{"id":19881,"date":"2022-09-27T15:12:32","date_gmt":"2022-09-27T15:12:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getsharedcontacts.com\/gestion-des-contacts-dans-google-workspace-pour-leducation\/"},"modified":"2022-11-09T12:17:38","modified_gmt":"2022-11-09T12:17:38","slug":"gestion-des-contacts-dans-google-workspace-pour-leducation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getsharedcontacts.com\/fr\/gestion-des-contacts-dans-google-workspace-pour-leducation\/","title":{"rendered":"Gestion des contacts dans Google Workspace pour l’\u00e9ducation"},"content":{"rendered":"
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\"\"<\/figure><\/div>\n

La gestion de tous les contacts dans les \u00e9coles ou les \u00e9tablissements d’enseignement demande beaucoup de travail. Vous devez vous assurer que les adresses \u00e9lectroniques, les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone et les autres coordonn\u00e9es des \u00e9tudiants sont \u00e0 jour. Mais il ne s’agit pas seulement de la base de donn\u00e9es des \u00e9tudiants, mais aussi de celle de leurs parents ou tuteurs. En outre, l’ensemble du corps enseignant, du personnel et des autres parties prenantes. <\/p>\n\n

Pour que tout se passe bien, votre \u00e9tablissement d’enseignement – qu’il s’agisse d’une \u00e9cole K12, d’une universit\u00e9, d’un district scolaire ou d’un club – devrait envisager une solution de gestion des contacts appropri\u00e9e qui permette aux enseignants, aux instructeurs et au personnel de gagner du temps sur le travail manuel et de se concentrer sur l’aspect le plus important de leur travail : l’enseignement. <\/p>\n\n

Si vous n’\u00eates pas s\u00fbr de la marche \u00e0 suivre, nous pouvons vous aider ! Passons en revue les probl\u00e8mes les plus courants li\u00e9s \u00e0 la gestion des contacts dans Google Workspace pour l’\u00e9ducation, et voyons comment les r\u00e9soudre. <\/p>\n\n

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D\u00e9fis communs aux \u00e9tablissements d’enseignement, y compris K12, les districts scolaires et les universit\u00e9s<\/strong><\/h2>\n\n

L’information se perd lorsqu’il n’y a pas de base de donn\u00e9es centralis\u00e9e des contacts.<\/strong><\/h3>\n\n

Les \u00e9coles et les institutions qui utilisent Google Workspace for Education ont un probl\u00e8me avec la gestion des contacts. Ils ont du mal \u00e0 organiser en fonction de leurs classes les coordonn\u00e9es volumineuses des \u00e9l\u00e8ves et, par extension, de leurs parents. Ils rencontrent ce probl\u00e8me parce que Google Workspace ne permet pas aux utilisateurs de partager des groupes de contacts avec qui que ce soit. <\/p>\n\n

En outre, le partage avec plusieurs personnes cr\u00e9e des probl\u00e8mes \u00e0 long terme, car certaines informations sont priv\u00e9es et confidentielles.<\/p>\n\n

Par exemple, les \u00e9l\u00e8ves ne peuvent pas conna\u00eetre certaines informations sur les autres \u00e9l\u00e8ves. Les personnes qui g\u00e8rent la base de donn\u00e9es doivent donc prendre des pr\u00e9cautions suppl\u00e9mentaires pour s’assurer que toutes les informations priv\u00e9es sont trait\u00e9es avec soin. <\/p>\n\n

Vous pouvez cr\u00e9er des listes de contacts<\/a> (aussi appel\u00e9es \u00e9tiquettes) dans Google Workspace pour l’\u00e9ducation. Malheureusement, vous ne pouvez pas partager ces listes de contacts comme le font les utilisateurs de CRM. En effet, Google Workspace for Education ne dispose d’aucune fonctionnalit\u00e9 de partage int\u00e9gr\u00e9e. Chaque utilisateur doit cr\u00e9er individuellement ses propres \u00e9tiquettes. Ainsi, lorsqu’un utilisateur met \u00e0 jour des informations de contact particuli\u00e8res, il ne met pas \u00e0 jour les autres \u00e9tiquettes des appareils des autres utilisateurs. Tous les autres utilisateurs doivent mettre \u00e0 jour leurs coordonn\u00e9es s\u00e9par\u00e9ment. <\/p>\n\n

