Google Workspaceソリューションが世界中の企業にもたらす主な貢献は、その効率性の高さである。
30年前、世界の反対側にいる同僚とリアルタイムで仕事をすることを想像できるだろうか？ 人々はタイプライターとカーボン紙を使い、郵便で書類を送る。 返答には数週間、1カ月はかかるだろう。
今、生産性、技術開発、可能性は非常に高まっており、グーグルはその主要なツールのひとつである。
そしてこれは、リモートコラボレーションツールを「クールなもの」からビジネスクリティカルなものへと変えた世界的大流行を考慮に入れてもいない。 Zoom、Slack、Google（そしておそらくOffice365も）がなかったら、私たちは今頃どうなっていただろう？
言うまでもなく、こうした動きはSaaSサービスととらえどころのない「クラウド」によって促進されている。
情報がサイロ化され、紙とペン、あるいは各人の頭の中にあるのではなく、データはクラウドに移行し、組織全体の誰もがアクセスし、共有できるようになっている。 アクセスしやすく、共有できる。
そうはいかない。 これがグーグル・ツールの一般的なパラダイムだが、一つだけ共有するにはかなり厄介なものがある：グーグル連絡先だ。 グーグル・コンタクトが、情報共有を前提とした機能に連絡先共有を含めていないのは不思議だ。
例えば、グーグル・ドライブでは、誰でも好きな人とフォルダ全体を即座に共有し、それらのドキュメントへのアクセス方法を定義することができる。
グーグル・コンタクトは、最初から同じ柔軟性を提供しているわけではない。 しかし、連絡先の共有を可能にするGoogleの連絡先委任機能がある。
このブログポストでは、この委任機能が実際にどのように見えるのか、連絡先の委任にはどのような制限があるのか、そしてこの連絡先委任機能とGmail®の共有連絡先との主な違いについて詳しく見ていきます。
Office365からGoogle Workspaceへの移行
多くの企業がマイクロソフトからグーグルツールへの戦略的移行を進めている。 あまり個人的なことを言う必要はないが、リアルタイムのコラボレーションは、やはり2つのエコシステムには大きな違いがある。 どちらがネイティブの共有機能を備えているかは一目瞭然だ。
とはいえ、Officeツールは以前から存在しており、企業が自社のツールを使用する際のユースケースを熟知している。 Office 365では、単純に配布リストを作成することができる。
これにより、組織内の特定の人たちにメールを送ることが簡単にできる。 例えば、職場でクリスマス・パーティーを開くとする（コロナ前、あるいはCOVID後）。
Office 365では、特定のオフィスの配布リストを簡単に選択できます。 グーグルにもグループはあるが、その扱い方はかなり異なる。
グーグルグループの限界
Google Groupsは多くの利便性を提供してくれる-それは間違いない-が、かなり高度で扱いが複雑だ。 しかも、標準的なGmailのインターフェースとは大きく異なるため、使い方を覚えるのに時間がかかりやすい。
Googleワークスペースの管理者でない場合や、Gmailを使用している場合は特に難しい。 一方、たとえあなたが管理者であっても、IT部門だからといって、標準以下のユーザー・エクスペリエンスに甘んじる必要はない。
グーグル自身は、メールを送信したりグループで文書を共有したりするメンバーのアドレスや身元を明らかにすることはない。 誰が自分と同じグループにいて、同じフォルダにアクセスできるのかがわからないと、不便なこともある。
グーグル・グループの利用は忘れてもいいということですか？ そうでもないよ！ これらの制限は、Google グループを最大限に活用できる Shared Contacts for Gmail® には適用されません。
限界への解決策
Shared Contacts for Gmail®を使用すると、Googleグループのメンバーを完全に可視化できるため、管理が容易になります。
Googleコンタクトの委任機能では、コンタクトにアクセスできる人を選択できます。 アクセス権を与えられた人は、アドレス帳の連絡先を見たり、追加したり、削除したりできます。 つまり、自分のアドレス帳へのアクセス権を他人に渡すことになり、プライバシーやGDPRに関連する多くの疑問が生じる。
管理職の多くは、管理アシスタントに連絡先を委任するためにこの機能を使用する。 その代わり、管理アシスタントはすべての連絡先にアクセスできる。 ただし、管理アシスタントは自分のアカウントで連絡先を「使用」することはできません。 例えば、Gmailのオートコンプリートを使ってメールを送ったり、携帯電話で探したり、GoogleコンタクトやGmail検索で探したりすることはできない。
