{"id":26185,"date":"2023-06-12T07:53:40","date_gmt":"2023-06-12T07:53:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getsharedcontacts.com\/5-passos-para-melhorar-a-contabilidade-da-sua-empresa\/"},"modified":"2023-09-12T08:54:25","modified_gmt":"2023-09-12T08:54:25","slug":"5-passos-para-melhorar-a-contabilidade-da-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getsharedcontacts.com\/pt-pt\/5-passos-para-melhorar-a-contabilidade-da-sua-empresa\/","title":{"rendered":"5 passos para melhorar a contabilidade da sua empresa"},"content":{"rendered":"\n

Como propriet\u00e1rio e gestor de uma empresa, manter um bom sistema de contabilidade traz muita seguran\u00e7a extra. Ou seja, saber como est\u00e3o a correr os lucros, quais as despesas mais essenciais, o que tem de ser pago e quando, \u00e9 uma parte fundamental da gest\u00e3o. <\/p>\n\n

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Com isso em mente, ter\u00e1 uma melhor no\u00e7\u00e3o da sua situa\u00e7\u00e3o financeira e do que deve ser implementado para manter a empresa em crescimento. No futuro, estes dados podem ser utilizados para desenvolver novas estrat\u00e9gias e projectos.<\/p>\n\n

Mas, na maior parte das vezes, os gestores s\u00e3o multitarefas com pouco tempo para tratar de assuntos como a contabilidade. E quando os departamentos t\u00eam de encaminhar as suas pr\u00f3prias preocupa\u00e7\u00f5es financeiras para outra equipa, pode haver perda de dados, ficheiros perdidos e outros problemas, que causam atrasos nos pagamentos, multas e outras preocupa\u00e7\u00f5es financeiras.<\/p>\n\n

Por isso, \u00e9 importante perceber quais s\u00e3o as prioridades da contabilidade e como pode utilizar a tecnologia para criar um sistema digital e eficiente que satisfa\u00e7a as principais necessidades da sua empresa.<\/p>\n\n

Porque \u00e9 que uma pequena empresa precisa de um sistema de contabilidade?<\/h2>\n\n

Digamos, por exemplo, que a sua empresa est\u00e1 a crescer e precisa de subcontratar novas pessoas para oferecer os seus servi\u00e7os aos clientes. Como \u00e9 que a sua contabilidade pode cumprir os seus pagamentos? A empresa est\u00e1 preparada para receber e pagar as facturas a tempo, para comprar as ferramentas necess\u00e1rias, para pagar os impostos devidos? <\/p>\n\n

Ou, por exemplo, se a sua empresa trabalha com log\u00edstica e exige que os condutores de cami\u00f5es mantenham os seus ve\u00edculos actualizados. Para onde enviam os recibos dos servi\u00e7os de manuten\u00e7\u00e3o? Quem organiza estes documentos e como? <\/p>\n\n

Outra situa\u00e7\u00e3o em que o tempo \u00e9 sens\u00edvel \u00e9 o pagamento aos seus empregados. Para al\u00e9m de respeitar as leis e as boas pr\u00e1ticas, pagar \u00e0s pessoas a tempo e horas cria um ambiente de trabalho muito melhor, uma vez que as pessoas sabem que a sua empresa cumpre as suas obriga\u00e7\u00f5es. Com as ferramentas certas, \u00e9 poss\u00edvel configurar pagamentos autom\u00e1ticos e pedidos de factura\u00e7\u00e3o, o que reduz o tempo gasto nestas tarefas.<\/p>\n\n

Conhe\u00e7a o seu saldo<\/h3>\n\n

H\u00e1 uma grande vantagem em manter um bom sistema de contabilidade: o seu balan\u00e7o. De facto, muitos gestores de empresas perdem dinheiro porque n\u00e3o est\u00e3o atentos a tudo o que \u00e9 gasto e ao desempenho dos investimentos.<\/p>\n\n

Por exemplo, pode saber quanto gasta em software, mas n\u00e3o quanto beneficia os empregados ou quanto representa das suas despesas mensais. Por outro lado, sabe quanto paga cada cliente, mas talvez n\u00e3o tenha uma boa compara\u00e7\u00e3o das horas dedicadas a cada um deles. <\/p>\n\n

Se tudo for adicionado a um balan\u00e7o e a outra documenta\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel comparar visualmente elementos como os activos da empresa, relat\u00f3rios financeiros mensais e semanais, despesas m\u00e9dias <\/strong>por tipo e por projecto, etc.<\/p>\n\n