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Pour en savoir plus sur la cr\u00e9ation d’\u00e9tiquettes, cliquez ici.<\/em><\/a> <\/strong><\/p>\n\n

Prenons un exemple simple. Si un nouvel \u00e9l\u00e8ve s’inscrit en milieu d’ann\u00e9e, chaque enseignant et membre du personnel doit mettre \u00e0 jour sa liste s\u00e9par\u00e9ment. Quel cauchemar administratif !<\/p>\n\n

Pour ajouter au m\u00e9lange, la pand\u00e9mie a fait appara\u00eetre de nouvelles technologies li\u00e9es \u00e0 l’enseignement \u00e0 distance, ce qui a alors introduit une nouvelle s\u00e9rie de probl\u00e8mes de communication, car il n’y a pas de base de donn\u00e9es centralis\u00e9e pour centraliser les coordonn\u00e9es des \u00e9tudiants. <\/p>\n\n

La solution<\/strong><\/h4>\n\n

\u00catre capable de collaborer et de se tenir au courant des informations confidentielles concernant les \u00e9l\u00e8ves est une partie cruciale du travail d’un enseignant.<\/p>\n\n

Ainsi, ils peuvent mieux comprendre la situation de leurs \u00e9l\u00e8ves et les soutenir en cons\u00e9quence. Les enseignants peuvent perdre un peu de lucidit\u00e9 lorsqu’ils ne se rencontrent pas pour les pauses caf\u00e9. Ce n’est pas une situation id\u00e9ale. <\/p>\n\n

Lorsque chacun stocke les informations s\u00e9par\u00e9ment et que les enseignants, les professeurs et les autres membres du personnel ne se rencontrent pas forc\u00e9ment en permanence, ils peuvent ne pas conna\u00eetre certaines informations sur leurs \u00e9l\u00e8ves.<\/p>\n\n

ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122)<\/a> permet \u00e0 tout le personnel de laisser des commentaires sur les fiches de contact des \u00e9l\u00e8ves afin de se tenir au courant de tout ce qui se passe avec les \u00e9l\u00e8ves. <\/p>\n\n

Les niveaux de confidentialit\u00e9 doivent \u00eatre pris en compte<\/strong><\/h3>\n\n

Dans Google Workspace pour l’\u00e9ducation, il y a le r\u00e9pertoire principal des e-mails et autres informations de contact de tous les utilisateurs. Dans ce r\u00e9pertoire, les informations sont rassembl\u00e9es au m\u00eame endroit sans aucune s\u00e9paration. <\/p>\n\n

Ainsi, un \u00e9tablissement d’enseignement comme une universit\u00e9 disposera d’une liste de milliers de personnes r\u00e9unies en un seul endroit, le r\u00e9pertoire Google Workspace.<\/p>\n\n

Cela ne fonctionne donc pas bien lorsque certaines informations doivent \u00eatre confidentielles – par exemple, la liste des fournisseurs ou l’adresse personnelle d’un professeur.<\/p>\n\n

Vous ne pouvez pas simplement partager le r\u00e9pertoire principal avec tous les \u00e9l\u00e8ves car ils auront automatiquement acc\u00e8s \u00e0 toutes<\/em> les informations de ce r\u00e9pertoire. <\/p>\n\n

Au lieu de cela, vous devez \u00eatre en mesure 1) d’organiser les diff\u00e9rentes personnes dans diff\u00e9rentes listes<\/strong>, 2) de donner des autorisations d’acc\u00e8s \u00e0 certaines personnes<\/strong>, et 3) de rendre certains champs visibles uniquement pour certaines personnes<\/strong>.<\/p>\n\n

Et \u00e0 cette fin, Google Workspace for Education est un outil limit\u00e9. <\/p>\n\n

Des technologies diff\u00e9rentes entra\u00eenent de nouveaux d\u00e9fis<\/strong><\/h3>\n\n

Pour ajouter au m\u00e9lange, les \u00e9ducateurs utilisent beaucoup d’outils dans les salles de classe. Cela se produit notamment dans des environnements \u00e9loign\u00e9s ainsi que dans des circonstances normales.<\/p>\n\n

