{"id":19922,"date":"2022-09-29T13:16:41","date_gmt":"2022-09-29T13:16:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.getsharedcontacts.com\/gestion-de-contactos-en-google-workspace-for-education\/"},"modified":"2022-10-20T11:08:41","modified_gmt":"2022-10-20T11:08:41","slug":"gestion-de-contactos-en-google-workspace-for-education","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/getsharedcontacts.com\/es\/gestion-de-contactos-en-google-workspace-for-education\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de contactos en Google Workspace for Education"},"content":{"rendered":"
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\"\"<\/figure><\/div>\n

Gestionar todos los contactos en los colegios o institutos de ense\u00f1anza requiere mucho trabajo. Debe asegurarse de que los anuncios de correo electr\u00f3nico, los n\u00fameros de tel\u00e9fono y otros datos de contacto de los estudiantes est\u00e9n actualizados. Aunque no se trata s\u00f3lo de la base de datos de los estudiantes, sino tambi\u00e9n de sus padres o tutores. Adem\u00e1s, todo el profesorado, el personal y otras partes interesadas tambi\u00e9n. <\/p>\n\n

Para que las cosas funcionen bien, su instituci\u00f3n educativa -ya sea una escuela K12, una universidad, un distrito escolar o un club- deber\u00eda considerar una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n de contactos adecuada que permita a los profesores, instructores y personal ahorrar tiempo en el trabajo manual y centrarse en el aspecto m\u00e1s importante de su trabajo: la ense\u00f1anza. <\/p>\n\n

Si no est\u00e1 seguro de c\u00f3mo proceder, podemos ayudarle. Repasemos los problemas m\u00e1s comunes relacionados con la gesti\u00f3n de contactos en Google Workspace for Education y veamos c\u00f3mo resolverlos. <\/p>\n\n

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Desaf\u00edos comunes para los institutos educativos, incluyendo K12, distritos escolares y universidades<\/strong><\/h2>\n\n

La informaci\u00f3n se pierde cuando no hay una base de datos de contactos centralizada<\/strong><\/h3>\n\n

Las escuelas e instituciones que utilizan Google Workspace for Education tienen un problema con la gesti\u00f3n de los contactos. Tienen dificultades para organizar seg\u00fan sus clases la voluminosa informaci\u00f3n de contacto de los alumnos y, por extensi\u00f3n, de sus padres. Experimentan este problema porque Google Workspace no permite a los usuarios compartir grupos de contactos con nadie. <\/p>\n\n

Adem\u00e1s, compartirla con varias personas crea problemas a largo plazo, ya que parte de la informaci\u00f3n es privada y confidencial.<\/p>\n\n

Por ejemplo, los estudiantes no pueden conocer cierta informaci\u00f3n sobre otros estudiantes. Por ello, quienes gestionan la base de datos deben tomar precauciones adicionales para garantizar que toda la informaci\u00f3n privada se maneja con cuidado. <\/p>\n\n

Puedes crear listas de contactos<\/a> (tambi\u00e9n llamadas etiquetas) en Google Workspace for Education. Lamentablemente, no se pueden compartir esas listas de contactos como lo hacen los usuarios de CRM. Esto se debe a que Google Workspace for Education no tiene ninguna funci\u00f3n de uso compartido incorporada. Cada usuario debe crear individualmente sus propias etiquetas. As\u00ed, cuando un usuario actualiza una informaci\u00f3n de contacto concreta, no se actualizan las dem\u00e1s etiquetas de los dispositivos de otros usuarios. Todos los dem\u00e1s usuarios deben actualizar los datos de contacto por separado. <\/p>\n\n

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\n Lea m\u00e1s sobre la creaci\u00f3n de etiquetas aqu\u00ed<\/em>\n<\/a>. <\/strong><\/p>\n\n

Veamos un ejemplo sencillo. Si un nuevo alumno se incorpora a mitad de curso, cada profesor y miembro del personal debe actualizar sus listas por separado. \u00a1Qu\u00e9 pesadilla administrativa!<\/p>\n\n

Por si fuera poco, la pandemia trajo consigo nuevas tecnolog\u00edas relacionadas con la ense\u00f1anza a distancia, lo que introdujo una nueva serie de problemas de comunicaci\u00f3n, ya que no existe una base de datos centralizada para centralizar la informaci\u00f3n de contacto de los estudiantes. <\/p>\n\n

La soluci\u00f3n<\/strong><\/h4>\n\n

Ser capaz de colaborar y mantenerse al d\u00eda sobre la informaci\u00f3n confidencial de los alumnos es una parte crucial del trabajo de un profesor.<\/p>\n\n

De este modo, pueden comprender mejor la situaci\u00f3n de sus alumnos y apoyarlos en consecuencia. Los profesores pueden perder algo de perspectiva cuando no se re\u00fanen para tomar caf\u00e9. No es una situaci\u00f3n ideal. <\/p>\n\n

Cuando todo el mundo almacena la informaci\u00f3n por separado y los maestros, profesores y dem\u00e1s personal no se encuentran necesariamente cara a cara todo el tiempo, es posible que no conozcan cierta informaci\u00f3n sobre sus alumnos.<\/p>\n\n

Contactos compartidos para Gmail\u00ae<\/a> permite a todo el personal dejar comentarios en las tarjetas de contacto de los alumnos para estar al d\u00eda de todo lo que ocurre con ellos. <\/p>\n\n

