{"id":22945,"date":"2023-01-04T13:30:05","date_gmt":"2023-01-04T13:30:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getsharedcontacts.com\/7-dicas-de-como-utilizar-o-google-workspace-como-um-profissional\/"},"modified":"2023-09-21T14:02:47","modified_gmt":"2023-09-21T14:02:47","slug":"7-dicas-de-como-utilizar-o-google-workspace-como-um-profissional","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getsharedcontacts.com\/pt-pt\/7-dicas-de-como-utilizar-o-google-workspace-como-um-profissional\/","title":{"rendered":"7 dicas sobre como utilizar o Google Workspace como um profissional"},"content":{"rendered":"\n
\"Espaço<\/figure>\n\n

O espa\u00e7o de trabalho Google, ou Gsuite e Google apps como \u00e9 conhecido anteriormente, \u00e9 uma poderosa e massivamente popular colec\u00e7\u00e3o de software, repleta de neg\u00f3cios, educa\u00e7\u00e3o, colabora\u00e7\u00e3o e ferramentas de produtividade que tornam milh\u00f5es de pessoas mais eficientes na produ\u00e7\u00e3o. <\/p>\n\n

A utiliza\u00e7\u00e3o individual do espa\u00e7o de trabalho \u00e9 gratuita e as empresas pagam por caracter\u00edsticas adicionais tais como, pelo menos de tempos a tempos, dom\u00ednios personalizados, armazenamento ilimitado na nuvem, apoio ao cliente, e outros servi\u00e7os adicionais. <\/p>\n\n

Ao mesmo tempo, \u00e9 seguro dizer que a maioria dos seus utilizadores est\u00e3o satisfeitos com as caracter\u00edsticas mais populares e n\u00e3o est\u00e3o plenamente conscientes de como tirar partido de tudo o que o Google Workspace oferece. Podem utilizar apenas defini\u00e7\u00f5es padr\u00e3o e caracter\u00edsticas b\u00e1sicas do Gmail, Google Docs e folhas de c\u00e1lculo, agendar os seus dias agitados no Google Calend\u00e1rio e talvez utilizar os Google Slides e Formul\u00e1rios de vez em quando. <\/p>\n\n

No entanto, as possibilidades do Google Workspace s\u00e3o muito mais vastas, e queremos ajud\u00e1-lo a atingir todo o potencial do software que utiliza todos os dias. \u00c9 por isso que reunimos sete dicas para utilizar o Google Workspace como um profissional.<\/p>\n\n

1. Tirar o m\u00e1ximo partido do Gmail<\/h2>\n\n

Comecemos pelo Gmail, pois, em m\u00e9dia, os profissionais gastam \u2153 do seu tempo de trabalho a verificar e a responder ao e-mail. Raramente \u00e9 feito de uma s\u00f3 vez, mas, em vez disso, somos constantemente interrompidos por notifica\u00e7\u00f5es por e-mail, o que \u00e9 bastante prejudicial para a nossa produtividade. <\/p>\n\n

Felizmente, o Gmail ganhou popularidade gra\u00e7as \u00e0 sua interface intuitiva e de f\u00e1cil utiliza\u00e7\u00e3o, mas tem algumas limita\u00e7\u00f5es, e h\u00e1 sempre espa\u00e7o para melhorias.<\/p>\n\n

Algumas dicas podem ajud\u00e1-lo a desobstruir a sua caixa de correio e a tornar o trabalho mais eficiente sem ter de ser um superutilizador do Google Mail.<\/p>\n\n

Leia mais: Criar, atualizar e partilhar contactos diretamente a partir do Gmail<\/a><\/strong><\/p>\n\n

Mover e-mails priorit\u00e1rios para o topo<\/h3>\n\n

Por defeito, os e-mails no Gmail s\u00e3o apresentados por ordem cronol\u00f3gica. \u00c9 uma abordagem intuitiva, mas tamb\u00e9m se pode decidir mostrar primeiro mensagens mais cr\u00edticas. <\/p>\n\n

