に直面します。 今までその人と交流がなかった場合、どこに連絡先があるのか?

Gmailでメールを送信したり、Googleドライブでドキュメントを共有したりするには、相手のユーザー名が必要です。送信前にユーザー名を知っておくことは必須です。そうでないと、Google Workspaceが自動的にフィールドを埋めてくれません…。

電話の連絡先も同じことが言えます。 通常、仕事用の携帯電話には親しい協力者の連絡先しか登録しませんが、それ以外の人とはどのように連絡を取るのでしょうか。

この問題は、すべての会社のコミュニケーションに影響します。 Googleの連絡先に手動で追加していない場合、それを整理して必要な人を見つけることは不可能です。 つまり、会社が大きく広がれば広がるほど、社員が情報を検索する際に直面する時間の無駄が大きくなるのです。

社員名簿を常備することで、時間の節約や全社的なコミュニケーションの強化が可能です。 今回は、そのメリットや導入方法、更新方法などを探っていきます。

最新の連絡先LDAPディレクトリが必要なのはどんなとき?

より良いワークフローを実現するためには、一緒に働く人たちの連絡先を最新のものにすることが不可欠です。 時には、プロジェクトを組織するために、他の支店や部署(他のGoogleドメインにあることもある)に連絡を取る必要があることもあります。 社内のコラボレーションが生産性や創造性を高めることはよくあることです。 また、課題に対してより良い解決策をもたらすことができます。

しかし、すべてのユーザーインターフェイスやデバイスが組織のすべてのLDAPSサーバーと同期していないため、これを行うことは困難である。 社員は通常、すでに交流のある人を探すことしかできず、他の人を思い出したり、探したりする手段はない。

例えば、サプライヤーの情報をファイナンス部門に送る必要がある場合、その人は工場の現場にいて、ファイナンスチームと会ったことがないとします。 どうやって聞くべき同僚を見つけるのだろう? そこで便利なのが、全社的なディレクトリーです。

あるいは、違う部署の人同士のセミナーはどうでしょう。 Whatsappやその他のメッセージシステムで相手を追加していない場合、どうやって夜遊びのために会う相手の番号を知ることができるのでしょうか?

また、営業やマーケティングでは、技術者やカスタマーサポートに連絡を取る必要があることが多いのですが、その場合はどうでしょうか? 相談する相手をもっと早く見つける方法が必要です。

もちろん、これは通常のオフィス環境だけでなく、外部にも影響を及ぼします。 会社の弁護士に相談する必要があるにもかかわらず、その弁護士の名前がわからないと、時間内に仕事を終わらせることが難しくなります。 配送トラックに緊急事態が発生した場合、最新の情報を持っていなければ、遅延を避けるためにどうやって中央管理者に連絡を取るのでしょうか。

LDAPサーバーの最大の懸念点は何でしょうか?

LDAP(Lightweight Directory Access Protocol)サーバーは、環境内の情報を保存・整理するための階層型ディレクトリサービスを提供するサーバーの一種です。 ユーザー、グループ、デバイスなどのリソースに関する情報。

この方法は、一般的に企業環境で、さまざまなアプリケーションやサービスからアクセスできるユーザーアカウントやその他の情報を一元的に管理するデータベースを提供するために使用されます。 クライアントサーバーアーキテクチャを採用しており、クライアント(人やアプリケーション)はサーバーに保存されたディレクトリ情報を照会することができます。 サーバーは、前記リクエストに応答する。

Google Workspaceでは、LDAP機能はGoogle Adminコンソールに含まれています。

しかし、さまざまな企業や経済の現場で広く使われているこのシステムには、いくつかの問題点があります:

同期とアクセシビリティの欠如

LDAPサーバーは、ネットワークに接続されている機器やユーザーから、オフラインでもアクセスできることが理想的です。 しかし、Google Workspaceを使用している企業が直面する問題は、会社全体のディレクトリがモバイルデバイス(特にiPhone)、特定のツールやアプリケーション(ZoomやCRMなど)、またはメインのGoogleドメイン以外のユーザーと完全に同期されていないことです。

例えば、社員は常に同僚の連絡先を携帯電話に手動で追加する必要があります。 意味:普段メールやGoogle Meetでやりとりしている人は、自分で相手の電話番号を探して電話の連絡帳に追加する必要があります。 そして、あなたの同僚全員が、いつかその人に電話をかけようと思ったら、まったく同じ操作をしなければならなくなるのです!