Hay que tener en cuenta los niveles de confidencialidad<\/strong><\/h3>\n\n

En Google Workspace for Education, se encuentra el directorio principal de todos los correos electr\u00f3nicos y otra informaci\u00f3n de contacto de los usuarios. En este directorio, la informaci\u00f3n se re\u00fane en el mismo lugar sin ninguna separaci\u00f3n. <\/p>\n\n

As\u00ed, un instituto educativo como una universidad tendr\u00e1 una lista de miles de personas juntas en un solo lugar, el directorio de Google Workspace.<\/p>\n\n

Por tanto, esto no funciona bien cuando parte de la informaci\u00f3n debe ser confidencial, por ejemplo, la lista de proveedores o la direcci\u00f3n personal de un profesor.<\/p>\n\n

No se puede simplemente compartir el directorio principal con todos los estudiantes porque ellos tendr\u00e1n autom\u00e1ticamente acceso a toda la <\/em>informaci\u00f3n de ese directorio. <\/p>\n\n

En su lugar, necesitas poder 1) organizar a las diferentes personas en diferentes listas<\/strong>, 2) dar permisos de acceso a ciertas personas<\/strong>, y 3) hacer que ciertos campos s\u00f3lo sean visibles para ciertas personas<\/strong>.<\/p>\n\n

Y para ello, Google Workspace for Education es una herramienta limitada. <\/p>\n\n

Las distintas tecnolog\u00edas plantean nuevos retos<\/strong><\/h3>\n\n

Por si fuera poco, los educadores utilizan muchas herramientas en las aulas. Esto ocurre especialmente en entornos remotos, as\u00ed como en circunstancias regulares.<\/p>\n\n

Si utiliza una herramienta como Zoom y desea invitar a toda una clase a una reuni\u00f3n de Zoom, no puede hacerlo f\u00e1cilmente sin una base de datos de contactos adecuada.<\/p>\n\n

Con una herramienta como Contactos compartidos para Gmail\u00ae<\/a>, puedes enviar f\u00e1cilmente una invitaci\u00f3n a toda una etiqueta o lista de contactos a trav\u00e9s de cualquier herramienta que est\u00e9s utilizando. <\/p>\n\n

Tal vez su instituci\u00f3n educativa est\u00e9 utilizando un tel\u00e9fono IP. No funcionar\u00eda correctamente si los contactos se almacenan por separado en cada uno de los cien dispositivos de los profesores. Para ello es necesario tener una base de datos de contactos centralizada.<\/p>\n\n

Las situaciones mencionadas anteriormente definen por qu\u00e9 las instituciones educativas necesitan una base de contactos \u00fanica y sincronizada. Adem\u00e1s, la sincronizaci\u00f3n con sus usuarios, apps y dispositivos seg\u00fan sus permisos. Esto evita la molestia de buscar -o perder- informaci\u00f3n. <\/p>\n\n

No perder nunca la informaci\u00f3n de contacto<\/h3>\n\n

Adem\u00e1s, est\u00e1 la cuesti\u00f3n de no querer perder la informaci\u00f3n de los contactos, y tienes que asegurarte de que tienes la posibilidad de restaurar los contactos perdidos.<\/p>\n\n

Sin un sistema de gesti\u00f3n de contactos adecuado, no puedes restaurar f\u00e1cilmente los contactos perdidos, y podr\u00edas borrar accidentalmente toda la informaci\u00f3n sin poder volver a encontrarla. <\/p>\n\n

Con Contactos compartidos para Gmail\u00ae, puedes elegir archivar o eliminar permanentemente algunas de tus libretas de direcciones cada a\u00f1o o semestre. <\/p>\n\n

\n M\u00e1s informaci\u00f3n: <\/em>\n<\/strong>\n \n Administrador de contactos compartidos para Google for Education<\/em>\n <\/strong>\n<\/a><\/p>\n\n

\u00bfC\u00f3mo puedes aprovechar al m\u00e1ximo tu Google Workspace for Education? <\/strong><\/h2>\n\n

ContactsFlow\u2122 (formerly Shared Contacts for Gmail\u2122) es la soluci\u00f3n de gesti\u00f3n de contactos perfecta para Google Workspace for Education. Es una herramienta basada en la nube dise\u00f1ada para ayudarle con sus problemas de gesti\u00f3n de contactos. <\/p>\n\n

Proporciona a los maestros, profesores y dem\u00e1s personal una libreta de direcciones centralizada y colaborativa, organizada por clases u otras categor\u00edas. Adem\u00e1s, esta aplicaci\u00f3n se sincroniza perfectamente con sus herramientas de Google Workspace, sus dispositivos m\u00f3viles y otras aplicaciones de terceros que utilizan a diario. <\/p>\n\n

C\u00f3mo empezar a utilizar los contactos compartidos para Gmail\u00ae<\/strong>:<\/p>\n\n

\u2705 Organiza tus contactos en listas o etiquetas<\/p>\n\n

\u2705 Compartir las listas con los grupos de personas pertinentes (con los permisos de autorizaci\u00f3n y acceso correspondientes)<\/p>\n\n

\u2705 Definir qu\u00e9 informaci\u00f3n es confidencial (por ejemplo, los n\u00fameros de tel\u00e9fono personales de los profesores, etc.) <\/p>\n\n

\u2705 Anime a su personal a a\u00f1adir comentarios y colaborar utilizando la tarjeta de contacto centralizada. Esto hace que todos tengan el mismo nivel de informaci\u00f3n.<\/p>\n\n

\n M\u00e1s informaci\u00f3n: <\/em>\n<\/strong>\n \n Google Workspace for Education<\/em>\n <\/strong>\n<\/a><\/p>\n

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