Pode marcar mensagens manualmente – usando estrelas – mas o Gmail tamb\u00e9m ajuda com a sua caixa de correio priorit\u00e1rio. Para o activar, v\u00e1 \u00e0s defini\u00e7\u00f5es e escolha ‘Importante primeiro’ em vez de ‘Padr\u00e3o’ – ver\u00e1 primeiro o e-mail que \u00e9 importante e n\u00e3o lido, estrelado, e depois tudo o resto.<\/p>\n\n

Gerir cuidadosamente os filtros<\/h3>\n\n

Os filtros s\u00e3o outra funcionalidade \u00fatil que visa melhorar a produtividade do correio electr\u00f3nico no Gmail. <\/p>\n\n

Embora recomendemos ir al\u00e9m dos filtros padr\u00e3o do Google, \u00e9 importante salientar que a adi\u00e7\u00e3o de demasiados filtros tende a atrasar o Gmail. Em vez disso, pelo menos numa perspectiva de produtividade, \u00e9 aconselh\u00e1vel escolher os seus filtros e manter o menor n\u00famero poss\u00edvel deles.<\/p>\n\n

Escolha a densidade de visualiza\u00e7\u00e3o correcta<\/h3>\n\n

Escolher uma densidade de visualiza\u00e7\u00e3o parece ser uma caracter\u00edstica menor, mas pode melhorar significativamente a pesquisa de correio electr\u00f3nico. Recentemente, o Gmail come\u00e7ou a mostrar os anexos directamente na caixa de correio prim\u00e1rio por defeito, e poder\u00e1 ach\u00e1-lo \u00fatil se receber muitos e-mails com anexos valiosos. <\/p>\n\n

Por outro lado, se achar que distrai, \u00e9 poss\u00edvel escolher uma op\u00e7\u00e3o ‘Confort\u00e1vel’ nas configura\u00e7\u00f5es e obter uma caixa de correio mais clara.<\/p>\n\n

Fundir contas Google e contas n\u00e3o-Google<\/h3>\n\n

Mesmo que o Gmail seja a sua caixa de correio preferida, ainda pode utilizar outros fornecedores de correio electr\u00f3nico, por exemplo, no trabalho. <\/p>\n\n

Al\u00e9m disso, pode tamb\u00e9m utilizar algumas contas do Google Workspace e considerar a troca entre elas improdutiva. Felizmente, pode fundi-los num s\u00f3 e at\u00e9 responder a um e-mail a partir de qualquer endere\u00e7o que queira – basta escolh\u00ea-lo a partir da lista pendente antes de enviar uma mensagem.<\/p>\n\n

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2. Optimizar o Google Docs<\/h2>\n\n

Os documentos, folhas e diapositivos do Google est\u00c3\u00a3o entre as aplica\u00c3\u00a7\u00c3\u00b5es mais utilizadas do ecossistema Google. S\u00e3o o local onde se pode criar e colaborar na nuvem do google. <\/p>\n\n

Isto \u00c3\u00a9 o que faz delas uma parte popular das diferentes aplica\u00c3\u00a7\u00c3\u00b5es do google workspace. Numerosos profissionais em todo o mundo utilizam o Google Docs. Este simples mas poderoso editor de texto \u00e9 uma ferramenta essencial para escritores, gestores de conte\u00fados, editores de c\u00f3pia, e todos os que trabalham com texto. <\/p>\n\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 tamb\u00e9m amplamente utilizado para tomar notas, fazer actas de reuni\u00f5es, listas de afazeres, colaborar em documentos, e muitas outras tarefas. A maioria das pessoas usa as suas configura\u00e7\u00f5es padr\u00e3o, mas quem n\u00e3o usa o Google Docs como um profissional?<\/p>\n\n

Fazer a investiga\u00e7\u00e3o no Google Docs<\/h3>\n\n

A escrita tende a exigir pelo menos alguma pesquisa online, e a maioria dos utilizadores do Google Docs abrem um novo separador e pesquisam no Google tudo o que precisam de saber ou verificar. Parece simples, mas cada separador est\u00e1 cheio de potenciais distractores. <\/p>\n\n