Google WorkspaceのLDAPをモバイル端末や他のツールと同期させる方法

IT、プライバシー、セキュリティへの配慮

Google WorkspaceのドメインディレクトリのようなLDAPサーバーの問題の1つは、更新に管理者権限が必要なことです。 多くの場合、 ITチームがシステムのセットアップと情報の追加を 担当し、それを社内で共有することになります。

しかし、それらを更新し続けることは、ITにとって最優先事項ではありません。 しかし、ユーザー自身が連絡先を更新するには、管理者権限が必要であり、データ漏洩のセキュリティリスクがあるため、許可しない場合があります。

管理者以外が社員の連絡先を更新する方法

Google Workspaceでは、ディレクトリをドメインユーザーと共有すると、自動的に全員の連絡先情報にアクセスできるようになります。 ただし、一部の情報(個人の電話番号や住所、メモやコメントなど)を特定のユーザーから隠したい場合があります。 フィールドレベルのセキュリティ機能がないため、組織がディレクトリの連絡先共有に十分に満足できない可能性があります。

Google LDAPで特定の連絡先フィールドを非表示にする方法は?

アップデート不足

それに伴い、使えない情報という問題が出てきます。 ディレクトリがあっても、電話番号などのフィールドが定期的に更新されないと、連絡のつかない相手に連絡を取るのに時間がかかることになります。 正しい情報を見つけたら、端末に同じ内容を手動で追加する必要があります。 そのため、生産性の低下や社内のコミュニケーション不足が多くなってしまうんです。

社員が自分のLDAPプロファイルを更新できるようにする方法

非理想的な共有性

投資家、フリーランサー、サプライヤー、第三者コンサルタントなど、多くの連絡先を他の人と共有する必要がある場合、これを簡単に行うにはどうしたらよいでしょうか。 例えば、会計サービスが営業チームと常にコミュニケーションを取る必要がある場合、会社はどのようにして内部の人間をすべて把握し、いつでも連絡が取れるようにすることができるでしょうか。 あるいは、特定のプロジェクトやクライアントを担当するのは誰なのか。

特にコンタクトのある部署ごとにセグメントされたディレクトリそのものにアクセスできるのが理想的です。

同じ問題は、支店間通信の部分にもあります。 世界中を飛び回り、非同期のチームコラボレーションを必要とする企業では、サブディレクトリを完全に統合し、地理的・階層的な制限を越えて人々が連絡を取れるようにすることが重要です。

以上のことは、残念ながらGoogle Workspaceの場合、そのままでは不可能です。 例えば、Google Workspace Directoryを組織外のユーザーと共有する方法は全くありません。

Google LDAPの連絡先を他のGoogleドメインと共有する方法は?

より良い連絡先ディレクトリシステムのための5つの重要なステップ

そこで、コミュニケーションをより良く、より速く、より明確にするためには、必要な人を素早く見つけられるコンタクトシステムが重要です。 そのためには、いくつかの必須ステップがあります:

ユーザーにアップデートの権限を与える

連絡先ディレクトリの最も重要な部分の1つは、それを更新し続けることです。 しかし、多くの要求と彼らが常に認識しているわけではない変化により、ITチームはこの問題に完全に対応することはできません。 そのため、ユーザーが自分の連絡先(電話番号、経歴など)を更新できるシステムの方がはるかに簡単です。

