大組織のチームやマネージャーは、誰に連絡を取る必要があるのかを把握するのに苦労することがよくあります。 これは日常的に難しいことかもしれません。 そのため、 全社的な連絡先ディレクトリシステム（Google Workspace LDAPをMicrosoft Active Directoryと同期させるかどうか）は、身近にある重要なリソースとなる。
グローバル化によってコミュニケーションの必要性が高まり、チーム横断的なコラボレーションを促進する新しいテクノロジーが登場しました。 この新しい風景の中で、誰にリーチする必要があるのかを知ることは不可欠です。
例えば、Whatsappは標準的なテキストプラットフォームになっていますが、Whatsappで組織内の誰かを見つけることができますか？
共同研究者はしばしば課題に直面します。 今までその人と交流がなかった場合、どこに連絡先があるのか？
Gmailでメールを送信したり、Googleドライブでドキュメントを共有したりするには、相手のユーザー名が必要です。送信前にユーザー名を知っておくことは必須です。そうでないと、Google Workspaceが自動的にフィールドを埋めてくれません…。
電話の連絡先も同じことが言えます。 通常、仕事用の携帯電話には親しい協力者の連絡先しか登録しませんが、それ以外の人とはどのように連絡を取るのでしょうか。
この問題は、すべての会社のコミュニケーションに影響します。 Googleの連絡先に手動で追加していない場合、それを整理して必要な人を見つけることは不可能です。 つまり、会社が大きく広がれば広がるほど、社員が情報を検索する際に直面する時間の無駄が大きくなるのです。
社員名簿を常備することで、時間の節約や全社的なコミュニケーションの強化が可能です。 今回は、そのメリットや導入方法、更新方法などを探っていきます。
最新の連絡先LDAPディレクトリが必要なのはどんなとき？
より良いワークフローを実現するためには、一緒に働く人たちの連絡先を最新のものにすることが不可欠です。 時には、プロジェクトを組織するために、他の支店や部署（他のGoogleドメインにあることもある）に連絡を取る必要があることもあります。 社内のコラボレーションが生産性や創造性を高めることはよくあることです。 また、課題に対してより良い解決策をもたらすことができます。
しかし、すべてのユーザーインターフェイスやデバイスが組織のすべてのLDAPSサーバーと同期していないため、これを行うことは困難である。 社員は通常、すでに交流のある人を探すことしかできず、他の人を思い出したり、探したりする手段はない。
例えば、サプライヤーの情報をファイナンス部門に送る必要がある場合、その人は工場の現場にいて、ファイナンスチームと会ったことがないとします。 どうやって聞くべき同僚を見つけるのだろう？ そこで便利なのが、全社的なディレクトリーです。
あるいは、違う部署の人同士のセミナーはどうでしょう。 Whatsappやその他のメッセージシステムで相手を追加していない場合、どうやって夜遊びのために会う相手の番号を知ることができるのでしょうか？
また、営業やマーケティングでは、技術者やカスタマーサポートに連絡を取る必要があることが多いのですが、その場合はどうでしょうか？ 相談する相手をもっと早く見つける方法が必要です。
もちろん、これは通常のオフィス環境だけでなく、外部にも影響を及ぼします。 会社の弁護士に相談する必要があるにもかかわらず、その弁護士の名前がわからないと、時間内に仕事を終わらせることが難しくなります。 配送トラックに緊急事態が発生した場合、最新の情報を持っていなければ、遅延を避けるためにどうやって中央管理者に連絡を取るのでしょうか。
LDAPサーバーの最大の懸念点は何でしょうか？
LDAP（Lightweight Directory Access Protocol）サーバーは、環境内の情報を保存・整理するための階層型ディレクトリサービスを提供するサーバーの一種です。 ユーザー、グループ、デバイスなどのリソースに関する情報。
この方法は、一般的に企業環境で、さまざまなアプリケーションやサービスからアクセスできるユーザーアカウントやその他の情報を一元的に管理するデータベースを提供するために使用されます。 クライアントサーバーアーキテクチャを採用しており、クライアント（人やアプリケーション）はサーバーに保存されたディレクトリ情報を照会することができます。 サーバーは、前記リクエストに応答する。
Google Workspaceでは、LDAP機能はGoogle Adminコンソールに含まれています。
しかし、さまざまな企業や経済の現場で広く使われているこのシステムには、いくつかの問題点があります：
同期とアクセシビリティの欠如
LDAPサーバーは、ネットワークに接続されている機器やユーザーから、オフラインでもアクセスできることが理想的です。 しかし、Google Workspaceを使用している企業が直面する問題は、会社全体のディレクトリがモバイルデバイス（特にiPhone）、特定のツールやアプリケーション（ZoomやCRMなど）、またはメインのGoogleドメイン以外のユーザーと完全に同期されていないことです。
例えば、社員は常に同僚の連絡先を携帯電話に手動で追加する必要があります。 意味：普段メールやGoogle Meetでやりとりしている人は、自分で相手の電話番号を探して電話の連絡帳に追加する必要があります。 そして、あなたの同僚全員が、いつかその人に電話をかけようと思ったら、まったく同じ操作をしなければならなくなるのです！
Google WorkspaceのLDAPをモバイル端末や他のツールと同期させる方法
IT、プライバシー、セキュリティへの配慮