Si vous utilisez un outil comme Zoom et que vous souhaitez inviter une classe enti\u00e8re \u00e0 une r\u00e9union Zoom, vous ne pouvez pas facilement le faire sans une base de donn\u00e9es de contacts appropri\u00e9e.<\/p>\n\n

Avec un outil tel que ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122)<\/a>, vous pouvez facilement envoyer une invitation \u00e0 l’ensemble d’une \u00e9tiquette ou d’une liste de contacts, quel que soit l’outil que vous utilisez. <\/p>\n\n

Peut-\u00eatre votre \u00e9tablissement d’enseignement utilise-t-il un t\u00e9l\u00e9phone IP. Il ne fonctionnerait pas correctement si les contacts sont stock\u00e9s s\u00e9par\u00e9ment sur chacun des cent appareils des professeurs. Vous devez disposer d’une base de donn\u00e9es de contacts centralis\u00e9e pour cela.<\/p>\n\n

Les situations mentionn\u00e9es ci-dessus d\u00e9finissent pourquoi les institutions \u00e9ducatives ont besoin d’une base de contact unique synchronis\u00e9e. De plus, la synchronisation avec leurs utilisateurs, applications et appareils en fonction de leurs autorisations. Cela permet d’\u00e9viter de chercher – ou de manquer – des informations. <\/p>\n\n

Ne perdez jamais vos coordonn\u00e9es<\/h3>\n\n

Ensuite, il ne faut pas perdre les informations relatives aux contacts, et vous devez vous assurer que vous avez la possibilit\u00e9 de restaurer les contacts perdus.<\/p>\n\n

Sans un syst\u00e8me de gestion des contacts appropri\u00e9, vous ne pouvez pas restaurer facilement les contacts perdus, et vous risquez de supprimer accidentellement toutes les informations sans jamais pouvoir les retrouver. <\/p>\n\n

Avec Contacts partag\u00e9s pour Gmail\u00ae, vous pouvez choisir d’archiver – ou de supprimer d\u00e9finitivement – certains de vos carnets d’adresses chaque ann\u00e9e ou chaque semestre. <\/p>\n\n

\n En savoir plus : <\/em>\n<\/strong>\n \n Gestionnaire de contacts partag\u00e9s pour Google pour l’\u00e9ducation<\/em>\n <\/strong>\n<\/a><\/p>\n\n

Comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de votre espace de travail Google pour l’\u00e9ducation ? <\/strong><\/h2>\n\n

ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122) est la solution de gestion des contacts id\u00e9ale pour Google Workspace for Education. Il s’agit d’un outil bas\u00e9 sur le cloud computing con\u00e7u pour vous aider \u00e0 r\u00e9soudre vos probl\u00e8mes de gestion des contacts. <\/p>\n\n

Il fournit aux enseignants, professeurs et autres personnels un carnet d’adresses centralis\u00e9 et collaboratif, organis\u00e9 par classes ou autres cat\u00e9gories. De plus, cette application se synchronise parfaitement avec leurs outils Google Workspace, leurs appareils mobiles et d’autres applications tierces qu’ils utilisent au quotidien. <\/p>\n\n

Comment d\u00e9marrer avec les Contacts partag\u00e9s pour Gmail\u00ae<\/strong>:<\/p>\n\n

\u2705 Organisez vos contacts en listes ou en \u00e9tiquettes<\/p>\n\n

\u2705 Partager les listes avec les groupes de personnes concern\u00e9s (avec les autorisations et les permissions d’acc\u00e8s pertinentes).<\/p>\n\n

\u2705 D\u00e9finir quelles informations sont confidentielles (par exemple, les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone personnels des enseignants, etc.) <\/p>\n\n

\u2705 Encouragez votre personnel \u00e0 ajouter des commentaires et \u00e0 collaborer en utilisant la carte de contact centralis\u00e9e. Ainsi, tout le monde dispose du m\u00eame niveau d’information.<\/p>\n\n

Lire la suite:<\/em><\/strong> Google Workspace for Education<\/em><\/strong><\/a><\/p>\n

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