基本的な連絡先だけでなく、メモやコメントを追加するようチームメンバーに促し、データを最新の状態に保つことがコラボレーションと安心のために有効であることを再認識してもらいます。

責任の所在を明確にする

また、部門マネージャーや管理アシスタントが、自分のチームのLDAP情報を更新できるようにすることも可能です。

ITチームの肩からこの責任を取り除くことは、時間節約につながる戦術です。 また、連絡先の更新は、ソースから直接行うようにします。

他のツールとの同期

連絡帳が十分に役立つためには、いつでも、どこからでもアクセスできることが必要です。 別名:ネットワーク全体から認識できる。 つまり、ユーザーだけでなく、ユーザー情報を表示するデバイスやアプリも対象です。 連絡先をGmail、Google Drive、Whatsapp、Zoomなどのツールに統合することは重要です。そうすれば、誰かと共同作業をしようと思ったときに、手間をかけずに行うことができます。

必要に応じて共有・整理する

最高の連絡帳サーバーは、優れた共有方法を備えています。 全社員が簡単に閲覧でき、しかも技術的な保護でセキュアな状態を保つことができます。

ユーザーは必ずしも連絡したい相手の名前を知っているわけではないことを忘れないでください。 地域や部署、顔写真だけ知っていることもあります。 ユーザーが階層、専門性、場所などに基づいて必要な人を探せるように、検索機能を提供することを確実にする。

Google Workspaceで連絡先を上手に整理する方法

詳細検索で任意の連絡先を探す方法

安全な連絡先情報

連絡先を共有することは素晴らしいことですが、プライバシーを犠牲にしてまですることではありません。 ディレクトリ管理システムで、適切な連絡先に適切なユーザーがアクセスできるようにしてください。 さらに、連絡先が共有されたときに、適切な人だけが適切なデータを閲覧/更新できるようにする。 例えば、学校では全員の基本情報(メールアドレス、名前、プロフィール写真)を共有すべきですが、個人のアドレスや教師が生徒について追加したメモを管理者以外のスタッフから隠したい場合があります。 セキュアなLDAPが鍵になります。

共有ディレクトリのメリット

企業が社員に対して、完全で最新のディレクトリへのアクセスを提供することで、より簡単なコミュニケーションと誤解の減少を実現します。 そうすれば、誰もがより良いワークフローを手に入れ、目の前のタスクに集中できるようになります。

ベストプラクティスについては、コンタクトマネジメントのガイドで詳しくご紹介しています!