Google WorkspaceのドメインディレクトリのようなLDAPサーバーの問題の1つは、更新に管理者権限が必要なことです。 多くの場合、 ITチームがシステムのセットアップと情報の追加を 担当し、それを社内で共有することになります。
しかし、それらを更新し続けることは、ITにとって最優先事項ではありません。 しかし、ユーザー自身が連絡先を更新するには、管理者権限が必要であり、データ漏洩のセキュリティリスクがあるため、許可しない場合があります。
管理者以外が社員の連絡先を更新する方法
Google Workspaceでは、ディレクトリをドメインユーザーと共有すると、自動的に全員の連絡先情報にアクセスできるようになります。 ただし、一部の情報（個人の電話番号や住所、メモやコメントなど）を特定のユーザーから隠したい場合があります。 フィールドレベルのセキュリティ機能がないため、組織がディレクトリの連絡先共有に十分に満足できない可能性があります。
Google LDAPで特定の連絡先フィールドを非表示にする方法は？
アップデート不足
それに伴い、使えない情報という問題が出てきます。 ディレクトリがあっても、電話番号などのフィールドが定期的に更新されないと、連絡のつかない相手に連絡を取るのに時間がかかることになります。 正しい情報を見つけたら、端末に同じ内容を手動で追加する必要があります。 そのため、生産性の低下や社内のコミュニケーション不足が多くなってしまうんです。
非理想的な共有性
投資家、フリーランサー、サプライヤー、第三者コンサルタントなど、多くの連絡先を他の人と共有する必要がある場合、これを簡単に行うにはどうしたらよいでしょうか。 例えば、会計サービスが営業チームと常にコミュニケーションを取る必要がある場合、会社はどのようにして内部の人間をすべて把握し、いつでも連絡が取れるようにすることができるでしょうか。 あるいは、特定のプロジェクトやクライアントを担当するのは誰なのか。
特にコンタクトのある部署ごとにセグメントされたディレクトリそのものにアクセスできるのが理想的です。
同じ問題は、支店間通信の部分にもあります。 世界中を飛び回り、非同期のチームコラボレーションを必要とする企業では、サブディレクトリを完全に統合し、地理的・階層的な制限を越えて人々が連絡を取れるようにすることが重要です。
以上のことは、残念ながらGoogle Workspaceの場合、そのままでは不可能です。 例えば、Google Workspace Directoryを組織外のユーザーと共有する方法は全くありません。
Google LDAPの連絡先を他のGoogleドメインと共有する方法は？
より良い連絡先ディレクトリシステムのための5つの重要なステップ
そこで、コミュニケーションをより良く、より速く、より明確にするためには、必要な人を素早く見つけられるコンタクトシステムが重要です。 そのためには、いくつかの必須ステップがあります：
ユーザーにアップデートの権限を与える
連絡先ディレクトリの最も重要な部分の1つは、それを更新し続けることです。 しかし、多くの要求と彼らが常に認識しているわけではない変化により、ITチームはこの問題に完全に対応することはできません。 そのため、ユーザーが自分の連絡先（電話番号、経歴など）を更新できるシステムの方がはるかに簡単です。
基本的な連絡先だけでなく、メモやコメントを追加するようチームメンバーに促し、データを最新の状態に保つことがコラボレーションと安心のために有効であることを再認識してもらいます。
責任の所在を明確にする
また、部門マネージャーや管理アシスタントが、自分のチームのLDAP情報を更新できるようにすることも可能です。
ITチームの肩からこの責任を取り除くことは、時間節約につながる戦術です。 また、連絡先の更新は、ソースから直接行うようにします。
他のツールとの同期
連絡帳が十分に役立つためには、いつでも、どこからでもアクセスできることが必要です。 別名：ネットワーク全体から認識できる。 つまり、ユーザーだけでなく、ユーザー情報を表示するデバイスやアプリも対象です。 連絡先をGmail、Google Drive、Whatsapp、Zoomなどのツールに統合することは重要です。そうすれば、誰かと共同作業をしようと思ったときに、手間をかけずに行うことができます。
必要に応じて共有・整理する
最高の連絡帳サーバーは、優れた共有方法を備えています。 全社員が簡単に閲覧でき、しかも技術的な保護でセキュアな状態を保つことができます。
ユーザーは必ずしも連絡したい相手の名前を知っているわけではないことを忘れないでください。 地域や部署、顔写真だけ知っていることもあります。 ユーザーが階層、専門性、場所などに基づいて必要な人を探せるように、検索機能を提供することを確実にする。
Google Workspaceで連絡先を上手に整理する方法
安全な連絡先情報
連絡先を共有することは素晴らしいことですが、プライバシーを犠牲にしてまですることではありません。 ディレクトリ管理システムで、適切な連絡先に適切なユーザーがアクセスできるようにしてください。 さらに、連絡先が共有されたときに、適切な人だけが適切なデータを閲覧/更新できるようにする。 例えば、学校では全員の基本情報（メールアドレス、名前、プロフィール写真）を共有すべきですが、個人のアドレスや教師が生徒について追加したメモを管理者以外のスタッフから隠したい場合があります。 セキュアなLDAPが鍵になります。
共有ディレクトリのメリット
企業が社員に対して、完全で最新のディレクトリへのアクセスを提供することで、より簡単なコミュニケーションと誤解の減少を実現します。 そうすれば、誰もがより良いワークフローを手に入れ、目の前のタスクに集中できるようになります。
ベストプラクティスについては、コンタクトマネジメントのガイドで詳しくご紹介しています！