Nem toda a gente sabe que existe uma funcionalidade inteligente chamada Explore onde se abre uma pequena aba na lateral do documento, e pode pesquisar, ler e citar fontes. Acabaram-se as distrac\u00e7\u00f5es em linha durante a realiza\u00e7\u00e3o da pesquisa!<\/p>\n\n

Editar imagens com Google Docs<\/h3>\n\n

Outra caracter\u00edstica que o ajuda a permanecer dentro do documento durante todo o processo de cria\u00e7\u00e3o do conte\u00fado \u00e9 a edi\u00e7\u00e3o de imagens sem sair do Google Docs. Esta funcionalidade \u00fatil n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o conhecida como merece ser. <\/p>\n\n

A forma como funciona \u00e9 simples. Depois de importar uma imagem, pode clicar sobre ela para activar um menu adicional. \u00c9 claro que est\u00e1 longe de ser um software de edi\u00e7\u00e3o de imagem avan\u00e7ado, mas pode ser suficiente para algumas aplica\u00e7\u00f5es b\u00e1sicas.<\/p>\n\n

3. Fazer as Folhas de C\u00e1lculo Fazer a Magia<\/h2>\n\n

As folhas de c\u00c3\u00a1lculo do Google n\u00c3\u00a3o se destinam apenas aos profissionais que trabalham com dados e n\u00c3\u00bameros. Podem tamb\u00e9m ajudar em muitas tarefas, tanto no trabalho como em casa. Embora as folhas de c\u00e1lculo tenham a reputa\u00e7\u00e3o de serem ferramentas complexas e profissionais, \u00e9 bastante f\u00e1cil aprender o b\u00e1sico – h\u00e1 dicas e truques para as tirar o m\u00e1ximo partido delas.<\/p>\n\n

N\u00e3o tenha medo de macros<\/h3>\n\n

As macros s\u00e3o introduzidas para facilitar a sua vida atrav\u00e9s da automatiza\u00e7\u00e3o de tarefas repetitivas. Em vez de executar alguns passos uma e outra vez, \u00e9 melhor gravar uma macro que a repita para si. Gra\u00e7as a isso, obt\u00e9m-se muito mais tempo para fazer o que se gosta ou em que \u00e9 \u00f3ptimo.<\/p>\n\n

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4. Descobrir Add-Ons \u00fateis<\/h2>\n\n

Embora o Google Spreadsheets seja uma ferramenta abrangente, pode ser ainda mais potente gra\u00e7as a in\u00fameros add-ons que s\u00e3o f\u00e1ceis de instalar. <\/p>\n\n

Pode faz\u00ea-lo directamente a partir da ferramenta – abra um ficheiro, clique em Add-ons a partir do menu superior e depois em ‘Obter add-ons’.<\/p>\n\n

Ou pode navegar a partir da enorme biblioteca de add-ons de terceiros que se integram bem com o Google Spreadsheets. Um dos mais populares e valiosos Add-ons \u00e9 o ‘Power tools’ – instale-o para dividir texto, comparar dados, livrar-se de espa\u00e7os desnecess\u00e1rios, combinar e fundir dados, e muito mais. As ferramentas el\u00e9ctricas s\u00e3o \u00fateis se precisar de folhas de c\u00e1lculo do Google para trabalhar no texto pelo menos tanto quanto os n\u00fameros. <\/p>\n\n

Se gosta mais de matem\u00e1tica e ci\u00eancias, vai gostar de um complemento WolframAlpha<\/a> – esta ferramenta ajuda-o a encontrar c\u00e1lculos matem\u00e1ticos, factos cient\u00edficos e hist\u00f3ricos e muito mais.<\/p>\n\n

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Ler mais: Criar, atualizar e partilhar contactos diretamente a partir do Google Workspace\u2122<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n