今すぐ試す
今すぐ15日間の無料トライアルを開始する

Related Posts

ベーシックを超えて:コンタクト管理を高度化する隠しフィールド機能

コラボレーティブな連絡先データベースへのシームレスなアクセスでチームを強化することで、よりスムーズなワークフローと迅速な情報交換が可能になります。 シームレスなコラボレーションは非常に重要ですが、自宅の電話番号や住所など、連絡先データベースのすべての情報が共有に適しているとは限りません。 共有連絡先 for Gmailは、この問題を解決する効果的なソリューションだ。 このツールを使えば、連絡先の特定のデータを選択的に非表示にすることができます。 これにより、自分の好みに合った情報のみを共有することができるようになり、より安全でカスタマイズされた共同作業を体験することができます。 連絡先データベースの特定フィールドを隠すメリット プライバシー保護 個人データに関するプライバシー規制を遵守し、信頼を維持することは極めて重要である。 自宅の住所、電話番号、個人のEメールアドレスなどの機密情報を隠すことで、連絡先データベースに登録されている個人のプライバシーを保護することができます。 セキュリティ強化 特定の情報へのアクセスを制限することで、連絡先データベース全体のセキュリティが強化されます。 特定の詳細へのアクセスを制限すれば、不正使用や潜在的なデータ漏洩のリスクは減少する。 カスタマイズされた共有 共有される連絡先フィールドを調整することで、よりカスタマイズされた効率的なコラボレーションへの道が開かれる。 チームメンバーは関連する細部に集中できる。 そのため、プライバシーの懸念や無関係なデータに気を取られることなく、コミュニケーションとワークフローを合理化することができる。 プロフェッショナリズム ビジネス・コミュニケーションにおいて、プロフェッショナルなイメージの提示は不可欠である。 適切な情報のみを共有することで、礼節が保たれる。 洗練された連絡先データベースは、単に照合して棚に並べるだけでなく、よく手入れされていることを反映している。 散らかりの軽減 非表示フィールドを使用すると、共有連絡先リストから不要な情報や無関係な情報を削除することができます。 そのため、チームメンバーは自分のタスクにとって最も重要な情報を見つけやすくなり、それに集中しやすくなる。 これは、より組織的で効率的な職場環境に貢献する。 続きを読むワークスペースを清潔に保つ 規制の遵守 信頼できるビジネスは、欧州のGDPRやカリフォルニア州消費者プライバシー法などの規制機関を遵守している。 これらの機関は、個人情報保護に関する厳格なコンプライアンスを確保している。 一部の連絡先情報を選択的に非表示にする機能は、データ保護法に対する企業のコミットメントをさらに強化します。 したがって、潜在的な法的問題は回避される。 リスク軽減 機密データを隠す機能を提供することで、情報の悪用やソーシャル・エンジニアリング攻撃のリスクを低減する。 このようなリスク管理への積極的なアプローチは、より安全で強靭な組織構造に貢献する。 隠しフィールド機能の活用事例 教育において: あなたは、より良いコラボレーションのために、自分のクラスの連絡先データベースを作成し、同じクラスと共有した教師です。 共有連絡先 for Gmailの隠しフィールド機能を使えば、自宅の住所や個人のメールアドレスなどの機密情報を簡単に隠すことができます。 あなたはその情報を利用することができるが、クラスのメンバー自身が利用できるとは限らない。 これはプライバシー保護のために必要な措置である。 続きを読む Google for Educationのための共有連絡先マネージャ 不動産の場合: CRMには、誕生日、会社の役職、その他の個人情報など、見込み客に関する多くの情報が含まれている可能性があります。 これらのデータは、通知メールの送信やトランザクション・サポートだけを任務とする他のチーム・メンバーにとっては重要ではないかもしれない。 Shared Contacts for Gmailを使用して顧客データベースをチームメンバーと共有すれば、高価なCRMシートのコストを節約できるだけでなく、顧客データベースも共有することができます。 また、機密データをカスタマイズして共有できる隠しフィールド機能もお楽しみいただけます。 […]