Isto tem um enorme impacto na sa\u00fade da sua empresa. Com os dados financeiros, \u00e9 muito mais f\u00e1cil desenvolver planos futuros e criar uma estrat\u00e9gia de crescimento. Desde o desenvolvimento de novos produtos e servi\u00e7os at\u00e9 \u00e0 contrata\u00e7\u00e3o de uma equipa maior, ter balan\u00e7os documentados d\u00e1 peso \u00e0s suas decis\u00f5es.<\/p>\n\n

Como \u00e9 que a tecnologia o pode ajudar a fazer melhor a contabilidade?<\/h2>\n\n

Embora um bom sistema contabil\u00edstico seja essencial, parece dif\u00edcil de realizar, dadas as vari\u00e1veis. H\u00e1 muitas coisas a saber quando se prepara a contabilidade. \u00c9 necess\u00e1rio definir as prioridades – est\u00e1 a contratar empreiteiros? Operar em locais diferentes? – e adaptar o sistema \u00e0s necessidades da sua empresa. <\/p>\n\n

A tecnologia pode ajudar muito: com funcionalidades como o armazenamento em nuvem para guardar os seus balan\u00e7os<\/strong>, a co-edi\u00e7\u00e3o de documentos e as caixas de entrada partilhadas, pode criar o espa\u00e7o de trabalho digital ideal que permite \u00e0 sua equipa de contabilidade trabalhar melhor e mais rapidamente.<\/p>\n\n

5 formas de optimizar o seu sistema<\/h2>\n\n

Sabe de que tipo de contabilidade a sua empresa precisa? Eis os cinco passos para o configurar.<\/p>\n\n

Obter uma caixa de entrada partilhada, como a DragApp<\/h3>\n\n

Uma caixa de entrada partilhada \u00e9 uma caixa de entrada de correio electr\u00f3nico colectiva a que todos os membros da equipa podem aceder. Por exemplo, digamos que tem um endere\u00e7o de correio electr\u00f3nico invoices@companyname para onde reencaminha todos os documentos dos subcontratantes. <\/p>\n\n

Normalmente, os empregados da equipa de contabilidade teriam de iniciar sess\u00e3o nesta conta e ordenar as tarefas na sua caixa de entrada ou reencaminhar o correio recebido para si pr\u00f3prios para trabalharem nele. <\/p>\n\n

Este facto pode ser motivo de preocupa\u00e7\u00e3o, uma vez que pode atrasar o processo. Al\u00e9m disso, a partilha de informa\u00e7\u00f5es de in\u00edcio de sess\u00e3o significa que a sua conta est\u00e1 mais sujeita a problemas e falhas de seguran\u00e7a – um grande problema para dados financeiros sens\u00edveis<\/strong>.<\/p>\n\n

A solu\u00e7\u00e3o alternativa consiste em configurar uma caixa de entrada partilhada directamente a partir das suas pr\u00f3prias contas Gmail. Com uma ferramenta de caixa de entrada partilhada como o DragApp<\/a>, pode transformar um endere\u00e7o de correio electr\u00f3nico existente numa caixa de entrada que os utilizadores autorizados podem ver a partir das suas pr\u00f3prias contas. Desta forma, n\u00e3o ter\u00e1 de partilhar informa\u00e7\u00f5es de in\u00edcio de sess\u00e3o e alternar constantemente entre contas. Em vez disso, todos os utilizadores v\u00eaem as mensagens recebidas em tempo real e ajustam o seu fluxo de trabalho em conformidade.<\/p>\n\n

Outra caracter\u00edstica que torna o Drag ideal para as equipas financeiras<\/a> \u00e9 o facto de incluir quadros e tarefas. Ou seja, os utilizadores podem transformar os e-mails em cart\u00f5es de tarefas e organiz\u00e1-los num quadro de afazeres. Depois, podem atribuir essas tarefas \u00e0 sua equipa. Isto cria um tipo de trabalho de equipa mais colaborativo e eficiente, que \u00e9 essencial para as pequenas empresas.<\/p>\n\n

Fazer revis\u00f5es frequentes<\/h3>\n\n

Com uma ferramenta como o Drag, que inclui a gest\u00e3o de tarefas, evita a perda de correio e falhas de comunica\u00e7\u00e3o. Isto \u00e9 fundamental para uma equipa financeira, porque n\u00e3o se perdem prazos nem se pagam taxas de atraso. O fluxo de trabalho \u00e9 melhorado e isso tem um impacto directo nas suas finan\u00e7as.<\/p>\n\n

\u00c0 medida que desenvolve o seu sistema, \u00e9 importante reservar algum tempo para analisar relat\u00f3rios e balan\u00e7os, para que possa compreender para onde vai o dinheiro e como planear melhor o futuro.<\/p>\n\n