さらに、共有するアクセス権の種類をコントロールすることはできないし、誰かがあなたの委任したグーグル・コンタクトにアクセスしたときに何が起こるかもわからない。 変更するのか、削除するのか、それともそのままにするのか。
Gmailの共有連絡先は、連絡先委任機能とどう違うのですか？
Shared Contacts for Gmail®は、ユーザーにリアルな連絡先共有体験を提供します。 ベンダー」や「ニューヨークオフィス」というラベルを作成し、複数のユーザー、あるいはユーザーを含むグーグルグループと共有することができる。
さらに重要なのは、同僚が持つアクセス権限（読み取り専用、編集可能、共有可能）を定義できることだ。 これは、私が他のグーグル・アプリでアクセス権を共有するのに慣れているのと同じ方法だ。
共有連絡先 for Gmail®を使ってGoogleの連絡先を共有すると、共有した相手は連絡先リストやグループでその連絡先を見つけ、オートコンプリートでメールを送信できるようになります。
それだけでは終わらない。 Gmail® 用の共有連絡先では、すべての Google アプリケーションから連絡先を検索できます。 携帯電話はもちろん、連絡先を共有した相手がOfficeツールを使っている場合は、Microsoft Outlookも対象となる。
Google連絡先委任機能とGmail®の共有連絡先との比較
| Googleコンタクトの委譲 | Gmail®の共有連絡先 | |
|---|---|---|
| 共有できるもの | 私の連絡先」グループの連絡先のみ共有が可能です。 | – 私の連絡先」（メインラベル） – 各コンタクトラベル – Googleドメインディレクトリ |
| 同期可能な場所 | 電話やOutlookとは同期しません。 | 共有連絡先は、携帯電話、タブレット、Outlookと同期できます。 |
| 誰と共有できるか 誰と | Google Delegationでは、自分のドメイン内のユーザーにのみアクセス権を与えることができます。 | 共有連絡先 for Gmailを使用すると、ドメインユーザー、サブドメイン、外部ドメイン、およびgmail.comユーザーと連絡先を共有できます。 |
| サードパーティ製アプリとの統合 | サードパーティアプリで委任された連絡先を見つけることができない | 共有連絡先は、Whatsapp、Ringcentral、Zoho CRMなど3000以上のアプリと同期することができます。 |
| アクセス権 | 制限を設ける方法はない。 誰でも使える「編集モード」のみ許可。 パーミッションに粒度がない。 | オーナーは、連絡先ラベルを共有する際に、以下の権限を選択できます。 – 表示のみ – 編集者 – 削除可能 – 再共有可能 – 所有権の移転 |
| コンタクトの検索 | 委任された連絡先には、Google Contactsのインターフェイスからのみアクセス可能で、検索からはアクセスできない（委任者は委任された連絡先を見つけるまで下にスクロールする必要がある） | 共有された連絡先は、Google コンタクトのリスト と検索機能で見ることができます。 |
| Gmail、ドライブ、カレンダー、その他のデバイスでのオートコンプリート | 委譲された連絡先は、GmailやGoogleドライブのオートコンプリートモードには表示されません。 | 共有連絡先は – Gmailの受信者フィールド – Gmailサイドバー – ドライブのオートコンプリート – ドライブサイドバー – カレンダーオートコンプリート – カレンダー・サイドバー – モバイル機器 – Whatsapp、Slack、Zoomなどのサードパーティアプリケーション。 |
| お問い合わせ先 バックアップ | 代表者が連絡先を削除した場合、Google Contactsの30日間の猶予期間内に復元することができます。 | 削除された共有連絡先を時間制限なく復元することができます。 |
共有連絡先 for Gmailは、CRMの価格を伴わないミニCRMとして使用できます。 明らかに、その点ではDelegate機能は使えない。 詳しくはブログをご覧ください： 営業チームの生産性を高めるCRMの選択肢 .
Googleの委任機能は、連絡先の管理や編集を誰かに任せたい場合に便利です。 もし本当に特定の連絡先を共有し、誰がその連絡先にアクセスできるかをコントロールしたい場合は、Shared Contacts for Gmail®をお試しください。