Read more

ビジネス連絡先リストを最新の状態に保つためのヒント

目まぐるしく競争の激しいビジネスの世界では、強固な人脈を築き、維持することが成功に不可欠です。 サプライヤーであれ、パートナーであれ、そして最も重要な顧客であれ、こうしたステークホルダーとの関係構築は、企業の成長と繁栄に比例する。 ビジネスでは、コンタクトベースを拡大し、潜在顧客を引き付けるために、数多くの方法が採用されている。 テクノロジーの進歩に伴い、リード生成ソフトウェアは、潜在的なリードを特定し、獲得するための一般的なツールとなっている。 さらに、ソーシャルメディア・マーケティング、Eメール・キャンペーン、よくデザインされたウェブサイトのランディング・ページは、より多くの人々と関わり、貴重な連絡先情報を収集するための効果的なチャネルとして機能する。 産業イベントでの物理的なサインアップのような伝統的な方法でも、かなりの数のコンタクトを得ることができる。 企業の連絡先リストが増えることは、進歩と拡大を示すポジティブな指標とみなすことができる。 しかし、連絡先の膨大なデータベースを維持することは困難である。 増え続けるデータを管理し、整理することは、圧倒され、潜在的なエラーや不整合を引き起こす可能性がある。 読む:連絡先を整理するコツ さらに、コンタクトリストが拡大するにつれて、情報の正確性と関連性を確保することが極めて重要になってくる。 情報が古かったり、間違っていたりすると、チャンスを逃したり、コミュニケーションがうまくいかなくなったりする可能性がある。 さらに、大規模な連絡先データベースは潜在的なサイバー脅威の影響を受けやすいため、データ漏洩やプライバシーに関するリスクも見逃せない。 さらに、コンタクトの質は量と同じくらい重要だ。 あなたの製品やサービスに純粋に興味を持っていないコンタクトを数多く持つことは、コンバージョン率の低下やリソースの浪費につながる可能性がある。 幅広い読者にリーチすることと、価値ある顧客に転換する可能性の高い読者に焦点を絞ることのバランスを取ることが重要である。 古い連絡先リストの欠点: 古い情報 古い連絡先リストには、不正確な情報や古い情報が含まれている可能性があります。 古い番号にダイヤルするのは恥ずかしいものだ。 さらに、正しい番号にかけたにもかかわらず、間違った相手につながった場合、機密情報が間違った相手に漏れる危険性もある。 非効率なコミュニケーション 連絡先が更新されていないと、正しい情報を探すのに時間がかかる。 メールやチャットで新しい番号を探す必要があるかもしれない。 最悪なのは、自分の連絡先の最新情報を聞き回らなければならないときに、他の人に迷惑をかけなければならないことだ。 読む:企業名簿アプリのメリット チャンスを逃す ほとんどのビジネス取引において、タイミングは非常に重要である。 例えば、新しい製品やサービスを提供するとします。 古くなった連絡先リストにニュースレターを送ると、ターゲット市場にはすでにリーチしたと思うかもしれない。 残念ながら、あなたが最新のメールアドレスを知らないため、彼らはメッセージを受け取っていません。 潜在的な顧客は、別の販売員から商品を購入したり、サービスを利用するかもしれない。 人間関係の維持が困難 組織では人が入れ替わる。 古い連絡先との関係を維持するのは難しいことだ。 メッセージに返事がなく、誤解を招くこともある。 定期的に連絡先を更新し、より良いコミュニケーションとつながりを育む。 無関係な連絡先 連絡先リストを更新しないと、その部門の意思決定をしなくなった人や、すでに会社を辞めた人にまだ連絡を取っている可能性がある。 これは、あなたの側にプロ意識の欠如を反映する可能性がある。 更新された正確な連絡先リストはビジネスに不可欠です。メールマーケティングデータベースは毎年約22.5%ずつ劣化していくため、連絡先データを衛生的に保つことが最も重要です。 このブログでは、連絡先リストを更新する方法をご紹介します。 連絡先リストを最新の状態に保つ方法: 連絡先管理ソフトやアプリを使う。 Shared Contacts for Gmail®は、連絡先リストを常に最新の状態に保つための幅広い連絡先管理機能を提供します。 このクラウドベースのツールは、デスクトップやモバイルデバイスから連絡先データベースにアクセスし、更新することができます。 また、チームメイトがクライアントの連絡先情報を更新できる権限を設定することもできます。 新しい番号は、その連絡先リストを共有している誰とでも自動的に同期される。 さらに、Shared Contacts for Gmail®は、重複した連絡先を自動的にマージすることができます。 […]