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Ser pontual nos pagamentos e nas facturas<\/h3>\n\n

Desde a declara\u00e7\u00e3o de impostos ao pagamento de fornecedores, uma resposta atempada \u00e9 fundamental para uma contabilidade saud\u00e1vel. Isto tende a ser um desafio para os propriet\u00e1rios de pequenas empresas, uma vez que t\u00eam de fazer v\u00e1rias tarefas, mas \u00e9 essencial.<\/p>\n\n

A tecnologia pode ser sua aliada nesta situa\u00e7\u00e3o. Em primeiro lugar, a documenta\u00e7\u00e3o. Se trabalha com uma empresa de contabilidade externa, crie um Google Drive com demonstra\u00e7\u00f5es financeiras e outros ficheiros e adicione-os assim que os receber. Depois, pode consult\u00e1-los rapidamente e reencaminh\u00e1-los para o seu contabilista, se necess\u00e1rio. <\/p>\n\n

Para al\u00e9m de ter tudo documentado e claro, deve reservar algum tempo todos os meses para organizar os pagamentos e analisar os extractos financeiros. Marque-a no seu calend\u00e1rio como uma obriga\u00e7\u00e3o recorrente. Depois, aproveite este tempo para saber mais sobre o estado do seu balan\u00e7o – agora, n\u00e3o h\u00e1 mais surpresas no final do trimestre.<\/p>\n\n

Manter as pessoas em contacto<\/h3>\n\n

Com o aumento das equipas globais e remotas, voc\u00ea e o gestor de contabilidade podem nem sequer estar no mesmo local. E alguns dos seus empregados, contratantes e fornecedores tamb\u00e9m podem n\u00e3o o fazer. Mas a contabilidade e a escritura\u00e7\u00e3o requerem muitas idas e vindas com as mesmas pessoas. Ent\u00e3o, como resolver o problema?<\/p>\n\n

Com ferramentas como um gestor de contactos partilhados<\/a>, pode propagar os contactos das suas equipas atrav\u00e9s das suas ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o, com contactos internos e externos. <\/p>\n\n

Por exemplo, se um subcontratante perguntar no WhatsApp a quem deve enviar a factura, pode simplesmente partilhar as informa\u00e7\u00f5es de contacto do gestor de facturas. Por outro lado, se a sua empresa de contabilidade pedir as informa\u00e7\u00f5es de contacto de um funcion\u00e1rio, pode partilh\u00e1-las, mesmo que a empresa de contabilidade n\u00e3o fa\u00e7a parte do seu Dom\u00ednio Google.<\/p>\n\n

Ou seja, em vez de os contactos estarem acess\u00edveis apenas dentro do dom\u00ednio, o seu direct\u00f3rio \u00e9 partilhado de forma f\u00e1cil e segura atrav\u00e9s de outras plataformas e entre empresas.<\/p>\n\n

Ter tudo configurado a partir de qualquer lugar<\/h3>\n\n

Uma das maiores preocupa\u00e7\u00f5es dos propriet\u00e1rios e gestores de empresas \u00e9 a necessidade de aceder ao direct\u00f3rio de contactos a partir de qualquer lugar. E podem n\u00e3o ter todos os n\u00fameros de telefone e endere\u00e7os de correio electr\u00f3nico guardados nos seus dispositivos m\u00f3veis.<\/p>\n\n

Com os Contactos partilhados para Gmail, pode aceder a estas informa\u00e7\u00f5es a partir da sua pr\u00f3pria conta, quer seja no seu navegador, atrav\u00e9s de uma aplica\u00e7\u00e3o m\u00f3vel ou noutras ferramentas, como o Google Drive. Independentemente do momento ou do local em que se encontra, quando tem de contactar pessoas, n\u00e3o est\u00e1 limitado aos seus pr\u00f3prios contactos. Em vez disso, pode simplesmente pesquisar na lista e encontrar quem precisa.<\/p>\n\n

\"página<\/figure>\n\n

Por exemplo, se estiver numa reuni\u00e3o com um cliente e precisar de enviar o respectivo contrato para os seus ficheiros contabil\u00edsticos e jur\u00eddicos, pode simplesmente guard\u00e1-lo na sua aplica\u00e7\u00e3o Google Drive. Em seguida, procure na lista a equipa de contabilidade e a equipa jur\u00eddica e reencaminhe-a. N\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rios passos adicionais.<\/p>\n\n

Pronto para implementar um sistema de contabilidade melhor e mais acess\u00edvel? Leia mais sobre como a tecnologia ajuda as pequenas empresas a crescer<\/a>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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