一見、Google Directoryと Google Contactsは同じコインの裏表のように見えるかもしれない。どちらも連絡先情報を管理するものだからだ。しかし、この2つを混同してしまうと、特に モバイルアクセスや発信者番号通知、日々のコラボレーションにおいて、重大なミスを招く可能性がある。
両者の違い、よくある落とし穴、そしてContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)のようなツールを使ってギャップを埋める方法について掘り下げてみましょう。
Google Directoryとは？
Googleディレクトリ（またはGoogle Workspaceディレクトリ）は、Google Workspaceを使用している組織のアドレス帳です。Google Workspaceの管理者によって管理され、以下のものが含まれる：
- 組織内の全ユーザー。
- グループ（メーリングリスト、共同受信ボックス）。
- 共有外部連絡先（ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)のようなサードパーティ製品を使って管理者が手動で追加）。
同僚や共有リソース（サポートチームや営業チームなど）への連絡方法を誰もが知っているようにするための、会社の電話帳のようなものだと考えてください。
また、Google Workspaceの管理コンソールの一部であるLDAPサーバー（私たちのActive Directory）に同化することもできる。
制限：
Googleディレクトリは 、連絡先のコラボレーションや、個人またはチームの連絡先管理のために設計されていません。あくまで管理用です。
Googleコンタクトとは？
Googleコンタクトは 個人的なものです。各ユーザーはここで自分の連絡先を管理する：
- 個人的なコンタクト（顧客、ベンダー、家族、友人）。
- 共有連絡先（ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)GSCのような外部ツールから同期された場合）。
Gmail、Googleカレンダー、そして最も重要なモバイル・デバイスと直接統合され、 電話帳、発信者番号通知、オートコンプリート候補など、連絡先の詳細がすべて表示される。
この2つを混同するときのよくある間違い
1.Google Directoryの連絡先がモバイルデバイスに表示されることを仮定する：
- 誤りです！Google Directoryの連絡先は、デフォルトではユーザーの携帯電話に同期されません。
- Googleワークスペースの組織から誰かに電話をかけたいとき、携帯電話に手動で追加していないと、相手が見つからないことがあります。
2.Google Directoryに発信者番号通知を期待する：
- また間違えた。携帯電話の発信者番号通知は、端末に同期されたGoogleコンタクトでのみ機能する。
- ディレクトリに登録された連絡先は、Googleコンタクトに同期されない限り表示されません。そのため、組織の誰かが電話をかけてきても、その連絡先がモバイル電話帳に登録されていないため、「不明な番号」と表示されることがあります。
3.Google Directoryでカスタムフィールドやノートを追加しようとしています：
- ディレクトリのカスタマイズは限られている。Googleコンタクトのように、「誕生日」、「最後のミーティングのメモ」、「靴のサイズ」、「好きな色」などのフィールドやタグを追加することはできない。
4.アクセスコントロールの見落とし：
- Googleディレクトリ：管理者のみが管理できます。
- Googleコンタクト：エンドユーザーが自分の連絡先や共有ラベルを管理。
各システムの限界
| 特徴 | グーグルディレクトリ | Googleの連絡先 |
| マネージメント | Googleワークスペース管理者 | 個人ユーザーとGoogleワークスペース管理者 |
| 携帯電話帳に表示される |  いいえ（ツールで同期しない限り） |  はい |
| 発信者番号通知の統合 | いいえ | はい |
| カスタマイズ（カスタムフィールド、ノート） | 非常に限られている | フルカスタマイズ可能 |
| 外部コンタクトの共有 | はい。 | はい |
| デバイスへの自動同期 | いいえ | はい |
| Gmail/カレンダー/ドライブでのオートコンプリート | はい | はい |
なぜこれが重要なのか発信者番号通知の行方
従業員がCEOや 重要顧客から電話を受けたとする。しかし、電話には名前が表示されず、“不明な番号“と表示された。なぜか？なぜなら、Google Directoryは iPhoneやAndroid端末の電話帳や発信者番号通知に連絡先をプッシュしていないからです。
この問題はコミュニケーション・ワークフローを破壊し、従業員に連絡先情報を手作業で再入力させたり、最悪の場合、重要な電話を逃したりする。
解決策GoogleディレクトリとGoogleコンタクトの同期
Googleディレクトリのポテンシャルを最大限に引き出し、連絡先をモバイルデバイスで利用できるようにするには、管理者はContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)のような同期ツールをインストールする必要があります。
ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)は、このギャップを次のように解消します：
- Google Directoryの連絡先をGoogle Contactsに同期。
- 携帯電話で連絡先を見えるようにする（発信者番号通知や電話帳を含む）。
- Gmail、カレンダー、ドライブで オートコンプリートが機能するようにする。
- 組織全体の協力者と連絡先を共有できるようにする。
最終的な収穫
- Google Directory→企業の電話帳。管理者が管理するが、モバイルでは見えない。
- Google連絡先→すべてのデバイスから アクセスでき、カスタマイズ可能な、個人および共有アドレス帳。
- Directoryの連絡先がモバイルのニーズをカバーしていると思わないでください。
- 発信者番号通知、モバイルアクセス、連絡先の完全な可視性が必要な場合は、ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)のようなシンクロナイザーが必要です。