Read more

企業会計を強化する5つのステップ

経営者として、また管理者として、会計のための優れたシステムを維持することは、多くの余分なセキュリティをもたらします。 つまり、利益がどのように推移しているのか、どの経費が最も必要なのか、何をいつ支払う必要があるのかを知ることは、経営の重要な要素です。 そうすることで、財務状況を把握し、会社を成長させ続けるために何を実行すべきかを考えることができるようになるのです。 将来的には、このデータをもとに、新たな戦略やプロジェクトを展開することも可能です。 しかし、多くの場合、経営者はマルチタスクであり、会計のようなものを整理する時間はほとんどないのです。 また、部門ごとにお金の悩みを別のチームに転送しなければならない場合、データの紛失やファイルの取りこぼしなどが発生し、支払い遅延や罰金などのお金の悩みの原因になります。 ですから、会計の優先順位が何なのかを理解し、テクノロジーを使ってデジタルで効率的なシステムを作り、会社での主なニーズを満たすことが重要なのです。 なぜ中小企業には会計システムが必要なのか? 例えば、あなたの会社が成長し、クライアントにサービスを提供するために新たな人材を下請けに出す必要があるとします。 簿記はどのように彼らの支払いを果たすことができますか? 請求書を期限内に受け取り、支払い、必要な道具を購入し、支払うべき税金を支払う準備はできているか。 あるいは、例えば、あなたの会社が物流と並行して仕事をしていて、トラックドライバーに車両の更新を要求している場合。 メンテナンスサービスの領収書はどこに送るのでしょうか? これらの文書は、誰がどのように整理しているのでしょうか? また、時間が重要な場面は、従業員への支払いです。 法律や慣習を守るだけでなく、期日通りに従業員に給与を支払うことで、従業員はあなたの会社が義務を果たしていることを知り、より良い職場環境を作ることができます。 適切なツールを使えば、自動支払いや請求書発行依頼を設定することができ、これらの作業に費やす時間を削減することができます。 自分のバランスを知る 会計をしっかりすることで大きなメリットがあるのが、貸借対照表なんです。 実際、多くの経営者がお金を失っているのは、使ったものすべてに細心の注意を払い、投資がどのような成果を上げているのかを見ていないためです。 例えば、ソフトウェアにいくら使っているかは知っていても、それが従業員にどれだけ利益をもたらしているか、毎月の支出に占める割合はどうなのか、は知らないかもしれません。 逆に、各クライアントの報酬はわかっていても、それぞれの専属時間をうまく比較できていないのかもしれません。 すべてを貸借対照表やその他の書類に追加すれば、会社の資産、月次・週次財務報告書、 タイプ別・プロジェクト別の平均支出額などを視覚的に比較する ことができる。 これは、企業の健全性に多大な影響を与えます。 財務データがあれば、将来計画を立てたり、成長戦略を立てたりするのがとても簡単になります。 新しい製品やサービスの開発、より大きなチームの雇用など、バランスシートが文書化されていることで、意思決定に重みが生まれます。 テクノロジーは、簿記をより良くするためにどのように役立つのでしょうか? 優れた会計システムは不可欠ですが、変動要因を考えると、なかなか難しいように思います。 簿記を設定する際に知っておくべきことはたくさんあります。 優先順位を整理する必要がある – 請負業者を雇うのか? 異なる場所での運用? – と、自社のニーズに合わせてシステムを適応させることができます。 バランスシートを保管するクラウドストレージ、ドキュメントの共同編集、受信トレイの共有などの機能を使えば、経理チームがより良く、より速く仕事ができる理想的なデジタルワークスペースを作ることができるのです。 システムを効率化するための5つの方法 自分の会社にはどんな帳簿が必要なのか、ご存知ですか? ここでは、その設定のための5つのステップを紹介します。 DragAppなどの共有受信トレイを入手する 共有受信箱は、チームメンバー全員がアクセスできる集合的なメール受信箱です。 例えば、invoices@companynameというメールアドレスがあり、そこに外注先からの書類をすべて転送しているとします。 通常、経理チームの社員はこのアカウントにログインし、受信箱にあるタスクを整理するか、受信したメールを自分に転送して作業することになるはずです。 これは、プロセスを遅らせる可能性があるため、心配の種となる。 さらに、ログイン情報を共有することは、あなたのアカウントがセキュリティ上の懸念や障害にさらされやすくなることを意味し、機密性の高い金融データにとっては大きな問題です。 回避策としては、自分のGmailアカウントから直接、共有受信トレイを設定します。 DragAppのような共有受信箱ツールを使えば、既存のメールアドレスを、ユーザーが自分のアカウントからすぐに見られる受信箱に変えることができます。 そうすれば、ログイン情報を共有したり、アカウント間の切り替えを繰り返したりする必要がなくなります。 その代わり、すべてのユーザーがリアルタイムで受信したメッセージを確認し、それに応じてワークフローを調整することができます。 Dragが財務チームに最適なもう一つの特徴は、ボードとアサインメントが含まれていることです。 つまり、ユーザーはメールをタスクカードに変換して、ToDoボードに整理することができます。 そして、これらのタスクをチームに割り当てることができます。 これにより、小さな会社には欠かせない、より協力的で効率的な種類のチームワークが生まれます。 […]

