連絡先リストを増やすのも簡単です。 ソーシャルメディアの時代、新しい人と出会うことは以前よりずっと簡単になっています。 今や人を知るということは、学校やスポーツクラブ、ネットワーク会議などでの個人的な出会いにとどまりません。 ネットワークが大きくなると、連絡先を整理するのが大変になることがあります。
しかし、最近追加した連絡先を探す必要があるにもかかわらず、残念ながらその人の名前を忘れてしまった場合、これが問題であることに気づかないかもしれません。 ディレクトリをスクロールすると、それを見つけるだけでも時間がかかるかもしれません。
また、同姓同名で別人のコンタクトが複数存在する場合もあります。 間違ったメッセージを送る可能性がある。 受信者がメッセージを無視するだけなら、ラッキーなことです。 残念なのは、それが何か真逆の印象を与えてしまった場合です。
そのような事態を避けるためのヒントを紹介します。
ディレクトリの一元化
すべての本を書斎に、すべての服をクローゼットにしまいたいように、すべての連絡先を一カ所に集めることは、物事の整理整頓に大いに役立ちます。 まず、何十ものメッセージングアプリから誰かの連絡先を必死で探す必要がありません。
一元管理されたディレクトリの利点はもう一つある。 マーケティングにおいては、プロモーションメールの重複送信を防ぐことができます。 2人の営業担当者が同じ顧客のメールアドレスを取得したのでは、逆効果です。 もし、二人が同じメールを送ったら、潜在的な顧客はこれをプロらしくないと思うかもしれません。
Gmail®の共有連絡先から行うことができます。 このアプリは、CRMを含む数百のメッセージングアプリと統合されています。 このコンタクトマネージャーを使えば、すべての人脈を一カ所に集めて整理することができます。 その結果、あなたのAndroid携帯電話、デスクトップ、IP電話、そしてiOSデバイスなど、すべてのガジェットから受信者フィールドのオートコンプリートにあなたの連絡先データベースが表示されます。
コンタクトラベルの作成
ライブラリーといえば、連絡先も「ジャンル」別に整理しておくとよいでしょう。 この場合、ラベルやグループと呼ぶことができる。
個人の連絡先と仕事の連絡先を分ける。 個人連絡先をさらに家族・親戚、友人、知人などに細分化することができます。 出会った場所によって選ぶこともできます。 ビジネスコンタクトは、サプライヤー、同僚、顧客、リードなどに分類することができます。
ラベルが溜まらないように、コンタクトを追加する際にタグ付けすることをお勧めします。 そうすることで、経理から「ローズ」宛に送ったメールが、本当は大家さんの「ローズ」宛だったというような間違ったメールを送ることを防ぐことができます。
断捨離で連絡先を整理
断捨離でよくあるのが、不要になった連絡先を削除することです。 中には、正式な取引しかしていない前の会社のものもあるかもしれません。 また、もう友情を育んでいない昔の同級生もいます。
しかし、そうするよりも言う方が簡単です。 将来的に必要になる「かもしれない」ということは常にあります。 また、連絡先を削除した後に、彼から意外な情報が送られてきて、「誰だろう」と気まずくなり、せっかくの勢いが台無しになってしまうこともあります。
解決策としては、これらの連絡先をグループ化し、「アーカイブス」など適当と思われる名前を付けておくことです。 そうすれば、休日の挨拶や結婚式への招待が必要な人を確認するために連絡先を何気なくスクロールしたときに、その人の名前を見ることがなくなります。
Google連絡先には、連絡先を削除せずに非表示にするオプションもあります。 机の上を整理するときに、よく使うものを一番上に、使わないものを下の引き出しに収納するのと同じようなイメージです。 この場合、通常の連絡先は連絡先リストに、使用頻度の低い連絡先は「その他の連絡先」ファイルに収納されます。 しかし、そのフォルダー内の連絡先は、受信者フィールドのオートコンプリートで表示されるので、心配はありません。
重複をマージする
エントリーが重複していることはよくあることです。 例えば、「Romy Feller」という項目が2つあるのは、1つは彼女の電話番号で、もう1つは電子メールアドレスだからです。
さらに、ある顧客がWhatsAppと通常のSMSなど、2つの異なるチャネルからメッセージを送った場合、その番号を2度保存している可能性があります。 両方のメッセージに返信するのは時間と労力の無駄です。 一度だけ、両方のメッセージを受け取ったことを確認しながら返信するのが現実的でしょう。
連絡先を統合すると、少なくともメモリ容量が節約できます。 多くの連絡先を統合している場合、連絡先データベースを閲覧する際のスクロール数を節約することもできます。
連絡先を共有する
アドレス帳にコピー＆ペーストすることなく、社内の全員の連絡先を把握できます。会社のニーズに合わせて、最適な連絡先管理アプリをお選びください。
連絡先ディレクトリを共有することで、ラベルの作成、断捨離、結合の時間を大幅に短縮できます。 マーケティング」「エンジニアリング」「アドミニストレーター」などのラベルはすでに作成され、共有されています。 連絡先の入力が不要になったので、連絡先の繰り返しがなくなります。 さらに、万が一その会社を辞めることになっても、連絡先を簡単にアーカイブすることができます。
連絡先の整理方法のまとめ。
現在のアドレス帳がどんなに「ごちゃごちゃ」していても、連絡先の整理に遅すぎるということはありません。 ラベリングは1日5分以上行えばOKです。 週の終わりには、数百のコンタクトがすでにソートされています。 逆に、連絡先を保存した時点でラベルを追加しておくと楽です。 それだと5秒しかかからない。