5. Deixe o Google Calendar ser o seu assistente<\/h2>\n\n

O Calend\u00e1rio Gmail \u00e9 uma grande ferramenta que o ajuda a planear os seus dias. Est\u00e1 a lutar para se manter no topo de todas as suas tarefas e reuni\u00f5es, pelo menos de vez em quando, e talvez sinta que deveria contratar um assistente? <\/p>\n\n

Talvez devesse mesmo, mas se precisar apenas de algu\u00e9m que o recorde da sua agenda di\u00e1ria e da sua lista de tarefas, n\u00e3o precisa de um assistente e nem de uma aplica\u00e7\u00e3o de produtividade. O Google Calendar pode fazer tudo isso por si. Pensamos que mais pessoas devem estar cientes desta caracter\u00edstica conveniente!<\/p>\n\n

Converter o Google Calendar numa ferramenta de produtividade<\/h3>\n\n

O Google introduziu uma nova ferramenta \u00fatil que melhora a produtividade di\u00e1ria – Tarefas. Permite criar listas de tarefas simples, incluindo subtarefas e tarefas recorrentes. Assim que guardar a tarefa e ligar as tarefas ao seu calend\u00e1rio (a partir do menu \u00e0 esquerda), o seu calend\u00e1rio torna-se tamb\u00e9m uma ferramenta simples (mas eficiente) de produtividade.<\/p>\n\n

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Leia mais: Aceder a contactos partilhados a partir do Google Calendar<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n

6. Tocar nos Poderes das Integra\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n

J\u00e1 mencion\u00e1mos os add-ons das folhas de c\u00e1lculo do Google, mas eles s\u00e3o apenas o in\u00edcio de como diferentes integra\u00e7\u00f5es de terceiros podem melhorar o Google Suite. Contactos Partilhados para Gmail \u00e9 um excelente exemplo de uma integra\u00e7\u00e3o Gmail que permite aos utilizadores adicionar e actualizar contactos partilhados e torna o tempo gasto em correio electr\u00f3nico significativamente mais produtivo.<\/p>\n\n

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Leia mais: Integra\u00e7\u00e3o Zapier – Contactos partilhados para Gmail\u00ae<\/a><\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n\n

7. Partilhe os seus Contactos Google<\/h2>\n\n

Infelizmente, o Gmail n\u00e3o permite que os utilizadores partilhem contactos entre si. \u00c9 um estrangulamento significativo para muitas equipas que dependem do Gmail para enviar e-mails a potenciais clientes, clientes, ou utilizadores e n\u00e3o podem utilizar uma base de dados de contactos Gmail sincronizada. <\/p>\n\n

Os Contactos Partilhados para o Gmail<\/a> resolvem este problema, tornando poss\u00edvel partilhar e actualizar contactos com membros da equipa e gerir permiss\u00f5es. A aplica\u00e7\u00e3o pode ser facilmente descarregada do mercado oficial do Google Workspace Marketplace e perfeitamente integrada com o Gmail.<\/p>\n\n

Uma nova lista de endere\u00e7os partilhada aparece no Google Contacts e est\u00e1 pronta a ser utilizada. Se \u00e9 um utilizador do Google Workspace, sabe com certeza que \u00e9 uma solu\u00e7\u00e3o abrangente que permite gerir v\u00e1rias caixas de correio, criar e partilhar diferentes tipos de ficheiros, trabalhar com texto, n\u00fameros, e conte\u00fado visual. E permite-lhe manter-se a par do seu calend\u00e1rio e muito mais. <\/p>\n

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Ainda assim, os designers e engenheiros da Google n\u00e3o podem responder \u00e0s necessidades de todos, e \u00e9 por isso que permitem ferramentas de terceiros para preencher as lacunas e melhorar a colec\u00e7\u00e3o. Na ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122), not\u00e1mos que a impossibilidade de partilhar contactos com colegas de trabalho diminui a produtividade de uma equipa, e cri\u00e1mos uma ferramenta que lhe permite utilizar o Gmail como um profissional.<\/p>\n

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