Read more

Gmail®の共有コンタクトのインスタントシンクロのご紹介

この情報化時代には、ほとんどすべてのことが速いペースで進みます。 そんな中、大きな役割を果たしたのがテクノロジーです。 スピードが勝負の分野では、データ交換が上位を占めています。 これに対応するため、Shared Contacts for Gmail®はアプリをアップグレードし、共有連絡先の即時同期ができるようになりました。 他の連絡先管理アプリでは、更新同期が発生するまでに4(4)時間から最大48時間かかります。 これは、ダイナミックなコラボレーションに依存する人々にとって問題となる可能性があります。 迅速な情報交換 例えば、マーケティング担当者が新製品の契約を取るために現場に行くとします。 一日中、スマホで連絡先を入力しているそうです。 共有連絡先 for Gmail®の即時同期により、営業チームはアプリのコメント機能のメモに基づき、適切な販促資料を容易に送信することができます。 両者とも、連絡先を転送するために何時間も、最悪何日も待つ必要がなくなりました。 連絡先も再入力する必要がありません。 瞬時に同期することで、営業チームは販売機会を逃すことなく、鉄が熱いうちに攻撃することができます。 さらに、インスタントシンクロナイゼーションは、他の部門間の連絡先管理ニーズにも有効です。 別のシチュエーションで見てみましょう。 IT部門が番号を変更したのです。 瞬時に同期させることで、社内の誰でもすぐに新しい番号に電話をかけることができます。 そのため、連絡先を更新した社内メモを見逃す心配はありません。 Shared Contacts for Gmail®は、その変更をスムーズに行うことができます。 誰もが自分の電話帳に更新された番号を入れることができる。 したがって、旧IT部門の番号で間違って接続する人はいない。 これでは、IT部門が全く数字を変えていないように見えてしまう。 シームレスなアップデート 前述したように、瞬時に同期することで、数字が更新されていないように見えることがあります。 これは、変更が直接電話帳に反映されるために起こることです。 ユーザーに促される煩わしいアップデートが不要になるのです。 また、受信したメールをすぐに削除してしまうということもなくなりました。 しかし、管理者が連絡先の更新を知られることが必須と感じた場合、連絡先のコメント欄にユーザーをタグ付けするだけでよいのです。 続きを読む:Googleコンタクトにコメントする方法 コンタクト管理の効率化 もう使えない古い番号に電話するのは、どちらも時間と労力の無駄です。 さらに、新番号に関するメールやメモを探すのにも、リソースが枯渇してしまうのです。 さらに、アドレス帳の連絡先を手動で変更する必要がある場合もあります。 Shared Contacts for Gmail®の即時同期機能は、上記のような煩わしさから解放されます。 そのため、重複入力(旧番号用と新番号用)を避けることができます。 続きを読む:コンタクトマネジメントのための10のベストプラクティス 他の連絡先管理アプリに対する優位性 Shared Contacts for Gmail®は、検出システムを利用しています。 このアプリは、ユーザーが連絡先について何らかの更新をするたびに、検出器が作動するようになっています。 そして、その連絡先へのアクセス権を与えられた全員に、アプリが変更を即座に伝播させます。 他のアプリは単なるポーリングです。 […]

Read more